HCL 412/2017 Bacău adoptată

OJ LOIALI Pa edlotuul Bacău Conseliul Local al O Antcapiudui acc HOTĂRÂREA nr. 412 din 27.11.2017 privind aprobarea documentaţiei tehnico-economice faza Studiu de Fezabilitate la obiectivul „Sistem informatic integrat pentru managementul interacțiunii cu cetăţenii şi gestiunea incidentelor care afectează domeniul public al municipiului Bacău” Consiliul Local al Municipiului Bacău întrunit în şedinţă ordinară la data de 27.11.2017, potrivit art.39(1) din Legea nr. 215/2001 a administraţiei publice locale republicată, cu modificările şi completările ulterioare, Având în vedere : -Referatul nr. 10142 / 20.11.2017 al Agenţiei de Dezvoltare Locală Bacău prin care se propune aprobarea documentaţiei tehnico-economice faza SF la obiectivul „Sistem informatic integrat pentru managementul interacțiunii cu cetăţenii și gestiunea incidentelor care afectează domeniul public al municipiului Bacău”; -Expunerea de motive a Primarului Municipiului Bacău înregistrată cu nr. 10143/ din 20.11.2017; -Raportul compartimentelor de resort înregistrat cu nr. 10144 din 20.11.2017, favorabil; -Rapoartele comisiilor de specialitate din cadrul Consiliului local al Municipiului Bacău, întocmite în vederea avizării proiectului de hotărâre: nr. 1921/22.11.2017 al Comisiei de specialitate nr.1, nr. 1922/23.11.2017 al Comisiei de specialitate nr.2 şi nr. 1923/24.11.2017 al Comisiei de specialitate nr. 5; -Prevederile art. 44 (1) din Legea nr. 273/ 2006 privind finantele publice locale, cu modificarile si completarile ulterioare; -Prevederile art. 5 (1) lit. “a” alin (ii) si art. 7 (1) din HG nr. 907/2016 privind etapele de elaborare si continutul - cadru al documentatiilor tehnico-economice aferente obiectivelor/proiectelor de investitii finantate din fonduri publice, cu modificarile si completarile ulterioare; -Prevederile Legii nr. 6/ 2017 privind bugetul de stat pe anul 2017, cu modificările şi completările ulterioare; -HCL nr. 74/ 31.03.2017 prin care a fost aprobat Bugetul de venituri si cheltuieli, a Programului de investiţii pe anul 2017 al Consiliului Local al Municipiului Bacau şi a prognozei pe următorii 3 ani; -Prevederile art. 47 (1), ale art. 48 (2), ale art. 61 (2), ale art. 115 (1) lit. „b” si ale art. 117 lit. „a” din Legea nr. 215/ 2001 privind administraţia publică locală republicată, ulterior modificată şi completată; În baza dispoziţiilor art. 36 (2) lit. „b” şi alineatul (4) lit. „d” şi art.45(2) lit. „a” din Legea 215/ 2001 privind administraţia publică locală republicată, cu modificările şi completările ulterioare, HOTARAŞTE: ART. 1. — Se aprobă documentaţia tehnico-economică faza Studiu de Fezabilitate la obiectivul „Sistem informatic integrat pentru managementul interacțiunii cu cetățenii și gestiunea incidentelor care afectează domeniul public al municipiului Bacău”, conform Anexei, parte integrantă din prezenta hotărâre. ART. 2. — Primarul Municipiului Bacău va aduce la îndeplinire prevederile prezentei hotărâri prin Agenţia de Dezvoltare Locală Bacău. ART. 3. — Hotărârea va fi comunicată Agenţiei de Dezvoltare Locală a Municipiului Bacău şi Directiei Economice din cadrul Primariei Municipiului Bacau. ART. 4. — Prin grija Secretarului Municipiului Bacău prezenta hotărâre se comunică în termen legal Instituţiei Prefectului — Judeţul Bacău pentru verificarea legalității. PREŞEDINTE DE ŞEDINŢĂ CONTRASEMNEAZĂ DIACONU EUSEBIU-IANCU SECRETARUL MUNICIPIULUI BACĂU e PROMO NICOLAE-OVIDIU POPOVIC N.O.P.,1.D./A.M./EXx.1/DS.I-A-2 ROMÂNIA | JUDEŢUL BACĂU , CONSILIUL LOCAL BACĂU ANEXĂ LA HOTĂRÂREA NR. 412 DIN 27.11.2017 Documentaţie tehnico-economică faza STUDIU DE FEZABILITATE la obiectivul „ Sistem informatic integrat pentru managementul interacțiunii cu cetăţenii şi gestiunea incidentelor care afectează domeniul public al municipiului Bacău” PREȘEDINTE DE ŞEDINŢĂ CONTRASEMNEAZĂ , /DIACONU EUSEBIU IANCU SECRETARUL MUNICIPIULUI BACĂU SY ZA NICOLAE - OVIDIU POPOVICI | DIRECTOR EXECUTIV ADRIAN CONSTANTIN ANGHEL /7 Si | STUDIU DE FEZABILITATE STUDIU DE FEZABILITATE SISTEM INFORMATIC INTEGRAT PENTRU MANAGEMENTUL INTERACȚIUNII CU CETĂȚENII ŞI GESTIUNEA INCIDENTELOR CARE AFECTEAZĂ DOMENIUL PUBLIC AL MUNICIPIULUI BACĂU CONTRACT 69124 / 28.07.2017 Versiunea: 01.00 Data: 11.09.2017 pagina 1 / 162 Sistem informatic integrat pentru Managementul Interacțiunii cu Cetă| care afectează Domeniul Public al Municipiului țenii şi Gestiunea Incidentelor riza Bacău aaa CUPRINS 1. INFORMAȚII GENERALE PRIVIND OBIECTIVUL DE INVESTIȚII „cca eunaenoeneenoeaa one onnneonnonaena sa nonaonaaananeana naeaeanee 5 11. DENUMIREA OBIECTIVULUI DE INVESTIŢII.. 1.2. ORDONATORUL PRINCIPAL DE CREDITI 1.3, BENEFICIARUL INVESTIŢIEI... 1.4. E LABORATORUL STUDIULUI DE FEZABILITATE, 2. SITUAȚIA EXISTENTĂ ȘI NECESITATEA REALIZĂRII OBIECTIVULUI/ PROIECTULUI DE INVESTIȚII „...unenonereeeeereere 6 2.1. PREZENTAREA CONTEXTULUI 2.2. ANALIZA SITUAȚIEI EXISTENTE ȘI IDENTIFICAREA DEFICIENȚELOR. 2.3. ANALIZA CERERII DE SERVICII 24. OBIECTIVE PRECONIZATE A FI ATINSE PRIN REALIZAREA INVESTIŢIEI PUBLICE. 3. IDENTIFICAREA, PROPUNEREA ŞI PREZENTAREA A MINIMUM DOUĂ SCENARII/OPŢIUNI TEHNICO- ECONOMICE PENTR 3.1, IDENTIFICAREA OPȚIUNILOR ANALIZATE 3.2. DESCRIEREA DIN PUNCT DE VEDERE TEHNIC A OPȚIUNILOR 3.2.1. Opţiunea 1 — Implementarea unui sistem informatic nou, cu componente integrate 32.11. 3.2.1.2. 32,121, 3,2,1,2.2. 3.2.1.2.3. 3.2.1.2.4. 3.2.1.2.5. 3,2.1.2.6. 3.2.2. Opțiunea 2 — Implementare cu reutilizarea subsistemului de management de documente actua 3.2,2.1. Caracteristici generale ale opțiunii 2 3.2.2.2. Caracteristicile tehnice ale opțiunii 2. 3.3. COSTURILE ESTIMATIVE ALE INVESTIŢIEI 3.3.1. Opţiunea 1 — implementarea unui sistem nou 3.3.1.1, Costuri echipamente hardware.......... 3.3142. Costuri software de sistem și de aplicaţi 3.3.1.3. Costuri servicii implementare ,.............. 3.3.1.4. Centralizator costuri de investiţie și operare 3.3,1.5. Centralizator detaliat costuri investiție. 3.3.1.6. 3.3.2. Opţiunea 2 — reutilizarea aplicaţiei existente de management de documente. 3.3,2.1. Costuri echipamente hardware.......... 3,3.2.2. Costuri software de sistem și de aplicaţ 3.3.2.3. Costuri servicii implementare ............... 3.3.2.4. Centralizator costuri de investiție și operare 3.3.2.5. Centralizator detaliat costuri investiţie. 3.4. CONCLUZII ALE ANALIZE! OPȚIUNILOR 4. PREZENTAREA SOLUȚIEI PROPUSE Versiunea: 01.00 Data: 11.09.2017 U REALIZAREA OBIECTIVULUI DE INVESTIŢII... nene ae eaneonneenanneene anna navennanenaaneoeaaneneeneee e emneee 22 Caracteristici generale ale opțiunii 1.. Caracteristicile tehnice ale opțiunii 1. Arhitectura tehnică generală a opțiu Nodul de procesare centrală a datelor Primărie Centrul de Informare pentru Cetăţeni. Dispecerat... amanare Sediul serviciului Taxe și Impozite. pagina 2 / 162 Sistem Informatic Integrat pentru Managementul interacțiunii cu Cetăţenii și Gestiunea Incidentelor care afectează Domeniul Public al Municipiului Bacău 41. ASPECTE GENERALE .. 4.1.1. Cerinţe generale 4.1.2. Prevederi de securitate...........maecnaeneeee 41.2.1. Securizarea accesului la echipamente 4.1.2.2. Securitatea accesului la subsistemele de aplicaţii. 4.1.2.3, Securitatea datelor... meaeaneaceaaeei 4.1.2.4. Cerinţe de High Availability (Disponibilitate înaltă) şi de recuperare a datelor în caz de incident 41.25. Securitatea datelor cu caracter personal 4.2. FLUXURI DE LUCRU CARE VOR FI AUTOMATIZATE ÎN CADRUL PROIECTULUI. 4.2.1. Fluxuri de informaţii prin CIC. 4.2.2. Fluxuri de informaţii prin Dispeceratul telefonic (Call center) 4.2.3. Fluxuri de informaţii prin portalul internet al Primăriei 4.3. ARHITECTURA GENERALĂ A SISIEMULUI 4.3.1. Schema bloc a sistemului. 4.3.2. Lista componentelor sistemul 4.3.2.4. Echipamente ....,.e eee 4.3,2.2. Software de sistem și de aplicații 44. DESCRIEREA CARACTERISTICILOR TEHNICE ALE ECHIPAMENTELOR 4.5. PREZENTARE SISTEM SOFTWARE DE BAZĂ... cane aeenneaenaeee 4.6. SPECIFICAȚII FUNCȚIONALE PENTRU SUBSISTEME ...... 4.6.1. Funcţionalităţi pentru platforma software de tip CRM 4.6.1.1. Funcţionalităţi generale ... 4,6.1,2. Funcţionalităţi detaliate 4.6.2. Funcţionalităţi pentru platforma de dispecerat telefonic .........n cn eennan ne neanaeeaenaneneaenee cunuanen 4.6.3. Funcţionalități pentru subsistenul de management automat al cozilor de așteptare la ghişee 4.6.3.1. Descriere generală „nenea are eee ananas anno aea ee 4.6.3.2. Specificaţii funcționale și descrierea modului de lucru.. 4.6.4. Funcționalităţi pentru subsistemul pentru managementul documentelor / dosarelor de caz, 464.1. Subsistemul de registratură şi managementul documentelor. 4.6.4.].1. Descriere generală „eee eeennenreenaneneeeee 4.6.4.3.1.1. Funcţionalități generale de informare 1.2. Gestiune audienţe. 4.6.4.1.1.3. Evidenţă şi raportare Legea 544/2004 privind liberul acces la informaţiile de interes public 4.6.4.1.1.4. Evidenţă şi raportare conform OG 27/2002 privind reglementarea activităţii de soluţionare a petiţiilor 115 4.6.4.1.1.5. Funcţionalități de Registratură şi pentru urmărirea circulaţiei documentelor 4.6.4.1.1.6. Funcţionalităţi de tratare a dosarelor de document 4.6.4.1.1.7. Funcţionalităţi de căutare şi raportare . 4.6 8. Funcţionalităţi pentru manipularea documentelo! 46. „9. Cerinţe specifice pentru managementul dosarelor de iti 4,6,4.1.2. Cerinţe funcţionale pentru modulul de Arhivă electronică 4.6,4.1.2.1. Cerinţe generale 4.6.4.1.2.2. Funcţionalități de transformare a documentelor fizice in forma electronica (scanare, procesare, OCR-izare, validare, arhivare) 4.6.4.1.2.3. Funcţionalități de procesare şi arhivarea electronică a documentelor. 4.6.4.2. Subsistem management documente de urbanism......n. nn eeeenane na rnane eee 4.6.4.2.1. Descriere generală 4.6.4.2.2. Cerinţe generale .. 4.6.5. Subsistemul Portal Internet . 465.1. Centralizator cu serviciile electronice proiectate. 47. CALENDARUL DE IMPLEMENTAR 4.8, ANALIZA FINANCIARĂ Versiunea: 01.00 Data: 11.09.2017 pagina 3 / 162 Sistem informatic Integrat pentru Managementul Interacţiunii cu Cetăţenii și Gestiunea Incidentelor care afectează Domeniul Public al Municipiului Bacău 4.8.1. 4.8.2. 4.8.3. 4.8.4. 4.8.5. 4.8.1. 4.9. 4.9.1. 4.10. 4.1. 4.12. 3 4.12.1. Etapele implementării “ 412.11, Analiză și proiectare... 4.12.1.2. Dezvoltare, implementare și testare 4,12,1.3, Preluare și migrare date. 4.12.1.4. Servicii de instruire......... 4.12.1.5. Cerinţe privind managementul implementării proiectul 4,12.2. Managementul investiţiei. 5 5.1. 5.2. 5.3. 54. 5.5. 5.6. 5.7. Metodologie și ipoteze generale Scenariul fără proiect — ipoteze și previziun Scenariul cu proiect — ipoteze și previziuni Costurile şi veniturile - varianta incrementală, generată de implementarea proiectului Calculul indicatorilor financiari de performanta aferenţi investiţiei (VNAF, RIRF) Sustenabilitate financiară ANALIZA ECONOMICĂ indicatori de performanță economic SURSE DE FINANȚARE... ANALIZA RISCURILOR ... STRATEGIA DE IMPLEMENTARE CONCLUZII ŞI RECOMANDĂRI „aan enaenaeenaeneeaaeanaeeea na enareneee are an ennenen anna nanaeaa a tenanenenneee eananenenenneneaeea ne 156 OBIECTIVE .... COMPONENT LOCALIZAREA PROIECTULUI „mec OPȚIUNEA TEHNICĂ RECOMANDATĂ . VALOAREA INVESTIŢIEI ȘI COSTURILE DE OPERARE. RECUPERAREA INVESTIŢIEI DURATA PROIECTULUI cau nu nene nare arena eaaaearan nea anene eee anna nana CONCLUZIE „nenea emana neuen aere anna ea eaana na eeoanenennene nenea anna anananane ana nenea ananenanenaaea 6. ANEXA1-— PROPUNERE DE AMENAJARE PENTRU CIC... meananeneonneasonona eneeneneeeoatasonaaanaeeaaneanasanenna teen anea eta 160 Versiunea: 01.00 Data: 11.09.2017 pagina 4 / 162 Sistem Informatic integrat pentru Managementul interacțiunii cu Cetăţenii și Gestiunea Incidentelor care afectează Domeniul Public al Municipiului Bacău 1. INFORMAȚII GENERALE PRIVIND OBIECTIVUL DE INVESTIŢII 11. Denumirea obiectivuiui de investiţii Acest Studiu de Fezabilitate are ca obiect analizarea realizării obiectivului de investiție „Managementul Integrat al relaţiei cu cetățenii și al incidentelor care afectează domeniul public în municipiul Bacău ”. 1.2. Ordonatorul principal de credite Ordonalorul principal de credile pentu această investiție este Municipiul Bacău. €] 1.3, Beneficiarul investiţiei Beneficiarul direct al investiţiei este Municipiul Bacău, prin Primăria Municipiului Bacău. Beneficiarul indirect al investiţiei este reprezentat de către cetățenii și mediul de afaceri din Municipiul Bacău. 1.4. Elaboratorul studiului de fezabilitate Acest Studiu de Fezabilitate a fost întocmit de către Professional Management Solutions SRL în baza contractului nr. 69124 / 28.07.2017. Versiunea: 01.00 Data: 11.09.2017 pagina 5 / 162 Sistem Informatic Integrat afectează Domeniul Public ai Municipiului Bacău pentru Managementul Interacţiunii cu Cetăţenii şi Gestiunea incidentelor care 2. SITUAŢIA EXISTENTĂ ȘI NECESITATEA REALIZĂRII OBIECTIVULUI/ PROIECTULUI DE INVESTIȚII 2.1. Prezentarea contextului Într-o perioadă în care municipalitățile investesc în tehnologie ca o măsură de creștere a calităţii vieţii, urmărind viziunea transformării în orașe inteligente (Smart Cities), Municipiul Bacău are de recuperat o lungă perioadă în care investiţiile sale în IT au stagnat. Sesizând această oportunitate, municipiul Bacău a derulat în perioada ianuarie-aprilie 2017 un proiect de realizare a unei strategii de informatizare a instituțiilor administraţiei locale din cadrul municipiului. În cadrul Strategiei de informatizare au fost identificate mai multe obiective instituționale strategice, precum și modalitatea în care acestea pot fi atinse prin implementarea unor sisteme de aplicaţii informatice specializate. Sub-sistemele informatice relevante pentru realizarea obiectivului avut în vedere în cadrul acestui studiu de fezabilitate, precum și obiectivele instituționale care urmează a fi atinse prin realizarea acestei investiţii, sunt prezentate în continuare: Cormponeanta Subsistem pentru urbanism A i 9. Managementul relaţiei cu cetățenii (CRM -— Citizen Relationship Management) 10. Subsistem software pentru gestiunea activităților Dispeceratului pentru servicii municipale integrate 11. Subsistem pentru managementul documentelor/dosarelor de caz Versiunea: 01.00 Data: 11.09.2017 Obiactive atinsa 01.5. optimizarea activităţilor de urbanism 04.1. crearea unei baze de date unice cu beneficiarii serviciilor municipalităţii 02.2. organizarea unui dispecerat pentru servicii urbane (gestiune servicii și management interacțiune cu cetățenii prin mijloace electronice) 04.4. dezvoltarea unor modalități de acces la servicii alternative prezenţei fizice la ghișeu 03.1. încurajarea și optimizarea colaborării și a schimbului de informații în format electronic 03.2. constituirea unei arhive electronice a documentelor 04.2. eficientizarea activităților de registratură electronică pagina 6 / 162 Sistem informatic Integrat pentru Managementul interacțiunii cu Cetăţenii și Gestiunea Incidentelor care afectează Domeniul Public al Municipiului Bacău 16. Management cozi de asteptare la 04.3. eficientizarea interacțiunii la ghisee ghișeu 2.2. Analiza situaţiei existente și identificarea deficienţelor Primăria Bacău a demarat în urmă cu peste 8 ani implementarea unui sistem informatic integrat cu următoarele componente: a subsistem ERP (financiar, contabilitate, resurse umane) subsistem management documente a subsistem GIS a subsistem taxe și impozite Sistemul informatic integrat a fost dezvoltat utilizând tehnologie Oracle pentru serverul de aplicaţii și baza de date și tehnologie Intergraph pentru subsistemul GIS. Dintre aceste subsisteme, în acest moment se află în utilizare numai componenta de registratură a subsistemului de management de documente. Subsistemul GIS iniţial a fost actualizat în anul 2016 din punctul de vedere al serverului de aplicaţii, aflându-se în implementare funcţionalitățile aferente unui modul pentru gestiunea registrului spațiilor verzi. Componentele de tehnologie ORACLE pentru baza de date și serverul de aplicaţii aferente sistemului informatic integrat nu beneficiază de (8 mentenanţă și nu au mai fost actualizate de la momentul implementării. Analiza aplicaţiei existente de management al documentelor arată că: a singurele funcţionalităţi utilizate din subsistemul de managementul documentelor sunt cele de registratură, însă și acestea sunt utilizate strict în cadrul biroului de registratură al Primăriei a aplicaţia informatică pentru managementul documentelor este la o versiune veche de cel puțin câțiva ani şi nu este clară disponibilitatea unei versiuni actualizate Versiunea: 01.00 Data: 11.09.2017 pagina 7 / 162 Sistem informatic integrat pentru Managementul Interacțiunii cu Cetăţenii și Gestiunea Incidentelor care afectează Domeniul Public al Municipiului Bacău a licențierea întregului sistem integrat din care subsistemul de management al documentelor face parte este pentru 11 utilizatori de server de aplicaţii și 25 de utilizatori de bază de date, număr insuficient pentru o utilizare într-un scenariu realist pentru o instituție de dimensiunea Primăriei Bacău 2 din informaţiile disponibile în mod public, furnizorul sistemului informatic integrat (Asesoft International S.A.) se află din luna noiembrie 2016 în insolvenţă, existând un risc semnificativ legat de capacitatea acestuia de a asigura atât mentenanţa cât și dezvoltarea ulterioară a sistemului de managementul documentelor. Referitor la subsistemul GIS, în anul 2015 a fost demarat un proiect de realizare a Registrului spaţiilor verzi, ocazie cu care s-au achiziționat atât licențe pentru baza de date Oracle 12g (Standard Edition, 2 core), cât și licențe pentru serverul de aplicații GeoMedia WebMap Essential. În ultimul trimestru al anului 2016 a fost demarat un proiect de refacere a portalului internet al Primăriei. De asemenea, a fost dezvoltată o aplicaţie pentru smartphone care permite utilizatorilor transmiterea de petiții (descriere, poziționare GPS), precum și primirea de notificări și informări din partea Primăriei Bacău. Din punct de vedere al gestiunii informaţiilor despre cetăţeni, nu există în cadrul Primăriei Bacău o bază de date unică cu informații despre cetățeni, ci numai informații disparate în diferite sisteme individuale, neintegrate, astfel încât nu este posibilă gestiunea integrată a interacțiunii cu cetățenii și nici identificarea istoricului de interacţiune cu un cetățean. Din punctul de vedere al gestiunii incidentelor/petiţiilor/reclamaţiilor, nu există de asemenea o evidenţă integrată și unică a acestora, ci o tratare individuală la nivelul diferitelor compartimente ale Primăriei. Nu există servicii electronice care să permită interacțiunea prin mijloace electronice între cetățeni și administraţie, cu următoarele excepții: Versiunea: 01.00 Data: 11.09.2017 pagina 8 / 162 Sistem Informatic integrat pentru Managementul interacțiunii cu Cetăţenii şi Gestiunea incidentelor care afectează Domeniul Pubiic al Municipiului Bacău — accesul la lista documentelor necesare și descărcarea formularelor tipizate pentru serviciile de evidenţă a populației a programarea la ghișee pentru serviciile de evidenţă a populației i) informare cu privire la reglementările de urbanism eliberate/aprobate (PUZ/PUD/Autorizaţii de construire) Din punct de vedere al infrastructurii de echipamente, aceasta este compusă la nivel central din servere individuale alocate unui anumit subsistem sau funcţie, fără a exista o abordare integrată la nivel de procesare sau de stocare. În prima parte a anului 2017 Primăria Bacău a achiziționat servicii de consultanță pentru realizarea unei Strategii de Informatizare, care a fost finalizată în luna mai. Această Strategie identifică atât punctele slabe ale situației actuale, cât și oportunitățile de dezvoltare a sistemului informatic viitor ai Primăriei Bacău. Printre problemele identificate în [...]