HCL 598/2024 Oradea adoptată

ROMÂNIA JUDEŢUL BIHOR CONSILIUL LOCAL AL MUNICIPIULUI ORADEA Municipiul Oradea, județul Bihor, Piaţa Unirii. nr. 1, C.P. 410 100, Tel. +40 0259-437 000, Fax. +40 0259-437 544, E-mail: primarie(oradea.ro HOTĂRÂRE privind aprobarea colaborării între Municipiul Oradea și Asociaţia Aspire for Education în vederea co-organizării evenimentului „Aspire Summer Programs” la Oradea, în perioada 23.07 — 31.07.2024 Consiliul Local al municipiului Oradea, întrunit în ședința ordinară din data de 31.07.2024 Examinând Proiectul de hotărâre privind aprobarea colaborării între Municipiul Oradea și Asociaţia Aspire for Education în vederea co-organizării evenimentului „Aspire Summer Programs” la Oradea, în perioada 23.07 — 31.07.2024 Analizând Referatul de aprobare al primarului Municipiului Oradea, în calitate de inițiator, înregistrat cu numărul 267.099/09.07.2024 Având în vedere Raportul de specialitate înregistrat cu numărul 267.103/09.07.2024 întocmit de către Direcţia Economică privind aprobarea proiectului menţionat mai sus; Luând în considerare art.19 din Legea nr.273/2006 -Legea finanțelor publice locale Văzând proiectul de hotărâre și avizul consultativ al Comisiei de specialitate a Consiliului Local, În conformitate cu prevederile prevederile art. 129 alin. (2) lit. b), lit. e), alin. (4) lit. a), alin. (9) lit. a), art. 139 alin. (3) lit. a), art. 196 alin. (1) lit. a) din O.U.G. nr. 57/2019 privind Codul Administrativ, cu modificările și completările ulterioare, CONSILIUL LOCAL AL MUNICIPIULUI ORADEA hotărăşte: Art.1. Se aprobă protocolul de colaborare între Municipiul Oradea și Asociaţia Aspire for Education în vederea co-organizării evenimentului „Aspire Summer Programs” la Oradea, în perioada 23.07 — 31.07.2024, conform anexei nr.1 la prezenta hotărâre. Art.2. Se aprobă alocarea de către Municipiul Oradea, în calitate de co-organizator, a sumei de 300 mii lei pentru decontarea cheltuielilor aferente evenimentului menţionat la art.1 Art.3 Se aprobă rectificarea bugetului local de venituri și cheltuieli al Municipiului Oradea, conform anexei nr.2 la prezenta hotărâre. Art.4, Se mandatează Primarul Municipiului Oradea să semneze protocolul de colaborare prezeniat în anexa nr.1 la prezenta hotărâre. Art.5. Cu ducerea la îndeplinire a prezentei hotărâri se încredințează Direcţia Economică. Art.6. Prezenta hotărâre se comunică cu: Instituţia Prefectului județului Bihor Primarul municipiului Oradea Direcţia Economică Se publică în Monitorul Oficial Local al municipiului Oradea. CONTRASEMNEAZĂ SECRETAR GENERAL Eugenia Borbei “imăria Municipiului Oradea Nr. înreg. Anexa nr.1 PROTOCOL DE COLABORARE În vederea co-organizării evenimentului Aspire Summer Programs Oradea 2024 I.PĂRȚILE Asociaţia Aspire for Education, cu sediul în București, str. Cobadin, nr.3, bl.P19, sc. 32, ap. 93, sector 5, CIF 30282930, reprezentată legal de doamna Ana Maria Ciobanu în calitate de Președinte, numit în continuare Organizator, și Municipiul Oradea, cu sediul în localitatea Oradea, Piaţa Unirii, nr.1, cod poștal 410100, județul Bihor, Cod Fiscal 4230487, reprezentat legal de domnul Florin Birta, în calitate de Primar, Partener 1, și Asociaţia Pentru Promovarea Turismului din Oradea şi Regiune (APTOR), organizație non- profit, cu sediul în Oradea, Piaţa Emanuil Gojdu, nr.41, Bihor, având codul fiscal 34006296, Cont IBAN: RO7O RZBR 0000 0600 1951 8152, deschis la Raiffeisen Bank, sucursala Oradea, reprezentată de Alexandru Chira, în calitate de director general, denumită în continuare Partener 2. II. OBIECTUL PROTOCOLUI Obiectul acestui parteneriat este de a stabili drepturile şi obligaţiile părţilor, contribuţia fiecărei părți la cofinanţarea cheltuielilor totale precum și responsabilităţile ce le revin în implementarea activităţilor aferente proiectului Aspire Summer Programs Oradea 2024. III. DURATA PROTOCOLULUI Prezentul protocol se încheie pe perioada 18.07.2024-31.08.2024. IV. DREPTURILE ȘI OBLIGAȚIILE PĂRŢILOR Art. 4.1 Asociaţia Aspire for Education denumită în prezentul contract Organizator, are următoarele drepturi şi obligații: a) Acoperirea/Oferirea serviciilor necesare organizării evenimentului, suportarea lor în întregime, urmând ca Municipiul Oradea să deconteze după finalizarea evenimentului în limita sumei de 60.000 euro (aproximativ 300.000 lei) contravaloarea cheltuielilor asumate, detaliate în Anexa 1 la protocol pentru coorganizarea evenimentului Aspire Summer Programs. Suma asumată de Organizator pentru alte cheltuieli decât cele suportate de partener sunt în valoare de 75.000 euro (aproximativ 375.000 lei). b) Se va promova partenerul pe toate materialele de promovare, în toate comunicările publice legate de eveniment și în toate aparițiile publice legate de eveniment. c) Organizarea globală a evenimentului, asigurarea de personal propriu sau prin voluntari pentru coordonarea și organizarea evenimentului. Va acţiona ca punct unic de contact pentru partenerul local. d) Stabilirea set-up-lui pentru spaţiile interioare şi va comunica din timp partenerului necesarul de logistică şi mobilier pentru buna desfășurare a evenimentului. “imăria Municipiului Oradea e) Dreptul de a comercializa participarea în vederea obținerii de fonduri necesare cofinanțării proiectului şi a acoperirii costurilor proprii de implementare. f) Dreptul de a atrage sponsori şi parteneri pe care să îi menţioneze ca atare pe materialele de promovare ale evenimentului și în comunicările publice legate de acesta. 9) Asigurarea de personal sau voluntari, suport tehnic pentru buna desfășurare a evenimentului. h) Achitarea tuturor eventualelor cheltuieli rezultate din distrugerea, vandalizarea, deteriorarea spaţiilor din locaţiile unde vor avea loc evenimentele şi a cheltuielilor de curățenie în cazul în situaţia în care din pricina evenimentelor (inclusiv participanţii la eveniment) locațiile sunt murdărite. i) Afisează logo-ul Partenerilor pe toate materialele tipărite și în toate machetele din mediul online. j) Promovarea Municipiului Oradea în acţiunile de promovare online. k) Asumarea responsabilităţii privind respectarea normativelor SU și SSM pentru fiecare locaţie de desfășurare a evenimentului. |) Prezenţa fizică la Oradea cu cel puţin 5 zile înainte de eveniment pentru implicare în implementarea celor necesare pentru buna desfășurare sau în funcţie de nevoile evenimentului. m) Recrutarea speakerilor, selecţia lor, comunicarea și promovarea acestora cu informarea Municipiului Oradea în calitate de Partener. n) Conceperea și implementarea agendei academice (subiecte, puncte de discuție, prezentări şi integrare), cu informarea Municipiului Oradea în calitate de Partener. 0) Conceperea și pregătirea tuturor machetelor menite să promoveze acest eveniment atât în mediul online cât şi în materialele out door sau tipărite, cât şi materialele menite să atragă sponsorizări, cu consultarea prealabilă a Municipiului Oradea în calitate de partener. p) Asumarea responsabilităţii și a costurilor privind organizarea evenimentului în cazul în care acesta nu reușește să obţină fonduri/venituri suficiente din sponsorizări. q) Administrarea paginii web, încărcarea de conţinut. Realizarea de parteneriate locale. Regionale sau naţionale. A asigurat rolul de entitate de contact/informare pentru participanţi. r) Va fi responsabil de semnarea contractelor cu speakerii invitaţi la eveniment și alţi parteneri care ţin de aria sa de responsabilităţi. s) Va avea rol de facilitator pentru invitaţi şi potenţiali parteneri internaţionali. t) Oferă 10 burse - constând în participarea gratuită la eveniment, pentru tinerii cu rezultate deosebite din Oradea. Propunerile se vor face de către Inspectoratul Școlar Bihor, selecţia participanţilor se va efectua de Organizator. u) Permite accesul la anumite programe Aspire Summer Programs, pentru un număr de persoane stabilit din partea Partenerilor, gratuit. v) În cazul în care Organizatorul a obţinut contribuţie în natură (servicii de cazare, masă, transport, promovare, etc), Partenerul este de acord ca acestea să fie folosite în scopul eficientizării costurilor evenimentului, beneficiile și obligaţiile asumate prin contract nefiind afectate. Invitaţii şi speakerii care își oferă serviciile nu sunt considerate venituri contribuţie în natură. w) Responsabilitatea de a prezenta partenerului veniturile obținute din sponsorizările obţinute prin acţiuni proprii. x) Obligaţia de a prezenta date, rapoarte de implementare, materiale la solicitarea Municipiului Oradea, privind orice aspect legat de evenimentul „Aspire Summer Programs”. Art. 4.2. Municipiul Oradea, denumit în prezentul Protocol, Partener 1, are următoarele obligaţii şi drepturi: “imăria Municipiului Oradea a) Asigură un buget maxim de 60.000 EUR, aproximativ 300.000 lei, detaliat în Anexa 1 la protocol pentru coorganizarea evenimentului „Aspire Summer Programs”, care se desfășoară la Oradea în perioada 23.07.2024 - 31.07.2024. Achiziţiile pentru cheltuielile asumate se vor derula de către “Asociaţia Aspire for Education”, în calitate de Organizator, urmând ca Municipiul Oradea să deconteze contravaloarea cheltuielilor de la lit. b), asumate, după finalizarea evenimentului, în baza documentelor justificative (copiile facturilor emise, ordinul de plată, extrasul de cont). b) Municipiul Oradea va asigura decontarea cheltuielilor privind cazarea la unităţi de cazare apropriate de Cetatea Oradea, cu standarde calitativ ridicate de oferire a serviciilor, transportul pentru participanţi pe durata evenimentului. c) Dreptul a solicita Organizatorului, date, rapoarte de implementare, de a verifica materiale, de câte ori va considera necesar. d) În cazul în care Partenerul va obţine contribuţie în natură (servicii de cazare, masa, promovare, etc), Partenerii sunt de acord ca acestea să fie folosite în scopul eficientizării costurilor evenimentului, beneficiile și obligațiile asumate prin Protocol nefiind afectate. e) Va primi din partea Organizatorului 10 burse pentru tinerii cu rezultate deosebite din Oradea, constând în participarea gratuită la eveniment. Propunerile se vor face de către Inspectoratul Şcolar Bihor, selecţia participanţilor se va efectua de Organizator. f) Partenerul va avea acces la programul „Aspire Professionals”, pentru un număr de persoane stabilit, gratuit . 9) În cazul în care Partenerul a obtinut contribuție în natură (servicii de cazare, masă, transport, promovare, etc), Organizatorul este de acord ca acestea să fie folosite în scopul eficientizării costurilor evenimentului, beneficiile şi obligațiile asumate prin contract nefiind afectate. Art. 4.3. Asociaţia pentru promovarea turismului din Oradea şi regiune (APTOR), denumit în prezentul contract Partener 2, are următoarele obligaţii și drepturi: a) Asigură sălile de conferințe din cadrul imobilului Cetatea Oradea şi pune la dispoziţie în mod gratuit, următoarele săli de conferință: Marti - 23 iulie - sala din corpul E etaj |; Miercuri - 24 iulie - corp F; Joi - 25 iulie - corp F; - 2 săli, sala 6 si 7/8 corp C, etajul II; Vineri - 26 iulie - sala 4 si sala 5,corp C, etajul |; - sala 6 si 7/8, corp C, etaj II; Sâmbătă - 27 iulie — activităţi în curtea Cetăţii Oradea; Duminică - 28 iulie - corp F; - sălile 4 si 5 , corp C , etajl; - sala 7/8 „corp C „etajll; Luni - 29 iulie - corpul F; - sala 4, corp C, etaj |; Marţi - 30 iulie - corpulF ; - sala 4 , corp C, etaj |; “imăria Municipiului Oradea Miercuri - 31 iulie - corpul F. b) Asigură stabilirea set-up-lui pentru spaţiile interioare împreună cu Organizatorul, necesarul de logistică și mobilier pentru buna desfăşurare a evenimentului c) Furnizează materialele necesare pentru promovarea în cadrul evenimentului Partener 1 și Partener 2. d) Intermediază sau prezintă potenţiali parteneri locali și/sau furnizori. e) Partenerul va avea acces la programul „Aspire Professionals”, pentru un număr de persoane stabilit, din cadrul APTOR, gratuit. f) Colaborează cu Organizatorul pentru conceperea și pregătirea tuturor machetelor menite să promoveze acest eveniment atât în mediul online cât și în materialele out door sau tipărite, cât și materialele menite să atragă sponsorizări, cu consultarea prealabilă a Municipiului Oradea în calitate de Partener 9) Oferă consiliere și suport privind organizarea evenimentului la nivel local. h) În cazul în care Partenerul obține contribuţie în natură (servicii de cazare, masă, transport, promovare, etc), Organizatorul este de acord ca acestea să fie folosite în scopul eficientizării costurilor evenimentului, beneficiile și obligaţiile asumate prin contract nefiind afectate. V. RĂSPUNDEREA PĂRȚILOR În relaţiile cu terţii răspunderea pentru obligaţiile asumate revine părţii care s-a obligat. VI. NOTIFICĂRI ȘI COMUNICĂRI Orice notificare sau aprobare, ce va fi trimisă de o parte către cealaltă parte, va avea forma scrisă (mail) și va fi considerată ca primită de către cealaltă parte: a) dacă a fost înmânată persoanei destinatare și aceasta a semnat de primire, în cazul expedierii prin curier personal; b) dacă s-a primit confirmarea de citire a mesajului electronic transmis prin poşta electronică; c) dacă a fost primită de la poştă confirmarea corespunzătoare de primire, în cazul comunicării prin scrisoare recomandată. VII. CLAUZE DE ÎNCETARE A PROTOCOLULUI Art. 7.1. Prezentul Protocol încetează prin expirarea duratei sale (ajungerea la termen) sau acordul scris al Părților. Art. 7.2. Oricare dintre părţi va putea denunța unilateral prezentul Protocol, fără intervenţia unei instanţe și fără nici o altă formalitate, în oricare din următoarele cazuri: a) încălcarea de către cealaltă parte a orcăreia dintre clauzele prezentului Protocol, încălcare ce nu a fost remediată în maximum treizeci (30) de zile calendaristice de la primirea notificării scrise de la cealaltă parte, privind o astfel de încălcare; încetarea Protocolului va fi efectivă, într-un asemenea caz, pe data celei de-a 31-a zile calendaristice de la data expedierii notificării menţionate; b) declanșarea orcărei proceduri judiciare împotriva orcăreia dintre părţi, în legătură cu falimentul, lichidarea, reorganizarea sau incapacitatea de plată a acesteia. VIIL. FORȚA MAJORĂ ȘI CAZUL FORTUIT “imăria Municipiului Oradea Art. 8.1. Prin forța majoră părțile înțeleg împrejurarea imprevizibilă și de neînlăturat care face imposibilă executarea obligaţiilor asumate de către părţi și care exonerează de răspundere partea care o invocă, cu condiţia ca aceasta să fie lipsită de culpă și să notifice celeilalte părţi în termen de 15 zile de la data încetării situaţiei de forță majoră. Art. 8.2. Cazul fortuit este un eveniment imprevizibil și de neînlăturat care ia naștere din natura, fapta omului sau lucrul şi care exclude culpa părţii care îl invocă. Cazul fortuit ca și forță majoră este exonerator de răspundere. IX. LITIGII Eventualele litigii care s-ar putea ivi în legătură cu acest protocol vor fi solutionate pe cale amiabilă, iar dacă părţile nu cad de acord, vor fi soluționate de instanțele de judecată competente din Oradea. X. PREVEDERI FINALE Art. 10.1. Materialele și documentaţia tehnică (dacă este cazul) sunt supuse legii dreptului de autor, folosirea, reproducere şi transmiterea, chiar şi parțială, către o terță persoană este interzisă. Art. 10.2. Toţi partenerii şi organizatorul sunt de acord cu următoarele: - îşi asumă întreaga responsabilitate pentru exactitatea informaţiilor din materialele pe care le vor pune la dispoziţie; - tehnoredactarea / machetarea materialelor proprii cade în responsabilitatea fiecărei părți conform condiţiilor agreate. Art. 10.3. Protocolul reprezintă întreaga înțelegere/voință a părților privind aspectele reglementate și prevalează asupra oricărei înțelegeri anterioare, scrise sau verbale şi orice modificare poate fi efectuată numai prin act adiţional scris, încheiat între părți. Art. 10.4. Dacă o parte nu insistă asupra executării termenilor, condiţiilor şi prevederilor prezentului Protocol, acest lucru nu reprezintă o renunțare la acele prevederi sau acceptarea vreunei modificări. Art. 10.5. Fiecare prevedere din prezentul Protocol este independentă. În cazul în care o prevedere este anulabilă sau este declarată nulă, ilegală sau inaplicabilă sub orice aspect în condiţiile legii, legalitatea, valabilitatea sau aplicabilitatea celorlalte prevederi din prezentul Protocol nu vor fi afectate de aceasta. Art. 10.6. Fiecare persoană care semnează acest Protocol în numele uneia dintre părți, declară și garantează că a fost pe deplin împuternicită să semneze acest Protocol şi că au fost întreprinse toate măsurile necesare pentru a autoriza semnarea prezentului Protocol. Art. 10.7. Prezentul Protocol se completează cu prevederile legale în vigoare. Prezentul Protocol s-a încheiat azi „în 3 exemplare, originale, câte unul pentru fiecare parte. Partener 1 Organizator MUNICIPIUL ORADEA Asociaţia Aspire for Education Primar Președinte Florin Birta Ana Maria Ciobanu RER fan a tai) i “imăria Municipiului Oradea Partener 2 Asociaţia pentru promovarea turismului din Oradea și Regiune Director General Alexandru Chira ANEXA 1 — BUGET Categorie cheltuială Buget Organizator (€) Buget Partener (€) Servicii de masă 31.785 0 Alte cheltuieli 22.215 [!) Cazări 0 45.000 Cheltuieli cu transportul | 21.000 5.000 invitaţilor (bilete avion) Cheltuieli cu transportul pe | 0 10.000 raza Municipiului Oradea Total 75.000 | i Ea ARE US E | *Notă: in ceea ce privește coloana „Buget Partener” valoarea cheltuielilor reflectate în tabel după natura lor (cazare, transport avion, transport MO) reprezintă valori estimative fără a fi afectată valoarea totală de decontat şi categoriile de cheltuieli eligibile. Municipiul Oradea Anexa nr.2 Rectificare buget local pe anul 2024 mii lei Nr. : i art Denumirea indicatorilor Cod Sectiunea Plan | Propuneri | Influente IIVENITURI 4,000.00| __4,300.00 300.00] Impozitul pe veniturile din transferul proprietatilor imobiliare din patrimoniul 1|personal 03.02.18 |Funcţionare 4,000.00 4,300.00 300.00 Ii CHELTUIELI Fi Cap.51.02.01.03 Autoritati executive Alte cheltuieli cu bunuri si servicii 20.30.30 |Funcţionare 1,616.00 1,916.00 300.00