HCL 15/2021 adoptată

ROMÂNIA Anexa nr. 1 la HCL nr. 15/2021 JUDEŢUL ALBA MUNICIPIUL ALBA IULIA CONSILIUL LOCAL REGULAMENT DE ORGANIZARE ȘI FUNCȚIONARE A UNITĂȚII DE MANAGEMENT A PROIECTULUI “Soluţii inovative de îmbunătăţire a eficienţei energetice a bazinului olimpic de înot din Alba Iulia” (Innovative energy efficiency solutions for the Olympic Swimming Pool - Alba Iulia) finanțat de Innovation Norway prin apelul Energy Programme in Romania – Energy Efficiency , în cadrul programului „EEA and Norway Grants 2014 – 2021” SECŢIUNEA I. DISPOZIŢII GENERALE 1.1. PREAMBUL Art. 1 Unitatea de Management a Proiectului “Soluţii inovative de îmbunătăţire a eficienţei energetice a bazinului olimpic de înot din Alba Iulia”, se înfiinţează prin Hotărâre de Consiliu Local, ca structură fără personalitate juridică, începând cu data de 15.02.2021, în conformitate cu prevederile contractului de finanţare, cu o durată de 20 de luni, care acoperă toată durata de implementare a proiectului (având termen 30 iunie 2022), la care se adăugă 2 luni pentru perioada de depunere a raportului final şi eventuale decontări finale (30 septembrie 2022). Art. 2 Îşi desfăşoară activitatea pe baza prezentului Regulament, a Contractului de Finanţare şi a prevederilor legale care îl guvernează, cadrului legal în vigoare aplicabil Administraţiei Publice Locale. Art. 3 Unitatea de Management a Proiectului reprezintă Municipiul Alba Iulia în relaţie cu Autoritatea Finanţatoare, cu celelalte instituţii ale Administraţiei Publice Locale, alte instituţii publice naţionale şi internaţionale, persoane fizice sau juridice care desfăşoară activități în cadrul proiectului “Soluţii inovative de îmbunătăţire a eficienţei energetice a bazinului olimpic de înot din Alba Iulia”. Art. 4 Unitatea de Management a Proiectului funcţionează în sediul din Alba Iulia, str. Calea Moților, nr. 5A. 1.2. STRUCTURA ORGANIZATORICĂ Art.5 Unitatea de Management a Proiectului este subordonată Consiliului Local al Municipiului Alba Iulia și este formată din: ● 1 Manager de proiect ● 1 Asistent manager de proiect ● 1 Responsabil Financiar ● 1 Expert Comunicare și PR ● 1 Responsabil achiziţii ● 4 Experţi tehnici ● 3 Experţi locali Art.6 Unitatea de Management a Proiectului este formată din personal public şi contractual din aparatul de specialitate al Primarului Municipiului Alba Iulia şi personal extern, fiind numiţi prin Dispoziția Primarului. Selectarea în vederea nominalizării acestora se face pe baza competenţelor profesionale de specialitate și implicării acestora încă din etapele de identificare și formulare a proiectului de finanţare, conform procedurilor finanțatorului. Selectarea personalului extern se face pe bază de concurs. Art.7 Competența de a aproba, modifica sau completa structura organizatorică a Unităţii de Management a Proiectului, aparține Consiliului Local al Municipiului Alba Iulia. SECȚIUNEA II. ATRIBUȚII, RESPONSABILITĂȚI, AUTORITATE Art.8 Obiectul de activitate al Unităţii de Management a Proiectului îl constituie implementarea/monitorizarea/supervizarea activităţilor proiectului “Soluţii inovative de îmbunătăţire a eficienţei energetice a bazinului olimpic de înot din Alba Iulia” respectând prevederile Contractului de Finanţare, normelor legale aplicabile, precum şi instrucţiunile de implementare puse la dispoziţia Municipiului Alba Iulia de către Autoritatea Finanţatoare – Innovation Norway. Art.9 Atribuțiile persoanelor din cadrul Unităţii de Management a Proiectului sunt: - implementarea proiectului; - monitorizarea/supervizarea documentației de finanțare pe baza obiectivelor, activităților, rezultatelor și indicatorilor prevăzuți în aplicația de finanțare; - monitorizarea/supervizarea contractelor aferente proiectului întocmite conform reglementărilor în vigoare; - persoanele din Unitatea de Management a Proiectului vor asigura implementarea Proiectului în conformitate cu cele asumate prin Cererea de finanţare aprobată; - persoanele din Unitatea de Management a Proiectului vor implementa Proiectul cu maximum de profesionalism, eficienţă şi vigilenţă în conformitate cu cele mai bune practici în domeniul vizat şi în concordanţă cu prevederile Contractului de finanţare; - în cazul în care rapoartele de progres înaintate nu sunt complete sau necesită modificări, persoanele din Unitatea de Management a Proiectului au obligaţia de a face completările şi modificările solicitate şi de a retransmite rapoartele de progres în termenul solicitat, de la primirea înştiinţării; - persoanele din Unitatea de Management a Proiectului sunt responsabile de efectuarea raportărilor către Autoritatea de management; - persoanele din Unitatea de Management a Proiectului au obligaţia să furnizeze orice informaţii de natură tehnică sau financiară legate de Proiect solicitate de către Innovation Norway, Autoritatea Națională (Ministerul Dezvoltării Regionale și Administrației Publice), Autoritatea de Audit, Comisia Europeană sau orice alt organism abilitat să verifice sau să realizeze controlul/auditul asupra modului de implementare a proiectelor cofinanţate din fonduri europene si EEA – Norway Grants; - persoanele din Unitatea de Management a Proiectului au obligaţia să asigure toate condiţiile pentru efectuarea verificărilor, punând la dispoziţie, la cerere şi în termen, documentele solicitate; să fie disponibile şi prezente, pe întreaga durată a verificărilor. - se angajează să acorde dreptul de acces la locurile şi spaţiile unde se implementează sau a fost implementat Proiectul, precum şi la toate documentele şi fişierele informatice privind gestiunea tehnică şi financiară a Proiectului; - respectarea prevederilor aplicabile cuprinse în cererea de finanţare şi legislaţia aferentă referitoare la asigurarea conformităţii cu politicile Uniunii Europene şi naţionale, în special cele privind achiziţiile publice, egalitatea de şanse, dezvoltarea durabilă, informarea şi publicitatea; - respectarea prevederilor legislaţiei naţionale in domeniul achiziţiilor publice, respectiv Legea 98/ 2016 privind achiziţiile publice, procedurile de atribuire a contractelor de achiziţie publică şi de organizare a concursurilor de soluţii, cu modificările si completările ulterioare; - persoanele din Unitatea de Management a Proiectului colaborează cu Direcţia Cheltuieli în vederea asigurării unei evidenţe contabile distincte, folosind conturi analitice distincte pentru Proiect; - persoanele din Unitatea de Management a Proiectului colaborează cu Direcţia Cheltuieli în vederea efectuării plăţilor aferente proiectului; - persoanele cu atribuții specifice din Unitatea de Management a Proiectului sunt responsabile de gestionarea activităţii şi conformității produselor de informare și publicitate cu cerințele de identitate vizuală ale Autorităţii Finanţatoare. Art. 10 Responsabilitățile personalului din Unităţii de Management a Proiectului sunt următoarele: - răspunde de păstrarea secretului de serviciu, precum și secretul datelor și al informațiilor cu caracter confidențial deținute sau la care are acces ca urmare a exercitării atribuțiilor de serviciu; - răspunde de îndeplinirea cu profesionalism, loialitate, corectitudine și în mod conștiincios a îndatoririlor de serviciu; se abține de la orice faptă care ar putea să aducă prejudicii instituției; - răspunde de realizarea la timp și întocmai a atribuțiilor ce-i revin potrivit legii, programelor aprobate și dispuse expres de către conducerea instituției și de raportarea asupra modului de realizare a acestora; - răspunde potrivit dispozițiilor legale, de corectitudinea și exactitatea datelor, informațiilor, măsurilor și sancțiunilor stipulate în documentele întocmite. Art. 11 Autoritatea personalului din structura Unitatea de Management a Proiectului: - Reprezintă și angajează instituția numai în limitele atribuțiilor de serviciu și a mandatului care i s-a încredințat de către conducerea acesteia; - Propune documente tipizate și proceduri de uz intern pentru activitatea structurii; - Semnalează conducerii instituției orice probleme deosebite legate de activitatea acesteia. SECTIUNEA III – PERSONALUL Art. 12 Dispoziții pentru personal: - atribuțiile personalului din cadrul Unităţii de Management a Proiectului sunt specificate în fişa individuala a postului, întocmită de Managerul de Proiect, avizată de Compartimentul Relații Internaționale, Relații cu mediul de afaceri și societatea civilă, Parteneriate, Biroul de Resurse Umane; - retribuirea personalului din cadrul Unităţii de Management a Proiectului se va face potrivit bugetului de proiect, aprobat; - Unitatea de Management a proiectului include şi personal public neremunerat. DISPOZIŢII FINALE Art. 13 Prezentul regulament intră în vigoare după aprobarea lui prin Hotărâre de Consiliu Local începând cu prima zi de implementare a proiectului, în conformitate cu prevederile contractului de finanţare, şi îşi încetează valabilitatea odată cu aprobarea raportului final pentru implementarea proiectului. Alba Iulia, 29 ianuarie 2021 Președintele ședinței, Contrasemnează, Consilier Secretar general Sandu Cornel Stelian Jeler Marcel