HCL 186/2024 Petroșani adoptată

HOTĂRÂREA NR. 186/2024 privind aprobarea Regulamentului de Organizare și Funcționare al Serviciului Public Comunitar local de Evidență a Persoanelor Petroșani CONSILIUL LOCAL AL MUNICIPIULUI PETROŞANI Având în vedere Proiectul de hotarare nr.159/12.03.2024 si Referatul de aprobare nr. 159/12.03.2024 întocmit de Primarul Municipiului Petroşani, dl.Florin-Tiberiu Iacob-Ridzi, prin care se propune aprobarea Regulamentului de Organizare și Funcționare al Serviciului Public Comunitar local de Evidență a Persoanelor Petroșani; Văzând avizul Direcției Generale pentru Evidența Persoanelor București nr.99346/28.03.2024, înregistrat la Primăria municipiului Petroșani sub nr.5829/2024; Luând în considerare raportul Biroului Juridic Legislație, R.U., A.P.L., M.O.L. nr.5.498/2024, raportul Serviciului Public Comunitar Local de Evidență a Persoanelor nr.49.275/2024, precum și avizul comisiei juridice nr.589/2024, avizul comisiei pentru buget nr.627/2024, avizul comisiei pentru servicii publice nr.659/2024, avizul comisiei pentru urbanism nr.689/2024, avizul comisiei pentru sănătate nr.718/2024, avizul comisiei pentru cultură nr.723/2024, avizul comisiei pentru minorități nr.729/2024; În conformitate cu dispozițiile: - O.G. nr.84/2001 privind înfiinţarea, organizarea şi funcţionarea serviciilor publice comunitare de evidenţă a persoanelor; - art.(4), alin.(1) din anexa la H.G. nr.2104/2004 pentru aprobarea Metodologiei privind criteriile de dimensionare a numărului de funcții din aparatul serviciilor publice comunitare de evidență a persoanelor, constituirea patrimoniului și managementul resurselor umane, financiare și materiale, cu modificările ulterioare; - Legii nr.119/1996 cu privire la actele de stare civilă, republicată, cu modificările ulterioare; - H.G. nr.64/2011 pentru aprobarea Metodologiei cu privire la aplicarea unitara a dispozitiilor in materie de stare civila, cu modificările ulterioare; - Legii nr.52/2003 privind transparenţa decizională în administraţia publică, republicată, cu modificările ulterioare, - art. 3, alin.2, art.42, alin.4, art.80 din Legea nr. 24/2000 privind normele de tehnica legislativa pentru pentru elaborarea actelor normative republicata, cu modificarile ulterioare; În temeiul dispoziţiilor art.129, alin.1, alin.2, lit.,,a” , alin.3, lit.,,a” , art.139, alin.1, art.196, alin.1, lit.,,a” din O.U.G. Nr.57/2019 privind Codul administrativ, cu modificările și completările ulterioare, HOTĂRĂŞTE: Art.1. Aprobă Regulamentul de Organizare și Funcționare al Serviciului Public Comunitar Local de Evidență a Persoanelor Petroșani, prezentat în anexa, care face parte integrantă din prezenta hotărâre. Art.2. La data adoptării prezentei hotărâri se abrogă anexa nr.2 din HCL nr. 54/2013. Art.3. Prezenta hotărâre poate fi contestată potrivit prevederilor Legii nr. 554/2004 a contenciosului administrativ, cu modificările şi completările ulterioare. Art.4. Prezenta hotărâre se comunică Primarului municipiului Petroşani, Serviciului Public Comunitar Local de Evidență a Persoanelor Petroșani și Instituției Prefectului - Județul Hunedoara. Petroşani, 09.04.2024 PREŞEDINTE DE ŞEDINŢĂ CONTRASEMNEAZĂ MARGARETA BURDUF SECRETAR GENERAL OANA-MARIA PARIS  CAPITOLUL I DISPOZIŢII GENERALE Art. 1 - Serviciul public comunitar local de evidenţă a persoanelor al municipiului Petroșani, funcţionează în cadrul aparatului de specialitate al Primarului municipiului Petroșani, fiind înființat în subordinea Consiliului Local al municipiului Petroșani, conform art.1 alin.(1) din Ordonanţa Guvernului nr.84/2001 privind înfiinţarea, organizarea şi funcţionarea serviciilor publice comunitare de evidenţa a persoanelor, aprobată cu modificări şi completări prin Legea nr.372/2002, cu modificările şi completările ulterioare. Art. 2 – (1) Serviciul public comunitar local de evidenţă a persoanelor al municipiului Petroșani este constituit sub autoritatea Consiliului Local Petroșani în conformitate cu prevederile Ordonanţei Guvernului nr.84/2001. (2) Serviciul public comunitar local de evidenţă a persoanelor al municipiului Petroșani, este constituit fără personalitate juridică, prin hotărârea Consiliului Local nr.1/20.01.2005. (3) Adresa sediului Serviciului Public Comunitar Local de Evidență a Persoanelor Petroșani este în municipiul Petroșani, str. Nicolae Bălcescu, nr.4, parter, județul Hunedoara (Biroul de Evidență a Persoanelor), respectiv municipiul Petroșani, str. 1 Decembrie 1918, nr.93, județul Hunedoara (Compartiment Stare Civilă). (4) Finanţarea cheltuielilor curente şi de capital ale serviciului public comunitar local de evidenţă a persoanelor Petroșani, care funcţionează ca serviciu fără personalitate juridică, se asigură de la bugetul local, conform dispoziţiilor art.20 alin.(2) din Ordonanţa Guvernului nr.84/2001, cu modificările şi completările ulterioare. (5)Veniturile obținute din activitatea Serviciului Public Comunitar Local de Evidență a Persoanelor al municipiului Petroșani sunt venituri ale bugetului local, în condițiile prevăzute de lege. (6) Spaţiul destinat desfăşurării activităţilor specifice trebuie amenajat şi dotat tehnic corespunzător şi continuu, în conformitate cu dispoziţiile Ordinului ministrului administraţiei şi internelor nr.1260/2006 pentru aprobarea Metodologiei privind organizarea şi funcţionarea ghişeului unic în cadrul serviciilor publice comunitare locale de evidenţă a persoanelor. Art. 3 - (1) Scopul serviciului public comunitar local de evidenţă a persoanelor este acela de a exercita competenţele ce îi sunt conferite prin lege pentru punerea în aplicare a prevederilor actelor normative care reglementează activitatea de stare civilă și evidenţă a persoanelor în sistem de ghişeu unic. (2) Activitatea serviciului public comunitar local de evidenţă a persoanelor se desfăşoară în interesul legitim al persoanei şi al comunităţii, în sprijinul instituţiilor statului, exclusiv pe baza şi în executarea legii. Art. 4 – Activitatea serviciului public comunitar local de evidenţă a persoanelor este coordonată şi controlată metodologic, în mod unitar, de către Direcţia Generală pentru Evidenţa Persoanelor, din cadrul Ministerului Afacerilor Interne (M.A.I.), denumită în continuare D.G.E.P. Bucureşti, şi de Direcția Județeană pentru Evidența Persoanelor judeţul Hunedoara (D.J.E.P. HD). Art. 5 – (1) Serviciul public comunitar local de evidenţă a persoanelor asigură întocmirea, păstrarea, evidenţa şi eliberarea actelor de stare civilă, a cărţilor de identitate, a cărţilor electronice de identitate, precum și desfășurarea activităților de primire a cererilor în sistem de ghişeu unic. (2) În vederea îndeplinirii prerogativelor cu care este investit, serviciul public comunitar local de evidenţă a persoanelor colaborează cu celelalte structuri ale primăriilor, ale Ministerului Afacerilor Interne şi dezvoltă relații de colaborare cu autorităţile publice, societăți, agenți economici, precum şi cu persoane fizice şi persoane juridice, pe probleme de interes comun, potrivit prevederilor actelor normative în vigoare. (3) Serviciul public comunitar local de evidentă a persoanelor este înființat ca serviciu şi are în componenţă: evidenţa persoanelor, compartiment informatică și compartiment stare civilă.  CAPITOLUL II ORGANIZAREA SERVICIULUI PUBLIC COMUNITAR LOCAL DE EVIDENŢĂ A PERSOANELOR Art. 6 - (1) Structura organizatorică, statul de funcţii, numărul de posturi şi regulamentul de organizare şi funcţionare ale Serviciului public comunitar local de evidenţă a persoanelor se stabilesc prin hotărâre a Consiliului Local al municipiului Petroșani, cu avizul prealabil al D.G.E.P. București în temeiul art.3 din H.G. nr.2104/2004 și cu avizul Agenţiei Naţionale a Funcţionarilor Publici, în conformitate cu prevederile art.129 alin.(3), lit.c) din Ordonanța de Urgență a Guvernului României nr.57 din 3 iulie 2019, privind Codul Administrativ, cu modificările și completările ulterioare, unde se menţionează: consiliul local „aprobă, în condiţiile legii, la propunerea primarului, înfiinţarea, organizarea şi statul de funcţii ale aparatului de specialitate al primarului, ale instituţiilor publice de interes local, reorganizarea și statul de funcții ale regiilor autonome de interes local, precum și înființarea, reorganizarea sau desființarea de societăți de interes local și statul de funcții al acestora„. (2) Organigrama Serviciului public comunitar local de evidenţă a persoanelor este prevăzută în Organigrama Primăriei municipiului Petroșani. (3) Statul de funcții al Serviciului public comunitar local de evidenţă a persoanelor este prevăzut în Statul de funcții al Primăriei municipiului Petroșani. (4) Regulamentul de organizare și funcționare al servicilului public comunitar local de evidență a persoanelor este prevăzut în anexa nr.1 la hotărârea Consiliului Local și face parte integrantă din aceasta. Art. 7-Serviciul public comunitar local de evidenţă a persoanelor are atribuţii pe linie de: a) evidenţă a persoanelor şi eliberare a actelor de identitate; b) informatică; c) stare civilă; d) analiză – sinteză, secretariat – arhivă; e) relaţii publice. Art. 8 – (1) Serviciul public comunitar local de evidenţă a persoanelor exercită atribuţiile ce îi sunt conferite de lege pentru soluţionarea cererilor cetăţenilor care au domiciliul sau reşedinţa pe raza de competenţă. (2) În vederea atingerii obiectivelor stabilite, activitatea serviciului are la bază relaţii de autoritate (ierarhice, funcţionale), de cooperare, de coordonare şi de control, potrivit atribuţiilor stabilite pentru fiecare structură componentă în parte. (3) Relaţiile de autoritate ierarhice se stabilesc între conducerea serviciului public comunitar local de evidenţă a persoanelor şi compartimentele subordonate acestuia în scopul menţinerii, păstrării şi perfecţionării stării de funcţionalitate a serviciului; acelaşi tip de relaţii se stabilesc între şefi şi personalul subordonat acestora. Art. 9 -(1) Serviciul public comunitar local de evidenţă a persoanelor Petroșani este înființat ca serviciu compus din: Evidenţa Persoanelor cu 5 posturi, Compartiment Informatic cu 1 post şi Compartiment Stare Civilă cu 5 posturi, iar conducerea serviciului este realizată de către un șef serviciu. (2) La nivelul serviciului public comunitar de evidenţă a persoanelor, activitatea de control, avizare şi coordonare este atributul conducerii şi se realizează prin intermediul șefului de serviciu. De asemenea, în activitatea de control, pe linii specifice de muncă, șeful serviciului poate angrena şi alt personal specializat din cadrul structurilor proprii. (3) În cadrul compartimentului unde nu sunt prevăzute funcţii de conducere se stabilesc relaţii de autoritate funcţionale între personalul cu funcţia cea mai mare şi restul personalului acestor structuri, în vederea îndrumării şi îmbinării în mod unitar a activităţii acestora, a echilibrării sarcinilor şi a armonizării eforturilor necesare pentru asigurarea unităţii de acţiune în vederea îndeplinirii obiectivelor propuse. (4) În procesul de selecţionare şi formare a personalului de profil se vor avea în vedere particularităţile activităţii de stare civilă, evidenţă a persoanelor şi de eliberare a actelor de identitate și stare civilă în sistem de ghişeu unic, informatică, precum şi efectele juridice determinate de calitatea serviciilor prestate. Art. 10 - (1) Serviciul public comunitar local de evidenţă a persoanelor primeşte şi soluţionează cererile cetăţenilor pe probleme specifice de evidenţă a persoanelor şi stare civilă din municipiul Petroșani. (2) Serviciul public comunitar local de evidenţă a persoanelor primeşte şi soluţionează cererile cetăţenilor pe probleme specifice de evidenţă a persoanelor din localitatea arondată acestui serviciu, respectiv Comuna Bănița. Art. 11 - (1) Conducerea serviciului public comunitar local de evidenţă a persoanelor este asigurată de șeful serviciului. (2) Șeful serviciului public comunitar local de evidenţă a persoanelor este funcţionar public angajat, în condiţiile legii, fiind numit prin dispoziția primarului municipiului Petroșani, în condițiile legii. Art. 12 - (1) Șeful serviciului public comunitar local de evidenţă a persoanelor conduce, planifică, organizează, semnează, avizează, repartizează și coordonează activitatea serviciului public comunitar local de evidenţă a persoanelor, luând măsuri pentru organizarea executării și executarea în concret a activităților din domeniul evidența persoanelor și stare civilă. (2) Șeful serviciului public comunitar local de evidenţă a persoanelor reprezintă serviciul public comunitar local de evidenţă a persoanelor în relaţiile cu celelalte entități. (3) În condiţiile legii şi reglementărilor specifice, șeful serviciului public comunitar local de evidenţă a persoanelor emite fişele postului și evaluează performanțele profesionale pentru personalul din subordine. Art. 13 – (1) Șeful serviciului public comunitar local de evidenţă a persoanelor răspunde în faţa primarului municipiului Petroșani și a Consiliului Local de întreaga activitate pe care o desfăşoară, potrivit prevederilor fişei postului. (2) Personalul din cadrul serviciului public comunitar local de evidenţă a persoanelor răspunde în faţa șefului serviciului public comunitar local de evidenţă a persoanelor numit prin dispoziția primarului, de întreaga activitate pe care o desfăşoară potrivit fișei postului. CAPITOLUL III ATRIBUŢIILE SERVICIULUI PUBLIC COMUNITAR LOCAL DE EVIDENŢĂ A PERSOANELOR AL MUNICIPIULUI Petroșani Art. 14 - Serviciul public comunitar local de evidenţă a persoanelor al municipiului Petroșani are următoarele atribuţii principale: a) înregistrează actele şi faptele de stare civilă, precum şi menţiunile şi modificările intervenite în statutul civil, în domiciliul şi reşedinţa persoanelor, în condiţiile legii și cu respectarea procedurilor operaționale de sistem; b) primeşte, în sistem de ghişeu unic, cererile şi documentele necesare în vederea eliberării cărţilor de identitate, cărților de identitate simple, cărților electronice de identitate, cărților de identitate provizorii, dovezi de reședință, şi înaintează documentele informatizate cu respectarea procedurilor operaționale de  sistem către biroul judeţean de administrare a bazelor de date evidenţa persoanelor (B.J.A.B.D.E.P. Hunedoara) în vederea generării actelor; c) întocmeşte, păstrează, ţine evidenţa şi eliberează, în sistem de ghişeu, certificate de stare civilă, extrase multilingve, formulare standard multilingve, acte de identitate, dovezi și adeverințe conform legislației în vigoare; a) ţine registrele de evidenţă pentru fiecare categorie de documente eliberate, în conformitate cu prevederile metodologiei de lucru; d) întocmeşte şi păstrează registrele de stare civilă, în condiţiile legii; e) întocmeşte, completează, rectifică, anulează sau reconstituie actele de stare civilă şi orice menţiuni efectuate pe actele de stare civilă, în condiţiile legii; f) solicită anularea actelor de stare civilă și a mențiunilor, întocmite/aplicate greșit; g) constată desfacerea căsătoriei, prin divorţ pe cale administrativă, dacă soţii sunt de acord cu divorţul şi nu au copii minori, născuţi din căsătorie sau adoptaţi; h) întocmește actul de naștere după împlinirea termenului de 1 an, la cererea scrisă a declarantului, cu aprobarea primarului și cu avizul prealabil al D.J.E.P. Hunedoara; i) actualizează Registrul Național de Evidenţă a Persoanelor, cu datele de identificare şi adresele cetăţenilor care au domiciliul sau reşedinţa în raza de competenţă teritorială a serviciului public comunitar local de evidenţă a persoanelor; j) utilizează şi valorifică Registrul Naţional de Evidenţă a Persoanelor (R.N.E.P.); k) furnizează, în cadrul Sistemului naţional informatic de evidenţă a persoanelor denumit în continuare SNIEP, date necesare pentru actualizarea Registrului Naţional de Evidenţă a Persoanelor; l) furnizează, în cadrul Sistemului informatic integrat pentru emiterea actelor de stare civilă, denumit în continuare SIIEASC, pentru eficientizarea activității serviciilor oferite cetățenilor și reducerea timpilor de soluționare a cererilor referitoare la înregistrarea actelor de stare civilă și eliberarea certificatelor specifice celor 4 momente primare de viață – naștere, căsătorie, divorț, deces (ca urmare a digitalizării acestor operațiuni și a gestionării electronice a acestor documente), datele necesare pentru actualizarea registrului naţional de evidenţă a actelor și faptelor de stare civilă, emitere a certificatelor, extraselor, extraselor multilingve, formularelor standard ori a adeverințelor; m) întocmește documentele necesare în vederea colectării, actualizării, consultării și ștergerii datelor în/din Registrul Persoanelor cu Identitate Declarată (R.P.I.D); n) întocmește documentele necesare pentru înregistrarea tardivă a nașterii copilului a cărui mamă are identitatea declarată ori a înregistrării mamei în R.P.I.D; o) exploatează fișele de evidență manuală (FEL) aflate în păstrare; p) actualizează datele de identificare și radiere a cetățenilor români în Registrul Electoral și generează listele electorale; q) accesează și exploatează portalul D.G.E.P., strict în vederea exercitării atribuțiilor de serviciu; r) furnizează, în condiţiile legii, datele de identificare şi de adresă ale persoanei către autorităţile şi instituţiile publice centrale, judeţene şi locale, agenţii economici şi către cetăţeni; s) primeşte de la structurile competente cărțile de identitate simple, cărțile electronice de identitate, pe care le eliberează solicitanţilor; t) desfășoară activități de prevenire a cazurilor de declinare a unei identități false; u) desfășoară activități de audiență și activități de primire, examinare și înregistrare a petițiilor cetățenilor; v) întocmește situaţiile statistice, sintezele ce conţin activităţile desfăşurate lunar, trimestrial şi anual, în cadrul serviciului, precum şi procesele-verbale de scădere din gestiune; w) răspunde de activităţile de selecţionare, creare, folosire şi păstrare a arhivei specifice; x) asigură protecția datelor și informațiilor gestionate și dispune măsuri de prevenire a scurgerilor de informații; y) constată contravenţiile şi aplică sancţiuni, în condiţiile legii; z) respectă ghidul anticorupție privind prevenirea, descoperirea și sancționarea faptelor de corupție și codul de conduită a funcționarului public; ab) asigură implementarea, menținerea și îmbunătățirea continuă a sistemului de management al calității în propria activitate și respectă cerințele OSGG nr.600/2018, precum și procedurile aplicabile activității de evidență și stare civilă pe [...]