HCL 300/2024 Botoșani adoptată

ROMÂNIA JUDEŢUL BOTOŞANI MUNICIPIUL BOTOŞANI CONSILIUL LOCAL ________________________________________________________________________________________ HOTĂRÂRE privind avizarea Planului de selecție, componenta inițială pentru alegerea unui membru în consiliul de administrație al SC URBAN SERV SA Botoșani CONSILIUL LOCAL AL MUNICIPIULUI BOTOȘANI analizând propunerea domnului primar Cosmin Ionuț Andrei privind avizarea Planului de selecție, componenta inițială pentru alegerea unui membru în consiliul de administrație al SC URBAN SERV SA Botoșani, văzând raportul de specialitate al Unității Locale de Monitorizare, referatul de aprobare al inițiatorului și rapoartele de avizare ale comisiilor de specialitate ale Consiliului Local al Municipiului Botoșani, conform dispozițiilor din Ordonanța de urgență a Guvernului nr. 109/2011 privind guvernanta corporativă a întreprinderilor publice cu modificările și completările ulterioare, Hotărârii Guvernului nr. 639/2023 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a Ordonanței de urgență a Guvernului nr. 109/2011 privind guvernanța corporativă a întreprinderilor publice, dispozițiilor incidente în materie ale Legii societăților nr. 31/1990, republicată, cu modificările și completările ulterioare, în temeiul art. 28 alin. (3) lit. l) din Regulamentul de organizare și funcționare al Consiliului Local al Municipiului Botoșani, aprobat prin H.C.L. nr. 510/29.12.2021, art. 129 alin. (2) lit. d), alin. (3) lit. d), alin. (7) lit. n), art. 131, art. 139 alin. (3) lit. i), art. 196 alin. (1) lit. a) și art. 240 alin. 2) din Ordonanța de Urgență a Guvernului nr. 57 din 3 iulie 2019 privind Codul administrativ, publicată în Monitorul Oficial al României nr. 555 din 5 iulie 2019, cu modificările și completările ulterioare, HOTĂRĂȘTE : Art. 1 Se avizează Planul de selecție, componenta inițială pentru alegerea unui membru în consiliul de administrație al SC URBAN SERV SA Botoșani, conform Anexei la prezenta hotărâre. Art. 2 Primarul Municipiului Botoșani, prin Direcția Economică, celelalte servicii ale aparatului de specialitate al Primarului Municipiului Botoșani și Comisia de selecție și nominalizare din cadrul aparatului de specialitate al Primarului Municipiului Botoșani, vor asigura ducerea la îndeplinire a prevederilor prezentei hotărâri. PREȘEDINTE DE ȘEDINȚĂ, CONTRASEMNEAZĂ, Consilier, Marius Buliga Secretar general, Oana Gina Chițanu Botoșani, 16 septembrie 2024 Nr. 300  ROMÂNIA JUDEŢUL BOTOŞANI MUNICIPIUL BOTOŞANI CONSILIUL LOCAL ________________________________________________________________________________________ Anexă la H.C.L. nr. 300 din 16.09.2024 PLAN DE SELECTIE – Componenta Inițială pentru desemnarea unui membru în Consiliul de Administrație al SOCIETĂŢII URBAN SERV SA BOTOSANI Preambul, Societatea Comerciala URBAN SERV SA, cu sediul in Botoșani, Strada 1 Decembrie nr 19, județul Botoșani, CUI RO 10863076, ORC J07/272/1998, tel: 0231517912, fax 0231531662, www.urbanserv.ro, Ținând cont de necesitatea elaborării procedurii de selecție pentru a propune un membru în Consiliul de Administrație al Societății URBAN SERV SA Botoșani, in concordanta cu prevederile OUG 109/2011 privind guvernanta corporativa a întreprinderilor publice, cu modificările și completările ulterioare și HG nr. 639/2023 pentru aprobarea normelor metodologice de aplicare a OUG 109/2011 privind guvernanța corporativă a întreprinderilor publice, Ținând cont ca procedura de selecție se efectuează cu scopul de a asigura transparenta si profesionalizarea consiliilor de administrație ale întreprinderilor publice potrivit standardelor de guvernanta corporativa așa cum au fost dezvoltate in Principiile de guvernanta corporativa ale Organizației pentru Cooperarea si Dezvoltarea Economica, Se emite Planul de selecție – componenta inițială, care reprezintă un document de lucru care se întocmește la începutul procesului de selecție și cuprinde, fără a se limita la acestea, aspectele-cheie ale procedurii de selecție, identificând data de început a procedurii de selecție, documentele ce trebuie depuse, cerințele cu privire la expertul independent, data finalizării planului de selecție în integralitatea sa și alte elemente care se pot cunoaște până la numirea administratorilor; Planul de selecție este întocmit in scopul recrutării si selecției unui administrator al Societății URBAN SERV SA Botoșani, pentru mandatul de 4 ani, cu respectarea prevederilor OUG 109/2011 privind guvernanta corporativa a întreprinderilor publice, cu modificările și completările ulterioare si HG 639/2023 de aprobare a Normelor Metodologice de aplicare. Principii, Întocmirea componentei inițiale a Planului de selecție se realizează pentru a putea fi determinate toate aspectele cheie ale procedurii de selecție in concordanta cu prevederile OUG 109/2011 privind guvernanta corporativa a întreprinderilor publice, cu modificările și completările ulterioare si HG 639/2023 de aprobare a Normelor Metodologice de aplicare si astfel încât procedura de recrutare și selecție sa se realizeze cu respectarea dreptului la libera competiție, echitate nediscriminare, transparenta, tratament egal si asumarea răspunderii. 1. PROCEDURA DE SELECŢIE - ETAPA DE PLANIFICARE. INIŢIEREA ŞI ORGANIZAREA PROCEDURII 1.1 Declanșarea procedurii de selecție. Data de începere a procedurii de selecție este considerata data de 09.09.2024 data aprobării HCL privind aprobarea Planului de selecție, componenta inițială. Potrivit art. 4^9 alin. 3 din OUG 109/2011 privind guvernanta corporativa a întreprinderilor publice, cu modificările și completările ulterioare, Comisia de selecție și nominalizare este numită prin hotărâre a Consiliului Local și desfășoară procedura de selecție a administratorilor, cu asigurarea conformității și transparenței acesteia. Prin HCL nr. 219/26.06.2024 s-a aprobat constituirea Comisiei de selecție și nominalizare în vederea derulării procedurii de selecție a membrilor din Consiliile de administrație ale societăților subordonate Consiliului Local al Municipiului Botoșani, în următoarea structură: președinte titular și membru titular reprezentanți din cadrul aparatului de specialitate al Primarului Municipiului Botoșani și expertul independent , selectat de Primăria Municipiului Botoșani prin procedură de achiziție publică. În cazul vacantării unui post de administrator, planul de selecție întocmit la data organizării procedurii de selecție a consiliului în funcție își păstrează aplicabilitatea în ceea ce privește scrisoarea de așteptări, profilul consiliului și profilul candidatului. Scrisoarea de așteptări privind Consiliul de administrație al S.C. URBAN SERV S.A. Botoșani a fost aprobată prin HCL nr. 562/28.11. 2022 iar Profilul și Matricea Consiliului de administrație și Profilul și Matricea candidatului pentru poziția de membru în Consiliul de administrație al S.C. URBAN SERV S.A. Botoșani au fost aprobate prin HCL nr. 256/31.05.2023. 1.2 Rolul Comisei de selecție și nominalizare in Procesul de recrutare si selecție a unui membru în Consiliul de Administrație al Societății Urban Serv SA Botoșani : a) desfășoară procedura de selecție a administratorilor, cu asigurarea conformității și transparenței acesteia; b) evaluează candidații, pregătește și comunică adunării generale a acționarilor și autorităților publice tutelare lista scurtă a candidaților și clasamentul acestora; c) notifică AMEPIP în cazul apariției oricăror abateri de la prevederile legale referitoare la derularea procedurii de selecție, în vederea aplicării de sancțiuni și dispunerii de măsuri de remediere. Comisia de selecție și nominalizare elaborează următoarele documente necesare bunei desfășurări a procedurii de selecție, fără a se limita doar la acestea, conform legii: 1. Elaborează componenta integrală a planului de selecție în termen de maximum 10 zile de la înființare, în vederea propunerii spre nominalizare pentru posturile de Administrator și o transmite APT și întreprinderii publice în vederea publicării pe paginile de internet și realizării consultării cu acționarii; 2. Elaborează profilul candidatului pentru pozițiile de membru în consiliul de administrație, pe baza cerințelor contextuale ale întreprinderii publice și scrisorii de așteptări; 3. Etapele procesului de selecție; 4. Calendarul procesului de selecție; 5. Anunțurile privind selecția; 6. Lista detaliată a documentelor necesare în vederea depunerii candidaturii; 7. Stabilește condițiile de eligibilitate pentru candidați în vederea participării la procedura de selecție; 8. Profilul consiliului de administrație; 9. Matricea consiliului de administrație; 10. Ulterior termenului – limită pentru depunerea dosarelor de candidat, Comisia de selecție și nominalizare desigilează și analizează conținutul dosarelor depuse de către candidați;  11. Decide respingerea dosarelor de candidatură incomplete și informează candidații respinși , în scris, despre această decizie în termen de maximum 5 zile lucrătoare de la data adoptării deciziei de respingere; 12. Desfășoară activitățile care stau la baza elaborării listei lungi și verifică informațiile din dosarele de candidatură; 13. Analizează informațiile din dosarele de candidatură rămase pe lista lungă și alocă punctajul conform grilei de evaluare pentru fiecare criteriu din cadrul profilului consiliului, pentru fiecare candidat; 14. Solicită candidaților, în scris, dacă este cazul, clarificări suplimentare, cu stabilirea termenului de răspuns; 15. Stabilește lista lungă de candidaturi, pe baza dosarelor de candidatură complete; 16. Informează, prin mijloace electronice, candidații selectați cu privire la includerea candidaturii acestora pe lista scurtă și la obligația de a depune la autoritatea publică tutelară declarația de intenție, planul de interviu și declarațiile necesare a fi completate de către candidați; 17. Analizează declarația de intenție și integrează rezultatele analizei în evaluarea candidatului; 18. Elaborează planul de interviu și organizează interviurile candidaților aflați pe lista scurtă, pe baza acestuia; 19. După încheierea interviurilor, realizează clasamentul candidaților aflați în lista scurtă și raportul final, care se transmite AMEPIP, în vederea emiterii avizului conform și ulterior, conducătorului autorității publice tutelare, în vederea mandatării reprezentanților statului în adunarea generală a acționarilor, pentru propunerea de membri în consiliu de administrație; 20. Notifică AMEPIP în cazul apariției oricăror abateri de la prevederile legale referitoare la derularea procedurii de selecție, în vederea aplicării de sancțiuni și/sau dispunerii de măsuri de remediere; 21. În situația nerespectării prevederilor legale cu privire la selecția candidatului, comisia sau, în caz de divergență între membrii comisiei, orice membru al comisiei de selecție și nominalizare notifică AMEPIP. 22. Informează AMEPIP cu privire la stadiul de desfășurare a procedurilor de selecție, conform calendarului acesteia, cu respectarea confidențialității cu privire la informațiile privind candidații, dosarele de candidatură, lista lungă sau alte informații cu caracter confidențial; 23. Orice alte activități în conformitate cu atribuții stabilite prin actul administrativ de înființare și cele prevăzute de OUG nr. 109/2011 privind guvernanța corporativă a întreprinderilor publice, cu modificările și completările ulterioare și a H.G. nr. 639/2023 pentru aprobarea normelor metodologice de aplicare a OUG nr. 109/2011 privind guvernanța corporativă a întreprinderilor publice. 1.3 Rolul Structurii de guvernantă corporativă din cadrul Autorității Publice Tutelare îndeplinește următoarele atribuții principale în procesul de recrutare și selecție a administratorilor, dar fără a se limita la acestea și în condițiile legii: - Întocmește scrisoarea de așteptări conform prevederilor legale. - Elaborează componenta inițială a planului de selecție în termen de 10 zile de la data declanșării procedurii de selecție și cuprinde aspectele cheie ale procedurii, calendarul, părțile responsabile și rolul acestora etc. - 1.4. Expertul independent in procesul de recrutare si selecție a administratorilor Potrivit art. 2 pct. 28 din OUG nr. 109/2011 privind guvernanța corporativă a întreprinderilor publice, cu modificările și completările ulterioare, expertul independent este persoana fizică sau juridică, specializată și autorizată în condițiile legii pentru a-și desfășura activitatea în domeniul resurselor umane, selectată de către AMEPIP pentru autoritățile publice tutelare de la nivel central sau de către autoritatea publică tutelară în cazul întreprinderilor publice de interes local, în conformitate cu dispozițiile Legii nr. 98/2016 privind achizițiile publice, cu modificările și completările ulterioare, care prezintă un portofoliu relevant de clienți pentru selecția administratorilor/directorilor de întreprinderi publice sau private, din care să rezulte că a prestat servicii de recrutare, care s-au concretizat cu ocuparea respectivelor poziții; a) prezentarea unui portofoliu de clienți din ultimii 3 ani pentru selecția administratorilor/directorilor de întreprinderi publice sau private, din care să rezulte că a prestat servicii de recrutare pentru minimum trei clienți, care s-au concretizat cu ocuparea respectivelor poziții; b) echipa de proiect să fie formată din cel puțin 2 experți cu experiență în recrutarea administratorilor/directorilor de întreprinderi publice sau private, și care s-au concretizat cu ocuparea respectivelor poziții sau cu finalizarea obligațiilor contractuale din partea prestatorului; Plata serviciilor prestate de expertul independent este suportata de către Primăria Municipiului Botoșani, conform contractului încheiat intre părți. 1.4.1 Rolul expertului independent in procesul de selecție al membrilor Consiliului de Administrație al Societății SC URBAN SERV SA Botoșani Expertul independent este membru în Comisia de selecție și nominalizare și îndeplinește toate atribuțiile prevăzute la pct. 1.2 din prezentul plan de selecție. 1.5 Părți responsabile in procedura de selecție: • Comisia de selecție și nominalizare Procedura de selecție a candidaților pentru funcția de membru in Consiliul de Administrație al Societății SC URBAN SERV SA Botoșani se realizează de către Comisia de selecție și nominalizare , constituită conform HCL nr. 219/26.06.2024 , având următoarea componenta: 1. Iulius Sebastian Gherase – Președinte titular , tel:0730330606 , e-mail: [email protected] 2. Daniela Elena Dumitraș – Membru titular , tel: tel: 0740303548, e-mail: [email protected] 3. SC FOX MANAGEMENT CONSULTANTS SRL – Expert independent - Radu Magdalena Cristina, tel: 0722246356 , e-mail: [email protected] Secretar - Anca Cristina Bălinișteanu – tel: 0740803581, e-mail: [email protected] Comisia de selecție și nominalizare – supleanți: 1. Cristina Oboroceanu – Președinte supleant, tel 0744219559 , e-mail: [email protected] 2. Gabriela Artimon – Membru supleant, tel 0746194064 , e-mail: [email protected] Secretar supleant–Claudia Anabela Cical, tel 0746248867 , e-mail: [email protected] • Expert independent contractat conform legii Conform normelor de aplicare ale O.U.G nr. 109/2011, Comitetul de nominalizare si remunerare este asistat in toate activitățile necesare procedurii de selecție de un expert independent contractat de către Consiliul de Administrație al Societății SC URBAN SERV SA Botoșani. 1.6 Metode de comunicare Comisia de selecție și nominalizare se întrunește la sediul Primăriei Municipiului Botoșani, sau prin intermediul unor mijloace de comunicare la distanță sau sisteme de videoconferințe/teleconferințe (descrise la art. 10 alin. (10) din prezentul Regulament), ori de câte ori este necesar, astfel încât procedura de selecție și nominalizare a membrilor consiliului de administrație să se finalizeze în termen de cel mult 150 de zile de la data aprobării actului administrativ al APT/hotărârii adunării generale a acționarilor de inițiere a procedurii. 3.Comunicarea în cadru acestui proces se face și în scris prin poșta electronica, la următoarele adrese: [email protected] , - tel: 0730330606 (Președintele CSN), [email protected], tel: 0740803581 (Secretarul CSN) [email protected], tel; 0746248867 (Secretar supleant CSN) si la adresa de e-mail și numărul de telefon, puse la dispoziție de expertul independent contractat sau prin depunere a documentelor la registratura Primăriei Municipiului Botoșani, Piața Revoluției 1, Botoșani 710236. Ședințele Comisiei de selecție se pot ține și prin intermediul unor mijloace de comunicare la distanță sau sisteme de videoconferințe/teleconferințe, cu condiția ca acestea să permită identificarea participanților și să permită participarea efectivă a membrilor la lucrările/dezbaterile la procesul decizional. Ședințele astfel organizate vor fi înregistrate și arhivate pe medii de stocare care să permită conservarea informațiilor, precum redarea acestora în orice moment, prin grija secretarului CSN pe toată perioada procedurii de selecție și ulterior, prin grija conducătorului APT. Dezbaterile se consemnează în procesul verbal al ședinței. Ședințele Comisie de selecție pot fi înregistrate atât audio cât și video și arhivate pe medii de stocare care să permită conservarea informațiilor, precum redarea acestora în orice moment, prin grija secretarului CSN pe toată perioada procedurii de selecție și ulterior, prin grija conducătorului APT. Procesul-verbal al ședinței se semnează de către președintele de ședință și de către toți membrii prezenți la ședință. Pe baza procesului-verbal, secretarul Comisiei redactează decizia Comisiei, care este semnată de președinte, au în lipsa acestuia, de președintele supleant și de secretar. 1.7 Elemente de confidențialitate Toate dosarele de candidatură ale aplicanților vor fi tratate în deplina confidențialitate atât de către prestator-Comisia de selecție și nominalizare cât și de către beneficiar-autoritatea publică tutelară. De asemenea, confidențialitatea datelor se referă si la a nu folosi în interes propriu aceste informații. Informațiile privind identitatea candidaților vor fi tratate cu cel mai înalt grad de confidențialitate iar accesul la aceste informații se limitează numai la acele persoane care sunt implicate în procesul decizional. Lista elementelor confidențiale:  Identitatea, datele personale si dosarele de candidatura ale aplicantilor;  Informații referitoare la viața privată, profesională s [...]