HCL 334/2024 adoptată

ROMÂNIA JUDEŢUL VRANCEA CONSILIUL LOCAL AL MUNICIPIULUI FOCŞANI HOTĂRÂRE privind aprobarea Documentației în vederea identificării unui partener pentru organizarea “Sărbătorilor de iarnă 2024” Consiliul local al municipiului Focşani, judeţul Vrancea, întrunit în şedinţă extraordinară, - analizând Proiectul de hotărâre iniţiat de Primarul Municipiului Focşani, prin care s-a propus aprobarea Documentației în vederea identificării unui partener pentru organizarea “Sărbătorilor de iarnă 2024”, referatul de necesitate întocmit de direcția relații interne și internaționale înregistrat la nr. 93795/10.10.2024, referatul de aprobare a proiectului de hotărâre înregistrat la nr. 93818/10.10.2024, raportul de specialitate întocmit de Direcția relații interne și internaționale, înregistrat la nr. 93823/ 10.10.2024; - văzând avizul favorabil al Comisiei pentru buget și administrație, - având în vedere solicitarea Direcției de Dezvoltare Servicii Publice Focșani nr.15050/23.09.2024, înregistrată la Primăria Municipiului Focșani cu nr.91357/03.10.2024; - în baza art. 129 alin. (1), alin. (2) lit.c), alin.(6) lit. a) și în temeiul art. 139 alin. (1) din Ordonanța de Urgență nr.57/2019 privind Codul administrativ, cu modificările și completările ulterioare. HOTĂRĂŞTE: Art.1. Se aprobă Documentația în vederea identificării unui partener pentru organizarea “Sărbătorilor de iarnă 2024”, conform anexei care face parte integrantă din prezenta hotărâre. Art.2. Prezenta hotărâre va fi comunicată de către Serviciul juridic și administraţie publică locală, compartimentelor, birourilor, serviciilor, Direcției de Dezvoltare Servicii Publice Focșani și Primarului Municipiului Focșani, care va asigura executarea acesteia prin Direcţia relaţii interne şi internaţionale și Direcția economică. PREŞEDINTE DE ŞEDINŢĂ, Radu Nițu Contrasemnează SECRETARUL GENERAL AL MUNICIPIULUI FOCȘANI Marta Carmen Ghiuță Municipiul Focşani, 15 octombrie 2024 Nr. 334  ROMÂNIA Anexă la Hotărârea JUDEŢUL VRANCEA Nr. 334 MUNICIPIUL FOCȘANI din 15 octombrie 2024 CONSILIUL LOCAL DOCUMENTAȚIE ÎN VEDEREA IDENTIFICĂRII UNUI PARTENER PENTRU ORGANIZAREA ”SĂRBĂTORILOR DE IARNĂ 2024” INFORMAȚII PRIVIND ORGANIZATORUL: Municipiul Focșani prin Direcția de Dezvoltare Servicii Publice organizează ”Sărbătorile de iarnă 2024” ale Municipiul Focșani. Evenimentele se vor desfășura în Piața Unirii, Grădina Publică, Parcare Casa de Cultură ”Leopoldina Bălănuță” Focșani în perioada 30 noiembrie 2024 – 08 ianuarie 2025. În acest scop se va pune la dispoziția partenerului o suprafață aparținând domeniului public al Municipiului Focșani în următoarele amplasamente: - Piața Unirii – 4016 mp; - Grădina Publică (zona Chioșc) – 90 mp; - Parcare Casa de Cultură ”Leopoldina Bălănuță” – 2260 mp. Prestatorul urmând în contra prestație să organizeze evenimentul ”Sărbătorile de iarnă 2024”, conform cerințelor din prezentul Regulament. I. INFORMAȚII GENERALE: 1. Prezenta documentație constituie ansamblul informațiilor și instrucțiunilor operatorilor economici care doresc să participe, alături de Municipiul Focșani, la organizarea ”SĂRBĂTORILOR DE IARNĂ 2024”. 2. Cerințele impuse vor fi considerate ca fiind minime și obligatorii. 3. Propunerile aplicanților, care conțin caracteristici inferioare celor prevăzute în regulament, vor fi considerate neconforme și vor fi respinse. 4. Prin Partener se înțelege orice operator economic sau asociere de mai mulți operatori economici care poate sau pot îndeplini condițiile menționate în prezenta Documentație. II. OBIECTIVELE URMĂRITE DE CĂTRE MUNICIPALITATE PE TERMEN LUNG, MEDIU ŞI IMEDIAT SUNT URMĂTOARELE: 1. Dezvoltarea durabilă a evenimentului ,,Sărbători de iarnă 2024" 1 2. Promovarea calităţii evenimentelor şi activităţilor din cadrul ”Sărbătorilor de iarnă 2024” 3. Aducerea unui aport financiar către autoritatea locală și diversificarea portofoliului de venituri ale Municipiului Focșani. 4. Dezvoltarea capacităţii tehnice şi manageriale în domeniul organizării de evenimente 5. Existenţa unui cadru competitiv, ceea ce duce la dorinţa de a dezvolta evenimentul la nivel naţional şi internaţional, contribuind la îmbunătățirea imaginii Municipiului Focșani. III. DESCRIEREA EVENIMENTULUI: 1. În acest an, pentru atingerea obiectivelor urmărite, Municipiul Focșani prin Direcția de Dezvoltare Servicii Publice va pune la dispoziția partenerului spații din domeniul public al unității administrative teritoriale, în contraprestație pentru organizarea ”SĂRBĂTORI DE IARNĂ 2024” în parteneriat cu o entitate de drept privat, partenerului revenindu-i organizarea evenimentului din punct de vedere artistic și logistic, conform solicitărilor prezentei documentații. 2. Locație: - Piața Unirii; - Grădina Publică: - Parcare Casa de Cultură ”Leopoldina Bălănuță” 3. Perioadă: 30 noiembrie – 08 ianuarie 2025 4. Interval orar de desfășurare: zilnic, 10.00 – 23.00 5. Se propune amenajarea Pieței Unirii, Grădina Publică, ca locație a evenimentului, fără a se limita la cele enumerate, astfel: zonă dedicată expozanților (târg), zonă pentru spectacole (scenă), zone tematice (Căsuța lui Moş Crăciun, Iesle), zone de petrecere a timpului liber (spații dedicate jocurilor de iarnă, patinoar și carusel - trenuleț). IV. ETAPELE PREZENTULUI APEL DESCHIS: 1. Perioada de depunere a cererilor de înscriere a operatorilor economici, perioada de analiză și selecție a cererilor, perioada de afișare a rezultatelor, perioada de depunere a contestațiilor, perioada de soluționare a contestațiilor, afișarea rezultatelor finale, perioada de contractare, perioada de montare, perioada de desfășurare a evenimentului și perioada de demontare vor fi stabilite prin decizia directorului Direcției de Dezvoltare Servicii Publice Focșani și publicate pe site-ul intituției. 2  V. MODALITATEA DE ÎNSCRIERE: 1. Înscrierea operatorilor economici interesați se realizează prin completarea formularului de înscriere anexat și prin transmiterea tuturor documentelor solicitate în prezenta documentație. 2. Alte solicitări scrise, fără prezența formularului, conduc la neeligibilitatea solicitantului de a intra în procesul de înscriere și selecție. 3. Aplicanții nu vor putea transmite propuneri cu privire la organizarea unei singure zone tematice din cadrul evenimentului. 4. Prin zonă se înțelege o serie de elemente cu aceeași destinație care urmează a fi amenajate în spațiu, iar poziționarea acestora va fi stabilită prin conceptul propus de către Partener. 5. Dosarul cuprinzând documentele solicitate precum și propunerea elaborată conform solicitărilor prezentei documentații va fi depus, în plic sigilat, la sediul Direcției de Dezvoltare Servicii Publice Focșani, str. Comisia Centrală nr. 80, Focșani iar calendarul selecției va fi stabilit prin decizia directorului Direcției de Dezvoltare Servicii Publice Focșani și publicat pe site-ul intitutiei. VI. CRITERII DE CALIFICARE: În vederea calificării la procedura de selecție a Partenerului, fiecare aplicant va face dovada îndeplinirii condițiilor de calificare prin depunerea următoarelor documente: 1. Formular de înscriere 2. Informații privind situația actuală a operatorilor economici, inclusiv cerinţele referitoare la înscrierea în registrul comerţului. Informaţiile prezentate trebuie să fie reale şi actuale la data limită de depunere a documentelor. Modalitate de îndeplinire: a) certificatul constatator emis de Oficiul Registrului Comerţului în raza căruia este situat sediul ofertantului, valabil la data depunerii ofertei, din care să rezulte cel puţin informaţiile legate de acţionari/asociaţi, reprezentanţi legali, durata de funcţionare a societăţii, obiectele de activitate autorizate la Registrul Comerţului. Ofertantul trebuie să aibă ca şi domeniu de activitate principal codul CAEN care să corespundă cu obiectul contractului, respectiv organizare de evenimente culturale, astfel: - CAEN 900 - Activități de creație si interpretare artistică - CAEN 9001 - Activități de interpretare artistică (spectacole) - CAEN 9002 - Activități suport pentru interpretare artistică (spectacole) 3  - CAEN 9003 - Activități de creație artistică - CAEN 9004 - Activități de gestionare a sălilor de spectacole - CAEN 932 - Alte activități recreative și distractive - CAEN 9321 - Bâlciuri și parcuri de distracții - CAEN 9329 - Alte activități recreative și distractive n.c.a. - CAEN 823 - Activități de organizare a expozițiilor, târgurilor și congreselor - CAEN 8230 - Activități de organizare a expozițiilor, târgurilor și congreselor b) copie după certificatul de înmatriculare eliberat de Oficiul Registrului Comerţului valabil la data depunerii ofertei. 3. Capacitatea economică și financiară. Informaţii şi formalităţi necesare pentru evaluarea respectării cerinţelor. Modalitatea de îndeplinire: c) prezentarea certificatelor de atestare fiscală privind îndeplinirea obligaţiilor către bugetul de stat consolidat şi către bugetul local, din care să rezulte faptul că operatorul economic și-a îndeplinit obligaţiile fiscale de plată către bugetul de stat şi către bugetul local, scadente în luna anterioară depunerii documentației; 4. Capacitatea tehnică şi profesională. Modalitatea de îndeplinire: 1. documente din care să rezulte experiența similară în ultimii 3 ani prin organizare de ”Activităţi de organizare a evenimentelor şi/sau târgurilor” de amploare, cel puțin similară cu evenimentul ce urmează a fi organizat; 2. declaraţie pe proprie răspundere privind existenţa dotărilor, a echipamentelor tehnice, a obiectelor de inventar şi a mijloacelor fixe solicitate deţinute, indiferent de modalitatea juridică; 3. declaraţie pe proprie răspundere privind efectivul mediu al personalului angajat, referitoare la personalul/organismul tehnic de specialitate de care dispune operatorul pentru îndeplinirea contractului. 5. Dacă mai multi operatori vor alege să participe la prezentul apel sub forma unei asocieri, toate documentele sunt obligatorii pentru fiecare asociat în parte. VII. CERINŢE MINIME OBLIGATORII ÎN VEDEREA BUNEI DESFĂŞURĂRI A EVENIMENTULUI ,,SĂRBĂTORILE DE IARNĂ 2024 FOCȘANI": 1. Crearea unui concept integrat pentru asigurarea unui înalt standard de calitate a evenimentului. 2. Operatorul economic va prezenta conceptul narativ şi vizual al întregului eveniment în care trebuie să se regăsească toate elementele amplasate în spaţiul public și toate 4  activitățile propuse a fi desfășurate în cadrul evenimentului (decor, căsuţe, signalistică, patinoar, animaţie stradală, etc.). 3. De asemenea, acesta va prezenta un plan de amenajare a amplasamentului cu toate elementele amplasate în cadrul Târgului de Crăciun conform conceptului propus. 4. Conceptul va cuprinde, fără a se limita la acestea, următoarele elemente : - Acces vizitatori - Întreg spațiul de derulare a sărbătorilor de iarnă nu va fi îngrădit de către Organizator astfel încât accesul vizitatorilor să poată fi efectuat prin toate zonele de acces fără taxe de intrare. De asemenea, menționăm că Partenerul nu va avea posibilitatea să amplaseze elemente aparținând târgului, în afara spațiului de derulare a acestuia. *Menţiune: A se prezenta un concept al amplasamentului şi decorului porţilor prezentate, printr-o simulare detaliată a acestora, încadrându-se în conceptul propus. - Elemente de decor: Aplicantul va integra în spațiul pus la dispoziție de Organizator, minim 2 elemente de decor, precum: *Bradul de Crăciun (natural sau artificial) minim 20 m înălțime sau molid. În situația integrării unui brad natural, acesta va prezenta o densitate mare a coronamentului. * Realizarea unei diorame amplasată în Piața Unirii care să cuprindă personajele din scena Naşterii Mântuitorului. Aceasta va fi decorată şi iluminată şi trebuie să fie integrată în conceptul propus. *Menţiune: Elementele de decor menționate mai sus reprezintă o cerință minimă, aplicantul având libertatea de a dezvolta un concept scenografic propriu. Va fi punctată şi prezentarea altor elemente decât cele prevăzute în cerințele minime obligatorii. VIII. SPAȚII EXPOZIȚIONALE ȘI ALIMENTAȚIE (TÂRG) ÎN GRĂDINA PUBLICĂ 1. În cadrul acestei zone, Partenerul se obligă să asigure căsuțe, în suprafață minimă de 4 mp (dimensiuni distincte), dotate cu tablou electric, corpuri de iluminat, prize, rafturi de expunere, în cadrul cărora se vor desfăşura diverse activităţi de comercializare produse, după cum urmează: 2. 75% - activităţi de comercializare a produselor nealimentare: obiecte artizanale produse de micii meşteşugari şi produse specifice Sărbătorilor de iarnă; minimum 3 meşteri/meşteşugari, care să producă obiecte specifice în faţa vizitatorilor; 5  3. 25% - activităţi de alimentaţie publică şi de comercializare a produselor alimentare (panificaţie şi patiserie, dulciuri, mâncăruri calde, băuturi, carne şi preparate din carne); *Menţiune: Modelul pentru toate căsuţele care vor fi amplasate în Grădina Publică, va fi prezentat printr-o simulare detaliată a acestora. Totodată, precizăm că modelul căsuţelor prezentat în simulare trebuie să fie integrat în conceptul propus. 4. De asemenea, Partenerul va asigura realizarea iluminatului și decorului căsuțelor, specific Sărbătorilor de iarnă. IX. SPAȚII DE DIVERTISMENT ȘI JOCURI DE IARNĂ Amplasarea zonelor dedicate jocurilor de iarnă revine în sarcina Partenerului, însă acesta va ține cont de armonizarea întregului concept propus și asigurarea accesului vizitatorilor la toate atracțiile fără a crea aglomerări. Se propune amplasarea a cel puțin două elemente: 1. Patinoar artificial cu o capacitate de maximum 100 de persoane concomitent în suprafață de minim 600 mp, care să respecte standardele europene aplicabile privind exploatarea în condiții de securitate și siguranță. Operatorul patinoarului va asigura echipamentul necesar vizitatorilor pentru participarea la activitate (patine pe mărimi diferite și potrivite pentru toate categoriile de vârstă, protecții, elemente de sprijin pentru începători etc.) la următoarele prețuri maximale după cum urmează: - 25 lei/oră tarif intrare patinoar și 25 lei/oră închiriere patine. - În acest sens, se vor amplasa două construcții temporare (căsuțe) în concordanță cu tematica spațiului necesar pentru închirierea patinelor şi vânzarea biletelor pentru accesul la patinoar, dar și depozitării echipamentului menționat anterior. - Mobilierul din interiorul căsuței va fi pus la dispoziție de către operator, care va asigura și amenajarea unei zone de schimbare a patinelor. - Operatorul va asigura personal specializat propriu pentru gestionarea participanților, va asigura dezinfectarea periodică a echipamentului și zonelor utilizate frecvent de către vizitatori, utilizând substanțe virucide și bactericide avizate de către OMS/INSP. 2. Carusel cu o capacitate de minimum 20 de persoane. - Operatorul echipamentului propus va asigura personal specializat pentru manipularea acestuia. - Se propune amplasarea acestuia în Piața Unirii lângă patinoar, astfel încât să nu afecteze accesul vizitatorilor la celelalte atracții din cadrul târgului. - Operatorul va asigura personal specializat propriu pentru gestionarea participanților. - Aspectul echipamentelor se impune a fi în concordanță cu tematica târgului. 6  3. Trenuleț care se va deplasa între locațiile propuse pentru desfășurarea Sărbătorilor de iarnă 2024 (Parcul N. Bălcescu – Piața Unirii) și va fi decorat cu elemente specifice sărbătorilor de iarnă. 4. Mașinuțe divertisment minim 10 buc în Parcarea Casa de Cultură ”Leopoldina Bălănuță”. *Menţiune: Elementele menționate mai sus au titlu de exemplu, Partenerul putând să propună și alte elemente similare, integrate în conceptul artistic al evenimentului. 5. Activităţi de animaţie stradală - Partenerul va asigura contractarea unui prestator de servicii de animaţie stradală (incluzând teatru, muzică, dans, carnaval) pentru minimum 10 personaje în intervalul luni - joi și 20 de personaje în intervalul vineri - duminică, care vor crea o atmosferă de poveste, vor interacţiona cu participanţii din cadrul evenimentului şi vor oferi informaţii cu privire la activităţile care se vor desfăşura pe întreaga perioadă a evenimentului. *Menţiune: Precizăm că personajele de animaţie stradală trebuie să fie integrate în conceptul propus. Se va prezenta o simulare detaliată cu toate personajele care vor face parte din activitate. - Ofertantul va asigura muzica ambientală în cadrul Sărbătorilor de iarnă 2024, pe toată perioada de desfășurare a acestuia. Ofertantul poate propune realizarea/organizarea unor evenimente în cadrul Sărbătorilor de iarnă 2024 care nu sunt specificate în cerințele minime obligatorii (concerte de colinde). X. Promovarea evenimentului: Pe lângă promovarea evenimentului de către Organizator prin canalele sale proprii, Partenerul va realiza activităţi de promovare şi publicitate a evenimentului, astfel: - Realizarea unei identităţi vizuale a evenimentului ce va fi utilizată pe toată durata contractuală şi pe toate canalele de comunicare. Partenerul va prezenta organizatorului 3 variante ale identității vizuale propuse. XI. CRITERII DE SELECȚIE: * Menţiune: se evaluează doar propunerile care se califică atât din punct de vedere al eligibilităţii cât și din punct de vedere tehnic, al respectării cerințelor minime obligatorii Propunerile transmise de operatorii economici vor fi analizate de o comisie a instituției, formată din 5 membri. Comis [...]