HCL 19/2014 Adjud adoptată

ROMÂNIA JUDEŢUL VRANCEA CONSILIUL LOCAL AL MUNICIPIULUI ADJUD HOTĂRÂREA NR...12... Din 27 februarie 2014 Privind aprobarea Regulamentului de organizare și funcţionare al Serviciului Public Comunitar Local de Evidenţă a Persoanelor al municipiului Adjud Consiliul local al municipiului Adjud, întrunit în şedinţă ordinară: - Analizând Expunerea de motive a proiectului de hotărâre iniţiat de primarul municipiului Adjud și Raportul de specialitate al Serviciului Public Comunitar Local de Evidenţă a Persoanelor al municipiului Adjud; - Luând act de avizul favorabil al Comisiei pentru administrație publică, juridică şi de disciplină, ordine publică, prognoze si dezvoltare; - În baza dispoziţiilor art. 9 alin. (3) din Ordonanţa de Guvern nr. 84/2001 privind înființarea, organizarea si funcționarea serviciilor publice comunitare de evidență a persoanelor, cu modificările și completările ulterioare; - În temeiul art. 36 alin. (2) lit. 4”, alin. (6) lit. a” pet. 12, art. 45 alin. (1) şi art. 117 din Legea administrației publice locale nr, 215/2001 — republicată, cu modificările şi completările ulterioare HOTĂRĂȘTE: Art, 1 - Se aprobă Regulamentul de organizare şi funcţionare al Serviciului Public Comunitar Local de Evidență a Persoanelor a municipiului Adjud, conform anexei nr. 1, ce face parte integrantă din prezenta hotărâre, Art, 2 — Regulamentul de organizare și funcţionare va fi publicat pe site-ul Www.adjud.ro, comunicat Primarului municipiului Adjud și Instituţiei Prefectului Vrancea de către Serviciul administrație publică locală. Președinte de ședință Contrasemnează, Consilier, Secretar, Cristea Leonardo Claudiu Sibişan Andra Genovdva S ROMÂNIA JUDEŢUL VRANCEA CONSILIUL LOCAL AL MUNICIPIULUI ADJUD Anexa nr, 1 la Hotărârea Consiliului local nr..b d. din 27 februarie 2014 REGULAMENTUL PRIVIND ORGANIZAREA ȘI F UNCȚIONAREA SERVICIULUI PUBLIC COMUNITAR LOCAL DE EVIDENŢĂ A PERSOANELOR AL MUNICIPIULUI ADJUD CAPITOLUL 1 DISPOZIŢII GENERALE Art. 1 - Serviciul public comunitar local de evidenţă a persoanelor al municipiului Adjud, se organizează în subordinea consiliului local al municipiului Adjud, în temeiul art. 1 alin. (1) din Ordonanţa Guvernului nr. 84/2001 privind înființarea, organizarea și functionarea serviciilor publice comunitare de evidența a persoanelor, aprobată cu modificări şi completări prin Legea nr. 372/2002, cu modificările și completările ulterioare. Art, 2 — (1) Serviciul public comunitar local de evidență a persoanelor este constituit în conformitate cu prevederile art. 25 alin. (1) din Ordonanţa Guvernului nr. 84/2001 și își are sediul în Adjud, str. Vasile Alecsandri, nr. 7, jud. Vrancea. (2) Serviciul public comunitar local de evidență a persoanelor al municipiului Adjud se constituie fără personalitate juridică, prin hotărâre a consiliului local. Art. 3 - (1) Scopul serviciului public comunitar local de evidenţă a persoanelor este acela de a exercita competențele ce îi sunt conferite prin lege pentru punerea în aplicare a prevederilor actelor normative care reglementează activitatea de evidență a persoanelor în sistem de ghișeu unic. (2) Activitatea serviciului public comunitar local de evidență a persoanelor se desfășoară în interesul persoanei și al comunității, în sprijinul instituțiilor statului, exchusiv pe baza și în executarea legii. Art. 4 - Activitatea serviciului public comunitar local de evidență a persoanelor este coordonată şi controlată metodologic, în mod unitar, de Direcţia pentru Evidenţa Persoanelor şi Administrarea Bazelor de Date, denumită în continuare D.E.P.A.B.D,, și de Serviciul public comunitar de evidenţă a persoanelor al judeţului Vrancea. Art. 5 — (1) Serviciul public comunitar local de evidență a persoanelor asigură întocmirea, păstrarea, evidența și eliberarea actelor de stare civilă, a cărților de identitate, a cărților electronice de identitate și a cărţilor de alegător. (2) În vederea îndeplinirii prerogativelor cu care este investit, serviciul public comunitar local de evidență a persoanelor colaborează cu celelalte structuri ale primăriei, ale Ministerului Administraţiei și Internelor şi cooperează cu autorităţile publice, precum şi cu persoane fizice și persoane juridice, pe probleme de interes comun, potrivit prevederilor actelor normative în vigoare. CAPITOLUL HI ORGANIZAREA SERVICIULUI PUBLIC COMUNITAR LOCAL DE EVIDENȚĂ A PERSOANELOR Art. 6 - (1) Structura organizatorică, statul de funcții și regulamentul de organizare și funcţionare ale serviciului public comunitar local de evidență a persoanelor se stabilesc prin hotărâre a consiliului local al municipiului Adjud, cu avizul prealabil al D.E.P.A.B.D și al Agenției Naţionale a Funcţionarilor Publici. (2) Structura organizatorică și numărul de personal din cadrul Serviciul Public Comunitar Local de Evidenţă a Persoanelor sunt stabilite conform organigramei aprobate anual prin Hotărâre a Consiliului Local al municipiului Adjud, avizat de Inspectoratul Naţional pentru Evidenţa Persoanelor. Art. 7 - Serviciul public comunitar local de evidenţă a persoanelor are atribuţii pe linie de: a) - evidenţă a persoanelor și eliberare a actelor de identitate; b) - stare civilă; c) - informatică; d) - analiză - sinteză, secretariat-arhivă şi relaţii publice. Art. 8 — (1) Serviciul public comunitar local de evidență a persoanelor exercită atribuţiile ce-i sunt conferite de lege pentru soluţionarea cererilor cetățenilor care au domiciliul sau reşedinţa pe raza de competență. (2) În vederea atingerii obiectivelor stabilite, activitatea serviciului are la bază relaţii de autoritate (ierarhice, funcţionale), de cooperare, de coordonare şi de control, potrivit atribuţiilor stabilite pentru fiecare structură componentă în parte. (3) Relaţiile de autoritate ierarhice se stabilesc între conducerea serviciului public comunitar local de evidenţă a persoanelor și structurile subordonate acestuia în scopul menţinerii, păstrării și perfecționării stării de funcționalitate a serviciului, Același tip de relaţii se stabilesc între șef și personalul subordonat acestuia. Art. 9 - (1) Serviciul public comunitar local de evidență a persoanelor este organizat la nivel de serviciu și are în componenţă compartimente, (2) La nivelul serviciului public comunitar de evidență a persoanelor, activitatea de control și coordonare este atributul conducerii și se realizează prin intermediul șefului de serviciu/birou. De asemenea, în activitatea de control, pe linii specifice de muncă, șeful de serviciu/birou poate angrena şi alt personal specializat din cadrul structurilor proprii. (3) În cadrul Compartimentului unde nu sunt prevăzute funcţii de conducere, se stabilesc relaţii de autoritate funcționale între personalul cu funcţia cea mai mare Și restul personalului acestor structuri, în vederea îndrumării şi îmbinării în mod unitar a activității acestora, a echilibrării sarcinilor şi a armonizării eforturilor necesare pentru asigurarea unității de acțiune în vederea îndeplinirii obiectivelor propuse. Art. 10 - (1) Serviciul public comunitar local de evidență a persoanelor primește și soluţionează cererile cetățenilor pe probleme specifice de evidență şi stare civilă a persoanelor din municipiul Adjud în care funcţionează serviciul. (2) Serviciul public comunitar local de evidență a persoanelor primește și soluţionează cererile cetățenilor pe probleme specifice de evidenţă a persoanelor din comunele arondate acestui serviciu respectiv, și anume Boghești, Corbiţa, Homocea, Păunești, Ploscuţeni, Pufeşti, Ruginești, Tănăsoaia, la care nu s-au constituit încă servicii publice comunitare locale. (3) Modificarea arondării actuale a serviciului public comunitar local de evidență a persoanelor se stabilește prin hotărâre a consiliului judeţean, la propunerea serviciului public comunitar judeţean, cu avizul prealabil al Direcţiei pentru Evidenţa Persoanelor și Administrare a Bazelor de Date. Art. 11 - (1) Conducerea serviciului public comunitar local de evidență a persoanelor este asigurată de şeful serviciului. (2) Şeful serviciului public comunitar local de evidență a persoanelor este numit sau eliberat din funcţie prin hotărâre a consiliului local, în condiţiile legii, cu avizul prealabil al Direcţiei pentru Evidenţa Persoanelor și Administrare a Bazelor de Date în conformitate cu prevederile art. 9 alin. Q) din Metodologia privind criteriile de dimensionare a numărului de funcţii din aparatul serviciilor publice comunitare de evidenţă a persoanelor, constituirea patrimoniului şi managementul resurselor umane, financiare și materiale, aprobată prin Hotărârea Guvernului ar. 2104/2004, cu modificările și completările ulterioare. Art. 12 - (1) Şeful serviciului reprezintă serviciul public comunitar local de evidenţă a persoanelor în relațiile cu şefii celorlalte structuri din cadrul primăriei, cu şefii (comandanții) unităților din Ministerul Administraţiei şi Internelor, cu instituţiile și organismele din afara sistemului Ministerului Administraţiei şi Internelor, potrivit competenţelor legale. (2) În aplicarea ordinelor şi instrucțiunilor de nivel superior, șeful serviciului public comunitar local de evidență a persoanelor emite dispoziţii obligatorii pentru tot personalul din subordine, în conformitate cu prevederile legale, (3) În condițiile legii și reglementărilor specifice, şeful serviciului public comunitar local de evidenţă a persoanelor poate delega unele atribuţii din competența sa altor persoane din subordine. Art. 13 — (1) Şeful serviciului public comunitar local de evidenţă a persoanelor răspunde în faţa consiliului local de întreaga activitate pe care o desfășoară, potrivit prevederilor fişei postului. (2) Personalul serviciului public comunitar local de evidență a persoanelor răspunde de întreaga activitate pe care o desfășoară, în fața șefului serviciului. CAPITOLUL III ATRIBUŢIILE SERVICIULUI PUBLIC COMUNITAR LOCAL DE EVIDENŢĂ A PERSOANELOR Art. 14 - Serviciul public comunitar local de evidență a persoanelor are următoarele atribuţii principale: a) întocmește, ţine evidența și eliberează certificatele de stare civilă; b) înregistrează actele și faptele de stare civilă, precum și mențiunile și modificările intervenite în Statutul civil, în domiciliul și reședința persoanei, în condiţiile legii; c) întocmeşte și păstrează registrele de stare civilă, în condiţiile legii; d) întocmește, completează, rectifică, anulează sau reconstituie actele de stare civilă și orice mențiuni efectuate pe actele de stare civilă, în condiţiile legii; e) constată desfacerea căsătoriei, prin divorț pe cale administrativă, dacă soţii sunt de acord cu divorțul și nu au copii minori, născuți din căsătorie sau adoptați; î) actualizează Registrul Judeţean de Evidenţă a Persoanelor, cu datele de identificare şi adresele cetățenilor care au domiciliul sau reşedinţa în raza de competență teritorială a serviciului public comunitar local de evidență a persoanelor; 8) utilizează și valorifică Registrul Naţional de Evidenţă a Persoanelor; h) furnizează, în cadrul Sistemului Naţional Integrat de Introducere şi Actualizare a Informaţiilor legate de Evidenţă a Persoanelor, denumit în continuare S.N.LE.P., date necesare pentru actualizarea Registrului Naţional de Evidenţă a Persoanelor, i) furnizează, în condițiile legii, datele de identificare şi de adresă ale persoanei către autoritățile şi instituţiile publice centrale, judeţene și locale, agenţii economici şi către cetăţeni; J) primește, în sistem de ghișeu unic, cererile şi documentele necesare în vederea eliberării cărților de identitate, cărților de alegător, și le înaintează serviciului public comunitar judeţean de evidenţă a persoanelor. k) primește de la structurile competente cărțile de identitate, cărţile de alegător, pe care le eliberează solicitanţilor; ]) ţine registrele de evidenţă pentru fiecare categorie de documente eliberate; m) constată contravenţiile și aplică sancţiuni, în condiţiile legii; n) îndeplineşte și alte atribuţii specifice activităţii de evidenţă a persoanelor, reglementate prin acte normative. ATRIBUȚII PE LINIE DE EVIDENŢĂ A PERSOANELOR ȘI ELIBERARE A ACTELOR DE IDENTITATE Art, 15 — În domeniul evidenţei persoanelor şi eliberării actelor de identitate, serviciul public comunitar local de evidență a persoanelor are următoarele atribuții principale: a) primește, analizează şi soluţionează cererile pentru eliberarea actelor de identitate, cărților de alegător, stabilirea domiciliului, înscrierea în actul de identitate a menţiunii privind stabilirea reședinței și înmânează solicitanţilor documentele în cauză; b) primeşte și soluţionează cererile de eliberare a actelor de identitate pentru persoanele care își schimbă domiciliul din străinătate în România; c) primește și soluţionează cererile pentru eliberarea actelor de identitate ale persoanelor internate în unităţi sanitare și de protecție socială, precum şi ale celor aflate în locurile de reţinere și de arest preventiv din cadrul unităţilor de politie sau în penitenciar din zona de responsabilitate și înmânează documentele solicitate; d) înregistrează toate cererile, în registrele corespunzătoare fiecărei categorii de lucrări, în conformitate cu prevederile metodologiei de lucru; €) răspunde de corectitudinea datelor preluate din documentele primare și înscrise în formularele necesare eliberării actelor de identitate; î) desfășoară activități de distribuire a cărților de alegător; 8) desfășoară activități de primire, examinare Și rezolvare a petiţiilor cetăţenilor; 1). furnizează, în condiţiile legii, datele de identificare și de adresă ale persoanei către autoritățile și instituțiile publice centrale, judeţene şi locale, agenții economici și către cetățeni; i) efectuează verificări în Registrul Naţional de Evidenţă a Persoanelor cu privire la schimbarea numelui pe cale administrativă, în condițiile în care lucrătorul de stare civilă nu are posibilitatea de a le efectua;; Î) identifică — pe baza mențiunilor operative — elementele urmărite, cele cu interdicția prezenţei în anumite localități etc, și anunță unităţile de poliţie în vederea luării măsurilor legale ce se impun; k) colaborează cu unitățile de poliţie, participând la acţiunile și controalele organizate de acestea la locurile de cazare în comun, hoteluri, moteluri, campinguri și alte unităţi de cazare turistică, în vederea identificării persoanelor nepuse în legalitate pe linie de evidență a persoanelor, precum și a celor urmărite în temeiul legii, precum și cu poliția locală potrivit atribuţiilor ce le revin pe linie de evidență a persoanelor; 1) asigură colaborarea și schimbul permanent de informaţii cu unităţile operative ale M.A.I., în scopul realizării operative și de calitate a sarcinilor comune ce le revin, în temeiul legii; m) soluţionează cererile formațiunilor operative din M.AL., S.R.I., SPP. Justiţie, Parchet, M.Ap.N., privind verificarea și identificarea punctuală a persoanelor fizice: acordă sprijin în vederea identificării operative a persoanelor intemate în unități sanitare şi de protecţie socială, ce nu posedă asupra lor acte de identitate; n) formulează propuneri pentru îmbunătățirea muncii, modificarea metodologiilor de lucru etc.; 0) întocmește situaţiile statistice şi analizele activităţilor desfășurate lunar, trimestrial şi anual în cadrul serviciului; p) asigură gestiunea cărților de identitate provizorii şi întocmește procesele-verbale de scădere din gestiune; q) răspunde de activităţile de selecționare, creare, folosire și păstrare a arhivei specifice; organizează, asigură conservarea și utilizează, în procesul muncii, evidențele locale manuale; 1) asigură protecţia datelor cu caracter personal și a informaţiilor clasificate, precum şi securitatea documentelor serviciului, în conformitate cu dispoziţiile legale; Ss) sesizează dispariţia, în alb, a tipizatelor înseriate pe linie de evidență a persoanelor şi raportează dispariţia acestora pe cale ierarhică; t) răspunde de aplicarea întocmai a dispoziţiilor legale, a ordinelor şi instrucţiunilor care reglementează activitatea pe linia regimului de evidenţă a persoanelor; u) constată contravențiile și aplică sancţiuni, în condiţiile legii, v) îndeplinește și alte atribuţii specifice activității de evidență a persoanelor, reglementate prin acte normative. ATRIBUȚII PE LINIE DE STARE CIVILĂ Art. 16 — Pe linie de stare civilă, serviciul public comunitar local de evidență a persoanelor are următoarele atribuţii principale: a) întocmește, la cerere sau din oficiu, potrivit legii, acte de naştere, de căsătorie și de deces, în dublu exemplar și eliberează persoanelor fizice îndreptăţite certificate doveditoare, privind actele și faptele de stare civilă înregistrate; b) înscrie menţiuni pe marginea actelor de stare civilă aflate în păstrare şi trimite comunicări de menţiuni pentru înscriere în registrele de stare civilă exemplarul I sau, după caz, exemplarul II, în condițiile metodologiei cu privire la aplicarea unitară a dispoziţiilor în materie de stare civilă; c) eliberează, gratuit, la cererea autorităților publice, extrase pentru uz oficial de pe actele de stare civilă, precum și fotocopii ale documentelor aflate în arhiva proprie, cu respectarea prevederilor Legii nr. 16/1996 a Arhivelor Naţionale, precum și ale Legii nr. 677/2001 pentru protecția persoanelor cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal și libera circulaţie a acestor date; d) eliberează, la cererea persoanelor fizice, dovezi privind înregistrarea unui act de stare civilă; dovezile cuprind, după caz, precizări referitoare la menţiunile existente pe marginea actului de stare civilă; e) trimite, structurilor de evidență a persoanelor din cadrul serviciului public comunitar local de evidență a persoanelor, la care este arondată unitatea administrativ-teritorială, în termen de 10 zile de la data întocmirii actului de stare civilă sau a modificărilor intervenite în statutul civil, comunicări nominale pentru născuţii vii, cetăţeni români, ori cu privire la modificările intervenite în statutul civil al cetățenilor români; actele de identitate ale persoanelor decedate ori declaraţiile din care rezultă că persoanele decedate nu au avut act de identitate se trimit la structura de evidență a persoanelor din cadrul serviciului public comunitar local de evidență a persoanelor de la ultimul loc de domiciliu; Î). trimite centrelor militare până la data de 5 a lunii următoare înregistrării decesului, documentul de evidență militară aflat asupra cetățenilor incorporabili sau recruţilor, 8) comunică, în scris, camerei notarilor publici în a cărei rază administrativă se află lista actualizată a actelor de deces întocmite; h) trimite, structurilor de stare civilă din cadrul serviciul public comunitar local de evidență a persoanelor, la care este arondată unitatea administrativ-teritorială, până la data de 5 a lunii următoare, certificatele anulate la completare; i) întocmeşte buletine statistice de naștere, de căsătorie şi de deces, în conformitate cu normele Institutului Naţional de Statistică, pe care le trimit, până la data de 5 a lunii următoare înregistrării, la Direcţia Judeţeană de Statistică; j) dispune măsurile necesare păstrării registrelor și certificatelor de stare civilă în condiții care să asigure evitarea deteriorării sau a dispariției acestora şi asigură spaţiul necesar destinat desfășurării activităţii de stare civilă; k) atribuie codurile numerice personale, denumite în continuare C.N.P., din listele de coduri precalculate, pe care le păstrează şi arhivează în condiţii de deplină securitate; I) propune necesarul de registre, certificate de stare civilă, formulare, imprimate auxiliare și cerneală specială, pentru anul următor, și îl comunică, anual, structurii de stare civilă din cadrul S.P.CJ.E.P,; m) reconstituie registrele de stare civilă pierdute ori distruse - parțial sau total -, prin copierea textului din exemplarul existent, certificând exactitatea [...]