HCL 207/2019 Zalău adoptată

DNILUNICIPIUL ZALAU CONSILIUL LOCAL 450016 - Zalău, Piaţa Iuliu Maniu nr.3, Judeţul Sălaj Telefon: (4031250765 10550 Fax. ([CNP] http : 4 sara. zalausi.ro e-mail: primaria a zralausi. ro HOTĂRÂREA NR. 207 din 15 iulie 2019 privind aprobarea Regulamentului de organizare şi funcționare al Direcţiei Publice Comunitare de Evidenţă a Persoanelor Zalău Consiliul local al municipiului Zalău; Având în vedere: Referatul de aprobare şi Raportul de specialitate al Direcţiei Publice Comunitare de Evidenţă a Persoanelor Zalău nr. 16560 din 04.07.2019; Avizele comisiilor de specialitate ale Consiliului local al municipiului Zalău; Avizul Direcţiei pentru Evidenţa Persoanelor şi Administrarea Bazelor de Date nr. 3519346/2019; Văzând prevederile art. 9 alin.3 din Ordonanţa Guvernului nr. 84/2001 privind înființarea, organizarea şi funcționarea serviciilor publice comunitare de evidenţă a persoanelor, cu modificările şi completările ulterioare: Hotărârea Consiliului Local al Municipiului Zalău nr.165 din 18.07.2011 privind aprobarea organigramei, statului de funcţii. numărul de posturi şi a Regulamentului de Organizare și Funcţionare ale Direcţiei Publice Comunitare de Evidenţă a Persoanelor Zalău; În temeiul dispoziţiilor art. 129 alin.2 lit.a şi alin.3 lit.c, art. 139 alin.1 din OUG 57/2019 privind Codul administrativ HOTĂRĂȘTE: Art.1.Se aprobă Regulamentul de organizare şi funcţionare al Direcţiei Publice Comunitare de Evidenţă a Persoanelor Zalău, conform Anexei 1 parte integrantă a prezentei hotărâri. Art.2.La data adoptării prezentei se abrogă anexa 4 la Hotărârea Consiliului Local nr.165 din 18 iulie 2011. Art.3.Cu ducerea la îndeplinire a prezentei hotărâri se încredințează Direcţia Publică Comunitară de Evidenţă a Persoanelor Zalău. Art.4.Prezenta hotărâre se comunică cu: Lă Instituţia Prefectului judeţului Sălaj e Primarul municipiului Zalău [] Direcţia Administraţie publică Direcţia Publică Comunitară de Evidenţă a Persoanelor Zalău . Direcţia Resurse Umane, Direcţia economică PREŞEDINTE DE DIN ȚĂ N CONTRASEMNEAZĂ, Bălăjel Te h [ | SECRETAR: Va j Claudia Ardejean DAPL/BALA/VR GEx CONSILIUL LOCAL AL MUNICIPIULUI Anexa la H.C.L. ZALĂU REGULAMENTUL nr. din 2019 PRIVIND ORGANIZAREA ȘI FUNCȚIONAREA DIRECȚIEI DE EVIDENȚĂ A PERSOANELOR A MUNICIPIULUI ZALĂU (REACTUALIZARE) Anexa. la HCL Nr, 290 fă - lu A Cea 0 [3 CONTRASEMNEAZĂ SEE CAPITOLUL 1 DISPOZIȚII GENERALE Art. 1 Direcţia de Evidenţă a Persoanelor a Municipiului Zalău (denumită în continuare D.P.C.E.P.), este organizată în subordinea Consiliului Local al Municipiului Zalău, în temeiul art. 1 alin. (1) din Ordonanţa Guvernului nr. 84/2001 privind înființarea, organizarea şi funcţionarea serviciilor publice comunitare de evidenţă a persoanelor, aprobată cu modificări şi completări prin Legea nr. 372/2002, cu modificările şi completările ulterioare. Art. 2 (1) D.P.C.E.P. este constituită în conformitate cu prevederile art. 25 alin. (1) din Ordonanţa Guvernului nr. 84/2001. (2) D.P.C.E.P. s-a constituit fără personalitate juridică, prin hotărârea Consiliului Local al Municipiului Zalău nr. 318 din 28.12.2004. Art. 3 (1) Scopul D.P.C.E.P. este acela de a exercita competențele ce îi sunt conferite prin lege pentru punerea în aplicare a prevederilor actelor normative care reglementează activitatea de evidenţă a persoanelor. (2) Activitatea D.P.C.E.P. se desfășoară în interesul persoanei şi al comunităţii, în sprijinul instituţiilor statului, exclusiv pe baza și în executarea legii. Art. 4 Activitatea D.P.C.E.P. este coordonată şi controlată metodologic, în mod unitar, de Direcţia pentru Evidenţa Persoanelor şi Administrarea Bazelor de Date Bucureşti (denumită în continuare D.E.P.A.B.D.), şi de Direcţia Generală de Evidenţă a Persoanelor a Judeţului Sălaj (denumită în continuare D.J.E.P.). Art. 5 (1) D.P.C.E.P. asigură întocmirea, păstrarea, evidenţa și eliberarea actelor de stare civilă, a cărţilor de identitate, a cărților electronice de identitate, precum şi toate procedurile care însoțesc finalizarea acestora. (2) În vederea îndeplinirii prerogativelor cu care este învestit, D.P.C.E.P. colaborează cu celelalte structuri ale aparatului de specialitate a primarului, ale Ministerului. A facerilor Interne şi cooperează cu autorităţile publice, precum și cu persoane fizice şi persoane juridice, pe probleme de interes comun, potrivit prevederilor actelor normative în vigoare. CAPITOLUL II ORGANIZAREA DIRECȚIEI DE EVIDENȚĂ A PERSOANELOR A MUNICIPIULUI ZALĂU Art. 6 (1) Structura organizatorică, statul de funcţii şi regulamentul de organizare şi funcţionare ale D.P.C.E.P. se stabilesc prin hotărâre a Consiliului Local al Municipiului Zalău, cu avizul prealabil al D.E.P.A.B.D. București şi al Agenţiei Naţionale a Funcţionarilor Publici. (2) Organigrama D.P.C.E.P.este prevăzută în anexa nr.1 la prezentul regulament. (3) Statul de funcţii al D.P.C.E.P.este prevăzut în anexa nr. 2 la prezentul regulament. (4) Regulamentul de organizare şi funcţionare al serviciului public comunitar local de evidenţă a persoanelor este prevăzut în anexa nr. 3 la hotărârea consiliului local. (organigrama, statul de funcţii şi Regulamentul de organizare şi funcţionare sunt anexe ale HCL şi fac parte integrantă din aceasta). Art. 7 D.P.C.E.P.are atribuţii pe linie de: a) stare civilă; i b) evidenţă a persoanelor şi eliberare a actelor de identitate; c) informatică; d) analiză - sinteză, secretariat-arhivă Şi relaţii publice. Art. 8 (1) D.P.C.E.P. exercită atribuţiile care îi sunt conferite de lege pentru soluţionarea cererilor cetăţenilor care au domiciliul sau reşedinţa pe raza de competență. (2) În vederea atingerii obiectivelor stabilite, activitatea serviciului are la bază relaţii de autoritate (ierarhice, funcţionale), de cooperare, de coordonare şi de control, potrivit atribuţiilor stabilite pentru fiecare structură componentă în parte. (3) Relaţiile de autoritate ierarhice se stabilesc între conducerea D.P.C.E.P. şi structurile subordonate acesteia în scopul menţinerii, păstrării şi perfecţionării stării de funcţionalitate a serviciului. Același tip de relaţii se stabilesc între directorul executiv şi şefi, respectiv şefi şi personalul subordonat acestuia. Art. 9 (1) D.P.C.E.P. este organizat la nivel de direcţie şi are în componenţă Serviciul Stare Civilă şi Compartimentul Evidenţa Persoanelor. (2) La nivelul D.P.C.E.P., activitatea de control şi coordonare este atributul conducerii şi se realizează prin intermediul directorului executiv. De asemenea, în activitatea de control, pe linii specifice de muncă, directorul executiv poate angrena şi alt personal specializat, respectiv şeful serviciului component din cadrul D.P.C.E.P.. (3) În cadrul serviciului component se poate organiza compartiment unde nu este prevăzută funcţie de conducere, stabilindu-se relaţii de autoritate funcţionale între 3 personalul cu funcţia cea mai mare şi restul personalului acestor structuri, în vederea îndrumării şi îmbinării în mod unitar a activităţii acestora, a echilibrării sarcinilor şi a armonizării eforturilor necesare pentru asigurarea unităţii de acţiune în vederea îndeplinirii obiectivelor propuse. Art. 10 (1) D.P.C.E.P. primeşte şi soluţionează cererile cetăţenilor pe probleme specifice de evidenţă a persoanelor din municipiul Zalău în care funcţionează serviciul. (2) D.P.C.E.P. primeşte şi soluţionează cererile cetățenilor pe probleme specifice de evidenţă a persoanelor din comunele arondate acestui serviciu respectiv: Agrij, Bocşa, Buciumi, Coșeiu, Creaca, Crişeni, Dobrin, Hereclean, Meseșenii de Jos, Mirşid, Românași, Şamşud și Treznea, la care nu s-au constituit încă servicii publice comunitare locale. (3) Modificarea arondării actuale a D.P.C.E.P. se stabileşte prin hotărâre a Consiliului Judeţean Zalău, la propunerea D.J.E.P. cu avizul prealabil al Direcţiei pentru Evidenţa Persoanelor şi Administrare a Bazelor de Date Bucureşti. Art. 11 (1) Conducerea D.P.C.E.P. este asigurată de directorul executiv. (2) Directorul executiv a D.P.C.E.P. este numit sau eliberat din funcţie prin hotărâre a Consiliului Local al Municipiului Zalău, în condiţiile legii, cu avizul prealabil al Direcţiei pentru Evidenţa Persoanelor şi Administrare a Bazelor de Date Bucureşti în conformitate cu prevederile art. 9 alin. (2) din Metodologia privind criteriile de dimensionare a numărului de funcţii din aparatul serviciilor publice comunitare de evidenţă a persoanelor, constituirea patrimoniului şi managementul resurselor umane, financiare şi materiale, aprobată prin Hotărârea Guvernului nr. 2104/2004, cu modificările şi completările ulterioare. i Art. 12 (1) Directorul executiv reprezintă D.P.C.E.P. în relaţiile cu şefii celorlalte structuri din cadrul aparatului de specialitate al primarului, cu şefii (comandanții) unităţilor din Ministerul Afacerilor Interne, cu instituţiile şi organismele din afara sistemului Ministerului Afacerilor Interne, potrivit competenţelor legale. (2) În aplicarea ordinelor şi instrucţiunilor de nivel superior, directorul executiv trasează sarcini specifice pentru tot personalul din subordine, în conformitate cu prevederile legale. (3) În condiţiile legii şi reglementărilor specifice, directorul executiv poate delega unele atribuţii din competența sa altor persoane din subordine. Art. 13 i (1) Directorul executiv a D.P.C.E.P. răspunde în faţa consiliului local de întreaga activitate pe care o desfăşoară, potrivit prevederilor fişei postului. 4 (2) Personalul D.P.C.E.P. răspunde de întreaga activitate pe care o desfăşoară, în faţa directorului executiv. CAPITOLUL III ATRIBUŢIILE PRINCIPALE ALE DIRECȚIEI DE EVIDENŢĂ A PERSOANELOR A MUNICIPIULUI ZALĂU Art. 14 D.P.C.E.P.are următoarele atribuţii principale: a) întocmeşte, ţine evidenţa şi eliberează certificatele de stare civilă inclusiv extrasele multilingve de stare civilă; b) înregistrează actele şi faptele de stare civilă, precum şi menţiunile şi modificările intervenite în statutul civil, în domiciliul şi reşedinţa persoanei, în condiţiile legii; c) întocmeşte și păstrează registrele de stare civilă, în condiţiile legii; d) întocmeşte, completează, rectifică, anulează sau reconstituie actele de stare civilă şi orice mențiuni efectuate pe actele de stare civilă, în condiţiile legii; e) constată desfacerea căsătoriei, prin divorţ pe cale administrativă, dacă soţii sunt de acord cu divorţul şi nu au copii minori, născuţi din căsătorie sau adoptați; f) actualizează Registrul Naţional de Evidenţă a Persoanelor, cu datele de identificare şi adresele cetăţenilor care au domiciliul sau reşedinţa în raza de competenţă teritorială aD.P.C.E.P; 8) utilizează şi valorifică Registrul Naţional de Evidenţă a Persoanelor; h) furnizează, în cadrul Sistemului naţional informatic de evidență a persoanelor (denumit în continuare S.N.L.E.P.), date necesare pentru actualizarea Registrului Naţional de Evidenţă a Persoanelor; i) furnizează, în condiţiile legii, datele de identificare şi de adresă ale persoanei către autorităţile şi instituţiile publice centrale, judeţene și locale, agenţii economici şi către cetăţeni; j) primeşte cererile şi documentele necesare în vederea eliberării cărţilor de identitate, primeşte de la structurile competente cărțile de identitate, ţine registrele de evidenţă pentru documente eliberate; k) constată contravențiile şi aplică sancţiuni, în condiţiile legii; 1) îndeplineşte și alte atribuţii specifice activităţii de evidenţă a persoanelor, reglementate prin acte normative. Secţiunea 1 ATRIBUȚII PE LINIE DE EVIDENȚĂ A PERSOANELOR ŞI ELIBERARE A ACTELOR DE IDENTITATE Art. 15 următoarele atribuţii principale: a) primeşte, analizează şi soluţionează cererile pentru eliberarea actelor de identitate, stabilirea domiciliului, înscrierea în actul de identitate a menţiunii privind stabilirea reşedinţei și înmânează solicitanţilor documentele în cauză; 5 b) c) d) 2) h) k) primeşte şi soluţionează cererile de eliberare a actelor de identitate pentru persoanele care îşi schimbă domiciliul din străinătate în România; primeşte şi soluţionează cererile pentru eliberarea actelor de identitate ale persoanelor internate în unităţi sanitare şi de protecție socială, precum şi ale celor aflate în locurile de reţinere și de arest preventiv din cadrul unităţilor de politie sau în penitenciar din zona de responsabilitate şi înmânează documentele solicitate; primeşte şi soluţionează cererile persoanelor care solicită stabilirea vizei de reședință în locuri de cazare în comun (cămine, campusuri studenţeşti, instituţii de ocrotire şi protecţie socială); înregistrează toate cererile, în registrele corespunzătoare fiecărei categorii de lucrări, în conformitate cu prevederile metodologiei de lucru; răspunde de corectitudinea datelor preluate din documentele primare, înscrise în formularele necesare eliberării actelor de identitate și preluate în Registrul Naţional de Evidenţă a Persoanelor; desfășoară activităţi de primire și rezolvare a petiţiilor cetăţenilor; furnizează, în condiţiile legii, datele de identificare şi de adresă ale persoanei către autorităţile şi instituţiile publice centrale, judeţene şi locale, agenţii economici şi către cetăţeni; efectuează verificări în Registrul Naţional de Evidenţă a Persoanelor cu privire la schimbarea numelui pe cale administrativă, transcrierea cerificatelor/extraselor emise în străinătate, înregistrarea tardivă a naşterii în condiţiile în care lucrătorul de stare civilă nu are posibilitatea de a le efectua; identifică — pe baza menţiunilor operative — persoanele urmărite, cele cu interdicţia prezenţei în anumite localităţi etc. şi anunţă unităţile de poliţie în vederea luării măsurilor legale ce se impun; colaborează cu unitățile de poliţie, participând la acţiunile şi controalele organizate de acestea la locurile de cazare în comun, hoteluri, moteluri, campinguri şi alte unităţi de cazare turistică, în vederea identificării persoanelor nepuse în legalitate pe linie de evidenţă a persoanelor, precum şi a celor urmărite în temeiul legii, precum şi cu poliţia locală potrivit atribuţiilor ce le revin pe linie de evidenţă a persoanelor; D) asigură colaborarea şi schimbul permanent de informaţii cu unităţile operative ale M.A.I., în scopul realizării operative şi de calitate a sarcinilor comune ce le revin, în temeiul legii; m) soluţionează, în condiţiile legii, cererile formațiunilor operative din M.A.., S.R.I., n) 0) P) S.P.P., Justiţie, Parchet, M.Ap.N., privind verificarea şi identificarea punctuală a persoanelor fizice; în colaborare cu structurile M.A.I. sau poliţia locală desfăşoară activităţi specifice pentru punerea în legalitate a persoanelor care nu au solicitat eliberarea unui act de identitate în termenul prevăzut de lege; acordă sprijin în vederea identificării şi punerii în legalitate a persoanelor internate în unităţi sanitare și de protecţie socială, ce nu posedă asupra lor acte de identitate; formulează propuneri pentru îmbunătăţirea muncii, modificarea metodologiilor de lucru etc. ; întocmește situaţiile statistice şi analizele activităţilor desfăşurate lunar, trimestrial, semestrial (analiza petiţiilor şi audienţelor) şi anual în cadrul serviciului; asigură gestiunea cărților de identitate provizorii şi întocmeşte procesele-verbale de scădere din gestiune; răspunde de activităţile de selecţionare, creare, folosire şi păstrare a arhivei specifice; organizează, asigură conservarea şi utilizează, în procesul muncii, evidenţele locale manuale; u) asigură protecţia datelor cu caracter personal, precum şi securitatea documentelor serviciului, în conformitate cu dispoziţiile legale; v) sesizează dispariţia, în alb, a tipizatelor înseriate pe linie de evidenţă a persoanelor şi raportează dispariţia acestora pe cale ierarhică; w) răspunde de aplicarea întocmai a dispoziţiilor legale, pe linia regimului de evidenţă a persoanelor; x) constată contravenţiile şi aplică sancţiuni, în condiţiile legii; y) completează, la cererea persoanelor fizice sau a instituţiilor cu atribuţii în domeniul asistenței sociale, Formularul E 401, conform reglementărilor specifice în acest domeniu; z) desfășoară activitățile legale, specifice de identificare a persoanelor în REN-FEC; aa) desfășoară activitățile legale, specifice de identificare a persoanelor şi asociere a datelor în RPID; ab) desfăşoară activităţile specifice pentru punerea în legalitate cu acte de identitate a persoanelor netransportabile prin deplasare cu staţia mobilă la solicitarea persoanelor fizice şi a autorităţilor locale etc.; ac) pentru punerea în legalitate cu acte de identitate a cetăţenilor posesori de care de identitate cu termen de valabilitate expirat, pierdute sau furate, solicită certificatele. de stare civilă în locul celor pierdute, furate, deterioarate de la serviciul de stare civilă, dacă acesta este acelaşi cu localitatea de domiciliu; ad) îndeplineşte și alte atribuţii specifice activităţii de evidență a persoanelor, reglementate prin acte normative. Secţiunea II ATRIBUȚII PE LINIE DE STARE CIVILĂ Art. 16 Pe linie de stare civilă, D.P.C.E.P.Z. are următoarele atribuţii principale: a) întocmeşte, la cerere sau din oficiu, potrivit legii, acte de naştere, de căsătorie şi de deces, în dublu exemplar şi eliberează persoanelor fizice îndreptăţite certificate/extrase multilingve doveditoare, privind actele şi faptele de stare civilă înregistrate; b) primeşte şi soluţionează cererile pentru înregistrarea tardivă a nașterii sau a naşterii produse în străinătate și neînregistrată la autoritățile străine sau înregistrată cu date nereale prin efectuarea verificărilor, întocmirea referatului şi a documentaţiei necesare avizării Direcţiei Judeţene de Evidenţă a Persoanelor Sălajşi întocmește certificatul de naştere în baza aprobării primarului municipiului Zalău; c) înscrie menţiuni pe marginea actelor de stare civilă aflate în păstrare şi trimite comunicări de menţiuni pentru înscriere în registrele de stare civilă exemplarul 1 sau, după caz, exemplarul II, în condiţiile metodologiei cu privire la aplicarea unitară a dispoziţiilor în materie de stare civilă; d) eliberează, gratuit, la cererea autorităţilor publice, extrase pentru uz oficial de pe actele de stare civilă, precum și fotocopii ale documentelor aflate în arhiva proprie, cu respectarea prevederilor Legii nr. 16/1996 a Arhivelor Naţionale, precum şi a Regulamentului (UE) nr. 679/2016 al Parlamentului European şi al Consiliului din 27 aprilie 2016 privind protecţia persoanelor fizice în ceea ce priveşte prelucrarea datelor cu caracter personal şi privind libera circulaţie a acestor date şi de abrogare a Directivei 95/46/CE; e) eliberează, la cererea persoanelor fizice, dovezi privind înregistrarea unui act de stare civilă; dovezile cuprind, după caz, precizări referitoare la menţiunile existente pe marginea actului de stare civilă; £) trimite structurilor de evidenţă a persoanelor din cadrul serviciului public comunitar local de evidenţă a persoanelor, la care este arondată unitatea administrativ-teritorială, în termen de 10 zile de la data întocmirii actului de stare civilă sau a modificărilor intervenite în statutul civil, comunicări nominale pentru născuţii vii, cetăţeni români, ori cu privire la modificările intervenite în statutul civil al cetăţenilor români; actele de identitate ale persoanelor decedate ori declaraţiile din care rezultă că persoanele decedate nu au avut act de identitate se trimit la structura de evidenţă a persoanelor din cadrul serviciului public comunitar local de evidenţă a persoanelor de la ultimul loc de domiciliu; £) trimite centrelor militare până la data de 5 a lunii următoare înregistrării decesului, documentul de evidenţă militară aflat asupra cetăţenilor incorporabili sau recruţilor; h) trimite structurilor de stare civilă din cadrul serviciul public comunitar local de evidenţă a persoanelor, la care este arondată unitatea administrat [...]