HCL 4/2020 Suceava adoptată

MUNICIPIUL SUCEAVA B-dul 1 Mai nr. SA, cod fiscal: 4244792 WWW. primariasv.rO, primsv(oprimariasv.ro Tel: 0230-2 12696, Fax: 0230-520593 e ei REGULAMENT privind contractele de asociere încheiate între Municipiul Suceava și persoane juridice, în vederea realizării în comun a unor acţiuni, lucrări, servicii sau proiecte de interes public local O CAPITOLUL 1 - Dispoziţii generale 1.1 Temeiul legal Finanţările acordate în vederea realizării în comun a unor acţiuni, lucrări, servicii sau proiecte de interes public local, se acordă în conformitate cu prevederile: e O.U.G. nr. 57/2019 privind Codul Administrativ, cu modificările şi completările ulterioare, în temeiul prevederilor art. 129, alin. 2 , lit. “e”, alin. 9, lit. “a”, art. 139, alin. 3, lit, “P”, şi art. 196, alin 1, lit. a”; e Legii nr. 273/2006 privind finanțele publice locale, cu modificările şi completările ulterioare; e Ordonanţa nr. 2/2008 privind îmbunătăţirea sistemului de finanțare a programelor, proiectelor şi acţiunilor culturale, cu modificările şi completările ulterioare; e Hotărârea nr. 714/2018 privind drepturile și obligaţiile personalului autorităților şi instituţiilor publice pe perioada delegării şi detaşării în altă localitate, precum şi în cazul deplasării în interesul serviciului, cu modificările şi completările ulterioare; e HG. nr. 518/1995 privind unele drepturi şi obligaţii ale personalului trimis în străinătate pentru îndeplinirea unor misiuni cu caracter temporar, cu modificările şi completările ulterioare; e Legea nr. 98/2016, privind achiziţiile publice, cu modificările şi completările ulterioare. 1.2 Scop si definiţii 1. Prezentul regulament are ca scop stabilirea principiilor, cadrului general şi a procedurii privind încheierea contractelor de asociere și verificarea documentelor justificative aferente acestora, precum și căile de atac ale actului sau deciziei autorităţii care hotărăşte în condiţiile legii, cooperarea sau asocierea cu persoane juridice române sau străine, în vederea finanțării și realizării în comun a unor acţiuni, lucrări, servicii sau proiecte de interes public local. 2. În înțelesul prezentului regulament, termenii și expresiile de mai jos au următoarea semnificaţie: a) acţiune culturală - prezentarea publică a rezultatului unei activităţi având caracter nerepetabil în timp, în urma căreia rezultă un bun cultural de tip eveniment; b) proiect cultural - suma activităților specifice unor anumite domenii culturale/artistice sau, după caz, ansamblul de acţiuni culturale structurate organic, realizat într-o perioadă de timp determinată, care nu excede durata unui exerciţiu financiar în urma căruia rezultă un bun cultural; c) activitate sportivă — complex de acţiuni care au ca scop comun îndeplinirea unor obiective cu caracter sportiv. Categoriile de acţiuni care constituie activitatea sportivă sunt: acţiunile de pregătire sportivă, competiţiile sportive și alte acţiuni sportive; d) competiţie sportivă — acţiune sportivă organizată de structuri sportive şi/sau de alte entităţi competente, în baza unui regulament, care are ca obiective ameliorarea rezultatelor sportive, realizarea de recorduri şi/ sau obţinerea victoriei; €) organizaţii sportive - persoane juridice de drept public sau privat care, potrivit actului constitutiv/statutului de înființare, pot organiza, participa, finanța acţiuni sportive (după caz), în cadrul programului "Sportul pentru toţi", cu sau fără certificat de identitate sportivă; f) "Sportul pentru toţi!! — reprezintă un complex de activităţi bazate pe practicarea liberă a exerciţiului fizic într-un mediu curat şi sigur, individual sau în grup, organizat ori independent, sprijinit de stat, de organizaţii neguvernamentale și de structuri ale administrației locale, în vederea menţinerii sănătății, a recreării şi socializării cetăţenilor; g) autoritatea care hotărăște încheierea contractului de asociere — Consiliul Local al Municipiului Suceava; h) asociat (beneficiar) - solicitantul cu care se încheie contractul de asociere, în urma depunerii unui proiect; i) bugetul proiectului — reprezintă totalitatea surselor de finanţare necesare realizării proiectului şi a cheltuielilor aferente, detaliate pe categorii de cheltuieli, conform normelor legale în vigoare; |) categorie de eligibilitate — categorie în cadrul căreia trebuie să se înscrie proiectele pentru a fi eligibile; k) cerere de asociere — document completat de către solicitant în vederea obţinerii asocierii prin depunerea unui proiect, conform anexei 1 la regulament: 1) cheltuieli eligibile — sunt cheltuielile care pot fi finanțate, conform anexelor 8a, 8b și 8c la regulament; m) contract de asociere - contract încheiat, în condiţiile legii, între Municipiul Suceava și asociat; , n) fonduri publice - sume alocate din bugetul local de către Consiliul Local al Municipiului Suceava; 0) perioada de desfăşurare a proiectului — perioada înscrisă în contractul de asociere; p) solicitant — persoana juridică română sau străină, autorizată, respectiv înființată în condițiile legii române ori străine, după caz, care depune un proiect. 3. Prezentul regulament stabileşte procedura privind depunerea proiectelor, încheierea și derularea unui contract de asociere. 4. Finanţările acordate se vor utiliza numai pentru acţiunile, lucrările, serviciile sau proiectele de interes public local iniţiate şi organizate de către persoane juridice române sau străine în_completarea veniturilor proprii şi a celor primite sub formă de donaţii şi sponsorizări. 1.3 Domenii de aplicare 5, Categoriile de programe pentru care se aplică prezentul regulament sunt următoarele: Sportiv - Anexa 8a; Cultural- Educativ - Anexa 8b; Social - Anexa 8c. 1.4 Principii de atribuire a contractelor de asociere 6. Principiile care stau la baza încheierii contractelor de asociere sunt: a) libera concurenţă, respectiv asigurarea condiţiilor pentru ca oricare solicitant să aibă dreptul de a deveni beneficiar; b) transparenţa, respectiv punerea la dispoziţie tuturor celor interesaţi a informaţiilor referitoare la încheierea contractului de asociere; c) excluderea cumulului, în sensul că aceeaşi activitate urmărind realizarea unui proiect de interes local nu poate beneficia de atribuirea mai multor contracte de la Municipiul Suceava în decursul unui an calendaristic; vyvyv d) neretroactivitatea, respectiv excluderea posibilităţii destinării fondurilor unei activităţi a cărei executare a fost deja începuţă sau finalizată la data încheierii contractului de asociere; e) cofinanţarea, în sensul că finanțările trebuie însoţite de o contribuţie de minim 10% din valoarea totală a proiectului din partea solicitantului: f) anualitatea, în sensul derulării activităților cuprinse în proiect în cadrul anului calendaristic în care s-a aprobat proiectul. 7. Fondurile se acordă pentru acoperirea parţială a unui program ori proiect, în baza unui contract de asociere încheiat între părți. 8. În cazul mai multor proiecte, ale unui solicitant, în cadrul aceluiași domeniu, se va analiza importanța lor pentru comunitate, deoarece cel mult un proiect va beneficia într-un an fiscal de încheierea unui contract de asociere cu Municipiul Suceava și numai dacă este un proiect de interes public local. 1.5 Prevederi bugetare 9. Proiectele care vor putea beneficia de finanțare prin încheierea de contracte de asociere, în limita prevederilor bugetare aprobate în acest scop, vor fi cele de interes public local, importante pentru imaginea Municipiului Suceava și cele care datorită importanței lor şi a faptului că se desfăşoară anual au devenit tradiționale. Municipiul Suceava este un asociat constant în desfăşurarea acestor evenimente importante şi reprezentative pentru comunitate, evenimente care fără ajutorul Municipiului Suceava nu s-ar mai putea desfăşura. | CAPITOLUL II - Procedura de solicitare a fondurilor 1. Încheierea contractelor de asociere se face exclusiv pe baza Hotărârii Consiliului Local, cu respectarea principiilor prevăzute la punctul 6, cap. |. 2, Documentaţia de solicitare a fondurilor publice privind asocierea se va întocmi în două exemplare: > un exemplar, în original, însoţit de înregistrarea lui pe suport magnetic-CD, se depune la registratura Municipiului Suceava, situată în b-dul 1Mai, nr. SA; >_un exemplar, în copie, rămâne la solicitant, după ce primeşte număr de înregistrare de la registratura Municipiului Suceava. 3. Documentaţia va fi întocmită în limba română. 4. Proiectul are caracter ferm şi obligatoriu din punct de vedere al conținutului şi trebuie să fie semnat, pe propria răspundere de către solicitant prin reprezentantul legal sau printr-o persoană împuternicită legal de acesta. 5. Bugetul proiectului va fi prezentat exclusiv în lei şi va rămâne ferm pe toată durata de îndeplinire a contractului de asociere. 6. Pentru a fi aprobat proiectul va intra în şedinţa Consiliului Local, astfel ca documentația solicitată se va depune în termenul stabilit de către autoritate. 7. Proiectul solicitanţilor persoane juridice va conţine obligatoriu un OPIS (anexa 3) cu toate formularele şi documentele în ordinea prezentată mai jos: a) formularul cerere de asociere - Anexa |; b) programul evenimentului - Anexa 1 bis; c) buget narativ - Anexa 2; d) bugetul de venituri şi cheltuieli al proiectului — Anexa 4; e) curriculum vitae coordonator de proiect - Anexa 6; 1) una din anexele Sa, 8b sau 8c, în funcţie de domeniul în care se încadrează proiectul, pentru programul care poate fi finanţat din fonduri publice şi a categoriilor de cheltuieli eligibile şi neeligibile, semnată de luare la cunoştinţă; g) dovada existenţei surselor de finanţare proprii sau oferite de terţi: > copie extras de cont privind existența sumei ce reprezintă contribuția proprie la realizarea proiectului (minim 10% din valoarea totală a proiectului); 3 > copie contracte de sponsorizare; > alte forme de sprijin financiar ferm din partea unor terţi; h) copie situaţii financiare anuale la data de 31 decembrie a anului precedent (bilanţ contabil), înregistrate la Administraţia Finanţelor Publice Suceava sau la instituția în subordinea căreia se află solicitantul, iar în cazul în care acestea nu sunt finalizate, se vor depune situaţiile aferente exerciţiului financiar anterior şi balanța de verificare pentru luna decembrie a anului precedent; i) copie certificat de înregistrare fiscală (C.U.D); j) copie act constitutiv, statutul organizaţiei solicitante, acte doveditoare ale sediului organizaţiei solicitante, acte adiţionale de modificare a actului constitutiv/statutului, hotărâri judecătoreşti de dobândire a personalițăţii juridice şi/sau de modificare a actului constitutiv/statutului după caz; k) copie certificat de înscriere a persoanei juridice, după caz; D) anexele de la 1 la 8 semnate şi stampilate se vor pune pe un CD; m) alte documente considerate relevante de către solicitant. Documentele cuprinse la alineatele a, b, c, d, e, f se vor depune în original, iar documentele cuprinse la alineatele g, h, i, j, k, |, m se vor depune în copie purtând ştampila solicitantului, semnatura reprezentantului legal şi menţiunea „conform cu originalul”. În cazul în care contractul de asociere se încheie la solicitarea Municipiului Suceava, dosarul va conţine invitaţia la asociere trimisă de Municipiul Suceava viitorului asociat, adresa de acceptare a acestuia și programul evenimentului. De realizarea proiectului de hotărâre şi încheierea contractului de asociere se vor ocupa consilieri din primărie desemnaţi de ordonatorul principal de credite să organizeze evenimentul respectiv. CAPITOLUL III - Criteriile de acordare a fondurilor publice privind încheierea unor contracte de asociere | 1. Vor intra în şedinţa Consiliului Local spre aprobare, doar solicitările care întrunesc următoarele criterii: a) proiectele sunt de interes public local şi se încadrează în programele din domeniile cuprinse la punctul 1 din anexele 8a, 8b sau 8c; b) este dovedită capacitatea organizatorică și funcţională a asociatului prin: experiența în domeniul administrării altor programe şi proiecte similare; experiența în scrierea şi managementul proiectelor; căile utilizate şi modalităţile de identificare a beneficiarilor proiectului (cetăţenii, comunitatea); capacitatea resurselor umane de a asigura desfăşurarea programului sau proiectului la nivelul propus; experiența de colaborare, parteneriat cu autorităţile publice, cu alte organizații guvernamentale şi neguvernamentale din ţară şi din strainătate, dupa caz. 2. Nu vor intra în ședința de Consiliu Local spre aprobare proiectele a căror documentaţie prezentată este incompletă şi nu respectă prevederile pet. 6 şi 7 din capitolul II; V _vYv vw N CAPITOLUL IV- Procedura privind încheierea contractului de asociere | | 1. Dosarele ce cuprind proiectele solicitanților persoane juridice, referitoare la asociere, se depun la registratura Municipiului Suceava, cu 15 zile înainte de ședința Consiliului Local. 2. Proiectul solicitanţilor persoane juridice va conţine obligatoriu un OPIS (Anexa 3) cu toate formularele şi documentele, în ordinea prezentată la cap.Il. 3. Serviciul Buget și finanţări nerambursabile din fonduri publice va furniza informaţiile şi formularele necesare privind întocmirea dosarelor ce urmează a fi depuse. 4 4, Serviciul Buget şi finanţări nerambursabile din fonduri publice verifică dosarele depuse de solicitanți, în termen de 5 zile de la primire, astfel încât acestea să conţină toate formularele întocmite corect şi complet, dar şi celelalte documente potrivit opisului (Anexa 3). 5. Serviciul Buget şi finanţări nerambursabile din fonduri publice întocmeşte proiectele de hotărâre, în vederea aprobării contractelor de asociere de către Consiliul Local. 6. Contractul de asociere se aprobă în forma prezentată în anexa la hotărâre şi se mandatează Primarul Municipiului Suceava, în vederea semnării acestuia, 7. Prevederile hotărârii vor fi duse la îndeplinire de Primarul Municipiului Suceava, prin Serviciul Buget și finanţări nerambursabile din fonduri publice. 8. Contractul de asociere se încheie imediat după data comunicării HCL-ului, în forma prezentată în anexa la hotărâre. 9. Modelul contractului de asociere este prevazut în Anexa 7. 10. Durata proiectului nu poate depăşi data de 31 decembrie a anului în curs. 11. Obligaţiile părţilor a) Obligaţiile Municipiului Suceava: > alocarea sumei stabilită prin contract, în perioada de derulare a contractului, sau cel mult până la 31 decembrie a anului în curs, în funcţie de încasările bugetare (execuția bugetară); > să nu comunice, în nici o situaţie, fără consimțământul prealabil scris al Asociatului, informaţii confidenţiale aparţinând Asociatului sau obținute de Municipiul Suceava, în baza relaţiilor contractuale. b) Obligaţiile Asociatului : > organizarea activităţilor prevăzute în cererea de asociere, în perioada cuprinsă în aceasta; > promovarea imaginii Municipiului Suceava prin materiale publicitare ce vor fi distribuite cu ocazia evenimentului, utilizând următoarea expresie: "Proiect realizat în asociere cu Municipiul Suceava şi Consiliul Local al Municipiului Suceava”; >. justificarea sumei stabilită prin prezentul contract pentru a fi primită de la Municipiul Suceava, pe categoriile de cheltuieli cuprinse în buget, prin documente (facturi, chitanțe, contracte etc.), corespunzătoare perioadei de defăşurare a proiectului/evenimentului; > justificarea contribuţiei proprii (minim 10%) care a rezultat ca necesară pentru desfăşurarea în bune condiţii a proiectului/evenimentului; > răspunderea privind autenticitatea datelor prezentate în documentele justificative prezentate la decontare Municipiului Suceava; > să nu comunice, în nici o situaţie, fără consimţământul prealabil scris al Municipiului Suceava, informaţii confidenţiale aparţinând Municipiului Suceava sau obţinute de el în baza relaţiilor contractuale. CAPITOLUL V- Responsabilităţi 1. Fiecare dintre părți răspunde faţă de cealaltă pentru neîndeplinirea obligaţiilor pe care le are prin plata daunelor-interese, în condiţiile prevăzute în prezentul contract şi potrivit regulilor generale prevăzute în Codul civil. 2. Fiecare parte se obligă să informeze în scris cealaltă parte asupra oricăror probleme apărute, în termen de 24 de ore de la data la care a luat la cunoştinţă de aceste probleme. Partea astfel notificată este obligată să răspundă în scris sau să dea curs rezolvării problemei sesizate în termen de 24 ore. 3. Asociatul este responsabil pentru modul în care contribuţia Muncipiului Suceava este folosită. Răspunderea Municipiului Suceava nu va fi în nici un fel angajată, în cazul în care Asociatul va fi ţinut responsabil faţă de terţi pentru orice prejudicii cauzate în derularea Proiectului şi în nici o altă situaţie ce decurge dintr-o acţiune sau inacţiune ilicită a Asociatului legată de finanţarea acordată prin prezentul contract. 4. Municipiul Suceava nu răspunde în cazul nerespectării legislaţiei în vigoare de către Asociat sau de către angajaţi, colaboratori sau consultanţi ai acestuia. 5. Responsabilitatea pentru îndeplinirea cu profesionalism a verificării dosarelor revine funcţionarului public al Serviciului Buget și finanţări nerambursabile din fonduri publice care s-a ocupat de aceasta, verificarea fiind atestată prin semnătură și numele în clar. 6. Întreaga activitate a Serviciului Buget și finanţări nerambursabile din fonduri publice este supervizată, prin semnătură, de către directorul Direcţiei Buget, Contabilitate şi Fiscalitate. 7. Primarul Municipiului, în calitate de ordonator pricipal de credite este răspunzător pentru toate documentele cu caracter legal şi informativ, întocmite de către Serviciul Buget şi finanţări nerambursabile din fonduri publice, în relaţia cu terţe persoane juridice, dar şi cu alte instituţii ale statului. | CAPITOLUL VI- Procedura privind derularea contractului de asociere A) Efectuarea cheltuielilor 1. Cheltuielile eligibile vor putea fi finanţate în baza unui contract de asociere numai în măsura în care sunt justificate şi oportune şi au fost contractate în perioada executării contractului. 2. Cheltuielile vor fi efectuate de către Asociat numai potrivit bugetului detaliat al Proiectului prezentat în documentaţia depusă, conform_detalierii din anexa 1 și anexa 4 şi prevederilor contractului. 3. Categoriile de cheltuieli eligibile şi neeligibile sunt cuprinse la punctele II şi INI din anexele Sa, 8b şi 8c la prezentul regulament. 4. Cheltuielile efectuate înainte şi după perioada de derulare a proiectului, prevăzută în cererea de asociere și în contract , nu sunt eligibile şi nu pot fi decontate. 5. Atunci când Municipiul Suceava constată, pe baza raportului financiar sau ca urmare a verificărilor efectuate, că Asociatul a folosit bunurile achiziţionate pentru derularea proiectului, într-o manieră neconformă cu clauzele contractuale sau că nu justifică utilizarea sumelor, va solicita în scris restituirea acestora. 6. Municipiul Suceava poate face plăţile aferente contractelor de asociere într-o singură tranşă, prin virare integrală sau eşalonată, în funcţie de încasările bugetare (execuţia bugetară). 7. Contractul încheiat între părți poate fi modificat numai prin acordul scris al acestora. 8. Municipiul Suceava va rezilia contractul dacă Asociatul nu demarează realizarea acestuia în termenul stabilit sau nu îndeplineşte obligaţiile contractuale. 9. Contractul încheiat între părți poate să înceteze: a) prin acordul părților; b) prin rezilierea pentru ncexecutare; c) la expirarea duratei. B) Prezentarea rapoartelor obligatorii 1. Asociatul va transmite informaţii privind derularea Proiectului şi utilizarea sumelor prevăzute în contract — contribuţia Municiului Suceava și contribuţia proprie. În acest scop, Asociatul va prezenta Municipiului Suceava: > un. raport financiar şi de activitate final cu privire la utilizarea tuturor sumelor, con [...]