HCL 21/2025 adoptată

REGULAMENTUL DE ORGANIZARE ŞI FUNCŢIONARE A SERVICIULUI PUBLIC COMUNITAR LOCAL DE EVIDENŢĂ A PERSOANELOR BALȘ 1  CAPITOLUL I DISPOZIȚII GENERALE Art.1 - Serviciul Public Comunitar Local de Evidenţă a Persoanelor Balș(S.P.C.L.E.P. Balș), funcționează în subordinea Consiliului Local al orașului Balș, în temeiul dispoziţiilor art. 1 alin. (1) din Ordonanţa Guvernului nr. 84/2001 privind înfiinţarea, organizarea şi funcţionarea serviciilor publice comunitare de evidenţa a persoanelor, cu modificările şi completările ulterioare, coroborate cu cele ale art.1 alin.(1) din Hotărârea Guvernului nr.2104/2004 pentru aprobarea Metodologiei privind criteriile de dimensionare a numărului de funcţii din aparatul serviciilor publice comunitare de evidenţă a persoanelor, constituirea patrimoniului şi managementul resurselor umane, fianciare şi materiale, cu modificările şi completările ulterioare. Art.2 - (1) Serviciul Public Comunitar Local de Evidenţă a Persoanelor Balș este constituit în conformitate cu prevederile art. 25 alin. (1) din Ordonanţa Guvernului nr. 84/2001. (2) Serviciul Public Comunitar Local de Evidenţă a Persoanelor Balș funcționează ca structură subordonată Consiliului local Balș, fără personalitate juridică, prin Hotărârea Consiliului Local al orașului Balș nr.5/27.01.2005. Art.3 - (1) Scopul serviciului public comunitar local de evidenţă a persoanelor este acela de a exercita competenţele ce îi sunt conferite prin lege pentru punerea în aplicare a prevederilor actelor normative care reglementează activitatea de evidenţă a persoanelor și stare civilă în sistem de ghişeu unic. (2) Activitatea serviciului public comunitar local de evidenţă a persoanelor se desfăşoară în interesul persoanei şi al comunităţii, în sprijinul instituţiilor statului, exclusiv pe baza şi în executarea legii. Art.4 - Activitatea Serviciul Public Comunitar Local de Evidenţă a Persoanelor Balș este coordonată şi controlată metodologic, în mod unitar, de Direcţia Generală pentru Evidenţa Persoanelor, denumită în continuare D.G.E.P., şi de Direcţia Judeţeană de Evidenţă a Persoanelor Olt, denumită în continuare D.J.E.P. Olt. Art.5 - (1) Serviciul public comunitar local de evidenţă a persoanelor asigură întocmirea, păstrarea, evidenţa şi eliberarea actelor de stare civilă, a cărţilor de identitate, a cărţilor de identitate simple, a cărţilor electronice de identitate. (2) În vederea îndeplinirii prerogativelor cu care este investit, Serviciul Public Comunitar Local de Evidenţă a Persoanelor Balș colaborează cu celelalte structuri ale primăriei, ale Ministerului Afacerilor Interne şi cooperează cu autorităţile publice, precum şi cu persoane fizice şi persoane juridice, pe probleme de interes comun, potrivit prevederilor actelor normative în vigoare. CAPITOLUL II ORGANIZAREA SERVICIULUI PUBLIC COMUNITAR LOCAL DE EVIDENŢĂ A PERSOANELOR Art.6 - (1) Structura organizatorică, statul de funcţii şi regulamentul de organizare şi funcţionare ale Serviciul Public Comunitar Local de Evidenţă a Persoanelor Balș se stabilesc prin Hotărârea Consiliului Local al orașului Balș, cu avizul prealabil al D.G.E.P. (2) Organigrama Serviciului Public Comunitar Local de Evidenţă a Persoanelor Balș este prevăzută în Anexa nr. 1 la Hotărârea Consiliului Local Balș. (3) Statul de funcţii al Serviciului Public Comunitar Local de Evidenţă a Persoanelor Balș este prevăzut în Anexa nr.2 la Hotărârea Consiliului Local Balș. (4) Regulamentul de Organizare şi Funcţionare ale Serviciului Public Comunitar Local de Evidenţă a Persoanelor Balș este prevăzut în Anexa nr. 3 la Hotărârea Consiliului Local al orașului Balș;  Structura organizatorică este astfel:  Compartiment Evidența Persoanelor;  Compartiment Stare civilă;  Compartiment Carte Electronică de Identitate  Compartiment administrativ-tehnic. Art.7 - Serviciul public comunitar local de evidenţă a persoanelor are atribuţii pe linie de: a) - evidenţă a persoanelor şi eliberare a actelor de identitate (R.N.E.P.) b) - stare civilă (S.I.I.E.A.S.C.) c) – carte electronică de identitate d) - administrativ-tehnic. 2 Art.8 - (1) S.P.C.L.E.P. Balș exercită atribuţiile ce-i sunt conferite de lege pentru soluţionarea cererilor cetăţenilor care au domiciliul sau reşedinţa pe raza de competenţă. (2) În vederea atingerii obiectivelor stabilite, activitatea serviciului are la bază relaţii de autoritate (ierarhice, funcţionale), de cooperare, de coordonare şi de control, potrivit atribuţiilor stabilite pentru fiecare structură componentă în parte. (3) Relaţiile de autoritate ierarhice se stabilesc între conducerea serviciului public comunitar local de evidenţă a persoanelor şi structurile subordonate acestuia în scopul menţinerii, păstrării şi perfecţionării stării de funcţionalitate a serviciului. Acelaşi tip de relaţii se stabilesc între şef şi personalul subordonat acestuia. Art.9 - (1) Serviciul Public Comunitar Local de Evidenţă a Persoanelor Balș este organizat la nivel de serviciu. (2) La nivelul S.P.C.L.E.P. Balș, activitatea de control şi coordonare este atributul conducerii şi se realizează prin intermediul şefului de serviciu. De asemenea, în activitatea de control, pe linii specifice de muncă, persoana desemnată să coordoneze activitatea serviciului poate angrena și alt personal specializat din cadrul structurilor proprii. (3) În cadrul compartimentelor sunt stabilite relaţii de autoritate funcţionale între personalul cu funcţia cea mai mare şi restul personalului acestor structuri, în vederea îndrumării şi îmbinării în mod unitar a activităţii acestora, a echilibrării sarcinilor şi a armonizării eforturilor necesare pentru asigurarea unităţii de acţiune în vederea îndeplinirii obiectivelor propuse. Art.10 - (1) S.P.C.L.E.P. Balș primeşte şi soluţionează cererile cetăţenilor pe probleme specifice de evidenţă a persoanelor din orașul Balș în care funcţionează serviciul. (2) Serviciul Public Comunitar Local de Evidenţă a Persoanelor Balș primeşte şi soluţionează cererile cetăţenilor pe probleme specifice de evidenţă a persoanelor orașul Balș și din comunele arondate acestui serviciu respectiv: Baldovinești, Bârza, Bobicești, Călui, Dobrețu, Găvănești, Iancu Jianu, Morunglav, Oboga,Pârșcoveni, Șopârlița, Voineasa, Vulpeni, la care nu s-au constituit încă servicii publice comunitare locale. (3) Modificarea arondării actuale a serviciului public comunitar local de evidenţă a persoanelor se stabileşte prin hotărâre a Consiliului Judeţean Olt, la propunerea Direcţiei Judeţene de Evidenţă a Persoanelor Olt, cu avizul prealabil al Direcţiei Generale pentru Evidenţa Persoanelor. Art.11 – (1) Conducerea Serviciul Public Comunitar Local de Evidenţă a Persoanelor Balș este asigurată de șeful serviciului, care este funcționar public. (2) Șeful S.P.C.L.E.P. Balș este numit sau eliberat din funcţie prin hotărâre a consiliului local, în condiţiile legii, cu avizul prealabil al Direcţiei Generală pentru Evidenţa Persoanelor în conformitate cu prevederile art. 9 alin. (2) din Metodologia privind criteriile de dimensionare a numărului de funcţii din aparatul serviciilor publice comunitare de evidenţă a persoanelor, constituirea patrimoniului şi managementul resurselor umane, financiare şi materiale, aprobată prin Hotărârea Guvernului nr. 2104/2004, cu modificările şi completările ulterioare. Art.12 - (1) Şeful serviciului reprezintă S.P.C.L.E.P. Balș în relaţiile cu şefii celorlalte structuri din cadrul primăriei, cu şefii (comandanţii) unităţilor din Ministerul Administraţiei şi Internelor, cu instituţiile şi organismele din afara sistemului Ministerului Administraţiei şi Internelor, potrivit competenţelor legale. (2) În aplicarea ordinelor şi instrucţiunilor de nivel superior, şeful S.P.C.L.E.P. Balș propune primarului orașului Balș emiterea de dispoziţii obligatorii pentru tot personalul din subordine, în conformitate cu prevederile legale. (3) În condiţiile legii şi reglementărilor specifice, şeful S.P.C.L.E.P. Balș poate delega unele atribuţii din competenţa sa altor persoane din subordine. Art.13 - (1) Şeful serviciului răspunde în faţa consiliului local de întreaga activitate pe care o desfăşoară, potrivit prevederilor fişei postului. (2) Personalul S.P.C.L.E.P. Balș este compus din: funcționari publici și personal contractual. (3) Personalul serviciului public comunitar local de evidenţă a persoanelor răspunde de întreaga activitate pe care o desfăşoară, în faţa şefului serviciului. CAPITOLUL III ATRIBUŢIILE SERVICIULUI PUBLIC COMUNITAR LOCAL DE EVIDENŢĂ A PERSOANELOR Art.14 - Serviciul public comunitar local de evidenţă a persoanelor are următoarele atribuţii principale: 3 a) ofițerii de stare civilă desfășoară activități specifice în S.I.I.E.A.S.C., conform competenței, în conformitate cu H.G. nr.255/2024 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare unitară a dispoziţiilor în materie de stare civilă; b) introduc, actualizează, exploatează şi valorifică datele din S.I.I.E.A.S.C.; c) înregistrează actele şi faptele de stare civilă, precum şi menţiunile şi modificările intervenite în statutul civil, în domiciliul şi reşedinţa persoanei, în condiţiile legii; d) întocmeşte, ţine evidenţa şi eliberează certificatele/extrasele multilingve de stare civilă; e) întocmeşte şi păstrează registrele de stare civilă, în condiţiile legii; f) întocmeşte, completează, rectifică sau reconstituie actele de stare civilă şi orice menţiuni efectuate pe actele de stare civilă, în condiţiile legii; g) constată desfacerea căsătoriei, prin divorţ pe cale administrativă, dacă soţii sunt de acord cu divorţul şi nu au copii minori, născuţi din căsătorie sau adoptaţi; h) întocmește actul de naștere după împlinirea termenului de 30 de zile, la cererea scrisă a declarantului, cu aprobarea primarului și cu avizul prealabil al D.J.E.P. Olt; i) întocmește documentele necesare pentru înregistrarea tardivă a nașterii copilului a cărui mamă are identitatea declarată ori a înregistrării mamei în R.P.I.D; j) utilizează şi valorifică Registrul Naţional de Evidenţă a Persoanelor (R.N.E.P.); k) furnizează informații statistice către Sistemul Informațional Național Statistic (S.I.N.S); l) verifică și utilizează Registrul Electronic Național pentru Fișele de Evidență Centrală a Persoanelor (R.E.N-F.E.C); m) întocmește documentele necesare în vederea colectări, actualizări, consultări și ștergeri datelor în/din Registrul Persoanelor cu Identitate Declarată (R.P.I.D); n) exploatează fișele de evidență manuală (F.L.) aflate în păstrare; o) furnizează, în condiţiile legii, datele de identificare şi de adresă ale persoanei către autorităţile şi instituţiile publice centrale, judeţene şi locale, agenţii economici şi către cetăţeni; p) primeşte, în sistem de ghişeu unic, cererile şi documentele necesare în vederea eliberării cărţilor de identitate, cărților de identitate provizorii, pe care le înaintează către B.J.A.B.D.E.P. Olt spre a fi produse. q) primeşte de la structurile competente cărţile de identitate, pe care le eliberează solicitanţilor; r) asigură protecția datelor și informațiilor gestionate și dispune măsuri de prevenire a scurgerilor de informații; s) ţin registrele de evidenţă pentru fiecare categorie de documente eliberate; t) constată contravenţiile şi aplică sancţiuni, în condiţiile legii; u) îndeplineşte şi alte atribuţii specifice activităţii de evidenţă a persoanelor, reglementate prin acte normative. Secţiunea I ATRIBUŢIIPE LINIE DE EVIDENȚA PERSOANELOR Art.15 - În domeniul evidenţei persoanelor şi eliberării actelor de identitate, Serviciul Public Comunitar Local de Evidenţă a Persoanelor Balș are următoarele atribuţii principale: a) primeşte, analizează şi soluţionează cererile pentru eliberarea actelor de identitate, stabilirea domiciliului, înscrierea în actul de identitate a menţiunii privind stabilirea reşedinţei şi înmânează solicitanţilor documentele în cauză; b) actualizează Registrul Naţional de Evidenţă a Persoanelor, cu datele de identificare şi adresele cetăţenilor care au domiciliul sau reşedinţa în raza de competenţă teritorială a serviciului; c) primeşte şi soluţionează cererile de eliberare a actelor de identitate pentru persoanele care îşi schimbă domiciliul din străinătate în România; d) primeşte şi soluţionează cererile pentru eliberarea actelor de identitate ale persoanelor internate în unităţi sanitare şi de protecţie socială, precum şi ale celor aflate în locurile de reţinere şi de arest preventiv din cadrul unităţilor de poliţie sau în penitenciar, din raza de competenţă teritorială a serviciului şi înmânează documentele solicitate; e) înregistrează toate cererile, în registrele corespunzătoare fiecărei categorii de lucrări, în conformitate cu prevederile metodologiei de lucru; f) răspunde de corectitudinea datelor preluate din documentele primare şi înscrise în formularele necesare eliberării actelor de identitate; g) desfăşoară activităţi de primire, examinare şi rezolvare a petiţiilor cetăţenilor; 4 h) furnizează, în condiţiile legii, datele de identificare şi de adresă ale persoanei către autorităţile şi instituţiile publice centrale, judeţene şi locale, agenţii economici şi către cetăţeni; i) efectuează verificări în Registrul Naţional de Evidenţă a Persoanelor cu privire la schimbarea numelui pe cale administrativă, în condiţiile în care lucrătorul de stare civilă nu are posibilitatea de a le efectua; j) identifică – pe baza menţiunilor operative – elementele urmărite, cele cu interdicţia prezenţei în anumite localităţi etc. şi anunţă unităţile de poliţie în vederea luării măsurilor legale ce se impun; k) colaborează cu unităţile de poliţie, participând la acţiunile şi controalele organizate de acestea la locurile de cazare în comun, hoteluri, moteluri, campinguri şi alte unităţi de cazare turistică, în vederea identificării persoanelor nepuse în legalitate pe linie de evidenţă a persoanelor, precum şi a celor urmărite în temeiul legii, precum şi cu poliţia locală potrivit atribuţiilor ce le revin pe linie de evidenţă a persoanelor; l) asigură colaborarea şi schimbul permanent de informaţii cu unităţile operative ale M.A.I., în scopul realizării operative şi de calitate a sarcinilor comune ce le revin, în temeiul legii; m)soluţionează cererile formaţiunilor operative din M.A.I., S.R.I., S.P.P., Justiţie, Parchet, M.Ap.N., privind verificarea şi identificarea punctuală a persoanelor fizice; n) acordă sprijin în vederea identificării operative a persoanelor internate în unităţi sanitare şi de protecţie socială, ce nu posedă asupra lor acte de identitate; o) formulează propuneri pentru îmbunătăţirea muncii, modificarea metodologiilor de lucru etc.; p) întocmeşte situaţiile statistice, sintezele ce conţin activităţile desfăşurate lunar, trimestrial şi anual în cadrul serviciului; q) asigură gestiunea cărţilor de identitate provizorii şi întocmeşte procesele-verbale de scădere din gestiune; r) răspunde de activităţile de selecţionare, creare, folosire şi păstrare a arhivei specifice; s) organizează, asigură conservarea şi utilizează, în procesul muncii, evidenţele locale manuale; t) asigură protecţia datelor cu caracter personal, precum şi securitatea documentelor serviciului, în conformitate cu dispoziţiile legale; u) sesizează dispariţia, în alb, a tipizatelor înseriate pe linie de evidenţă a persoanelor şi raportează dispariţia acestora pe cale ierarhică; v) răspunde de aplicarea întocmai a dispoziţiilor legale, a ordinelor şi instrucţiunilor care reglementează activitatea pe linia regimului de evidenţă a persoanelor; w) înmânează actele de identitate titularilor care au solicitat eliberarea acestora; x) constată contravenţiile şi aplică sancţiuni, în condiţiile legii; y) deserveşte prin staţia mobilă comunele limitrofe arondate S.P.C.L.E.P. Balș; z) îndeplineşte şi alte atribuţii specifice activităţii de evidenţă a persoanelor, reglementate prin acte normative. Secţiunea II ATRIBUȚII COMPARTIMENT CARTE ELECTRONICĂ DE IDENTITATE(C.E.I.) Art. 16 Activități desfășurate în vederea eliberării cărţii electronice de identitate: a) de la data asigurării infrastructurii tehnice necesare, personalul, completează în sistem informatic cererea de emitere a cărţii electronice de identitate, ce conţine datele de identificare din R.N.E.P., completate, după caz, cu cele noi, şi o prezintă solicitantului pentru verificarea datelor înscrise şi semnarea acesteia; b) preia imaginea facială, semnătura olografă şi imaginea impresiunilor papilare a două degete; c) scanează copiile documentelor prezentate, în vederea constituirii mapei electronice; d) solicită şefului serviciului sau persoanei desemnate avizarea cererii înainte de actualizarea datelor în R.N.E.P.; e) efectuează, în R.N.E.P., modificările, corecţiile şi actualizările care se impun, potrivit datelor din documentele prezentate; f) verifică persoana în R.N.E.P. şi în R.N.E.P.S. pentru a se asigura că nu are eventuale alerte şi/sau cerere de stabilire a domiciliului în străinătate; g) aplică procedura de activare a suportului de stocare electronică; h) primeşte cărţile electronice de identitate produse, în condiţiile prevăzute la art.47 alin.(3) din Hotărârea de Guvern nr.295/2021 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare unitară a dispoziţiilor Ordonanţei de Urgenţă a Guvernului nr.97/2005 privind evidenţa, domiciliul, reşedinţa şi actele de identitate ale cetăţenilor români, precum şi pentru stabilirea formei şi conţinutului actelor de identitate, ale dovezii de reşedinţă şi ale cărţii de imobil; 5 i) verifică datele personalizate pe cartea electronică de identitate, şi o înmânează titularului sau, după caz, reprezentantului legal, persoanei împuternicite sau desemnate de solicitant ori poliţistului, care semnează de primire pe cererea pentru eliberarea actului de identitate; j) în cazul în care semnarea cererii de către solicitant nu este posibilă, se face menţiune despre aceasta pe cerere de către lucrător; k) efectuează, în R.N.E.P., menţiunea privind data înmânării actului de identitate; l) se constituie mapa electronică, cu documentele prezentate în susţinerea cererii de eliberare a actului de identitate care trebuie să fie scanate lizibile. Secţiunea III ATRIBUȚII COMPARTIMENT STARE CIVILĂ Art.17 - Pe linie de stare civilă, serviciul public comunitar local de evidenţă a persoanelor are următoarele atribuţii principale, conform cu Hotărârii de Guvern nr.255/2024, pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare unitară a dispoziţiilor în materie de stare civilă și a legislației specifice în vigoare: a) ofițerii de stare civilă desfășoară activități specifice în S.I.I.E.A.S.C., conform competenței, în conformitate cu H.G. nr.255/2024; b) introducerea, actualizarea, exploatarea şi valorificarea datelor din S.I.I.E.A.S.C. ; c) întocmesc, la cerere sau din oficiu, potrivit legii, acte de naștere, de căsătorie și de deces, în dublu exemplar, și eliberează persoanelor fizice îndreptățite potrivit dispozițiilor art.10 alin.(1) din Legea nr.119/1996, republicată, cu modificările și completările ulterioare, la solicitarea acestora, certificate de stare civilă doveditoare și extrase multilingve privind actele și faptele de stare civilă înregistrate; d) p [...]