HCL 268/2023 Suceava adoptată

MUNICIPIUL SUCEAVA B-dul 1 Mai nr. SA, cod: 720224 www.primariasv.ro, primsv Qprimariasv.ro Tel: 0230-212696, Fax: 0230-520593 HOTĂRÂRE privind aprobarea Regulamentului de Organizare şi Funcţionare a Direcţiei municipale de Evidenţă a Persoanelor Suceava Consiliul Local al municipiului Suceava, Având în vedere , avizul favorabil al Direcţiei pentru Evidenţa Persoanelor şi Administrarea Bazelor de Date înregistrat sub nr. 3497481 din 20.06.2023, nota de fundamentare înregistrată sub nr 19311 din 18.05.2023, referatul de aprobare a Primarului municipiului Suceava înregistrat sub nr. 19312 din 18.05.2023 şi raportul Direcţiei municipale de Evidenţa a Persoanelor — Serviciul Stare civilă, înregistrat sub nr. 19313 din 18.05.2023. Potrivit prevederilor art.9 alin.(3) din Ordonanţa Guvernului nr.84/2001 privind înființarea, organizarea și funcționarea serviciilor publice comunitare de evidență a persoanelor, cu modificările şi completările ulterioare; În conformitate cu prevederile art. 129 alin.(1), alin.(2) lit.a), alin. 7 lit.) şi art. 139 alin.(1), art.154 alin.(1), art.196 alin.(1) lit.a) şi art.243 alin.(1) lit.a) din OUG nr. 57/2019 privind Codul Administrativ. HOTĂRĂȘTE: Art.1. Se aprobă Regulamentul de Organizare şi Funcţionare a Direcţiei municipale de Evidenţă a Persoanelor Suceava, conform Anexei, care face parte integrantă din prezenta hotărâre. Art.2. La data prezentei hotărâri își încetează aplicabilitatea orice altă prevedere contrară. Art.3. Primarul municipiului Suceava şi Direcția municipală de Evidenţă a Persoanelor Suceava vor asigura ducerea la îndeplinire a prevederile prezentei hotărâri. CONTR NEAZĂ SECRETAR GENERAL/ AL MUNICIPIULUI Jrs. IUTAC Nr. 268 din 29 iunie 2023 Nr. consilieri Nr. Nr. consilieri în Nr. consilieri prezenți care NU şi-au Nr. voturi „Nr. voturi Nr. voturi HCL funcţie exercitat dreptul PENTRU ÎMPOTRIVĂ ABȚINERE de vot 268 23 17 - 17 -. za MUNICIPIUL SUCEAVA b-dul 1 Mai nr. SA, cod 720224 www.primariasv.ro, prim(Oprimariasv.ro tel - 0230 — 212696 — int. 115, fax - 0230 - 520593 Anexa nr. aHCL.nr. [/ REGULAMENT DE ORGANIZARE ŞI FUNCȚIONARE A DIRECȚIEI MUNICIPALE DE EVIDENŢĂ A PERSOANELOR SUCEAVA CAPITOLUL 1 DISPOZIŢII GENERALE Art. Direcţia Municipală de Evidenţă a Persoanelor Suceava, denumită în continuare direcţie, se organizează ca serviciu public de subordonare locală, fără personalitate juridică în cadrul aparatului de specialitate al primarului municipiului Suceava, constituită în temeiul art.1 alin. (1) din Ordonanţa Guvernului nr.84/2001 privind înfiinţarea, organizarea și funcţionarea serviciilor publice comunitare de evidenţă a persoanelor şi ale Ordonanţei de Urgenţă a Guvernului nr.57/2019 privind Codul administrativ cu modificările şi completările ulterioare. Art.2 (1) Scopul direcţiei este acela de a exercita competențele ce îi sunt conferite prin lege pentru punerea în aplicare a prevederilor actelor normative care reglementează activitatea de evidenţă a persoanelor şi stare civilă în sistem de ghişeu unic, (2) Activitatea Direcţiei Municipale de Evidenţă a Persoanelor Suceava se desfăşoară în interesul persoanei şi al comunităţii, în sprijinul instituţiilor statului, exclusiv pe baza și în executarea legii. Art. 3 Activitatea Direcţiei Municipale de Evidenţă a Persoanelor Suceava este coordonată şi controlată metodologic, în mod unitar, de Direcţia Judeţeană de Evidenţă a Persoanelor Suceava, denumită în continuare D.J.E.P. şi de Direcţia Generală pentru Evidenţa Persoanelor, denumită D.G.E.P. Art. 4 (1) Direcţia Municipală de Evidenţă a Persoanelor asigură întocmirea, păstrarea, evidenţa şi eliberarea actelor de stare civilă, a cărţilor de identitate, a cărţilor provizorii de identitate, respectiv, a cărţilor electronice de identitate, în sistem de ghişeu unic. (2) În vederea îndeplinirii prerogativelor cu care este investită, Direcţia Municipală de Evidenţă a Persoanelor colaborează cu celelalte structuri ale Primăriei, ale Ministerului Afacerilor Interne şi cooperează cu autorităţile publice, precum şi cu persoane fizice şi persoane juridice, pe probleme de interes comun, potrivit prevederilor actelor normative în vigoare. CAPITOLUL II J ORGANIZAREA DIRECȚIEI MUNICIPALE DE EVIDENȚĂ A PERSOANELOR Art.5 Structura organizatorică, statul de funcţii şi Regulamentul de organizare şi funcţionare ale Direcţiei Municipale de Evidenţă a Persoanelor se stabilesc prin hotărâre a Consiliului Local al municipiului Suceava, cu avizul prealabil al D.G.E.P. şi al Agenţiei Naţionale a Funcţionarilor Publici. Art.6 Direcţia Municipală de Evidenţă a Persoanelor are atribuţii pe linie de: a) evidenţă a persoanelor şi eliberarea actelor de identitate; b) stare civilă ; c) analiză-sinteză, secretariat-arhivă şi relaţii publice. Activităţile prevăzute la lit.a) se realizează de Serviciul de evidenţă a persoanelor, cele de la lit.b) de Serviciul de stare civilă, iar cele de lit.c) atât de Serviciul de evidenţă a persoanelor cât şi de Serviciul de stare civilă, având în vedere că cele două structuri îşi desfăşoară activitatea în locaţii diferite. Art.7 () Direcţia Municipală de Evidenţă a Persoanelor exercită atribuţiile ce-i sunt conferite de lege pentru soluţionarea cererilor cetăţenilor care au domiciliul sau reşedinţa pe raza de competenţă. (2) În vederea atingerii obiectivelor stabilite, activitatea direcţiei are la bază relaţii de autoritate (ierarhice, funcţionale), de cooperare, de coordonare şi de control, potrivit atribuţiilor stabilite pentru fiecare structură componentă în parte. (3) Relaţiile de autoritate ierarhice se stabilesc între conducerea Direcţiei Municipale de Evidenţă a Persoanelor și structurile subordonate acesteia în scopul menţinerii, păstrării şi perfecţionării stării de funcţionalitate a serviciului. Acelaşi tip de relaţii se stabilesc între şef şi personalul subordonat acestuia. Art.8 (1) Direcţia Municipală de Evidenţă a Persoanelor are următoarea structură: - Serviciul de stare civilă; - Serviciul de evidenţă a persoanelor. (2) La nivelul direcţiei, activitatea de control şi coordonare este atributul directorului executiv şi se realizează prin intermediul şefilor de serviciu. De asemenea, în activitatea de control, pe linii specifice de muncă, directorul executiv poate angrena şi alt personal din cadrul structurilor proprii. Art.9 (1) Direcţia Municipală de Evidenţă a Persoanelor primeşte și soluţionează cererile cetățenilor, pe probleme specifice de evidenţă a persoanelor şi de stare civilă din municipiul Suceava în care funcţionează direcţia. (2) Direcţia Municipală de Evidenţă a Persoanelor primeşte şi soluţionează cererile cetăţenilor, pe probleme specifice de evidenţă a persoanelor din localităţile arondate direcţiei respeciv: oraşul Salcea şi comunele Adâncata, Bosanci, Dărmăneşti, Fântânele, Hănţeşti, Ipotești, Mitocul Dragomirnei, Moara, Pătrăuți, Siminicea, Stroieşti, Şcheia, Todireşti, Udeşti, Vereşti, Zvoriştea, în care nu s-au constituit servicii publice comunitare locale de evidenţă a persoanelor. Prin Hotărârea Consiliului Local Dumbrăveni nr. 32 din 24.09.2021, s-a constituit Serviciul Public Comunitar Local de Evidenţă a Persoanelor Dumbrăveni, ce a devenit funcţional începând cu data de 1.03.2023, astfel comuna Dumbrăveni nu mai este arondată D.M.E.P. (3) Modificarea arondării actuale a direcţiei se stabileşte prin hotărâre a Consiliului Judeţean, la propunerea D.J.E.P., cu avizul prealabil al D.G.E.P. 2 Art.10 Conducerea direcţiei este asigurată de directorul executiv - funcţionar public de conducere. Art! (1) Directorul executiv reprezintă Direcţia Municipală de Evidenţă a Persoanelor în relaţiile cu şefii celorlalte structuri din cadrul Primăriei, cu şefii (comandanții) unităţilor din cadrul Ministerului Afacerilor Interne, cu instituţiile și organismele din afara sistemului Ministerului A facerilor Interne, potrivit competențelor legale. (2) În condiţiile legii şi reglementărilor specifice, directorul executiv poate delega unele atribuţii din competenţa sa altor persoane din subordine. Art.12 (1) Directorul executiv răspunde în faţa Consiliului Local, a primarului şi a secretarului general al municipiului de întreaga activitate pe care o desfăşoară, potrivit fişei postului. (2) Personalul direcţiei răspunde de întreaga activitate pe care o desfășoară, în faţa directorului executiv. - CAPITOLUL III 5 ATRIBUŢIILE DIRECȚIEI MUNICIPALE DE EVIDENȚĂ A PERSOANELOR Art.13 Direcţia Municipală de Evidenţă a Persoanelor are următoarele atribuţii principale: a) întocmeşte actele de stare civilă (acte curente și transcrieri), eliberează certificate de stare civilă, extrase pentru uz oficial, extrase multilingve și adeverinţe privind actele şi faptele de stare civilă înregistrate; b) operează şi transmite menţiunile şi modificările intervenite în statutul civil, în domiciliul şi reşedinţa persoanei, în condiţiile legii; c) anulează, modifică, completează, rectifică sau reconstituie actele de stare civilă şi orice menţiuni efectuate pe marginea actelor de stare civilă, în condiţiile legii; d) primește, verifică şi soluţionează cererile privind schimbarea numelui și/ sau a prenumelui pe cale administrativă și cele referitoare la înscrierea menţiunilor de schimbare a numelui şi/sau a prenumelui intervenite în străinătate; e) constată desfacerea căsătoriei, prin divorţ pe cale administrativă, dacă soţii sunt de acord cu divorțul şi nu au copii minori, născuţi din căsătorie sau adoptați; f) actualizează Registrul Naţional de Evidenţă a Persoanelor (R.N.E.P.) cu datele de identificare şi adresele cetățenilor care au domiciliul sau reședința pe raza de competenţă teritorială a Serviciului de evidenţă a persoanelor; g) utilizează şi valorifică Registrul Naţional de Evidenţă a Persoanelor; h) furnizează, în cadrul Sistemului naţional informatic de evidenţă a persoanelor, denumit în continuare S.N.L.E.P., datele necesare pentru actualizarea Registrului Naţional de Evidenţă a Persoanelor; i) furnizează, în condiţiile legii, datele de identificare şi de adresă ale persoanei către autorităţile şi instituţiile publice centrale, judeţene şi locale, agenţii economici şi către cetăţeni; j) primeşte, în sistem de ghişeu unic, cererile şi documentele necesare în vederea eliberării actelor de identitate; k) primeşte de la Biroul Judeţean de Administrare a Bazelor de Date cărţile de identitate pe care le eliberează solicitanţilor; |) ţine registrele de evidenţă pentru fiecare categorie de documente eliberate; m) constată contravenţiile şi aplică sancțiuni în condiţiile legi; n) îndeplineşte şi alte atribuţii specifice activităţii de evidenţă a persoanelor și stare civilă, reglementate prin acte acte normative. Secţiunea 1 ATRIBUȚII PE LINIE DE STARE CIVILĂ Art.14 Serviciul Stare civilă se subordonează directorului executiv şi are următoarele atribuţii specifice: (1) întocmește la cerere sau din oficiu, potrivit legii, acte de naştere curente, urmare a adopției, de căsătorie şi de deces, în dublu exemplar şi eliberează persoanelor fizice îndreptăţite certificate doveditoare privind actele şi faptele de stare civilă înregistrate; (2) înscrie menţiuni pe marginea actelor de stare civilă aflate în păstrare și trimite comunicări de menţiuni pentru înscriere în registrele de stare civilă - exemplarul | sau, după caz, exemplarul II, în condiţiile legii; (3) eliberează gratuit, la cererea autorităților publice, extrase pentru uz oficial de pe actele de stare civilă, precum şi fotocopii ale documentelor aflate în arhiva proprie, cu respectarea prevederilor legale; (4) eliberează, la cererea persoanelor fizice, dovezi privind înregistrarea unui act de stare civilă, care cuprind, după caz, precizări referitoare la menţiunile existente pe marginea actului de stare civilă; (5) trimite comunicări nominale S.P.C.L.E.P. la care este arondată unitatea administrativ-teritorială, în termen de 10 zile lucrătoare de la data întocmirii actului de stare civilă sau a modificărilor intervenite în statutul civil, ori cu privire la nume. (6) trimite centrului militar, până la data de 5 a lunii următoare înregistrării decesului, documentul de evidenţă militară aflat asupra cetăţenilor incorporabili sau recruţilor; (7) trimite structurii de stare civilă din cadrul D.J.E.P. la care este arondată unitatea administrativ-teritorială, până la data de 5 a lunii următoare, certificatele anulate la completare; (8) întocmeşte buletine statistice de naştere, de căsătorie şi de deces, în conformitate cu normele Institutului Naţional de Statistică, pe care le trimit, până la data de 5 a lunii următoare înregistrării, la Direcţia Judeţeană de Statistică; (9) dispune măsurile necesare păstrării registrelor și certificatelor de stare civilă în condiţii care să asigure evitarea deteriorării sau a dispariţiei acestora și asigură spaţiul necesar destinat desfăşurării activităţii de stare civilă; (10) atribuie codurile numerice personale, denumite în continuare C.N.P,, din listele de coduri precalculate, pe care le păstrează și le arhivează în condiţii de deplină securitate; (11) propune necesarul de registre, certificate de stare civilă, formulare, imprimate auxiliare şi cerneală specială, pentru anul următor, şi îl comunică anual structurii de stare civilă din cadrul D.J.E.P; (12) reconstituie registrele de stare civilă pierdute ori distruse - parţial sau total prin copierea textului din exemplarul existent, certificând exactitatea datelor înscrise prin semnare şi aplicarea sigiliului şi parafei; (13) primeşte cererile de schimbare a numelui pe cale administrativă şi documentele prezentate în motivare, pentru a fi transmise D.J.E.P., spre emiterea dispoziției de schimbare a numelui/prenumelui de către președintele Consiliului Judeţean Suceava; (14) primeşte cererile de înscriere de menţiuni cu privire la modificările intervenite în străinătate, în statutul civil al persoanei sau cu privire la nume ori ca urmare a rectificării actelor de stare civilă, precum şi cu privire la regimul matrimonial ales în 4 fața autorităților/instituţiilor străine competente, precum şi documentele ce susţin cererile respective, pe care le înaintează D.J.E.P., în vederea avizării înscrierii menţiunilor corespunzătoare; (15) primeşte cererile de transcriere a certificatelor şi extraselor de stare civilă procurate din străinătate, însoţite de actele ce le susţin, întocmeşte referatul cu propunere de aprobare sau respingere a cererii de transcriere pe care îl înaintează, împreună cu întreaga documentaţie, în vederea emiterii avizului conform de către D.J.E.P. Suceava; (16) primeşte cererile de rectificare a actelor de stare civilă şi efectuează verificări pentru stabilirea cu exactitate a erorilor depistate în cuprinsul actelor de stare civilă sau a menţiunilor înscrise pe acestea, întocmește documentaţia şi referatul cu propunere de aprobare sau respingere şi le înaintează D.J.E.P., pentru aviz conform, în vederea emiterii dispoziţiei de aprobare/respingere de rectificare de către primarul municipiului Suceava; (17) constată din oficiu sau la cererea persoanei interesate cazurile de CNP atribuite sau înscrise greșit, întocmește extrase pentru uz oficial de pe actele de stare civilă ale persoanei și transmite SPCLEP competent, care va efectua verificările necesare și transmite concluziile rezultate și documentele obţinute din verificări, SPCJEP; (18) primeşte cererile de reconstituire și întocmire ulterioară a actelor de stare civilă, întocmește documentaţia şi referatul prin care se propune primarului municipiului Suceava emiterea dispoziţiei de aprobare sau respingere, cu avizul conform al DJEP; (19) înaintează D.J.E.P. exemplarul II al registrelor de stare civilă, în termen de $ zile lucrătoare de la încheiera controlului anual! asupra activității ofițerilor de stare civilă efectuat de către structurile de stare civilă din cadrul D.J.E.P, dacă toate filele din registru au fost completate; (20) sesizează imediat D.J.E.P. în cazul pierderii sau furtului unor documente de stare civilă cu regim special; (21) eliberează, la cererea persoanelor fizice îndreptăţite, livrete de familie şi certificate care să ateste componenţa familiei, necesare reîntregirii familiei aflate în străinătate; (22) efectuează verificări şi întocmesc referate cu propuneri în dosarele având drept obiect anularea, completarea, modificarea pe cale judecătorească a actelor de stare civilă şi a menţiunilor existente pe marginea acestora, declararea judecătorească a dispariţiei şi a morţii unei persoane, precum şi înregistrarea tardivă a naşterii; (23) înscrie în registrele de stare civilă, de îndată, menţiunile privind dobândirea, redobândirea sau renunţarea la cetăţenia română, în baza comunicărilor primite de la D.GE.P. prin structura de stare civilă din cadrul D.J.E.P; (24) înscrie în registrele de stare civilă, de îndată, menţiunile cu privire la stabilirea paternităţii, contestarea recunoaşterii, încuviințarea purtării numelui, tăgăduirea paternităţii ori contestarea filiaţiei de către mamă, pe care le transmit la exemplarul II spre operare; (25) colaborează cu Direcţia de sănătate judeţeană şi cu maternităţile din cadrul Spitalului Sfântul loan cel Nou Suceava şi a Spitalului privat Bethesda pentru prevenirea cazurilor de internare a gravidelor fără acte de identitate asupra lor sau a căror identitate nu este cunoscută şi a cazurilor de părăsire a copiilor nou-născuţi şi neînregistraţi la starea civilă; (26) colaborează cu unităţile sanitare, Direcția Generală de Asistenţă Socială și Protecţia Copilului Suceava, cu reprezentanţii Direcţiei de Asistenţă Socială, cu unităţile de poliţie, după caz, pentru cunoaşterea permanentă a situaţiei numerice şi nominale a persoanelor cu situaţie neclară pe linie de stare civilă şi de evidenţă a persoanelor, a demersurilor ce se fac pentru punerea acestora în legalitate, până la rezolvarea fiecărui 5 caz în parte, precum şi pentru clarificarea situaţiei persoanelor/cadavrelor cu identitate necunoscută; (27) primeşte cererile de divorț pe cale administrativă, întocmește certificatele de divorţ, pe care le eliberează foştilor soți, comunică în termen legal serviciilor de evidenţă a persoanelor copii ale lor precum si ale dispozitivelor de pe sentinţele de divorţ, înaintează comunicarea de menţiune la exemplarul II al actului de căsătorie și la actele de naștere ale foștilor soţi; (28) transmite lunar la D.J.E.P. situaţia indicatorilor specifici; (29) transmite extrasele pentru uz oficial după actele de căsătorie pentru Registrul Naţional Notarial al Regimurilor Matrimoniale; (30) transmite extrase pentru uz oficial după actul de căsătorie sau de deces privind cetățenii străini care s-au căsătorit sau au decedat pe teritoriul României, în 5 zile de la înregistrare D.G.E.P.. Pentru cetățenii statelor semnatare ale Convenţiei nr. 16 a Comisiei Înternaţionale de Stare Civilă referitoare la eliberarea extraselor multilingve, se transmit, din oficiu extrase multilingve ale actelor de căsătorie sau de deces. (31) pentru îndeplinirea atribuţiilor și sarcinilor din competenţă, răspunde de aplicarea întocmai a dispoziţiilor legale, a ordinelor, radiogramelor şi instrucţiunilor şi a îndrumărilor care reglementează activitatea pe linie de stare civilă; (32) înregistrează intrarea/ieşirea tuturor documentelor și clasarea acestora în vederea arhivării; (33) răspunde de corectitudinea datelor preluate din documentele primare şi înscrise în formulare; (34) desfăşoară activităţi de primire, examinare, evidenţă şi rezolvare a solicitarilor cetăţenilor; (35) asigură colaborarea și schimbul permanent de informaţii cu unităţile operative ale M.A.I., în scopul realizării operative şi de calitate a sarcinilor comune ce-i revin în temeiul legii; (36)formulează propuneri pentru îmbunătăţirea muncii, modificarea metodologiilor de lucru etc.; (37) întocmesc situaţii statistice, sintezele ce conţin activităţile desfăşurate lunar, trimestrial, î [...]