HCL 52/2025 Suceava adoptată

MUNICIPIUL SUCEAVA B-dul 1 Mai nr. 5A, cod: 720224 www.primariasv.ro, primsv(Aprimariasv.ro Tel: 0230-212696, Fax: 0230-520593 CONSILIUL LOCAL AL MUNICIPIULUI SUCEAVA HOTĂRÂRE privind reorganizarea şi aprobarea Organigramei, Statului de funcţii şi Regulamentului de Organizare şi Funcţionare pentru Serviciul Public Comunitar Local de Evidenţă a Persoanelor Consiliul Local al municipiului Suceava; Având în vedere Referatul de aprobare al Primarului municipiului Suceava înregistrat sub nr. 13120/18.03.2025, Raportul cu nr. 13121/18.03.2025 al Serviciului resurse umane, Adresa nr. 5148/25.03.2024 a Instituţiei Prefectului — Judeţul Suceava înregistrată la Primăria municipiul Suceava cu nr. 14805/08.04.2024, Avizul Direcţiei Generale pentru Evidenţa Persoanelor nr. 3781599/25.03.2025 şi Avizul Comisiei juridice, de disciplină, servicii publice, administraţie publică şi ordine publică; În baza prevederilor art. 4 alin. (1) din O.G. nr.84//2001 privind Ordonanţa Guvernului nr.84/2001 și art.1 din Metodologia privind criteriile de dimensionare a numărului de funcţii din aparatul serviciilor publice comunitare de evidenţa a persoanelor, constituirea patrimoniului şi managementul resurselor umane financiare şi material, aprobată prin Hotărârea Guvernului nr.2104/2004, Serviciul Public Comunitar Local de Evidenţă a Persoanelor este prevăzut a fi în subordinea Consiliului Local al Municipiului Suceava. În temeiul prevederilor art. 129 alin. (3) lit.c), art.139 alin.(1), art.196 alin. (1) lit. a) din O.U.G. nr.57/2019 privind Codul administrativ, cu modificările şi completările ulterioare; HOTĂRĂȘTE: Art.1 Direcţia Municipală de Evidenţă a Persoanelor Suceava, cu un număr de 30 de posturi, funcţii publice, cu 2 servicii în structură, respectiv: - Serviciul de Stare civilă; - Serviciul de evidenţă a Persoanelor; se reorganizează, în condiţiile legii, în Serviciul Public Comunitar de Evidenţă a Persoanelor, cu un număr de 30 posturi, din care: 1 post de funcţie publică de conducere, de şef serviciu, gradul II, cu 2 compartimente în subordine, respectiv: - Compartimentul de Stare civilă cu un număr de 15 posturi, funcţii publice; -Compartimentul de Evidenţă a Persoanelor cu un număr de 14 posturi, funcţii publice; Art.2. (1) Potrivit art.l, numirea personalului pe noile funcţii publice şi încadrarea personalului în noile funcţii publice, conform organigramei aprobate se realizează prin dispoziţia Primarului, cu respectarea termenelor şi a procedurilor legale. (2) Şeful serviciului al Serviciului Public Comunitar Local de Evidenţă a Persoanelor este numit de către Consiliul local al municipiului Suceava, în condiţiile legii. Art.3 Se aprobă organigrama şi statul de funcţii pentru Serviciul Public Comunitar Local de Evidenţă a Persoanelor, în forma prezentată — Anexa nr.l şi respectiv în Anexa nr.2 la prezenta hotărâre. Art.4 Se aprobă Regulamentul de Organizare şi Funcţionare al Serviciul Public Comunitar Local de Evidenţă a Persoanelor în forma prezentată în Anexa nr.3. Art.5 Anexele nr. 1-3 fac parte integrantă din prezenta hotărâre. Art.6 La data intrării în vigoare a prezentei hotărâri, se abrogă orice alte prevederi contrare aprobate anterior prin hotărâri ale Consiliului Local al Municipiului Suceava. Art.7 Primarul municipiului Suceava, prin compartimentele funcţionale din cadrul aparatului său de specialitate, va aduce la îndeplinire prevederile prezentei hotărâri. CONTRAȘEMNEAZĂ SECRETAR GEN AL MUNICIPIULUI Jrs. I CIUTAC Nr. 52 din 26 martie 2025 Nr. consilieri Nr. Nr. consilieri în Nr. consilieri prezenţi care NU şi-au Nr. voturi „Nr. voturi Nr. voturi HCL funcţie exercitat dreptul PENTRU ÎMPOTRIVĂ ABŢINERE de vot 52 23 22 -— 21 1 imn vi UO13NVOSUad V YÎNaGIAI 30'4WN0D 6z:31ndaxa aq Ţ:2182npuo> aq 0e:ao1and uiouny - un3sog aJe2 u!p 0€ :le1oL :14N3sod JozezijeJ]ua) VAYV3INS ININIdDINNUAI TV 1VU3N39 UV1L3893S | YIIAD 2ăV1S 30'4NOD ST 1 NIDDIAI3S 43$ 1+67 UOT3NVOSUad V VÎN3QIAG 30 1vD01 UVLINNINOD 2NaNd 1NDIAH3S IVWIăd O7o7 “9 sr|e "1U 19H €| Ţ'1u exauv 1W901 1NHNISNOD YWVIDINVDUO MUNICIPIUL SUCEAVA Anexa nr. 2 la H.C.Linr. Sajar 03, 2045 SERVICIUL PUBLIC COMUNITAR LOCAL DE EVIDENȚĂ A PERSOANELOR STAT DE FUNCȚII Functia Nr. de de nivelscuăii clasa gradul (f.cond.) cet conducere executie | SERVICIUL PUBLIC COMUNITAR LOCAL DE EVIDENŢĂ A PERSOANELOR 1] şef serviciu | ] Ss ] | II ] a. Compartimentul de stare civilă 2 consilier superior S 1 | 3 consilier superior Ss d 4 consilier superior Ss l Ș consilier superior S l 6 consilier superior Ss ] 7 consilier superior S li o 8 consilier superior S l 9 consilier superior S 1 10 consilier superior S 1 II vacant consilier superior S 1 |_12 consilier principal s 1 13 consilier principal Ss l __ 14 referent superior M III 15 referent superior M Li 16 referent superior M ui ] b. Compartimentul de evidenţă a persoanelor __ _ [ 17 consilier superior S Ț l _] 18 consilier superior Ss i 19 consilier superior S Li | 20 consilier superior Ss l | 21 consilier superior S l 22 consilier superior Ss li 23 consilier superior S Il 24 consilier superior S li __| 25 consilier superior S l 26 | consilier principal S 1 27 consilier principal s li 28 „„Xonsrher principal S i 29 “7, Teferehi superior M III | 30 (Aa rent supefidă M Il | Ci i ş NTE [JE ȘEDINȚĂ SERESEDINI LUCIA NPBEI BACOŞ MUNICIPIUL SUCEAVA b-dul 1 Mai nr. SA, cod 720224 www.primariasv.ro, prim(Qprimariasv.ro tel - 0230 — 212696 — int. 115, fax - 0230 - 520593 Anexa nr.3 la H.C.L nr. 52 din 26.03.2025 REGULAMENT DE ORGANIZARE ŞI FUNCŢIONARE A SERVICIULUI PUBLIC COMUNITAR DE EVIDENȚĂ A PERSOANELOR MUNICIPIULUI SUCEAVA CAPITOLUL I DISPOZIŢII GENERALE Art.1(1) Serviciul Public Comunitar Local de Evidenţă a Persoanelor Suceava, denumit în continuare serviciu public comunitar, este organizat în subordinea Consiliului Local al municipiului Suceava, fiind un serviciu fără personalitate juridică, în temeiul art.] alin. (1) din Ordonanţa Guvernului nr.84/2001 privind înfiinţarea, organizarea şi funcţionarea serviciilor publice comunitare de evidenţă a persoanelor, aprobată cu modificări şi completări prin Legea nr.372/2022, actualizată, cu modificările şi completările ulterioare, ale Ordonanţei de Urgenţă a Guvernului nr.57/2019 privind Codul administrativ cu modificările și completările ulterioare. Art.2 (1) Scopul serviciului este acela de a exercita competențele ce îi sunt conferite prin lege pentru punerea în aplicare a prevederilor actelor normative care reglementează activitatea de evidenţă a persoanelor şi stare civilă în sistem de ghişeu unic. (2) Activitatea Serviciului Public Comunitar Local de Evidenţă a Persoanelor Suceava se desfăşoară în interesul persoanei şi al comunităţii, în sprijinul instituţiilor statului, exclusiv pe baza şi în executarea legii. Art. 3 Activitatea Serviciului Public Comunitar Local de Evidenţă a Persoanelor Suceava este coordonată şi controlată metodologic, în mod unitar, de Direcţia Judeţeană de Evidenţă a Persoanelor Suceava, denumită în continuare D.J.E.P. şi de Direcţia Generală pentru Evidenţa Persoanelor, denumită D.G.E.P. Art. 4 (1) Serviciul Public Comunitar Local de Evidenţă a Persoanelor asigură întocmirea, păstrarea, evidenţa şi eliberarea actelor de stare civilă, a cărţilor de identitate, a 1 cărților provizorii de identitate, respectiv a cărţilor electronice de identitate, în sistem de ghişeu unic. (2) În vederea îndeplinirii prerogativelor cu care este investit, Serviciul Public Comunitar Local de Evidenţă a Persoanelor colaborează cu celelalte structuri ale Primăriei, ale Ministerului A facerilor Interne şi cooperează cu autorităţile publice, precum şi cu persoane fizice şi persoane juridice, pe probleme de interes comun, potrivit prevederilor actelor normative în vigoare. CAPITOLUL II Ă ORGANIZAREA SERVICIULUI PUBLIC COMUNITAR LOCAL DE EVIDENȚĂ A PERSOANELOR Art.5 Structura organizatorică, statul de funcţii şi Regulamentul de Organizare şi Funcţionare ale Serviciului Public Comunitar Local de Evidenţă a Persoanelor se stabilesc prin hotărâre a Consiliului Local al municipiului Suceava, cu avizul prealabil al D.G.E.P. Art.6 Serviciul Public Comunitar Local de Evidenţă a Persoanelor colaborează cu celelalte structuri ale Primăriei are atribuţii pe linie de: a) evidenţă a persoanelor şi eliberarea actelor de identitate; b) stare civilă ; c) analiză-sinteză, secretariat-arhivă şi relaţii publice. Activităţile prevăzute la lit.a) se realizează de Compartimentul de evidenţă a persoanelor, cele de la lit.b) de Compartimentul de stare civilă, iar cele de lit.c) atât de Compartimentul de evidenţă a persoanelor cât şi de Compartimentul de stare civilă. Art.7 (1) Serviciul Public Comunitar Local de Evidenţă a Persoanelor colaborează cu celelalte structuri ale Primăriei şi exercită atribuţiile ce-i sunt conferite de lege pentru soluţionarea cererilor cetăţenilor care au domiciliul sau reşedinţa pe raza de competenţă. (2) În vederea atingerii obiectivelor stabilite, activitatea serviciului are la bază relaţii de autoritate (ierarhice, funcţionale), de cooperare, de coordonare şi de control, potrivit atribuţiilor stabilite pentru fiecare structură componentă în parte. (3) Relaţiile de autoritate ierarhice se stabilesc între conducerea Serviciului Public Comunitar Local de Evidenţă a Persoanelor şi structurile subordonate acestuia în scopul menţinerii, păstrării şi perfecţionării stării de funcţionalitate a serviciului. Acelaşi tip de relaţii se stabilesc între şef şi personalul subordonat acestuia. Art.8 (1) Serviciul Public Comunitar Local de Evidenţă a Persoanelor are următoarea structură: - Compartimentul de stare civilă; - Compartimentul de evidenţă a persoanelor. () La nivelul serviciului, activitatea de control şi coordonare este atributul şefului serviciului. De asemenea, în activitatea de control, pe linii specifice de muncă, șeful de serviciu poate angrena şi alt personal din cadrul structurilor proprii. Art.9 (1) Serviciul Public Comunitar Local de Evidenţă a Persoanelor primeşte şi soluţionează cererile cetăţenilor, pe probleme specifice de evidenţă a persoanelor şi de stare civilă din municipiul Suceava în care funcţionează serviciul. (2) Serviciul Public Comunitar Local de Evidenţă a Persoanelor primeşte şi soluţionează cererile cetăţenilor, pe probleme specifice de evidenţă a persoanelor din localităţile arondate serviciului, respeciv: oraşul Salcea şi comunele Adâncata, Bosanci, Dărmăneşti, Fântânele, Hănţeşti, Ipoteşti, Mitocul Dragomirnei, Moara, Pătrăuți, Siminicea, Stroieşti, Şcheia, Todireşti, Udeşti, Vereşti, Zvoriştea, în care nu s-au constituit servicii 2 publice comunitare locale de evidenţă a persoanelor. Prin Hotărârea Consiliului Local Dumbrăveni nr. 32 din 24.09.2021, s-a constituit Serviciul Public Comunitar Local de Evidenţă a Persoanelor Dumbrăveni, ce a devenit funcţional începând cu data de 1.03.2023, astfel comuna Dumbrăveni nu mai este arondată Serviciul Public Comunitar Local de Evidenţă a Persoanelor . (3) Modificarea arondării actuale a serviciului se stabileşte prin hotărâre a Consiliului Judeţean, la propunerea D.J.E.P., cu avizul prealabil al D.G.E.P. Art.10 Conducerea serviciului este asigurată de şeful de serviciu - funcţionar public de conducere. Art.11 (1) Şeful de serviciu reprezintă Serviciul Public Comunitar Local de Evidenţă a Persoanelor. în relaţiile cu şefii celorlalte structuri din cadrul Primăriei, cu şefii (comandanții) unităţilor din cadrul Ministerului Afacerilor Interne, cu instituţiile şi organismele din afara sistemului Ministerului Afacerilor Interne, potrivit competenţelor legale. (2) În condiţiile legii şi reglementărilor specifice, şeful de serviciu poate delega unele atribuţii din competenţa sa altor persoane din subordine. Art.12 (1) Şeful de serviciu răspunde în faţa Consiliului Local, a primarului şi a secretarului general al municipiului de întreaga activitate pe care o desfăşoară, potrivit fişei postului. (2) Personalul serviciului răspunde de întreaga activitate pe care o desfăşoară, în faţa şefului serviciului. CAPITOLUL III E ATRIBUŢIILE SERVICIULUI PUBLIC COMUNITAR LOCAL DE EVIDENŢA PERSOANELOR Art.13 Serviciul Public Comunitar local de Evidenţă a Persoanelor are următoarele atribuţii principale: a) întocmeşte actele de stare civilă (acte curente şi transcrieri), eliberează certificate de stare civilă, extrase pentru uz oficial, extrase multilingve şi adeverințe privind actele și faptele de stare civilă înregistrate, exclusiv electronic, prin intermediul S.I.l.E.A.S.C.; b) transmite menţiunile şi modificările intervenite în statutul civil, în domiciliul şi reşedinţa persoanei, în condiţiile legii, prin intermediul S.I.L.E.A.S.C.; c) anulează, modifică, completează, rectifică sau reconstituie actele de stare civilă şi orice menţiuni efectuate pe marginea actelor de stare civilă, în condiţiile legii, exclusiv electronic, prin intermediul S$.].l.E.A.S.C.; d) primește, verifică şi soluţionează cererile privind schimbarea numelui şi/ sau a prenumelui pe cale administrativă şi cele referitoare la înscrierea menţiunilor de schimbare a numelui şi/sau a prenumelui intervenite în străinătate, exclusiv electronic, prin intermediul S..L.E.A.S.C.; e) primește cererile pentru desfacerea căsătoriei, prin divorţ pe cale administrativă, dacă soţii sunt de acord cu divorţul şi nu au copii minori, născuţi din căsătorie sau adoptați exclusiv electronic, prin intermediul S.I.I.E.A.S.C.; D) actualizează Registrul Naţional de Evidenţă a Persoanelor (R.N.E.P.) cu datele de identificare şi adresele cetăţenilor care au domiciliul sau reşedinţa pe raza de competenţă teritorială a Compartimentului de evidenţă a persoanelor; g) utilizează şi valorifică Registrul Naţional de Evidenţă a Persoanelor; h) furnizează, în cadrul Sistemului naţional informatic de evidenţă a persoanelor, denumit în continuare S.N.I.E.P., datele necesare pentru actualizarea Registrului Naţional de Evidenţă a Persoanelor; i) furnizează, în condiţiile legii, datele de identificare şi de adresă ale persoanei către 3 autorităţile şi instituţiile publice centrale, judeţene şi locale, agenţii economici şi către cetăţeni; j) primeşte, în sistem de ghişeu unic, cererile şi documentele necesare în vederea eliberării actelor de identitate; k) primeşte de la Biroul Judeţean de Administrare a Bazelor de Date cărţile de identitate pe care le eliberează solicitanţilor; I) ţine registrele de evidenţă pentru fiecare categorie de documente eliberate; m) constată contravenţiile şi aplică sancţiuni în condiţiile legi; n) îndeplineşte şi alte atribuţii specifice activităţii de evidență a persoanelor și stare civilă, reglementate prin acte acte normative. Secţiunea | ATRIBUȚII PE LINIE DE STARE CIVILĂ Art.14 Compartimentul de Stare civilă se subordonează șefului de serviciu și are următoarele atribuţii specifice, ce se vor realiza exclusiv electronic, prin intermediul S.I.L.E.A.S.C.: (1) întocmeşte la cerere sau din oficiu, potrivit legii, acte de naştere curente, urmare a adopției, de căsătorie şi de deces, în dublu exemplar şi eliberează persoanelor fizice îndreptăţite certificate doveditoare privind actele şi faptele de stare civilă înregistrate; (2) înscrie menţiuni pe marginea actelor de stare civilă aflate în păstrare şi trimite comunicări de menţiuni pentru înscriere în registrele de stare civilă - exemplarul 1 sau, după caz, exemplarul II, în condiţiile legii; (3) eliberează gratuit, la cererea autorităţilor publice, extrase pentru uz oficial de pe actele de stare civilă, precum şi fotocopii ale documentelor aflate în arhiva proprie, cu respectarea prevederilor legale; (4) eliberează, la cererea persoanelor fizice, dovezi privind înregistrarea unui act de stare civilă, care cuprind, după caz, precizări referitoare la menţiunile existente pe marginea actului de stare civilă; (5) trimite comunicări nominale S.P.C.L.E.P. la care este arondată unitatea administrativ-teritorială, în termen de 10 zile lucrătoare de la data întocmirii actului de stare civilă sau a modificărilor intervenite în statutul civil, ori cu privire la nume. (6) trimite centrului militar, până la data de 5 a lunii următoare înregistrării decesului, documentul de evidenţă militară aflat asupra cetăţenilor incorporabili sau recruţilor; (7) trimite structurii de stare civilă din cadrul D.J.E.P. la care este arondată unitatea administrativ-teritorială, până la data de 5 a lunii următoare, certificatele anulate la completare; (8) întocmeşte buletine statistice de naştere, de căsătorie şi de deces, în conformitate cu normele Institutului Naţional de Statistică, pe care le trimit, până la data de 5 a lunii următoare înregistrării, la Direcţia Judeţeană de Statistică; (9) dispune măsurile necesare păstrării registrelor şi certificatelor de stare civilă în condiţii care să asigure evitarea deteriorării sau a dispariţiei acestora şi asigură spaţiul necesar destinat desfăşurării activităţii de stare civilă; (10) atribuie codurile numerice personale, denumite în continuare C.N.P., din listele de coduri precalculate, pe care le păstrează şi le arhivează în condiţii de deplină securitate; (11) propune necesarul de registre, certificate de stare civilă, formulare, imprimate auxiliare şi cerneală specială, pentru anul următor, şi îl comunică anual structurii de stare civilă din cadrul D.J.E.P; (12) reconstituie registrele de stare civilă pierdute ori distruse - parţial sau total prin copierea textului din exemplarul existent, certificând exactitatea datelor înscrise prin semnare şi aplicarea sigiliului şi parafei; (13) primeşte cererile de schimbare a numelui pe cale administrativă şi documentele prezentate în motivare, pentru a fi transmise D.J.E.P., spre emiterea dispoziţiei de schimbare a numelui/prenumelui de către preşedintele Consiliului Judeţean Suceava; (14) primeşte cererile de înscriere de menţiuni cu privire la modificările intervenite în străinătate, în statutul civil al persoanei sau cu privire la nume ori ca urmare a rectificării actelor de stare civilă, precum şi cu privire la regimul matrimonial ales în fața autorităţilor/instituţiilor străine competente, precum şi documentele ce susţin cererile respective, pe care le înaintează D.J.E.P, în vederea avizării înscrierii menţiunilor corespunzătoare; (15) primeşte cererile de transcriere a certificatelor şi extraselor de stare civilă procurate din străinătate, însoţite de actele ce le susţin, întocmeşte referatul cu propunere de aprobare sau respingere a cererii de transcriere pe care îl înaintează, împreună cu întreaga documentaţie, în vederea emiterii avizului conform de către D.J.E.P. Suceava; (16) primeşte cererile de rectificare a actelor de stare civilă şi efectuează verificări pentru stabilirea cu exactitate a erorilor depistate în cuprinsul actelor de stare civilă sau a menţiunilor înscrise pe acestea, întocmeşte documentaţia şi referatul cu propunere de aprobare sau respingere şi le înaintează D.J.E.P., pentru aviz conform, în vederea emiterii dispoziţiei de aprobare/respingere de rectificare de către primarul municipiului Suceava; (17) constată din oficiu sau la cererea persoanei interesate cazurile de CNP atribuite sau înscrise greșit, întocmeşte extrase pentru uz oficial de pe actele de stare civilă ale persoanei şi transmite SPCLEP competent, care va efectua verificările necesare şi transmite concluziile rezultate și documentele obţinute din verificări, SPCJEP; (18) primește cererile de reconstituire şi întocmire ulterioară a actelor de stare civilă, întocmeşte documentaţia şi referatul prin care se propune primarului municipiului Suceava emiterea dispoziţiei de aprobare sau respingere, cu avizul conform al DJEP; (19) înaintează D.J.E.P. exemplarul II al registrelor de stare civilă, în termen de 5 zile lucrătoare de la încheiera controlului anual asupra activităţii ofiţerilor de stare civilă efectuat de către structurile de stare civilă din cadrul D.J.E.P, dacă toa [...]