HCL 320/2022 Bacău adoptată

J/ ) ,, . t / !' f )N{l ,/ l l ( l v;,f( X l11 (- .~I' "' I ~ //) (/' ( /ll i ) t 'tf t,11.,t'l/nl ~:/r,cal'r,l ,- l'lt1111~,/µli1lin ' "':r(./('{t ,'"/ C:Wliii:i.~~==.....,,. HOTĂRÂREA NR. 320 DIN 29.07.2022 privind aprobarea Regulamentului de Organizare şi Funcţionare al Direcţiei Publice de Evidenţă a Persoanelor a Municipiului Bacău şi abrogarea HCL nr. 365/2019 Consiliul Local al Municipiului Bacău întrunit în şedinţă ordinară la data de 29.07.2022 potrivit art. 133 alin. (1) din Ordonanţa de Urgenţă nr. 57/2019 privind Codul administrativ, cu modificările şi completările ulterioare, Având în vedere: - Adresa Direcţiei Judeţene de Evidenţă a Persoanelor Bacău nr. 1242/2022, înregistrată la Direcţia Publică de Evidenţă a Persoanelor Municipiului Bacău cu nr. 53272/02.03.2022 prin care ni se aduce la cunoştinţă faptul că din localităţile deservite de Direcţia Publică de Evidenţă a Persoanelor a Municipiului Bacău se vor desprinde comunele: Filipeşti, Iteşti şi Bereşti Bistriţa; -Adresa Ministerului Afacerilor Interne- Direcţia pentru Evidenţa Persoanelor şi Administrarea Bazelor de Date, nr. 3468419/05.04.2021 înregistrată la Direcţia Judeţeană de Evidenţă a Persoanelor cu nr. 1446/15.04.2021; - Referatul Directorului executiv al Direcţiei Publice de Evidenţă a Persoanelor a Municipiului Bacău privind aprobarea proiectului de hotărâre înregistrat cu nr. 53300 din 02.03.2022; - Expunerea de motive a Primarului Municipiului Bacău înregistrată cu nr. 121961 din 09.03.2022; - Raportul Direcţiei Juridice înregistrat cu nr. 121965/1 din 09.03.2022; - Raportul Direcţiei Publice de Evidenţa a Persoanelor a Municipiului Bacău, înregistrat cu nr.121965/2/09.03.2022; - Avizele comisiilor de specialitate din cadrul Consiliului Local al Municipiului Bacău, întocmite în vederea avizării proiectului de hotărâre: nr. 372/28.07.2022 al Comisiei de specialitate nr. 1, nr. 373/28.07.2022 al Comisiei de specialitate nr. 2, nr. 316/28.07.2022 al Comisiei de specialitate nr. 3, nr. 359/28.07.2022 al Comisiei de specialitate nr. 4 şi nr. 446/28.07.2022 al Comisiei de specialitate nr. 5; - Prevederile art. 25 alin. (3) din O.G. nr. 84/ 2001 privind Înfiinţarea, organizarea şi funcţionarea serviciilor publice comunitare de evidenţă a persoanelor, modificată şi completată; - Prevederile art. 140 alin. (1) şi alin. (3), ale art. 154 alin. (1), ale art. 196 alin. (1), lit. a), ale art. 197 alin. (1), ale art. 243 alin. (1) lit. a) şi lit. b) şi ale art. 293 din OUG nr. 57/2019 privind Codul administrativ, cu modificările şi completările ulterioare; În temeiul art. 129 alin. (2) lit. a) şi alin. (3) lit. c) şi ale art. 139 alin. (1) şi alin. (5) din OUG nr. 57/2019 privind Codul administrativ, cu modificările şi completările ulterioare, HOTĂRĂŞTE: Art. 1. Se aprobă Regulamentul de Organizare şi Funcţionare al Direcţiei Publice de Evidenţă a Persoanelor a Municipiului Bacău, conform Anexei, parte integrantă din prezenta hotărâre. Art.2. La data intrării în vigoare a prezentei hotărâri se abrogă prevederile HCL nr. 365/ 2019 privind aprobarea Regulamentului de Organizare si Functionare al Direcţiei Publice de Evidenţă a Persoanelor a Municipiului Bacău. Art.3. Prezenta hotărâre se comunică Primarului Municipiului Bacău şi Direcţiei Publice de Evidenţă a Persoanelor a Municipiului Bacău.  Art.4. Prin grija Secretarului General al Municipiului Bacău prezenta hotărâre se comunică în termen legal Instituţiei Prefectului - Judeţul Bacău pentru verificarea legalităţii. CONTRASEMNEAZĂ PENTRU LEGALITATE SECRETARUL GENERAL AL MUN. BACĂU NICOLAE - OVIDIU POPOVI N.O.P.,S.C./M.G.C./EX. l/DS.I-A-1 ROMÂNIA JUDETUL BACĂU CONSiLIUL LOCAL BACĂU ANEXĂ LA HCL NR. 320 DIN 29.07.2022 REGULAMENTUL de organizare şi funcţionare a Direcţiei Publice de Evidenţă a Persoanelor a Municipiului Bacău I. DISPOZITII GENERALE ART. l. (1) Direcţia Publică de Evidenţă a Persoanelor a Municîpiului Bacău se organizează în subordinea Consiliului Local al Municipiului Bacău, în temeiul art. 1, alin. l din Ordonanţa Guvernului nr. 84/2001 privind înfiinţarea, organizarea şi funcţionarea serviciilor publice comunitare de evidenţă a persoanelor, aprobată cu modificări şi completări prin Legea nr. 372/2002, cu modificările şi completările ulterioare. ART. 2 - Direcţia Publică de Evidenţă a Persoanelor a Municipiului Bacău se constituie f"ară personalitate juridică, prin hotărâre a consiliului local. ART.3.(1) - Scopul Direcţiei Publice de Evidenţă a Persoanelor a Municipiului Bacău este acela de a îndeplini competenţele care îi sunt date prin lege în vederea aplicării prevederilor din actele nom1ative care reglementează activitatea de evidenţă a persoanelor şi stare civilă . (2) - Activitatea Direcţiei Publice de Evidenţă a Persoanelor a Municipiului Bacău se desfăşoară în interesul persoanei şi al comunităţii, în sprijinul instituţiilor statului, exclusiv pe baza şi în executarea legii. ART.4 - Actîvitatea Direcţiei Publice de Evidenţă a Persoanelor a Municipiului Bacău este coordonată şi controlată metodologic. în mod unitar, de Direcţia pentru Evidenţa Persoanelor şi Administrarea Bazelor de Date Bucureşti şi de Direcţia Judeţeană de Evidenţă a Persoanelor Bacău. ART.5.- (1) Direcţia Publică de Evidenţă a Persoanelor a Municipiului Bacău asigură întocmirea, păstrarea, evidenţa şi eliberarea actelor de stare civită, a cărţilor de identitate şi a cărtilor electronice de identitate . (2) În vederea îndeplinirii prerogativelor cu care este învestită, Direcţia Publică de Evidenţă a Persoanelor a Municipiului Bacău colaborează cu celelalte structuri ale primăriei şi consiliului local, ale Ministerului Afacerilor Interne şi cooperează cu autoritătile publice, precum şi cu persoane fizice şi persoane juridice, pe probleme de interes comun, potrivit prevederilor actelor nonnative în vigoare.  II. ORGANIZAREA DIRECIIEI Art. 6 - ( 1) Organigrama, statul de funcţii şi regulamentul de organizare şi funcţionare ale Direcţiei Publice de Evidenţă a Persoanelor a Municipiului Bacău se aprobă prin hotărâre a Consîl.iului Local al Municipiului Bacău, cu avizul prelabil al Direcţiei pentrn Evidenţa Persoanelor şi Administrarea Bazelor de Date Bucureşti. (2) - Direcţia Publică de Evidenţă a Persoanelor a Municipiului Bacău are în componenţă servicii, birouri şi compartimente, având ca principale atribuţii: a) - evidenta persoanelor şi eliberarea actelor de identitate; b) - stare civilă şi procedura divorţului pe cale administrativă; c) - informatică; d) - analiză - sinteză, secretariat-arhivă şi relaţii publice. ART.7.(1) - Direcţia Publică de Evidentă a Persoanelor a Municipiului Bacău execută atribuţiile ce-i sunt conferite de actele nonnative în materie, pentru soluţionarea cererilor cetăţenilor care au domiciliul sau reşedinţa pe raza Municipiului Bacău şi a comunelor arondate. (2) - În activitatea sa, Direcţia Publică de Evidenţă a Persoanelor a Municipiului Bacău, are la bază relaţii de autoritate (ierarhice şi funcţionale), de cooperare, de coordonare şi de de control, potrivit atribuţiilor stabilite pentru fiecare strnctură componentă în parte. ART.8.(1) - Relaţiile de autoritate ierarhice se stabilesc între conducerea Direcţiei Publice de Evidenţă a Persoanelor a Municipiului Bacău şi structurile subordonate acesteia, în scopul menţinerii, păstrării şi perfecţionării stării de funcţionare a direcţiei. Acelaşi tip de relaţii se stabilesc între şefi şi personalul subordonat acestora. (2) - Direcţia Publică de Evidenţă a Persoanelor a Municipiului Bacău are în structura sa servicii, birouri şi compartimente. În cadrul compartimentelor unde nu sunt funcţii de conducere se stabilesc relaţii de autoritate funcţionale intre personalul cu funcţia cea mai mare şi restul personalului acestor structuri, în vederea îndrumării şi îmbinării în mod unitar, în conformitate cu scopurile şi obiectivele propuse, a activităţii acestora şi a echilibrului sarcinilor. ART.9. - La nivelul Direcţiei Publice de Evidentă a Persoanelor a Municipiului Bacău, activitatea de control şi coordonare este atributul conducerii şi se realizează direct, ori prin intermediul şefilor structurilor funcţionale (serviciu, birou, compartiment). De asemenea, în activitatea de control, pe linii specifice de muncă, conducerea Direcţîei Publice de Evidenţă a Persoanelor a Municipiului Bacău poate angrena şi alt personal din cadrul structurii proprii. .t ART. i O. (1) - Direcţia Publică de Evidenţă a Persoanelor a Municipiului Bacău primeşte şi soluţionează cererile pe probleme specifice de evidentă a persoanelor, ale cetăţenilor din Municipiului Bacău şi din cele 12 comune arondate direcţiei, respectiv: 1. Faraoani 2. Gioseni 3. Hemeiuş 4. Horgeşti 5. Letea Veche 6. Luizi Călugăra 7. Măgura 8. Nicolae Bălcescu 9. Parincea 10. Sărata 11. Săuceşti 12. Ungureni (2) Modificarea arondării actuale a directiei se stabileşte prin hotărâre a consiliului judeţean, la propunerea Direcţiei Judeţene de Evidenţă a Persoanelor Bacău, cu avizul prealabil al Direcţiei pentru Evidenţa Persoanelor şi Administrarea Bazelor de Date Bucureşti. Ul. CONDUCEREA DIRECJIEI ART.11.(l) - Conducerea Direcţie i Publice de Evidenţă a Persoanelor a Municipiului Bacău este asigurată de Directorul Executiv. (2) - Directorul Executiv al Direcţiei Publice de Evidenţă a Persoanelor a Municipiului Bacău se numeşte şi se eliberează din funcţie prin hotărâre a Consiliului Local al Municipiului Bacău, cu avizul Direcţiei pentru Evidenţa Persoanelor şi Administrarea Bazelor de Date, in confom1itate cu dispoziţiile alin.2 al art.9 din Hotărârea Guvernului nr.2104/2004,cu modificările şi completările uletrioare. ART .12.(1) -.- Directorul executiv reprezintă Direcţia Publică de Evidenţă a Persoanelor a Municipiului Bacău, în relaţiile cu şefii celorlalte structuri din cadrul Consiliului Local şi Primăriei Municipiului Bacău, cu comandanţii (şefii) unităţilor din Ministerul Afacerilor Interne, cu instituţiile şi organismele din afara Ministerului Afacerilor Interne, potrivit competenţelor legale, (2) - În aplicarea ordinelor şi instrucţiunilor de nivel superior, Directorul Executiv al Direcţiei Publice de Evidentă a Persoanelor a Municipiului Bacău emite decizii obligatorii pentru tot personalul din subordine, în conformitate cu prevederile legale. (3) - În condiţiile dispoziţiilor legale în vigoare, Directorul Executiv al Direcţiei Publice de Evidenţă a Persoanelor poate delega unele atribuţii din competenţa sa altor persoane din subordine. ART.13.(1) - Directorul Executiv al Direcţiei Publice de Evidenţă a Persoanelor a Municipiului Bacău răspunde în faţa Primarului Municipiului Bacău şi a Consiliului Local al Municipiului Bacău de întreaga activitate pe care o desfăşoară, potrivit fişei postului. (2) - Personalul Direcţiei Publice de Evidenţă a Persoanelor a Municipiului Bacău răspunde de întreaga activitate pe care o desfăşoară, în faţa Directorului Executiv . IV. ATRIBUTULE DIRECŢIEI PUBLICE DE EVIDENTĂ A PERSOANELOR A MUNICIPIULUI BACĂU ART.14. Direcţia Publică de Evidentă a Persoanelor a Municipiului Bacău are unnătoarele atribuţii principale: a) întocmeşte, ţine evidenţa şi eliberează certificatele de stare civilă; b) înregistrează actele şi faptele de stare civilă, precum şi menţiunile şi modificările intervenite în statutul civil, în domiciliul şi reşedinţa persoanei, în condiţiile legii; c) întocmeşte şi păstrează registrele de stare civilă, în condiţiile legii; d) întocmeşte, completează, rectifică, anulează sau reconstituie actele de stare civilă şi orice menţiuni efectuate pe actele de stare civilă, în condiţiile legii; e) constată desfacerea căsătoriei, prin divorţ pe cale administrativă, dacă soţii sunt de acord cu divorţul şi nu au copii minori, născuţi din căsătorie sau adoptaţi; f) actualizează Registrul Naţional de Evidenţă a Persoanelor, cu datele de identificare şi adresele cetăţenilor care au domiciliul sau reşedinţa în raza de competenţă teritorială a direcţiei publice de evidenţă a persoanelor; g) utilizează şi valorifică Registrul Naţional de Evidenţă a Persoanelor; h) fumizează, în cadrul Sistemului naţional informatic de evidenţă a populaţiei, denumit în continuare S.N.I.E.P., date necesare pentru actualizarea Registrului Naţional de Evidenţă a Persoanelor; i) furnizează, în condiţiile legii, datele de identificare şi de adresă ale persoanei către autorităţile şi instituţiile publice centrale, judeţene şi locale, agenţii economici şi către cetăţeni; j) primeşte cererile şi documentele necesare în vederea eliberării actelor de identitate; k) ţine registrele de evidenţă pentru fiecare categorie de documente eliberate; l) constată contravenţiile şi aplică sancţiuni, în condiţiile legii; m) îndeplineşte şi alte atribuţii specifice activităţii de evidenţă a persoanelor. reglementate prin acte normative. Secţiu11ea I ATRIBUŢII PE LINIE DE EVIDENŢĂ A PERSOANELOR ŞI ELIBERAREA ACTELOR DE IDENTITATE ART. 15 - În domeniul evidenţei persoanelor şi eliberării actelor de identitate, direcţia publică de evidenţă a persoanelor are următoarele atribuţii principale: a} primeşte, analizează şi soluţionează cererile pentru eliberarea actelor de identitate, stabilirea domiciliului~ înscrierea în actul de identitate a menţiunii privind stabilirea reşedinţei şi înmânează solicitanţilor documentele în cauză; b) primeşte şi soluţionează cererile de eliberare a actelor de identitate pentru persoanele care îşi schimbă domiciliul din străinătate în România; 4 c) primeşte şi soluţionează cererile pentru eliberarea actelor de identitate ale persoanelor internate în unităţi sanitare şi de protecţie socială, precum şi ale celor aflate în locurile de reţinere şi de arest preventiv din cadml unităţilor de poliţie sau în penitenciar din zona de responsabilitate şi îmnânează documentele solicitate; d) înregîstrează toate cererile, în registrele corespunzătoare fiecărei categorii de lucrări, în conformitate cu prevederile metodologiei de lucru; e) răspunde de corectitudinea datelor preluate din documentele primare şi înscrise în formularele necesare eliberării actelor de identitate; f) desfăşoară activităţi de primire, examinare şi rezolvare a petiţiilor cetăţenilor; g) fumizează, în condiţiile legii, datele de identificare şi de adresă ale persoanei către autorităţile şi instituţiile publice centrale, judeţene şi locale, agenţii economici şi către cetăţeni; h) efectuează verificări în Registrul Naţional de Evidenţă a Persoanelor cu privire la schimbarea numelui pe cale administrativă, în condiţiile în care lucrătorul de stare civilă nu are posibiiitatea de a le efectua; i) identifică - pe baza menţiunilor operative - elementele urmărite, cele cu interdicţia prezenţei în anumite localităţi, etc. şi anunţă unităţile de poliţie în vederea luării măsurilor legale ce se impun; j) colaborează cu unităţile de poliţie, participând ia acţiunile şi controalele organizate de acestea Ia locurile de cazare în comun, hoteluri, moteluri, campinguri şi alte unităţi de cazare turistică, în vederea identificării persoanelor nepuse în legalitate pe linie de evidenţă a persoanelor, precum şi a celor urmărite în temeiul legii, precum şi cu poliţia locală potrivit atribuţiilor ce le revin pe linie de evidenţă a persoanelor; k) asigură colaborarea şi schimbul permanent de informaţii cu unităţile operative ale M.A.I., în scopul realizării operative şi de calitate a sarcinilor comune ce le revin, în temeiul legii; l) soluţionează cererile formaţiunilor operative din M.AI., S.R.I., S.P.P., Justiţie, Parchet, M.Ap.N., privind verificarea şi identificarea punctuală a persoanelor fizice; m) acordă sprijin în vederea identificării operative a persoanelor internate în unităţi sanitare şi de protecţie socială, ce nu posedă asupra lor acte de identitate; n) formulează propuneri pentru îmbunătăţirea muncii, modificarea metodologiilor de lucru etc.; o) întocmeşte situaţiile statistice şi analizele activităţilor desfăşurate lunar, trimestrial şi anual în cadrul serviciului; p) asigură gestiunea cărţilor de identitate provizorii şi întocmeşte procesele-verbale de scădere din gestiune; q) răspunde de activitătiie de selecţionare, creare, folosire şi păstrare a arhivei specifice; r) organizează, asigură conservarea şi utilizează; in procesul muncii, evidenţele locale rmmuale; s) asigură protecţia datelor cu caracter personal şi a informaţi ilor clasificate, precum şi securitatea documentelor serviciului, în conformitate cu dispoziţiîle legale; t) sesizează dispariţia, în alb, a tipizatelor înseriate pe linie de evidentă a persoanelor şi raportează dispariţia acestora pe cale ierarhică; u) răspunde de aplicarea întocmai a dispoziţiilor legale, a ordinelor şi instrucţiunilor care reglementează activitatea pe linia regimului de evidenţă a persoanelor; v) constată contravenţiile şi aplică sancţiuni, în condiţiile legii; w) îndeplineşte şi alte atribuţii specifice activităţii de evidenţă a persoanelor, reglementate prin acte normative. 5  Secţiunea II ATRIBUŢII PE LINIE DE STARE CIVILĂ ART.16. - Pe linie de stare civilă, direcţia publică de evidenţă a persoanelor are următoarele atribuţii principale: a) întocmeşte, la cerere sau din oficiu, potrivit legii, acte de naştere, de căsătorie şi de deces, în dublu exemplar şi eliberează persoanelor fizice îndreptăţite certificate doveditoare, privind actele şi faptele de stare civilă îmegistrate; b) înscrie menţiuni pe marginea actelor de stare civilă aflate în păstrare şi trimite comunicări de menţiuni pentru înscriere în registrele de stare civilă exemplarul I sau, după caz, exemplarul II, în condiţiile metodologiei cu privire la aplicarea unitară a dispoziţiilor în materie de stare civilă; c) eliberează, gratuit, la cererea autorităţilor publice, extrase pentru uz oficial de pe actele de stare civilă, precum şi fotocopii ale documentelor aflate în arhiva proprie, cu respectarea prevederilor Legii nr. 16/1996 a Arhivelor Naţionale, precum şi ale Regulamentului nr. 679/2016 privind protecţia persoanelor fizice în ceea ce priveşte prelucrarea datelor cu caracter personal şi privind libera circulaţie a acestor date şi de abrogare a Directivei 95/46/CE ( Regulamentul general privind protecţia datelor); d) eliberează, la cererea persoanelor fizice, dovezi privind înregistrarea unui act de stare civilă; dovezile cuprind, după caz, precizări referitoare la menţiunile existente pe marginea actului de stare civilă; e) trimi [...]