HCL 13/2023 Ciumești adoptată

ROMÂNIA JUDEŢUL SATU MARE CONSILIUL LOCAL AL COMUNEI CIUMEȘTI HOTĂRÂREA NR. 13/2023 privind aprobarea Strategiei anuale de achizitii publice si a Programului anual al achizitiilor publice pentru anul 2023 Consiliul Local al comunei Ciumeşti, judeţul Satu Mare, întrunit în şedinţa ordinară la data de 29 martie 2023; Având în vedere: - prevederile Legii nr. 317/2021 a bugetului de stat pe anul 2022; - H.C.L. Ciumesti nr. 1/2023 privind aprobarea bugetului local de venituri şi cheltuieli al Comunei Ciumesti pe anul 2023; - prevederile art. 7 alin. 5 din Legea nr. 98/2016 privind achizitiile publice, cu modificarile si completarile ulterioare; - prevederile art. 2 alin. 3 lit. b) coroborate cu art. 11, art. 12 alin. 1,2, 3si4 din H.G.nr. 395/2016 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea contractului de achizitie publica/acordului-cadru din Legea nr. 98/2016 privind achizitiile publice, cu modificarile si completarile ulterioare; Proiectul de hotărâre inregistrat sub nr. 55/20.03.2023 initiat de Primarul comunei Ciumesti; Referatul de aprobare al Primarului comunei Ciumesti inregistrat sub nr. 56 /20.03.2023; Raportul de specialitate inregistrat sub nr. 57 /20.03.2023; Raportul de avizare al Comisiei de specialitate a Consiliului Local Ciumesti inregistrat sub nr. 66 /29.03.2023 si discutiile purtate in cadrul sedintei; In temeiul prevederilor art. 129 alin 2 lit. b) si alin. 4 lit. d), art. 139 alin. 3 lit. a), precum si ale art. 196 alin. | lit. a) din Ordonanta de Urgenta nr. 57/2019 privind Codul Administrativ, cu modificarile si completarile ulterioare, HOTĂRĂȘTE Art. 1 — Se aprobă Strategia anuala a achizitiilor publice pentru anul 2023, conform Anexei nr. 1, care face parte integranta din prezenta hotarare. Art. 2 — Se aprobă Programul anual al achizitiilor publice pentru anul 2023, conform Anexei nr. 2, care face parte integranta din prezenta hotarare. Art. 3 — Se imputerniceste Primarul Comunei Ciumesti sa semneze contractele de achizitii publice mentionate la art. 2. Art. 4 — Cu ducerea la indeplinire a hotararii se incredinteaza Primarul Comunei Ciumesti si Compartimentul financiar-contabil si achizitii publice. Art. 5 — Prezenta hotărâre se comunică cu: - Instituţia Prefectului Judeţului Satu Mare; - Primarul comunei Ciumeşti; - Compartimentul financiar-contabil şi achiziţii publice; - Se aduce la cunostinta publica. Ciumaesti, la 29 martie 2023 PREȘEDINTE DE ŞEDINŢĂ, CONTRASEMNEAZĂ Nagy Zsolt SECRETAR GENERAL DELEGAT, Egeli Judit Prezenta hotărâre a fost adoptată cu respectarea prevederilor art. 139 din Ordonanta de Urgenta nr. 57/2019 privind Codul Administrativ Nr. consilierilor in functie: 9; nr, consilierilor prezenti: 8; nr. consilierilor absenti: 1. Prezenta hotărâre a fost adoptată cu un număr de 8 voturi „pentru”. ANEXA NR. 1 la Hotarare nr.13/2023 Strategia anuala de achizitii publice pe anul 2023 Comuna Ciumești, județul Satu Mare 1. Notiuni introductive Potrivit dispozitiilor Legii nr. 98/2016 privind achizitiile pubiice si a HG nr.395/2016 - publicata in Monitorul oficial nr.423 din 06.06.2016 - pentru aprobarea Norrnelor metodologice de aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea contractului de achizitie publica/ acordului- cadru din Legea nr. 98/2016 privind achizitiile publice, Comuna Ciumeşti a procedat la intocmirea prezentei Strategii prin utilizarea informatiilor cel putin a urrnatoarelor elemente estimative: a) Necesitatile identificate la nivel de autoritate contractanta avand la baza referatele de necesitate intocmite de sefii de birou pentru anul 2023, ca fiind necesar a fi satisfacute ca rezultat al unui proces de achizitie; b) valoarea estimata a achizitiei corespunzatoare fiecarei necesitati; c) capacitatea profesionala existenta la nivel de autoritate contractanta pentru derularea unui proces care sa asigure beneficiile anticipate; d) resursele existente la nivel de autoritate contractanta care pot fi alocate derularii proceselor de achizitii publice. Prezenta Strategie anuala de achizitie publica la nivelul Comunei Ciumeşti reprezinta totalitatea proceselor de achizitie publica planificate a fi lansate de institutie in calitate de autoritate contractanta pe parcursul unui an bugetar. Strategia anuala de achizitie publica se realizeaza, potrivit dispozitiilor legale, in ultimul trimestru al anului anterior anului caruia ii corespund procesele de achizitie publica cuprinse în aceasta si se aproba de catre conducatorul autoritatii contractante. Strategia anuala de achizitie publica la nivelul Comunei Ciumeşti, se poate modifica sau completa ulterior, rnodificari/completari care se aproba conform prevederilor Legii achizitiilor publice nr 98/2016 si H.G. nr 395/02.06.2016. Introducerea modificarilor si cornpletarilor in prezenta Strategie, este conditionata de identificarea surselor de finantare. In cadrul Strategiei anuale de achizitie publica la nivelul primariei se va elabora Programul anual a! achizitiiior publice, ca instrument managerial utilizat pentru planificarea si monitorizarea portofoliului de procese de achizitie la nivel de autoritate contractanta, pentru planificarea resurselor necesare derularii proceselor si pentru verificarea modului de indeplinire a obiectivelor din strategia institutiei. 2. Etapele procesului de achizitie publica 2.1. Atribuirea unui contract de achizitie publica/ acord-cadru este rezultatul unui proces ce se deruleaza in mai multe etape. 2.2. Comuna Ciumeşti în calitate de autoritate contractanta, are obligatia de a se documenta si de a parcurge pentru fiecare proces de achizitie publica trei etape distincte: a) etapa de planificare/ pregatire, inclusiv consultarea pietei, b) etapa de organizare a procedurii si atribuirea contractului/ acordului-cadru, c) etapa postatribuire contract/ acord-cadru, respectiv executarea si monitorizarea implementarii contractului/ acordului-cadru. 2.3. Etapa de planificare/ pregatire a unui proces de achizitie publica Se initiaza prin identificarea necesitatilor si elaborarea referatelor de necesitate de catre fiecare birou intern din cadrul aparatului de specialitatea al primarului Se incheie cu aprobarea de catre ordonatorul de credite, documentatia de atribuire, inclusiv 1 h) b) documentele-suport, precum si strategia de contractare pentru procedura respectiva. Strategia de contractare este un document al fiecarei achizitii cu o valoare estimata egala sau mai mare decat pragurile valorice stabilite la art.7 alin.5 din Legea nr. 98/2016 privind achizitiile publice, initiata de comuna CIUMESTI si este obiect de evaluare a Ageniei Nationale a Achizitiilor Publice, in condiliile stabilite la art. 23 din HG nr. 395/2016 - publicata in Monitorul oficial nr. 423 din 06.06.2016 - pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a prevederilor referitoare Ia atribuirea contractului de achizitie publica/ acordului-cadru din Legea nr. 98/2016 privind achizitiile publice. -Prin intermediul strategiei de contractare se documenteaza deciziile din etapa de planificare/ pregatire a achizitiei in legatura cu: a) relatia dintre obiectul, constrangerile asociate si compiexitatea contractului, pe de o parte, si resursele disponibile la nivel de autoritate contractanta pentru derularea activitatilor din etapele procesului de achizitie publica, pe de alta parte; b) procedura de atribuire aleasa, precum si modalitatile speciale de atribuire a contractului de achizitie publica asociate, daca este cazul tipul de contract propus si modalitatea de implementare a acestuia mecanismele de plata in cadrul contractului, alocarea riscurilor in cadrul acestuia, masuri de gestionare a acestora, stabilirea penalitatilor pentru neindeplinirea sau indeplinirea defectuoasa a obligatiilor contractuale e) justificarile privind determinarea valorii estimate a contractului/ acordului-cadru, precum si orice alte elemente legate de obtinerea de beneficii pentru autoritatea contractanta si/sau indeplinirea obiectivelor comunicate la nivelul comunei. £) justificarile privind alegerea procedurii de atribuire în situatiile prevazute la art.69 alin.2-5 din Legea nr. 98/2016 privind achizitiile publice si dupa caz decizia de a reduce termenele in condiliile legii, decizia de a nu utiliza impartirea pe loturi, criteriile de calificare privind capacitatea si dupa caz, criteriile de selectie, criteriul de atribuire si factorii de evaluare utilizati; g) obiectivul din strategia de dezvoltare la a carui realizare contribuie contractul/ acordul- cadru respectiv, daca este cazul; orice alte elemente relevante pentru indeplinirea necesitatilor autoritatii contractante. - Etapa de organizare a procedurii si atribuire a contractului/acordului-cadru incepe prin transmiterea documentatiei de atribuire in SEAP si se finalizeaza odata cu intrarea in vigoare a contractului de achizitie publica/ acordului-cadru. - Avand in vedere dispozitiile legale in materia achizitiilor publice, comuna Ciumeşti va realiza un proces de achizitie publica prin utilizarea uneia dintre urmatoarele abordari, respectiv cu resursele profesionale proprii, resurse necesare celor trei etape mai sus identificate existente la nivel de autoritate contractanta. Atunci cand resursele proprii nu permit intocmirea caietelor de sarcini/ specificatiilor tehnice, prin exceptie de la regula de mai sus, institutia va recurge la ajutorul unui specialist in domeniu, selectat in conditiile legislatiei achizitiilor publice. In vederea realizarii achizitiilor publice autoritatea contractanta are in cadrul biroului financiar contabil o persoana desemnata in domeniul achizitiilor, persoana cu studii superioare precum si specializata in domeniul achizitiilor. In aplicarea prevederilor art.2 alin.(3) din HG 395/2016, autoritatea contractanta, prin persoana desemnata din cadrul biroului financiar contabil in domeniul achizitiilor publice, are urmatoarele atributii principale: a)intreprinde demersurile necesare pentru inregistrarea/ reinnoirea/recuperarea inregistrarii autoritatii contractante in SEAP ; elaboreaza si, dupa caz, actualizeaza, pe baza necesitatilor transmise de celelalte birouri ale autoritatii : contractante, strategia de contractare si programul anual al achizitiilor publice; elaboreaza sau, dupa caz, coordoneaza activitatea de elaborare a documentatiei de atribuire documentelor-suport, in cazul organizarii unui concurs de solutii, a documentatiei de concurs, pe baza necesitatilor transmise de toate birourile din subordinea aparatului de specialitate a 2 d) e) £) 8) a) c) d) e) £) h) primarului; indeplineste obligatiile referitoare la publicitate, astfel cum sunt acestea prevazute de Lege; aplica si finalizeaza procedurile de atribuire. realizeaza achizitiile directe; constituie si pastreaza dosarul achizitiei publice. In conformitate cu prevederile art.2 alin.(4) si (5) din HG 395/2016, celelalte birouri din aparatul de specialitate a primarului au obligatia de a sprijini activitatea persoanei specializate in domeniul achizitiilor, in functie de specificul si complexitatea obiectului achizitiei. In sensul celor mai sus mentionate, sprijinirea activitatii persoanei specializate in domeniul achizitiilor publice se realizeaza, fara a se limita la acestea, dupa cum urmeaza transmiterea referatelor de necesitate care cuprind necesitatile de produse, servicii si lucrari, valoarea estimata a acestora, precum si informatiile de care dispun, potrivit competentelor, necesare pentru elaborarea strategiei de contractare a respectivelor contracte/acorduri-cadru; b) transmiterea, daca este cazul, a specificatiilor tehnice asa cum sunt acestea prevazute la art. 155 din Legea 98/2016; in functie de natura si complexitatea necesitatilor identificate in referatele prevazute Ia lit. a), transmiterea de informatii cu privire la pretul unitar/total actualizat al respectivelor necesitati, in urma unei cercetari a pietei sau pe baza istorica; informarea cu privire la fondurile alocate pentru fiecare destinatie, precum si pozitia bugetara a acestora; informarea justificata cu privire la eventualele modificari intervenite in executia contractelor/ acordurilor-cadru, care cuprinde cauza, motivele si oportunitatea modificarilor propuse; transmiterea documentului constatator privind modul de indeplinire a clauzelor contractuale. 3. Programul anual al achizitiilor publice 3.1. Programul anual al achizitiilor publice pe anul 2023 al Comunei Ciumeșşti, s-a elaborat pe baza referatelor de necesitate transmise de birourile interne ale instititiei si cuprinde totalitatea contractelor de achizitie publica/ acordurilor-cadru pe care institutia intentioneaza sa le atribuie in de cursul anului 2023. 3.2. La elaborarea Programului anual al achizitiilor publice pentru anul 2023, comuna Ciumești a tinut cont de: necesitatile obiective de produse, servicii si lucrari, gradul de prioritate a necesitatilor, sursele de finantare proprii din bugetul comunei aferent anului 2023. Dupa aprobarea/ rectificarea bugetului propriu, precum si ori de cate ori intervin modificari, institutia va actualiza Programul anual al achizitiilor publice pentru anul 2023, comuna Ciumesti judeţul Satu Mare. 3.3. Programul anual al achizitiilor publice pentru anul 2023, este prevazut ca anexa la prezenta Strategie si cuprinde cel putin informatii referitoare la: obiectul contractului de achizitie publica/ acordului-cadru; codul vocabularului comun al achizitiilor publice (CPV): valoarea estimata a contractului/ acordului-cadru ce urmeaza a fi atribuit ca rezultat al derularii unui proces de achizitie exprimata in lei, fara TVA; sursa de finantare: procedura stabilita pentru derularea procesului de achizitie; data estimata pentru initierea procedurii; data estimata pentru atribuirea contractului; modalitatea de derulare a procedurii de atribuire, respectiv on line sau offline. 3.4. Dupa definitivarea Programului anual al achizitiilor publice si aprobarea lui de catre 3 ordonatorul de credite, prin grija contabilului sef, precum si persoanei desemnate cu achizitiile publice, se va publica Programul anual al achizitiilor publice pe anul 2023. De asemenea se va proceda semestrial la publicarea in SICAP a extraselor din Programul anual al achizitiilor publice pentru anul 2023 al comunei Ciumeşti, precum si a oricaror modificari asupra acestuia, extrase care se refera la contractele/ acordurile- cadru de produse si/ sau servicii a caror valoare estimata este mai mare sau egala cu pragurile prevazute la an.7 alin. | din Legea nr. 98/2016 privind achizitiile publice, contractele/ acordurile-cadru de lucrari a caror valoare estimata este mai mare sau egala cu pragurile prevazute la art.7 alni.5 din Legea nr. 98/2016 privind achizitiile publice. Publicarea se va realiza în temen de 5 zile lucratoare de la data modificarilor. Programul anual al achizitiilor publice pentru anul 2023 al comunei se va publica de asemenea, pe pagina de internet a comunei www.primariaciumesti.ro Avand in vedere dispozitiile art.4 din HG nr.395/2016 - publicata in Monitorul oficial nr. 423 din 06.06.2016 - pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea contractului de achizitie publica/ acordului-cadru din Legea nr. 98/2016 privind achizitiile publice, conform caruia “prin ordin al presedintelui Agentiei Nationale pentru Achizitii Publice, se pot pune la dispozitia autoritatilor contractante si a furnizorilor de servicii auxiliare achizitiei un set de instrumente ce se utilizeaza pentru planificarea portofoliului de achizitii la nivelul autoritatii contractante, fundamentarea deciziei de realizare a procesului de achizitie si monitorizarea implementarii contractului, precum si pentru prevenirea/ diminuarea riscurilor in achizitii publice”, comuna va proceda la revizuirea Programului anual al achizitiilor publice pentru anul 2023 in vederea punerii de acord cu actele nornative ce se vor elabora/ aproba in legatura cu prezenta strategic,in termen de cel putin 15 zile de la data intrarii lor in vigoare,sau in termenul precizat in mod expres in actele normative ce se vor elabora/aproba. 4, Sistemul de control intern Avand in vedere prevederile Ordinului nr 400/2015, conducerea institutiei a dispus masurile necesare pentru elaborarea si dezvoltarea sistemului de control intern/managerial, inclusiv a procedurilor formalizate pe activitati. Obiectivele, actiunile, responsabilitatile, termenele, precum si alte componente ale masurilor respective sunt cuprinse in programul de dezvoltare a sistemului de control intern/managerial, elaborat si actualizat la nivelul institutiei. Stadiul implementarii si dezvoltarii sistemului de control intern/managerial la nivelul institutiei, precum si situatiile deosebite constatate in actiunile de monitorizare, coordonare si indrumare metodologica, fac obiectul informarii, prin intocmirea de situatii centralizatoare semestriale/ anuale, pe formatul model prezentat in anexa nr. 3 a Ordinului nr 400/2015. Stadiului implementarii standardelor de control intern la nivelul societatii. 4.1. Etica, integritate Normele de conduita etica si profesionala a functionarilor publici din cadrul comunei Ciumeşti sunt cuprinse in Codurile de etica in conformitate cu Legea nr 7 privind Codul de conduita a functionarilor publici. Functionari publici din cadrul aparatului de specialitate al primarului beneficiaza de consiliere etica si li se aplica un sistem de rnonitorizare al respectarii normelor de conduita. Consilierea etica precum si monitorizarea respectarii normelor de conduita etica sunt in responsabilitatea unui functionar public de la resurse umane,intocmind rapoarte trimestriale privind respectarea normelor de conduita de catre functionarii publici din cadrul institutiei comunei CIUMEŞTI. 4.2. Atributii, functii, sarcini Functionarilor publicii le sunt aduse la cunostinta documentele elaborate/ actualizate privind misiunea institutiei, regulamentele interne si fisele posturilor. Pentru fiecare post din Organigrama exista elaborate Fisele de post care sunt comunicate 4 vv titularilor posturilor. Un exemplar original al acestui document se afla la fiecare functionar, care a luat la cunostinta de continutul acesteia, prin semnatura. Fisele posturilor sunt actualizate periodic in functie de modificarile survenite in structura postului precum si in cadrul activitatilor desfaurate in birourilor din care fac parte posturile respective. Au fost luate masuri suficiente si adecvate pentru a reduce la un nivel acceptabil riscurile asociate functiilor sensibile. Prin Regulamentul Intern sunt stabilite atributiile la nivel de birou, iar fisele de post prevad atributiile individuale ale fiecarui functionar public. 4.3. Competenta, performanta Au fost analizate si stabilite cunostintele si aptitudinile necesare a fi detinute in vederea indeplinirii sarcinilor/ atributiilor asociate fiecarui post: - Au fost stabilite in fisele de post, in functie de cerintele postului; - Anual se realizeaza evaluarea functionarilor publici in baza acestor criteria; _ Anual sunt identificate la nivelul comunei si apoi comunicate in vederea centralizarii si aprobarii, nevoile de perfectionare a pregatirii profesionale a functionarilor publici. Sunt elaborate si realizate programe de pregatire profesionala a personalului, conform nevoilor de perfectionare identificate anterior. Propunerile de perfectionare a pregatirii profesionale a functionarilor publici sunt cuprinse, dupa analizarea lor, in Programul anual de formare si perfectionare intocmit la nivelul institutiei. Anual functionarii publicii din aparatul de specialitate a primarului participa la programele de perfecionare aprobate prin Programul anual de formare si perfectionare. 4.4. Structura organizatorica A fost aprobata organigrama, la nivelul institutiei. Structura organizatorica asigura functionarea circuitelor si fluxurilor informati [...]