HCL 81/2023 adoptată

ROMÂNIA Anexa nr. 1 la HCL nr. 81/2023 JUDEȚULA LBA MUNICIPIUL ALBA IULIA CONSILIUL LOCAL REGULAMENT DE ORGANIZARE ȘI FUNCȚIONARE A UNITĂȚII DE MANAGEMENT A PROIECTULUI “SHAring REnewable eneRgy through Energy communitieS- acronim ShareRES”, finanțat prin Programul Interreg Europe, în parteneriat cu Consorțiul Agenției pentru Energie Extremadura – SPANIA(lider de proiect), Regiunea de planificare Riga - LETONIA, Consiliul Județean Donegal - IRLANDA, Agenția de Dezvoltare Nicosia - CIPRU, Centrul de sprijin pentru afaceri L.t.d. Kranj - SLOVENIA SECŢIUNEA I. DISPOZIŢII GENERALE 1.1. PREAMBUL Art. 1 Unitatea de Management a Proiectului “SHAring REnewable eneRgy through Energy communitieS- acronim ShareRES”, se înfiinţează prin Hotărâre de Consiliu local, ca structură fără personalitate juridică, în conformitate cu prevederile contractului de finanţare, începând cu data semnării contractului de finanțare, pe toată durata de implementare a proiectului, inclusiv perioada de depunere a raportului final. Art. 2 Unitatea de Management a Proiectului “SHAring REnewable eneRgy through Energy communitieS- acronim ShareRES” își desfăşoară activitatea pe baza prezentului Regulament, a Contractului de Finanţare şi a prevederilor legale care îl guvernează, cadrului legal în vigoare aplicabil Administraţiei Publice Locale. Art. 3 Unitatea de Management a Proiectului reprezintă Municipiul Alba Iulia în relaţie cu Autoritatea Finanţatoare, cu celelalte instituţii ale Administraţiei publice locale, alte instituţii publice naţionale şi internaţionale, persoane fizice sau juridice care desfăşoară activități în cadrul proiectului “SHAring REnewable eneRgy through Energy communitieS- acronim ShareRES”. Art. 4 Unitatea de Management a Proiectului funcţionează în sediul din Alba Iulia, Calea Moților nr. 5A, 510134, jud. Alba, România. 1.2. STRUCTURA ORGANIZATORICĂ Art.5 Unitatea de Management a Proiectului este subordonată Consiliului local al municipiului Alba Iulia și este formată din: ● 1 Manager de proiect ● 1 Responsabil financiar ● 1 Expert achiziții ● 1 Expert comunicare și PR ● 2 Experți Tehnici ● 2 Personal administrativ Programul de funcționare al UMP-ului va fi între 08:00-16:00, respectiv 16:00-20:00. Art.6 Unitatea de Management a Proiectului este formată din personal contractual și funcționari publici din aparatul de specialitate al Primarului municipiului Alba Iulia şi personal extern selectat în conformitate cu prevederile H.G. nr. 1336/2022 și legislația în vigoare. Art.7 Competența de a aproba, modifica sau completa structura organizatorică a Unităţii de Management a Proiectului, aparține Consiliului local al municipiului Alba Iulia. SECȚIUNEA II. ATRIBUȚII, RESPONSABILITĂȚI, AUTORITATE Art.8 Obiectul de activitate al Unităţii de Management a Proiectului îl constituie implementarea/monitorizarea/supervizarea proiectului “SHAring REnewable eneRgy through Energy communitieS-acronim ShareRES” respectând prevederile Contractului de Finanţare, ale normelor legale aplicabile, precum şi instrucţiunile de implementare puse la dispoziţia Municipiului Alba Iulia de către Autoritatea Finanţatoare. Art.9 Atribuțiile persoanelor din cadrul Unităţii de Management a Proiectului sunt: - implementarea proiectului; - monitorizarea/supervizarea documentației de finanțare pe baza obiectivelor, activităților, rezultatelor și indicatorilor prevăzuți în aplicația de finanțare; - monitorizarea/supervizarea contractelor aferente proiectului întocmite conform reglementărilor în vigoare; - persoanele din Unitatea de Management a Proiectului vor asigura implementarea Proiectului în conformitate cu cele asumate prin Cererea de finanţare aprobată; - persoanele din Unitatea de Management a Proiectului vor implementa Proiectul cu maximum de profesionalism, eficienţă şi vigilenţă în conformitate cu cele mai bune practici în domeniul vizat şi în concordanţă cu prevederile Contractului de finanţare; - în cazul în care rapoartele de progres înaintate nu sunt complete sau necesită modificări, persoanele din Unitatea de Management a Proiectului au obligaţia de a face completările şi modificările solicitate şi de a retransmite rapoartele de progres în termenul solicitat, de la primirea înştiinţării; - persoanele din Unitatea de Management a Proiectului sunt responsabile de efectuarea raportărilor către Autoritatea de management; - persoanele din Unitatea de Management a Proiectului au obligaţia să furnizeze orice informaţii de natură tehnică sau financiară legate de Proiect solicitate de către AM, Autoritatea de Certificare si Plată, Autoritatea de Audit, Comisia Europeană sau orice alt organism abilitat să verifice sau să realizeze controlul/auditul asupra modului de implementare a proiectelor cofinanţate din instrumente structurale; - persoanele din Unitatea de Management a Proiectului au obligaţia să asigure toate condiţiile pentru efectuarea verificărilor, punând la dispoziţie, la cerere şi în termen, documentele solicitate; să fie disponibile şi prezente, pe întreaga durată a verificărilor. - se angajează să acorde dreptul de acces la locurile şi spaţiile unde se implementează sau a fost implementat Proiectul, precum şi la toate documentele şi fişierele informatice privind gestiunea tehnică şi financiară a Proiectului; - respectarea prevederilor aplicabile cuprinse în cererea de finanţare şi legislaţia aferentă referitoare la asigurarea conformităţii cu politicile Uniunii Europene şi naţionale, în special cele privind achiziţiile publice, egalitatea de şanse, dezvoltarea durabilă, informarea şi publicitatea; - respectarea prevederilor legislaţiei naţionale in domeniul achiziţiilor publice, respectiv Legea nr. 98/2016 din 19 mai 2016 privind achiziţiile publice, cu modificările si completările ulterioare; - persoanele din Unitatea de Management a Proiectului colaborează cu Direcţia Cheltuieli în vederea asigurării unei evidenţe contabile distincte, folosind conturi analitice distincte pentru Proiect; - persoanele din Unitatea de Management a Proiectului colaborează cu Direcţia Cheltuieli în vederea efectuării plăţilor aferente proiectului; - persoanele cu atribuții specifice din Unitatea de Management a Proiectului sunt responsabile de gestionarea activităţii şi conformității produselor de informare și publicitate cu cerințele de identitate vizuală ale Autorităţii Finanţatoare. Art. 10 Responsabilitățile personalului din Unităţii de Management a Proiectului sunt următoarele: 1. răspunde de păstrarea secretului de serviciu, precum și secretul datelor și al informațiilor cu caracter confidențial deținute sau la care are acces ca urmare a exercitării atribuțiilor de serviciu; 2. răspunde de îndeplinirea cu profesionalism, loialitate, corectitudine și în mod conștiincios a îndatoririlor de serviciu; se abține de la orice faptă care ar putea să aducă prejudicii instituției; 3. răspunde de realizarea la timp și întocmai a atribuțiilor ce-i revin potrivit legii, programelor aprobate și dispuse expres de către conducerea instituției și de raportarea asupra modului de realizare a acestora; 4. răspunde potrivit dispozițiilor legale, de corectitudinea și exactitatea datelor, informațiilor, măsurilor și sancțiunilor stipulate în documentele întocmite. Art. 11 Autoritatea personalului din structura Unitatea de Management a Proiectului: 5. Reprezintă și angajează instituția numai în limitele atribuțiilor de serviciu și a mandatului care i s-a încredințat de către conducerea acesteia; 6. Propune documente tipizate și proceduri de uz intern pentru activitatea structurii; 7. Semnalează conducerii instituției orice probleme deosebite legate de activitatea acesteia. SECTIUNEA III – PERSONALUL Art. 12 Dispoziții pentru personal: a. atribuțiile personalului din cadrul Unităţii de Management a Proiectului sunt specificate în fişa individuala a postului; b. retribuirea personalului din cadrul Unităţii de Management a Proiectului se va face potrivit bugetului de proiect, aprobat. DISPOZIŢII FINALE Art. 13 Prezentul regulament intră în vigoare după aprobarea lui prin Hotărâre de Consiliu local începând cu prima zi de implementare a proiectului, în conformitate cu prevederile contractului de finanţare, şi îşi încetează valabilitatea odată cu aprobarea raportului final pentru implementarea proiectului “SHAring REnewable eneRgy through Energy communitieS-acronim ShareRES”. Alba Iulia, 27 februarie 2023 Președintele ședinței, Contrasemnează, Consilier Secretar general Stanciu Alin Gheorghe Jeler Marcel