HCL 73/2019 Bacău adoptată

«J LOIALI C o Jrudtetut Gacău al al Ollun referat Bacău HOTĂRÂREA NR. 73_din 28.02.2019 privind aprobarea Regulamentului de Organizare și Funcţionare al Direcţiei Publice de Evidenţă a Persoanelor a Municipiului Bacău şi abrogarea HCL nr. 54/ 2015 Consiliul Local al Municipiului Bacău întrunit în şedinţă ordinară la data de 28.02.2019, potrivit art. 39(1) din Legea nr. 215/2001 a administraţiei publice locale republicată, cu modificările şi completările ulterioare, Având în vedere : - Adresa Direcţiei Judeţene de Evidenţă a Persoanelor Bacău nr. 8378/ 14.11.2013, înregistrată la Direcţia Publică de Evidenţă a Persoanelor a Municipiului Bacău cu nr. 228622/ 14.11.2018 prin care ni se aduce la cunoştinţă faptul că la SPCLEP Tamaşi a fost arondată comuna Buhoci; - Referatul Directorului executiv al Direcţiei Publice de Evidenţă a Persoanelor a Municipiului Bacău privind aprobarea proiectului de hotărâre nr. 228622/ 17.01.2019; - Expunerea de motive a Primarului Municipiului Bacău, înregistrată cu nr. 610/ 17.01.2019; - Raportul compartimentului de specialitate, înregistrat cu nr. 611/ 17.01.2019; - Rapoartele comisiilor de specialitate din cadrul Consiliului local al Municipiului Bacău, întocmite în vederea avizării proiectului de hotărâre: nr. 309/28.02.2019 al Comisiei de specialitate nr.1, nr. 310/28.02.2019 al Comisiei de specialitate nr.2, nr. 311/28.02.2019 al Comisiei de specialitate nr.3, nr. 312/28.02.2019 al Comisiei de specialitate nr.4 şi nr.313 /28.02.2019 al Comisiei de specialitate nr. 5; - Prevederile art. 25 (3) din OG nr. 84/ 2001 privind înfiinţarea, organizarea şi funcţionarea serviciilor publice comunitare de evidență a persoanelor, modificată și completată; - Prevederile HCL nr. 54/ 2015 privind aprobarea Regulamentului de organizare si functionare al Directiei Publice de Evidenta a Persoanelor a Municipiului Bacau; - Prevederile art. 47 (1), ale art. 48 (2), ale art. 61 (2), ale art. 115 (1) lit. „b” si ale art. 117 lit. „a” din Legea nr. 215/ 2001 privind administraţia publică locală republicată, ulterior modificată şi completată; - Prevederile art. 34 (1) lit. „„i” din Anexa nr. | la Ordonanța Guvernului nr. 35/ 2002 pentru aprobarea Regulamentului-cadru de organizare si functionare a consiliilor locale, cu modificările și completările ulterioare; În temeiul art. 36 alin. (2) lit. „a”, ale alin. (3) lit. „b” și art. 45(1) din Legea 215/2001 privind administraţia publică locală, republicată, modificată şi completată, HOTĂRĂȘTE: Art. 1. Se aprobă Regulamentul de Organizare şi Funcţionare al Direcţiei Publice de Evidenţă a Persoanelor a Municipiului Bacău, conform Anexei, parte integrantă din prezenta hotărâre. Art. 2. La data intrării în vigoare a prezentei hotărâri se abrogă prevederile HCL nr. 54/2015 privind aprobarea Regulamentului de organizare si functionare al Directiei Publice de Evidenta a Persoanelor a Municipiului Bacau. Art. 3. Prezenta hotărâre se comunică Direcţiei Publice de Evidenţă a Persoanelor a Municipiului Bacău. ART. 4. Prin grija Secretarului Municipiului Bacău prezenta hotărâre se comunică în termen legal Instituţiei Prefectului — Judeţul Bacău pentru verificarea legalităţii. CONTRASEMNEAZĂ J SECRETARUL MUNICIPIULUI BACAU NICOLAE-OVIDIU POPOVICI N.O.P.1.D/M.N./EX.1/DS.I-A-2 ROMÂNIA | JUDEȚUL BACĂU Ş CONSILIUL LOCAL BACĂU LA HOTĂRÂREA NR. 73 DIN 28.02.2019 REGULAMENTUL de organizare şi funcţionare a Direcţiei Publice de Evidenţă a Persoanelor a Municipiului Bacău 1. DISPOZIŢII GENERALE ART.1. (1) — Direcţia Publică de Evidenţă a Persoanelor a Municipiului Bacău se organizează în subordinea Consiliului Local al Municipiului Bacău, în temeiul art. 1, alin. 1 din Ordonanța Guvernului nr. 84/2001 privind înfiinţarea, organizarea şi funcţionarea serviciilor publice comunitare de evidenţă a persoanelor, aprobată cu modificări şi completări prin Legea nr. 372/2002, cu modificările şi completările ulterioare. ART. 2 - Direcţia Publică de Evidenţă a Persoanelor a Municipiului Bacău se constituie fără personalitate juridică, prin hotărâre a consiliului local. ART.3.(1) - Scopul Direcţiei Publice de Evidenţă a Persoanelor a Municipiului Bacău este acela de a îndeplini competențele care îi sunt date prin lege în vederea aplicării prevederilor din actele normative care reglementează activitatea de evidenţă a persoanelor şi stare civilă. (2) - Activitatea Direcţiei Publice de Evidenţă a Persoanelor a Municipiului Bacău se desfăşoară în interesul persoanei şi al comunităţii, în sprijinul instituţiilor statului, exclusiv pe baza şi în executarea legii. ART.4 — Activitatea Direcţiei Publice de Evidenţă a Persoanelor a Municipiului Bacău este coordonată şi controlată metodologic, în mod unitar, de Direcţia pentru Evidenţa Persoanelor şi Administrarea Bazelor de Date şi de D.J.E.P. Bacău. ART.5.- (1) Direcţia Publică de Evidenţă a Persoanelor a Municipiului Bacău asigură întocmirea, păstrarea, evidenţa şi eliberarea actelor de stare civilă, a cărţilor de identitate, a cărţilor electronice de identitate şi a cărţilor de alegător. (2) În vederea îndeplinirii prerogativelor cu care este investită, Direcţia Publică de Eyidenţă a Persoanelor a Municipiului Bacău colaborează cu celelalte structuri ale primăriei şi consiliului local, ale Ministerului Afacerilor Interne şi cooperează cu autorităţile publice, precum şi cu persoane fizice şi persoane juridice, pe probleme de interes comun, potrivit prevederilor actelor normative în vigoare. IL. ORGANIZAREA DIRECŢIEI Art. 6 - (1) Organigrama, statul de funcţii şi regulamentul de organizare şi funcţionare ale Direcţiei Publice de Evidenţă a Persoanelor a Municipiului Bacău se aprobă prin hotărâre a Consiliului Local al Municipiului Bacău, cu avizul prelabil al D.E.P.A.D. şi al Agenţiei Naţionale a Funcţionarilor Publici. (2) — Direcţia Publică de Evidenţă a Persoanelor a Municipiului Bacău are în componenţă servicii, birouri şi compartimente, având ca principale atribuţii: a) - evidenţa persoanelor şi eliberarea actelor de identitate; b) - stare civilă și procedura divorțului pe cale administrativă; c) - informatică; d) - analiză - sinteză, secretariat-arhivă şi relaţii publice, ART.7.(1) - Direcţia Publică de Evidenţă a Persoanelor a Municipiului Bacău execută atribuţiile ce-i sunt conferite de actele normative în materie, pentru soluționarea cererilor cetăţenilor care au domiciliu sau reşedinţa pe raza Municipiului Bacău şi a comunelor arondate. (2) — În activitatea sa, Direcţia Publică de BEvidenţă a Persoanelor a Municipiului Bacău, are la bază relaţii de autoritate (ierarhice şi funcţionale) de cooperare, de coordonare şi de de control, potrivit atribuţiilor stabilite pentru fiecare structură componentă în parte. ART.8.(1) — Relaţiile de autoritate ierarhice se stabilesc între conducerea Direcţiei Publice de Evidenţă a Persoanelor a Municipiului Bacău şi structurile subordonate acesteia, în scopul menţinerii, păstrării şi perfecţionării stării de funcţionare a direcţiei. Același tip de relaţii se stabilesc între şefi şi personalul subordonat acestora. (2) — Direcţia Publică de Evidenţă a Persoanelor a Municipiului Bacău are în structura sa servicii, birouri şi compartimente. În cadrul compartimentelor unde nu sunt funcţii de conducere se stabilesc relaţii de autoritate funcţionale între personalul cu funcţia cea mai mare şi restul personalului acestor structuri, în vederea îndrumării şi îmbinării în mod unitar, în conformitate cu scopurile şi obiectivele propuse, a activităţii acestora şi a echilibrului sarcinilor. ART.9. — La nivelul Direcţiei Publice de Evidenţă a Persoanelor a Municipiului Bacău, activitatea de control şi coordonare este atributul conducerii şi se realizează direct, ori prin intermediul şefilor structurilor funcţionale (serviciu, birou, compartiment). De asemenea, în activitatea de control, pe linii specifice de muncă, conducerea Direcţiei Publice de Evidenţă a Persoanelor a Municipiului Bacău poate angrena şi alt personal din cadrul structurii proprii. ART.10. (1) — Direcţia Publică de Evidenţă a Persoanelor a Municipiului Bacău primeşte şi soluţionează cererile pe probleme specifice de evidenţă a persoanelor, ale cetăţenilor din Municipiului Bacău şi din cele 16 comune arondate direcţiei, respectiv: . Bereşti — Bistriţa . Faraoani . Filipeşti „ Gioseni . Hemeiuş . Horgeşti „teşti „Letea Veche OA NUpBWND— 9. Luizi Călugăra 10. Măgura 11. Mărgineni 12. Nicolae Bălcescu 13. Parincea 14. Sărata 15. Săuceşti 16. Ungureni (2) Modificarea arondării actuale a direcţiei se stabileşte prin hotărâre a consiliului judeţean, la propunerea D.J.E.P. Bacău, cu avizul prealabil al Direcţiei pentru Evidenţa Persoanelor şi Administrarea Bazelor de Date. III. CONDUCEREA DIRECȚIEI ART.11.(1)- Conducerea Direcţiei Publice de Evidenţă a Persoanelor a Municipiului Bacău este asigurată de Directorul Executiv. (2) — Directorul Executiv al Direcţiei Publice de Evidenţă a Persoanelor a Municipiului Bacău se numeşte şi se eliberează din funcţie prin hotărâre a Consiliului Local al Municipiului Bacău, cu avizul Directiei pentru Evidenţa Persoanelor si Administrarea Bazelor de Date, în conformitate cu dispoziţiile alin.2 art.9 din Hotărârea Guvernului nr.2104/2004. ART.12.(1) — Directorul executiv reprezintă Direcţia Publică de Evidenţă a Persoanelor a Municipiului Bacău, în relaţiile cu şefii celorlalte structuri din cadrul Consiliului Local şi Primăriei Municipiului Bacău, cu comandanții (şefii) unităților din Ministerul Afacerilor Interne, cu instituţiile şi organismele din afara Ministerului Afacerilor Interne, potrivit competenţelor legale. (2) — În aplicarea ordinelor şi instrucţiunilor de nivel superior, Directorul Executiv al Direcţiei Publice de Evidenţă a Persoanelor a Municipiului Bacău emite decizii obligatorii pentru tot personalul din subordine, în conformitate cu prevederile legale. (3) — În condiţiile dispoziţiilor legale în vigoare, Directorul Executiv al Direcţiei Publice de Evidenţă a Persoanelor poate delega unele atribuţii din competenţa sa altor persoane din subordine. ART.13.(1) — Directorul Executiv al Direcţiei Publice de Evidenţă a Persoanelor a Municipiului Bacău răspunde în faţa Consiliului Local al Municipiului Bacău de întreaga activitate pe care o desfăşoară, potrivit fişei postului. (2) — Personalul Direcţiei Publice de Evidenţă a Persoanelor a Municipiului Bacău răspunde de întreaga activitate pe care o desfăşoară, în faţa Directorului Executiv . IV. ATRIBUŢIILE DIRECŢIEI PUBLICE DE EVIDENŢĂ A PERSOANELOR A MUNICIPIULUI BACĂU ART.14. Direcţia Publică de Evidenţă a Persoanelor a Municipiului Bacău are următoarele atribuţii principale: a) întocmeşte, ţine evidenţa şi eliberează certificatele de stare civilă; b) înregistrează actele şi faptele de stare civilă, precum şi menţiunile şi modificările intervenite în statutul civil, în domiciliul şi reşedinţa persoanei, în condiţiile legii; c) întocmeşte şi păstrează registrele de stare civilă, în condiţiile legii; d) întocmeşte, completează, rectifică, anulează sau reconstituie actele de stare civilă şi orice menţiuni efectuate pe actele de stare civilă, în condiţiile legii; e) constată desfacerea căsătoriei, prin divorţ pe cale administrativă, dacă soții sunt de acord cu divorţul şi nu au copii minori, născuţi din căsătorie sau adoptați; Î) actualizează Registrul Naţional de Evidenţă a Persoanelor, cu datele de identificare şi adresele cetățenilor care au domiciliul sau reşedinţa în raza de competenţă teritorială a direcţiei publice de evidenţă a persoanelor; g) utilizează şi valorifică Registrul Naţional de Evidenţă a Persoanelor; bh) furnizează, în cadrul Sistemului naţional informatic de evidenţă a populaţiei, denumit în continuare S.N.I.[.P., date necesare pentru actualizarea Registrului Naţional de Evidenţă a Persoanelor; i) furnizează, în condiţiile legii, datele de identificare şi de adresă ale persoanei către autorităţile şi instituţiile publice centrale, judeţene şi locale, agenţii economici şi către cetăţeni; j) primeşte cererile şi documentele necesare în vederea eliberării actelor de identitate şi cărţilor de alegător, k) ţine registrele de evidenţă pentru fiecare categorie de documente eliberate; 1) constată contravenţiile şi aplică sancţiuni, în condiţiile legii; m) îndeplineşte şi alte atribuţii specifice activităţii de evidenţă a persoanelor, reglementate prin acte normative. Secţiunea ] ATRIBUȚII PE LINIE DE EVIDENȚĂ A PERSOANELOR ŞI ELIBERAREA ACTELOR DE IDENTITATE ART. 15 — În domeniul evidenţei persoanelor şi eliberării actelor de identitate, direcţia publică de evidenţă a persoanelor are următoarele atribuţii principale: a) primeşte, analizează şi soluţionează cererile pentru eliberarea actelor de identitate, cărţilor de alegător, stabilirea domiciliului, înscrierea în actul de identitate a menţiunii privind stabilirea reședinței şi înmânează. solicitanţilor documentele în cauză; b) primeşte şi soluţionează cererile de eliberare a actelor de identitate pentru persoanele care îşi schimbă domiciliul din străinătate în România; c) primeşte şi soluţionează cererile pentru eliberarea actelor de identitate ale persoanelor internate în unităţi sanitare şi de protecţie socială, precum şi ale celor aflate în locurile de reţinere şi de arest preventiv din cadrul unităţilor de politie sau în penitenciar din zona de responsabilitate şi înmânează documentele solicitate; d) înregistrează toate cererile, în registrele corespunzătoare fiecărei categorii de lucrări, în conformitate cu prevederile metodologiei de lucru; e) răspunde de corectitudinea datelor preluate din documentele primare şi înscrise în formularele necesare eliberării actelor de identitate; f) desfășoară activităţi de distribuire a cărţilor de alegător; g) desfăşoară activităţi de primire, examinare şi rezolvare a petiţiilor cetăţenilor, h) furnizează, în condiţiile legii, datele de identificare şi de adresă ale persoanei către autorităţile şi instituţiile publice centrale, judeţene şi locale, agenţii economici şi către cetăţeni; i) efectuează verificări în Registrul Naţional de Evidenţă a Persoanelor cu privire la schimbarea numelui pe cale administrativă, în condiţiile în care lucrătorul de stare civilă nu are posibilitatea de a le efectua; j) identifică — pe baza menţiunilor operative — elementele urmărite, cele cu interdicţia prezenţei în anumite localităţi, etc. şi anunţă unităţile de poliţie în vederea luării măsurilor legale ce se impun; k) colaborează cu unităţile de poliţie, participând la acţiunile şi controalele organizate de acestea la locurile de cazare în comun, hoteluri, moteluri, campinguri şi alte unităţi de cazare turistică, în vederea identificării persoanelor nepuse în legalitate pe linie de evidență a persoanelor, precum şi a celor urmărite în temeiul legii, precum şi cu poliţia locală potrivit atribuţiilor ce le revin pe linie de evidenţă a persoanelor; 1) asigură colaborarea şi schimbul permanent de informaţii cu unităţile operative ale M.A.]., în scopul realizării operative şi de calitate a sarcinilor comune ce le revin, în temeiul legii; m) soluţionează cererile formațiunilor operative din M.A.I., S.R.., S.P.P. Justiţie, Parchet, M.Ap.N. privind verificarea şi identificarea punctuală a persoanelor fizice; n) acordă sprijin în vederea identificării operative a persoanelor internate în unităţi sanitare şi de protecţie socială, ce nu posedă asupra lor acte de identitate; o) formulează propuneri pentru îmbunătăţirea muncii, modificarea metodologiilor de lucru etc.; p) întocmeşte situaţiile statistice şi analizele activităţilor desfăşurate lunar, trimestrial şi anual în cadrul serviciului; q) asigură gestiunea cărţilor de identitate provizorii şi întocmeşte procesele- verbale de scădere din gestiune; 7) răspunde de activităţile de selecţionare, creare, folosire şi păstrare a arhivei specifice; s) organizează, asigură conservarea şi utilizează, în procesul muncii, evidenţele locale manuale; t) asigură protecţia datelor cu caracter personal şi a informaţiilor clasificate, precum şi securitatea documentelor serviciului, în conformitate cu dispoziţiile legale; u) sesizează dispariţia, în alb, a tipizatelor înseriate pe linie de evidenţă a persoanelor şi raportează dispariţia acestora pe cale ierarhică; v) răspunde de aplicarea întocmai a dispoziţiilor legale, a ordinelor şi instrucţiunilor care reglementează activitatea pe linia regimului de evidenţă a persoanelor; w) constată contravențiile şi aplică sancţiuni, în condiţiile legii; x) îndeplineşte şi alte atribuţii specifice activităţii de evidenţă a persoanelor, reglementate prin acte normative. Secţiunea II ATRIBUŢII PE LINIE DE STARE CIVILĂ ART.16. — Pe linie de stare civilă, direcţia publică de evidenţă a persoanelor are următoarele atribuţii principale: a) întocmeşte, la cerere sau din oficiu, potrivit legii, acte de naştere, de căsătorie şi de deces, în dublu exemplar şi eliberează persoanelor fizice îndreptăţite certificate doveditoare, privind actele şi faptele de stare civilă înregistrate; b) înscrie menţiuni pe marginea actelor de stare civilă aflate în păstrare şi trimite comunicări de menţiuni pentru înscriere în registrele de stare civilă exemplarul I sau, după caz, exemplarul II, în condiţiile metodologiei cu privire la aplicarea unitară a dispoziţiilor în materie de stare civilă; c) eliberează, gratuit, la cererea autorităţilor publice, extrase pentru uz oficial de pe actele de stare civilă, precum şi fotocopii ale documentelor aflate în arhiva proprie, cu respectarea prevederilor Legii nr. 16/1996 a Arhivelor Naţionale, precum şi ale Regulamentului nr. 679/2016 privind protecţia persoanelor fizice în ceea ce priveşte prelucrarea datelor cu caracter personal şi privind libera circulaţie a acestor date şi de abrogare a Directivei 95/46/CE ( Regulamentul general privind protecţia datelor); d) eliberează, la cererea persoanelor fizice, dovezi privind înregistrarea unui act de stare civilă; dovezile cuprind, după caz, precizări referitoare la menţiunile existente pe marginea actului de stare civilă; e) trimite, structurilor de evidență a persoanelor din cadrul serviciului public comunitar local de evidență a persoanelor, la care este arondată unitatea administrativ-teritorială, în termen de 10 zile de la data întocmirii actului de stare civilă sau a modificărilor intervenite în statutul civil, comunicări nominale pentru născuţii vii, cetățeni români, ori cu privire la modificările intervenite în statutul civil al cetăţenilor români; actele de identitate ale persoanelor decedate ori declaraţiile din care rezultă că persoanele decedate nu au avut act de identitate se trimit la structura de evidenţă a persoanelor din cadrul serviciului public comunitar local de evidenţă a persoanelor de la ultimul loc de domiciliu; f) trimite centrelor militare până la data de 5 a lunii următoare înregistrării decesului, documentul de evidență militară aflat asupra cetățenilor incorporabili sau recruților; g) trimite, structurilor de stare civilă din cadrul serviciul public comunitar local de evidenţă a persoanelor, la care este arondată unitatea administrativ-teritorială, până la data de 5 a lunii următoare, certificatele anulate la completare; h) întocmeşte buletine statistice de naştere, de căsătorie şi de deces, în conformitate cu normele Institutului Naţional de Statistică, pe care le trimit, până la data de 5 a hunii următoare înregistrării, la Direcţia Judeţeană de Statistică; i) dispune măsurile necesare păstrării registrelor şi certificatelor de stare civilă în condiţii care să asigure evitarea deteriorării sau a dispariţiei acestora şi asigură spaţiul necesar destinat desfăşurării activității de stare civilă; ) atribuie codurile numerice personale, denumite în continuare C.N.P., din listele de coduri precalculate, pe care le păstrează şi arhivează în condiţii de deplină securitate; 19) k) propune necesarul de registre, certificate de stare [...]