HCL 450/2025 adoptată

Anexa la Hotărârea nr. 450 din 27.08.2025 a Consiliului Local al Municipiului Arad ACORD DE ASOCIERE în vederea achiziționării în comun a serviciilor aferente obiectivului de investiții „Reabilitare infrastructură de tramvai Arad-Ghioroc” Având in vedere: - Prevederile art. 4 alin. (1) lit. c), art. 44 alin. (2) și (3) din Legea nr. 98/2016 privind achizițiile publice, cu modificările și completările ulterioare; - Acordul de parteneriat înregistrat la U.A.T. Municipiul Arad cu nr. 24693/19.03.2025 și la U.A.T. Județul Arad cu nr. 6919/17.03.2025 Părțile: 1. Municipiul Arad, cu sediul în Municipiul Arad, Bulevardul Revoluţiei nr. 75, cod poștal 310130, cod fiscal 3519925, reprezentat de domnul Călin BIBARȚ – Primar, în calitate de Autoritate contractantă Desemnată 2. Județul Arad, cu sediul în Municipiul Arad, str. Corneliu Coposu nr. 22, cod poștal 310003, cod fiscal 3519941, reprezentat de domnul Iustin CIONCA - Președinte al Consiliului Județean Arad, în calitate de Autoritate contractantă Asociată Convin următoarele: CAP. I DISPOZIȚII GENERALE Art. 1 Prezentul Acord este încheiat în scopul organizării și desfășurării procedurii de achiziție publică în conformitate cu prevederile Legii nr. 98/2016 privind achizițiile publice, pentru asigurarea necesităților autorităților contractante membre ale prezentului Acord, respectiv achiziționarea în comun a serviciilor de elaborare Studiu de Fezabilitate cu elemente specifice D.A.L.I., Documentație Tehnică pentru Autorizarea Executării Lucrărilor (DTAC+DTOE), Proiect Tehnic și Detalii de Execuție (PThDE) și Asistență Tehnică din partea proiectantului, pentru obiectivul de investiții „Reabilitare infrastructură de tramvai Arad-Ghioroc”. Art.2 Obiectivul prezentului Acord este achiziționarea în comun a serviciilor de elaborare Studiu de Fezabilitate cu elemente specifice D.A.L.I., Documentație Tehnică pentru Autorizarea Executării Lucrărilor (DTAC+DTOE), Proiect Tehnic și Detalii de Execuție (PThDE) și Asistență Tehnică din partea proiectantului, inclusiv servicii de elaborare a expertizelor tehnice, a studiilor de specialitate și a unui Plan de mentenanță pentru întreaga perioadă de durabilitate a proiectului, pentru obiectivul de investiții „Reabilitare infrastructură de tramvai Arad-Ghioroc”. Art. 3 Procedura de achiziție publică se va derula în întregime în comun, în numele și pe seama ambelor autorități contractante, conform art. 44 alin. (2) din Legea nr. 98/2016, cu respectarea prevederilor Legii nr. 98/2016 privind achizițiile publice și a actelor normative aprobate pentru implementarea acesteia. Art. 4 Prezenta asociere nu are personalitate juridică și nu constituie față de terți o persoană distinctă de persoana asociaților. Art. 5 Cheltuielile generate de procedură se asigură din bugetul local al Municipiului Arad și al Județului Arad. Art. 6 În funcție de sursele de finanțare identificate pentru realizarea obiectivului de investiții „Reabilitare infrastructură de tramvai Arad-Ghioroc” cheltuielile efectuate de părți conform prezentului Acord de asociere vor fi solicitate la rambursare proporțional cu contribuția fiecărei părți la achitarea acestora. 1  CAP. II OBIECTUL ACORDULUI Art. 7 (1) Obiectul Acordului îl reprezintă asigurarea cadrului de reglementare a relațiilor născute în baza prezentei asocieri între părțile Acordului, în vederea organizării și desfășurării procedurii de achiziție publică în comun. (2) Domeniul de aplicare al prezentei asocieri se extinde asupra relațiilor născute în baza prezentului Acord, începând cu etapa de pregătire, organizare a procedurii de achiziție publică și atribuire a contractului, continuând cu etapa postatribuire, respectiv executarea și monitorizarea implementării contractului. CAP. III DURATA ACORDULUI Art. 8 (1) Acordul de parteneriat intră în vigoare la data semnării acestuia de către ultima parte semnatară și încetează la data depunerii cererii de finanțare pentru obiectivul de investiții „Reabilitare infrastructură de tramvai Arad-Ghioroc”. - (2) În cazul în care nu se identifică nicio sursă de finanțare pentru realizarea obiectivului de investiții „Reabilitare infrastructură de tramvai Arad-Ghioroc” prezentul Acord va înceta prin acordul părților, la o dată convenită de comun acord, după achitarea tuturor cheltuielilor ocazionate de realizarea documentațiilor tehnico- economice așa cum părțile au convenit la art. 3 pct. 3.3 din Acordul de parteneriat nr. 24.693/6.919/2025. CAP. IV ATRIBUŢIILE ŞI RESPONSABILITĂŢILE MEMBRILOR ACORDULUI Art. 9 Atribuțiile și responsabilitățile Autorității contractante Desemnate: a) Autoritatea contractantă Desemnată este responsabilă de crearea grupului de lucru și a comisiei de evaluare, pentru inițierea și desfășurarea procedurii de achiziție publică în comun, ulterior îndeplinirii obligației de desemnare a persoanelor membre de către Autoritatea contractantă Asociată. Actul de desemnare a grupului de lucru și a comisiei de evaluare va fi dispoziția emisă de conducătorul Autorității contractante Desemnate având la baza nominalizările făcute de cele două părți. b) Autoritatea contractantă Desemnată este responsabilă de introducerea procedurii în Programul Anual de Achiziții Publice întocmit la nivelul Primăriei Municipiului Arad și de atribuire a unui COD UNIC DE ÎNREGISTRARE (CUI –ul autorității contractante/anul/poziția în PAP). c) Autoritatea contractantă Desemnată este responsabilă de desemnarea persoanelor responsabile cu aplicarea procedurii în baza art. 126 alin. (6) din Hotărârea Guvernului nr. 395/2016 din cadrul Primăriei Municipiului Arad, persoane care vor acționa în numele și pe seama ambelor autorități contractante. d) Autoritatea contractantă Desemnată derulează procedura de achiziție în întregime în comun, în numele şi pe seama ambelor autorități contractante, conform art. 44 alin. (2) din Legea nr. 98/2016. e) Platforma SICAP utilizată va fi pusă la dispoziție de Municipiul Arad în calitate de Autoritate contractantă Desemnată. Operațiunile la nivelul SICAP vor fi efectuate în numele şi pe seama ambelor autorități contractante, de persoane desemnate în baza art. 126 alin. (6) din Hotărârea Guvernului nr. 395/2016 din cadrul Primăriei Municipiului Arad. f) Autoritatea contractantă Desemnată recepționează și realizează agrearea necesităților asociaților prezentului Acord. g) Autoritatea contractantă Desemnată nu este în drept să modifice condițiile stabilite în urma agreării necesităților Autorității contractante Asociate fără acordul acesteia. h) Autoritatea contractantă Desemnată utilizează în cadrul procedurii caietul de sarcini și referatul de necesitate agreate de Autoritatea contractantă Asociată, răspunderea cu privire la prevederile din cadrul acestora fiind solidară. i) Autoritatea contractantă Desemnată va întocmi calendarul estimativ de aplicare a procedurii de atribuire. j) Autoritatea contractantă Desemnată va informa Autoritatea contractantă Asociată despre rezultatul procedurii de achiziție publică comună, comunicându-i totodată contractul adaptat la oferta câștigătoare spre a fi semnat de către fiecare parte. Semnarea contractului de către fiecare asociat se va face în termenul comunicat de Autoritatea contractantă Desemnată, cu încadrare în perioada de valabilitate a ofertei și a garanției de participare. k) Autoritatea contractantă Desemnată va efectua plata contravalorii serviciilor prestate în baza contractului de achiziție semnat. Art. 10 Atribuțiile și responsabilitățile Autorității contractante Asociate: 2  a) Autoritatea contractantă Asociată înaintează Autorității contractante Desemnate, următoarele: 1. Declarația cuprinzând persoanele cu funcție de decizie. 2. Adresa de desemnare a membrilor grupului de lucru. 3. Adresa de desemnare a membrilor comisiei de evaluare. 4. Adresa conținând datele de contact care vor fi utilizate pe parcursul procedurii pentru membrii grupului de lucru și pentru membrii comisiei de evaluare. b) Autoritatea contractantă Asociată participă alături de Autoritatea contractantă Desemnată la întocmirea: 1. Referatului de necesitate (conform ANAP). 2. Caietului de sarcini (conform ANAP). c) Autoritatea contractantă Asociată va nominaliza membrii grupului de lucru și ai comisiei de evaluare precum și 2 (doi) supleanți, cu respectarea prevederilor prezentului Acord. d) Autoritatea contractantă Asociată participă prin membrii desemnați în comisia de evaluare la elaborarea calendarului estimativ de aplicare a procedurii de atribuire. e) Pentru a nu tergiversa procedura de achiziție publică, Autoritatea contractantă Asociată se asigură că reprezentanții săi în grupul de lucru și în comisia de evaluare participă la toate ședințele care vor avea loc și își îndeplinesc toate obligațiile legale și consemnate în prezentul Acord. f) Autoritatea contractantă Asociată face propuneri de modificare a documentelor menționate la litera b) (referatul de necesitate și caietul de sarcini), a strategiei de contractare, a instrucțiunilor pentru ofertanți, formularelor și asupra proiectului de contract întocmite de către Autoritatea contractantă Desemnată și le comunică acesteia utilizând adresa [email protected] și [email protected], în termen de maxim 3 zile lucrătoare de la data primirii documentațiilor prin e-mail. Autoritatea contractantă Desemnată centralizează aceste propuneri și le analizează împreună cu membrii grupului de lucru, consemnând rezultatul analizei într-un proces - verbal semnat de către toți participanții. Grupul de lucru nu va disemina documentațiile primite și/sau documentele care fac parte din aceste documentații altor persoane și va păstra confidențialitatea asupra acestora până la data la care acestea vor fi publicate în SICAP. g) Fiecare Asociat este responsabil în mod solidar de monitorizarea executării conforme a contractului de achiziție publică. h) Fiecare Asociat este responsabil de aprobarea raportului procedurii cu respectarea prevederilor legale în acest sens. i) Fiecare Asociat este responsabil de transferul sumelor reprezentând contribuția proprie a valorii contractului de achiziție încheiat. Art. 11 Părțile prezentului Acord răspund în mod solidar de respectarea legislației din domeniul achizițiilor publice precum și a cadrului legal accesoriu. CAP V. ETAPA 1 DE PLANIFICARE A PROCEDURII DE ACHIZIŢIE PUBLICĂ Art. 12 Durata acestei etape este în conformitate cu prevederile art. 9 din Hotărârea Guvernului nr. 395/2016. Etapa de planificare/pregătire a achiziției publice care face obiectul prezentului Acord se inițiază prin elaborarea referatului de necesitate și se încheie cu aprobarea de către conducătorul fiecărei autorități contractante membre a documentației de atribuire, inclusiv a documentelor-suport, precum și a strategiei de contractare. Art. 13 Numirea grupului de lucru 13.1 În termen de 5 zile lucrătoare de la data aprobării prin ședința Consiliului Local al Municipiului Arad și a Consiliului Județean Arad a prezentului Acord, Autoritatea contractantă Asociată comunică Autorității contractante Desemnate la adresa de e-mail [email protected] și [email protected] persoanele care vor face parte din grupul de lucru aferent primei etape a Acordului de asociere, asigurând expertiza minimă astfel: - Două persoane având cunoștințe tehnice și care vor participa la întocmirea caietului de sarcini din partea fiecărei autorități. - Două persoane cu atribuții în domeniul achizițiilor publice. Grupul de lucru se va numi prin dispoziția conducătorului Autorității contractante Desemnate. 13.2 Ulterior numirii sale, grupul de lucru va avea următoarele atribuții: 1) Definitivarea referatului de necesitate. 3 2) Definitivarea caietului de sarcini. 3) Definitivarea documentației de atribuire constând în: - Instrucțiuni pentru ofertanți - Formulare - Proiectul de contract 4) Definitivarea documentelor suport: - Strategia de contractare și - Declarația cuprinzând persoanele cu funcție de decizie. 5) Formularea răspunsurilor la eventualele solicitări de clarificări. Art. 14 Autoritatea contractantă Asociată înaintează Autorității contractante Desemnate documentele stabilite la art. 10 litera a). Art. 15 Autoritatea contractantă Desemnată întocmește și trimite prin e-mail, spre formulare observații către Autoritatea contractantă Asociată, următoarele: • Referatul de necesitate • Caietul de sarcini • Instrucțiunile pentru ofertanți • Proiectul de contract • Formularele • Strategia de contractare Art. 16 Observațiile, dacă va fi cazul, vor fi formulate în maxim 3 zile lucrătoare de la data comunicării documentației prin e-mail de către Autoritatea contractantă Desemnată. Necomunicarea de obiecțiuni prin e-mail la adresa [email protected] și [email protected], în acest termen, echivalează cu însușirea documentațiilor, semnarea lor urmând a se face fără obiecțiuni la data stabilită de Autoritatea contractantă Desemnată în convocarea menționată la art. 19. Art. 17 Observațiile menționate la art. 16 vor fi analizate de membrii grupului de lucru și vor face obiectul unui proces verbal în care vor fi consemnate rezultatele analizei propunerilor de modificare. Grupul de lucru se va întruni în acest sens în termen de maxim 3 zile lucrătoare de la data expirării termenului de formulare a observațiilor stabilit prin art. 16. Art. 18 Referatul de necesitate și documentele care alcătuiesc documentația de atribuire și documentele suport vor fi întocmite după cum urmează: Nr crt Denumire Mențiuni document 1 Referatul de Referatul de necesitate va respecta modelul postat de ANAP necesitate https://achizitiipublice.gov.ro/workflows/view/175 Referatul de necesitate se va întocmi de Autoritatea contractantă Desemnată în cadrul grupului de lucru și va fi semnat și aprobat de fiecare asociat. Referatul de necesitate va fi semnat minim de structurile cu atribuții în domeniul tehnic și economic al fiecărui asociat și aprobat de conducătorul fiecărei autorități contractante. 2 Caietul de sarcini La întocmirea caietului de sarcini se vor respecta prevederile Anexei 5 – Lista de verificare pentru Contractele de furnizare servicii intelectuale la Ordinul nr. 1894 din 08.07.2019 privind aprobarea listelor de verificare aferente exercitării controlului de calitate şi regularitate al procesului de atribuire a contractelor/acordurilor-cadru de achiziție publică/sectorială și a contractelor de concesiune de lucrări și concesiune de servicii. http://anap.gov.ro/web/ordin- nr-1894-din-08-07-2019-privind-aprobarea-listelor-de-verificare-aferente- 4  exercitarii-controlului-de-calitate-si-regularitate-al-procesului-de-atribuire-a- contractelor-acordurilor-cadru-de-achiz/. Caietul de sarcini va respecta structura recomandată de ANAP pentru serviciile de proiectare https://achizitiipublice.gov.ro/matrix/cell/77/1. Autoritatea contractantă Asociată va furniza Autorității contractante Desemnate, la solicitarea acesteia, toate informațiile și/sau documentele de care dispune și care sunt necesare pentru elaborarea caietului de sarcini. 3. Documentul Strategia de contractare va respecta modelul ANAP și va fi întocmită de suport: Autoritatea contractantă Desemnată în numele și pe seama ambelor Autorități contractante părți ale Acordului. Strategia de contractare Documentația de atribuire va fi întocmită de Autoritatea contractantă Desemnată în numele și pe seama ambelor Autorități contractante părți ale Acordului. Documenția de atribuire: Ulterior finalizării, Autoritatea contractantă Desemnată va comunica documentele prin e-mail Autorității contractante Asociate pentru formulare de Formularele propuneri. Instrucțiunile pentru ofertanți Autoritatea contractantă Asociată va formula propuneri în termen de 3 zile lucrătoare de la primirea documentației prin e-mail, la adresa Proiectul de [email protected] și [email protected] acestea urmând contract a fi analizate de către grupul de lucru. Propunerile de modificare vor fi exprese, inițiatorul indicând exact formularea care consideră că este necesar a apărea în documentația de atribuire. Comunicarea unei idei, fără ca aceasta să fie însoțită de transpunerea clară a frazei/clauzei care se dorește să apară în documentație nu va fi considerată o modificare și nu va fi analizată de grupul de lucru. În cazul în care autoritatea contractantă asociată nu inițiază propuneri de modificare, va comunica acest lucru prin e-mail la adresa [email protected] și [email protected] Ulterior agreării formei lor finale, fiecare Autoritate contractantă va asigura semnarea documentelor menționate la aceasta rubrică cel puțin de către: 1. Persoana care în conformitate cu prevederile art. 2 din Hotărârea Guvernului nr. 395/2016 are atribuții în domeniul achizițiilor publice la nivelul autorității contractante. 2. Persoana care acordă viza de legalitate pentru proiecte de contracte. 3. Directorul direcției responsabile cu implementarea proiectului. 4. Persoana autorizată să vizeze pentru control financiar preventiv, asigurându-se respectarea Ordinului ministrului nr. 923/2014. 4 Documentul Autoritatea contractantă Asociată va furniza Autorității contractante Desemnate suport – declaraţia declarația privind persoanele ce dețin funcții de decizie în cadrul autorității privind persoanele contractante, respectiv cele cu putere d [...]