HCL 21/2023 Borșa adoptată

ROMÂNIA JUDEȚUL CLUJ CONSILIUL LOCAL BORSA HOTĂRÂREANR. 21 /14.02.2023 privind aprobarea Regulamentului privind protectia datelor cu caracter personal Consiliul Local al comunei Borşa, judeţul Cluj, întrunit în şedinţă ordinara Având în vedere proiectul de hotarare a Primarului Comunei Borşa, referatul de aprobare, raportul compartimentului de resort si avizul comisiei de specialitate. În baza prevederilor din: - Regulamentul U.E. 676/2016 privind protecţia persoanelor fizice în ceea ce priveşte prelucrarea datelor cu caracter personal și privind libera circulație a acestor date şi de abrogare a Directivei 95/46/CE (Regulamentul general privind protecţia datelor) - Legea 190/2018 privind măsuri de punere în aplicare a Regulamentului (UE) 2016/6709 al Parlamentului European şi al Consiliului din 27 aprilie 2016 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce priveşte prelucrarea datelor cu caracter personal şi privind libera circulaţie a acestor date şi de abrogare a Directivei 95/46/CE (Regulamentul general privind protecţia datelor) În temeiul prevederilor art.139, alin. 1, si art. 196, alin. 1, lit.a)din O.U.G. nr. 57/2019 privind Codul administrativ. HOTĂRĂȘTE: Art, 1 Se aproba Regulamentul privind protectia datelor cu caracter personal conform Anexei la prezenta hotarare Art. 2 Primarul comunei Borsa, prin aparatul de specialitate va duce la indeplinire prezenta hotarare Art, 3 Prezenta se va comunica primarului comunei Borşa , Instituţiei Prefectului Judetul Cluj si persoanelor interesate. Nr.conşilieri -9 Prezenţi -8 Voturi : - pentru -8 - împotrivă - - abţineri - PRESEDINTE DE SEDINTĂ Contrasemneaza pentru legalitate SORIN CHIOREAN SECRETAR GENERAL , fai € CAMELIA CHERECHES ZE (e VL | REGULAMENT PRIVIND PROTECŢIA DATELOR CU CARACTER PERSONAL Capitolul 1 -Dispoziţii generale 1. 1. Obiect şi obiective Prezentul regulament stabilește normele referitoare la protecţia persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal şi libera circulație a acestor date. Totodată asigură protecția drepturilor şi libenăţilor fundameritale ale persoanelor fizice şi în special a dreptului acestora la protecţia datelor cu caracter personal. Exercitarea drepturilor prevăzute în prezentul regulament nu poate fi restrânsă decât în cazurile expres şi limitativ prevăzute de lege. Libera circulaţie a datelor cu caracter personal în interiorul Uniunii Europene nu poate fi restricționată sau interzisă din motive legate de protecția persoanelor fizice în ceea ce priveşte prelucrarea datelor cu caracter personal. 1.2. Domeniu de aplicare Prezentul regulament se aplică tuturor angajaţilor Primăriei comunei Borșa, cu atribuţii de prelucrare a datelor cu caracter personal şi/sau după caz persoanelor împuternicite ale primarului comunei Borşa. Totodată se aplică prelucrării datelor cu caracter personal, efectuată total sau parțial prin mijloace automatizate, precum şi prelucrării prin alte mijloace decât cele automatizate a datelor cu caracter personal care fac parte dintr-un sistem de evidenţă a datelor sau care sunt destinate să facă parte dintr-un sistem de evidenţă a datelor. 1.3. Termeni şi definiţii "Date cu caracter personal”, acronim DCP, înseamnă orice informaţii privind o persoană fizică identificată sau identificabilă (“Persoana vizată”). O persoana fizică identificabilă este o persoană care poate fi identificată, direct sau indirect, în special prin referire la un element de identificare, cura ar fi un nume, un număr de identificare, date de localizare, un identificator online, sau la unul sau mai multe elemente specifice, proprii identităţii sale fizice, fiziologice, genetice, psihice, economice, culturale sau sociale. "Prelucrare" înseamnă orice operațiune sau set de operaţiuni efectuate asupra datelor cu caracter personal sau asupra seturilor de daie cu caracter personal, cu sau fără utilizarea de mijloace automatizate, cum ar fi: - colectarea - strângerea, adunarea ori primirea datelor cu caracter personal prin orice mijloace legale şi din orice sursă; - înregistrarea - consemnarea datelor cu caracter personal într-un sistem de evidență automat ori neautomat, care poate fi registru, fişier automat, baza de date sau orice formă de evidență organizată, structurată ori ad-hoc sau într-un text, înşiruire de date ori document, indiferent de modalitatea în care se înscriu datele; - organizarea - ordonarea, structurarea sau sistematizarea datelor cu caracter personal, conform unor criterii prestabilite, potrivit atribuţiilor legale ale operatorului, în scopul eficientizării/optimizării activităţilor de prelucrare a acestora; - stocarea - păstrarea pe orice fel de suport a datelor cu caracter personal culese, inclusiv prin efectuarea copiilor de siguranță; - adaptarea - transformarea datelor cu caracter personal colectate inițial, conform criteriilor prestabilite și scopurilor pentru care au fost colectate; - modificarea - actualizarea, completarea, schimbarea, corectarea ori refacerea datelor cu caracter personal, în scopul menţinerii caracteristicilor de exactitate, realitate, actualitate; - extragerea - scoaterea unei părți din categoria specifică de date cu caracter personal, în scopul utilizării acesteia, separat şi distinct de prelucrarea inițială; - consultarea - examinarea, vizualizarea, interogarea ori cercetarea datelor cu caracter personal, fără a fi limitate la acestea, în scopul efectuării unei operațiuni sau set de operaţiuni de prelucrare ulterioară; - utilizarea - folosirea datelor cu caracter personal, în tot sau în parte, de către şi în interiorul operatorului, împuterniciţilor operatorului ori destinatarului, după caz, inclusiv prin tipărire, copiere, multiplicare, scanare sau orice alte procedee similare; - dezvăluirea/divulgarea - a face disponibile date cu caracter personal către terţi prin comunicare, transmitere, diseminare sau punerea la dispoziţie în orice alt mod; - alăturarea - adăugarea, alipirea sau anexarea unor date cu caracter personal la cele deja existente, pe care nu le modifică; - combinarea/alinierea - îmbinarea, unirea sau asamblarea unor date cu caracter personal separate iniţial, într-o formă nouă, pe baza unor criterii prestabilite, pentru scopuri anume determinate; - blocarea - întreruperea prelucrării datelor cu caracter personal; - restricționarea - marcarea datelor cu caracter personal stocate cu scopul de a limita prelucrarea viitoare a acestora; - ștergerea - eliminarea sau înlăturarea, în tot sau în parte, a datelor cu caracter personal din evidențe sau înregistrări, prin împlinirea termenului de păstrare, la atingerea scopului pentru care au fost introduse, caducitatea, inexistența, inexactitatea; - transformarea - operațiunea efectuată asupra datelor cu caracter personal având ca scop anonimizarea ori utilizarea acestora în scopuri exclusiv statistice; - distrugerea - aducerea la stare de neîntrebuințare, în condițiile legii, definitivă şi irecuperabilă, prin mijloace mecanice sau termice, a suportului fizic pe care au fost prelucrate date cu caracter personal. “Creare de profiluri" înseamnă orice formă de prelucrare automată a datelor cu caracter personal care constă în utilizarea datelor cu caracter personal pentru a evalua anumite aspecte personale referitoare la o persoana fizică, în special pentru a analiza sau prevedea aspecte privind performanţa la locul de muncă, situaţia economică, sănătatea, preferinţele personale, interesele, fiabilitatea, comportamentul, locul în care se afla persoana fizică respectivă sau deplasările acesteia, "Pseudonimizare/date anonime" înseamnă prelucrarea datelor cu caracter personal într-un asemenea mod încât acestea să nu mai poată fi atribuite unei anume persoane vizate fără a se utiliza informaţii suplimentare, cu condiția ca aceste informații suplimentare să fie stocate separat și să facă obiectul unor măsuri tehnice și organizatorice care să asigure neatribuirea respectivelor date cu caracter personal unei persoane fizice idenţificate sau identificabile. "Sistem de evidenta a datelor" înseamnă orice set structurat de date cu caracter personal accesibile conform unor criterii specifice, fie ele centralizate, descentralizate sau repartizate după criterii funcţionale sau geografice. “Operator” înseamnă persoana fizică sau juridică, autoritatea publică, agenția sau alt organism care, singur sau împreună cu altele, stabilește scopurile şi mijloacele de prelucrare a datelor cu caracter personal; dacă scopul şi mijloacele de prelucrare a datelor cu caracter personal sunt determinate printr-un act normativ sau în baza unui act normativ, operator este persoană fizică sau juridică, de drept public ori de drept privat, care este desemnată ca operator prin acel act normativ sau în baza acelui act normativ. În sensul prezentului regulament au calitatea de Operator, Primăria comunei Borșa, cu toate entitățile funcţionale/structurile organizatorice direcţii, departamente, servicii, birouri, compartimente, comisii, comitete, etc, dacă stabilesc scopul și mijloacele de prelucrare a datelor cu caracter personal. "Persoana. împuternicită de operator/procesator” înseamnă persoana fizică sau juridică, autoritatea publică, agenţia sau alt organism care prelucrează datele cu caracter personal în numele operatorului. "Destinatar" înseamnă persoana fizică sau juridică, autoritatea publică, agenţia sau alt organism căreia (căruia) îi sunt divulgate datele cu caracter personal, indiferent dacă este sau nu o parte terță. Cu toate acestea, autorităţile publice cărora li se pot comunica date cu caracter personal în cadrul unei anumite anchete în conformitate cu dreptul Uniunii sau cu dreptul intern nu sunt considerate destinatari; prelucrarea acestor date de către autoritățile publice respective respectă normele aplicabile în materie de protecţie a datelor, în conformitate cu scopurile prelucrării. "Parte terță” înscamnă o persoană fizică sau juridică, autoritate publică, agenție sau organism altul decât persoana vizată, operatorul, persoana împuternicită de operator şi persoanele cate, sub directa autoritate a operatorului sau a persoanei împuternicite de operator, sunt autorizate să prelucreze date cu caracter personal. "Consimțământ“ al persoanei vizate înseamnă orice manifestare de voinţă liberă, specifică, informată şi lipsită de ambiguitate a persoanei vizate prin care aceasta acceptă, printr-o declarație sau printr-o acțiune fără echivoc, ca datele cu caracter personal care o privesc să fie prelucrate. “Încălcarea şecurităţii datelor cu caracter personal" înseamnă o încălcare a securității care duce, în mod accidental sau ilegal, la distrugerea, pierderea, modificarea, sau divulgarea neautorizată a datelor cu caracter personal transmise, stocate sau prelucrate într-un alt mod, sau la accesul neautorizat la acestea. "Date genetice“ înscamnă datele cu caracter personal referitoare la caracteristicile genetice moştenite sau dobândite ale unei persoane fizice, care oferă informaţii unice privind fiziologia sau sănătatea persoanei respective şi care rezulta în special în urma unei analize a unei mostre de material biologic recoltate de la persoana în cauză. "Date biometrice" înseamnă date cu caracter personal care rezultă în urma unor tehnici de prelucrare specifice referitoare la caracteristicile fizice, fiziologice sau comportamentale ale unei persoane fizice care permit sau confirmă identificarea unică a respectivei persoane, cum ar fi imaginile faciale sau datele dactiloscopice. "Date privind sănătatea" înseamnă date cu caracter personal legate de șănătatea fizică sau mentală a unci persoane fizice, inclusiv prestarea de servicii de asistenţă medicală, care dezvăluie informații despre starea de sănătate a acesteia. "Intreprindere" înseamnă o persoană fizică sau juridică ce desfăşoară o activitate economică, indiferent de forma juridică a acesteia, inclusiv parteneriate sau asociaţii care desfăşoară în mod regulat o activitate economică, "Grup de întreprinderi” înseamnă o întreprindere care exercită controlul şi întreprinderile controlate de aceasta. "Reguli corporatiste obligatorii" înseamnă politicile în materie de protecţie a datelor cu caracter personal care trebuie respectate de un operator sau de o persoană împuternicită de operator stabilită pe teritoriul unui stat membru, în ceea ce priveşte transferurile sau seturile de transferuri de date cu caracter personal către un operator sau o persoană împuternicită de operator în una sau mai multe ţări terţe în cadrul unui grup de întreprinderi sau al unui grup de întreprinderi implicate într-o activitate economică comună. " Autoritate de supraveghere/ ANSPDCP" înseamnă Autoritatea Naţională de Supraveghere a Datelor cu Caracter Personal. „Codul numeric personal (CNP)” înseamnă un nuinăr semnificativ care individualizează în mod unic o persoana fizică, constituind un instrument de verificare a stării civile a acesteia și de identificare în anumite sisteme informatice de către persoanele autorizate, „Date cu caracter personal cu funcţie de identificare de aplicabilitate generală (date cu caracter special)” înseamnă numere prin care se identifică o persoană fizică în anumite sisteme de evidență și care au aplicabilitate generală, cum ar fi: codul numeric personal, seria și numărul actului de identitate, numărul pașaportului, al permisului de conducere, numărul de asigurare sociala sau de sănătate. „Utilizator” înseamnă orice persoană care acționează sub autoritatea operatorului, a persoanei împuternicite sau a reprezentantului, cu drept recunoscut de acces la bazele de date cu caracter personal. Are calitatea de utilizator al datelor cu caracter personal, personalul Operatorului Primăria comunei Borşa sau al împuternicitului acestuia ale cărei atribuţii de serviciu presupun operațiuni de prelucrare a datelor cu caracter personal, „Responsabilul de protecția datelor”, cu acronim DPO , înseamnă persoana din cadrul Primăriei comunei Borşa cu sarcini/responsabilități specifice privind funcționarea corespunzătoare a sistemului de protecţie a datelor cu caracter personal, în conformitate cu prevederile RGPD precum şi elaborarea, implementarea şi monitorizarea respectării prevederilor prezentului Regulament sau firma specializată în fumizare de servicii de protecţie a datelor cu caracter personal cu care este încheiat un contract în acest sens. 1.4. Documente de referință Regulamentul UE nr. 679/2916 al Parlamentului European şi al Consiliului Uniunii Europene privind protecţia persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal şi libera circulaţie a acestor date (RGPD); OUG nr. 57/2019privind Codul administrativ Legea nr. 119/1996 privind actele de stare civilă cu completări şi modificări ulterioare; Ordonanţa de Urgenţă nr. 97/2005 privind evidenţa, domiciliul, reşedinţa şi actele de identitate ale cetăţenilor români, republicată; Hotărârea de Guvern nr. 1375/2006 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare unitară a dispoziţiilor legale privind evidenţa, domiciliul, reşedinţa şi actele de identitate ale cetăţenilor români, actualizată; Ordonanţa de Urgenţă nr. 28/2008, aprobată prin legea nr. 98/2009, privind Registrul Agricol, actualizată; Ordinul nr. 298/2017 al MADR privind completarea Registrului Agricol, actualizată; Legea nr. 227/2015 privind Codul fiscal, actualizată; Legea nr. 207/2015 privind Codul de procedură fiscală, actualizată; Legea nr. 393/2004 privind Statutul aleşilor locali, actualizată; Regulamente și proceduri interne. Capitolul 2 -Prineipii legate de prelucrarea datelor cu caracter personal Legalitate, echitate şi transparență - un principiu esenţial, strâns asociat cu drepturile fimdamentale ale omului. Datele cu caracter personal trebuie să fie prelucrate „în mod legal, echitabil și transparent faţă de persoana vizată”. Limitări legate de scop - datele personale trebuie să fie colectate în scopuri bine determinate, explicite şi legitime, iar prelucrările ulterioare nu trebuie să se abată de la aceste scopuri, Prelucrarea. ulterioară în scopuri de arhivare în interes public, în scopuri de cercetare ştiințifică/istorică ori în scopuri statistice nu se consideră incompatibilă de la scopurile iniţiale. Minimizarea/Reducerea la minimum a datelor - orice colectare de date personale trebuic foarte bine analizată înainte de obţinerea efectivă a datelor, care trebuie să fie cele mai adecvate, relevante şi strict limitate la ceea ce este absolut necesar pentru scopurile în care sunt prelucrate. Exactitatea informaţiilor - datele cu caracter personal trebuie să fie exacte şi în cazul în care este necesar, trebuie să fie actualizat, operatorii trebuie să ia toate măsurile pentru a se asigura că datele cu caracter personal care sunt inexacte, având în vedere scopurile pentru care sunt x și prelucrate, sunt şterse sau rectificate fără întârziere. Limitarea stocării - datele trebuic păstrate fix atât timp cât sunt necesare pentru prelucrarea asumată. Perioadele mai lungi de stocare sunt excepții asociate cu activităţi de prelucrare în scopuri de arhivare în interes public, în scopuri de cercetare ştiinţifică sau istorică ori în scopuri statistice, conform art. 89%, alin. din RGPD, sub rezerva punerii în aplicare a măsurilor tehnice și organizatorice adecvate prevăzute de RGPD în vederea garantării drepturilor și libertăţilor persoanei vizate. Integritate şi confidențialitate - prelucrarea datelor personale trebuie făcută în cele mai adecvate condiţii de siguranță, care să includă „protecţia împotriva prelucrării neautorizate sau ilegale şi împotriva pierderii, a distrugerii sau a deteriorării accidentale, prin luarea de măsuri tehnice sau organizatorice corespunzătoare”, Nerespectarea acestui principiu expune direci la breşe de securitate şi confidenţialitate și, implicit, la penalităţile extrem de severe prevăzute de RGPD. Responsabiitate - Operatorul este responsabil de respectarea principiilor RGPD și de a demonstra această respectare, RGPD impune nu numai respectarea principiilor RGPD - de exemplu, prin documentarea deciziilor luate cu privire la o activitate de procesare, ci şi să se demonstreze oricând această respectare (responsabilitate). În consecință: Orice prelucrare de date cu caracter personal trebuie să fie legală și echitabilă; Ar trebui şă fie transparent pentru persoanele fizice vizate că sunt colectate, utilizate, consultate sau prelucrate datele cu caracier personal care le privesc şi în ce măsură datele sunt sau vor fi prelucrate, Principiul transparenţei prevede că orice informaţii şi comunicări referitoare la prelucrarea respectivelor date cu caracter personal trebuie să fie uşor accesibile şi uşor de înţeles și că trebuie să se utilizeze un limbaj simplu și clar; acest principiu se referă în special la informarea persoanei vizate privind identitatea. operatorului şi scopurile prelucrării, precum şi la oferirea de informaţii suplimentare, pentru a asigura o prelucrare echitabilă şi transparentă în ceca ce priveşte persoanele fizice vizate şi dreptul acestora de a li se confirma şi comunica datele cu caracter personal care sunt prelucrate; Persoanele fizice trebuie informate cu privire la riscurile, normele, garanţiile şi drepturile în materie de prelucrare a datelor cu caracter personal şi cu privire la modul în care să își exercite drepturile în legătură cu prelucrarea; Scopurile specifice în care datele cu caracter personal sunt prelucrate trebuie să fie explicite și legitime şi să fie determinate la momentul colectării datelor respective; Datele cu caracter personal trebuie să fie adecvate, relevante şi limitate la ceea ce este necesar pentru scopurile în care sunt prelucrate. Aceasta necesită, în special, asigurarea faptului că perioada pentru care datele cu caracter personal sunt stocate este limitată strict la minimum; Datele cu caracter personal ar trebui prelucrate doar dacă scopul prelucrării nu poate fi îndeplinit în mod rezonabil pri [...]