HCL 86/2024 Lugoj adoptată

AuEă 2P HC.L..uR.86 Nr 20.05: 2094 CONSILIUL LOCAL AL MUNICIPIULUI LUGOJ REGULAMENTUL nr. din PRIVIND ORGANIZAREA ȘI FUNCȚIONAREA SERVICIULUI PUBLIC COMUNITAR LOCAL PENTRU EVIDENŢA PERSOANELOR MUNICIPIULUI LUGOJ CAPITOLUL | DISPOZIŢII GENERALE Art. 1 - Serviciul Public Comunitar Local pentru Evidenţa Persoanelor Municipiului Lugoj este organizat în subordinea Consiliului Local al Municipiului Lugoj, în temeiul art. 1 alin. (1) din Ordonanţa Guvernului nr. 84/2001 privind înființarea, organizarea şi funcționarea serviciilor publice comunitare de evidența a persoanelor, aprobată cu modificări şi completări prin Legea nr. 372/2002, cu modificările şi completările ulterioare. Art. 2 — (1) Serviciul Public Comunitar Local pentru Evidenţa Persoanelor Municipiului Lugoj este constituit în conformitate cu art. 25 alin.(1) din Ordonanţa Guvernului nr.84/2001. (2) Serviciul Public Comunitar Local pentru Evidenţa Persoanelor Municipiului Lugoj este constituit fără personalitate juridică, prin Hotărârea Consiliului Local al Municipiului Lugoj nr. 123 din 05.08.2010. Art. 3 - (1) Scopul Serviciului este acela de a exercita competențele ce îi sunt conferite prin lege pentru punerea în aplicare a prevederilor actelor normative care reglementează activitatea de evidenţă a persoanelor și stare civilă, în sistem de ghişeu unic. (2) Activitatea Serviciului Public Comunitar Local pentru Evidenţa Persoanelor Municipiului Lugoj se desfăşoară în interesul persoanei şi al comunităţii, în sprijinul instituţiilor statului, exclusiv pe baza şi în executarea legii. Art. 4 - Activitatea Serviciului Public Comunitar Local pentru Evidenţa Persoanelor Municipiului Lugoj este coordonată şi controlată metodologic, în mod unitar, de Direcţia Generală pentru Evidenţa Persoanelor, denumită în continuare D.G.E.P şi de Serviciul Public Comunitar de Evidenţă a Persoanelor al Judeţului Timiş (DEP Timiş). Art. 5 — (1) Serviciul Public Comunitar Local pentru Evidenţa Persoanelor Municipiului Lugoj asigură întocmirea, păstrarea, evidenţa şi eliberarea actelor de stare civilă, a cărților de identitate, a cărţilor electronice de identitate. (2) În vederea îndeplinirii prerogativelor cu care este investit, SPCLEP Lugoj colaborează cu celelalte structuri ale Primăriei, ale Ministerului Afacerilor Interne şi cooperează cu autorităţile publice, precum şi cu persoane fizice şi persoane juridice, pe probleme de interes comun, potrivit prevederilor actelor normative în vigoare. CAPITOLUL II ORGANIZAREA SERVICIULUI PUBLIC COMUNITAR LOCAL PENTRU EVIDENŢA PERSOANELOR MUNICIPIULUI LUGOJ Art. 6 - (1) Structura organizatorică, statul de funcţii şi regulamentul de organizare şi funcţionare ale Serviciului Public Comunitar Local pentru Evidenţa Persoanelor Municipiului Lugoj se stabilesc prin hotărâre a Consiliului Local al Municipiului Lugoj, cu avizul prealabil al D.G.E.P. (2) Organigrama Serviciului Public Comunitar Local pentru Evidenţa Persoanelor Municipiului Lugoj este prevăzută în anexa nr. 1 a prezentului regulament. (3) Statul de funcţii al Serviciului Public Comunitar Local pentru Evidenţa Persoanelor Municipiului Lugoj este prevăzut în anexa nr. 2 a prezentului regulament. (4) Regulamentul de organizare și funcţionare al Serviciului Public Comunitar Local pentru Evidenţa Persoanelor Municipiului Lugoj este prevăzut în anexa hotărârii Consiliului Local al Municipiului Lugoj. Art. 7 - Serviciul Public Comunitar Local pentru Evidenţa Persoanelor Municipiului Lugoj are atribuţii pe linie de: a) - evidenţă a persoanelor şi eliberare a actelor de identitate; b) - stare civilă; c) - informatică; d) - analiză - sinteză, secretariat-arhivă şi relaţii publice. Art. 8 — (1) Serviciul Public Comunitar Local pentru Evidenţa Persoanelor Municipiului Lugoj exercită atribuţiile ce-i sunt conferite de lege pentru soluţionarea cererilor cetățenilor care au domiciliul sau reşedinţa pe raza de competenţă. (2) În vederea atingerii obiectivelor stabilite, activitatea serviciului are la bază relaţii de autoritate (ierarhice, funcţionale), de cooperare, de coordonare şi de control, potrivit atribuţiilor stabilite pentru fiecare structură componentă în parte. (3) Relaţiile de autoritate ierarhice se stabilesc între conducerea Serviciului Public Comunitar Local pentru Evidenţa Persoanelor Municipiului Lugoj şi structurile subordonate acestuia în scopul menţinerii, păstrării şi perfecţionării stării de funcționalitate a Serviciului. Acelaşi tip de relaţii se stabilesc între şef şi personalul subordonat acestuia. Art. 9 - (1) Serviciul Public Comunitar Local pentru Evidenţa Persoanelor Municipiului Lugoj este organizat la nivel de serviciu şi are în componență două compartimente: Compartiment Stare Civilă şi Compartiment Evidenţa Persoanelor. (2) La nivelul Serviciului Public Comunitar Local pentru Evidenţa Persoanelor Municipiului Lugoj, activitatea de control şi coordonare este atributul conducerii şi se realizează prin intermediul şefului de serviciu. De asemenea, în activitatea de control, pe linii specifice de muncă, şeful de serviciu poate angrena și alt personal specializat din cadrul structurilor proprii. (3) În cadrul compartimentului unde nu sunt prevăzute funcţii de conducere, se stabilesc relaţii de autoritate funcţionale între coordonatorul compartimentului sau personalul cu funcția cea mai mare şi restul personalului acestor structuri, în vederea îndrumării şi îmbinării în mod unitar a activităţii acestora, a echilibrării sarcinilor şi a armonizării eforturilor necesare pentru asigurarea unităţii de acţiune în vederea îndeplinirii obiectivelor propuse. Art. 10 - (1) Serviciul Public Comunitar Local pentru Evidenţa Persoanelor Municipiului Lugoj primeşte şi soluţionează cererile cetăţenilor pe probleme specifice de evidenţă a persoanelor din Municipiul Lugoj. (2) Serviciul Public Comunitar Local pentru Evidenţa Persoanelor Municipiului Lugoj primeşte şi soluţionează cererile cetăţenilor pe probleme specifice de evidenţă a persoanelor din comunele arondate acestui serviciu, respectiv: Balinţ, Bara, Belinţ, Bârna, Boldur, Brestovăţ, Costeiu, Criciova, . Darova, 10. Gavojdia, 11. Ghizela, 12. Nădrag, 13. Secaş, 14. Ştiuca, 15. Topolovățu Mare, 16. Victor Vlad Delamarina, la care nu s-au constituit încă servicii publice comunitare locale. (3) Modificarea arondării actuale a Serviciului Public Comunitar Local pentru Evidenţa Persoanelor Municipiului Lugoj se stabileşte prin hotărâre a Consiliului Judeţean, la propunerea Direcţiei de Evidenţă a Persoanelor Timiș, cu avizul prealabil al Direcţiei Generale pentru Evidenţa Persoanelor. Art. 11 - (1) Conducerea Serviciului Public Comunitar Local pentru Evidenţa Persoanelor Municipiului Lugoj este asigurată de şeful serviciului. (2) Şeful Serviciului Public Comunitar Local pentru Evidenţa Persoanelor Municipiului Lugoj este numit sau eliberat din funcţie prin hotărâre a consiliului local, în condiţiile legii, cu avizul prealabil al Direcţiei Generale pentru Evidenţa Persoanelor, în conformitate cu prevederile art. 9 alin. (2) din Metodologia privind criteriile de dimensionare a numărului de funcţii din aparatul serviciilor publice comunitare de evidenţă a persoanelor, constituirea patrimoniului şi managementul resurselor umane, financiare şi materiale, aprobată prin Hotărârea Guvernului nr. 2104/2004, cu modificările şi completările ulterioare. Art. 12 - (1) Şeful serviciului reprezintă Serviciul Public Comunitar Local pentru Evidenţa Persoanelor Municipiului Lugoj în relaţiile cu şefii celorlalte structuri din cadrul Primăriei, cu şefii (comandanții) unităţilor din Ministerul Afacerilor Interne, cu instituţiile şi organismele din afara sistemului Ministerului Afacerilor Interne, potrivit competenţelor legale. (2) În aplicarea ordinelor și instrucţiunilor de nivel superior, şeful Serviciului Public Comunitar Local pentru Evidenţa Persoanelor Municipiului Lugoj emite dispoziţii obligatorii pentru tot personalul din subordine, în conformitate cu prevederile legale. oounaawn= (3) În condiţiile legii şi reglementărilor specifice, şeful Serviciului Public Comunitar Local pentru Evidenţa Persoanelor Municipiului Lugoj poate delega unele atribuţii din competenţa sa altor persoane din subordine. Art. 13 — (1) Şeful Serviciului Public Comunitar Local pentru Evidenţa Persoanelor Municipiului Lugoj răspunde în faţa Consiliului Local al Municipiului Lugoj de întreaga activitate pe care o desfăşoară, potrivit prevederilor fişei postului. (2) Personalul Serviciului Public Comunitar Local pentru Evidenţa Persoanelor Municipiului Lugoj răspunde de întreaga activitate pe care o desfăşoară, în faţa şefului Serviciului. CAPITOLUL III ATRIBUŢIILE SERVICIULUI PUBLIC COMUNITAR LOCAL PENTRU EVIDENŢA PERSOANELOR MUNICIPIULUI LUGOJ Art. 14 - Serviciul Public Comunitar Local pentru Evidenţa Persoanelor Municipiului Lugoj (SPCLEP Lugoj) are următoarele atribuţii principale: a) întocmeşte, ţine evidenţa şi eliberează certificatele/extrasele multilingve de stare civilă; b) înregistrează actele şi faptele de stare civilă, precum şi menţiunile şi modificările intervenite în statutul civil, în domiciliul şi reşedinţa persoanei, în condiţiile legii; c) întocmeşte şi păstrează registrele de stare civilă, în condiţiile legii; d) întocmeşte, completează, rectifică, anulează sau reconstituie actele de stare civilă şi orice menţiuni efectuate pe actele de stare civilă, în condiţiile legii; e) constată desfacerea căsătoriei, prin divorţ pe cale administrativă, dacă soţii sunt de acord cu divorţul şi nu au copii minori, născuţi din căsătorie sau adoptați; f) actualizează Registrul National de Evidenţă a Persoanelor, cu datele de identificare şi adresele cetăţenilor care au domiciliul sau reşedinţa în raza de competenţă teritorială a SPCLEP Lugoj; 8) utilizează şi valorifică Registrul Naţional de Evidenţă a Persoanelor; h) furnizează, în cadrul Sistemului Naţional Informatic de Evidenţă a Populaţiei, denumit în continuare S.N.L.E.P., date necesare pentru actualizarea Registrului Naţional de Evidenţă a Persoanelor; i) furnizează, în condiţiile legii, datele de identificare şi de adresă ale persoanei către autorităţile şi instituţiile publice centrale, judeţene şi locale, agenţii economici şi către cetăţeni; j) primeşte de la structura competentă cărțile de identitate, pe care le eliberează solicitanţilor; k) ţine registrele de evidenţă pentru fiecare categorie de documente eliberate; D constată contravenţiile şi aplică sancţiuni, în condiţiile legii; m) îndeplineşte şi alte atribuţii specifice activităţii de evidenţă a persoanelor, reglementate prin acte normative. Secţiunea | ATRIBUȚII PE LINIE DE EVIDENŢA A PERSOANELOR ŞI ELIBERARE A ACTELOR DE IDENTITATE Art. 15 - În domeniul evidenţei persoanelor şi eliberării actelor de identitate, SPCLEP Lugoj are următoarele atribuţii principale: a) b) 8) h) i)) primeşte, analizează şi soluţionează cererile pentru eliberarea actelor de identitate, stabilirea domiciliului, înscrierea în actul de identitate a menţiunii privind stabilirea reşedinţei şi înmânează solicitanţilor documentele în cauză; primeşte şi soluţionează cererile de eliberare a actelor de identitate pentru persoanele care îşi schimbă domiciliul din străinătate în România; primeşte şi soluţionează cererile pentru eliberarea actelor de identitate ale persoanelor internate în unităţi sanitare şi de protecţie socială, precum şi ale celor aflate în locurile de reţinere şi de arest preventiv din cadrul unităţilor de poliţie din zona de responsabilitate şi înmânează documentele solicitate; înregistrează toate cererile, în registrele corespunzătoare fiecărei categorii de lucrări, în conformitate cu prevederile metodologiei de lucru; răspunde de corectitudinea datelor preluate din documentele primare, înscrise în formularele necesare eliberării actelor de identitate şi preluate în Registrul Naţional de Evidenţă a Persoanelor; răspunde de corectitudinea datelor preluate din comunicările autorităților sau instituţiilor prevăzute de lege şi înscrise în Registrul Naţional de Evidenţă a Persoanelor; desfăşoară activităţi de primire, examinare şi rezolvare a petiţiilor cetăţenilor; furnizează, în condiţiile legii, datele de identificare şi de adresă ale persoanei către autorităţile şi instituţiile publice centrale, judeţene şi locale, agenţii economici şi către cetăţeni, cu respectarea prevederilor legale; efectuează verificări în Registrul Naţional de Evidenţă a Persoanelor cu privire la schimbarea numelui pe cale administrativă, în condiţiile în care lucrătorul de stare civilă nu are posibilitatea de a le efectua; identifică — pe baza menţiunilor operative — elementele urmărite, cele cu interdicția prezenţei în anumite localităţi etc. şi anunţă unităţile de poliţie în vederea luării măsurilor legale ce se impun; k) ID colaborează cu unităţile de poliţie, participând la acţiunile şi controalele organizate de acestea la locurile de cazare în comun, hoteluri, moteluri, campinguri şi alte unităţi de cazare turistică, în vederea identificării persoanelor nepuse în legalitate pe linie de evidenţă a persoanelor şi a celor urmărite în temeiul legii, precum şi cu poliţia locală, potrivit atribuţiilor ce le revin pe linie de evidenţă a persoanelor; asigură colaborarea şi schimbul permanent de informaţii cu unităţile operative ale M.A.., în scopul realizării operative şi de calitate a sarcinilor comune ce le revin, în temeiul legii; m) soluţionează cererile formațiunilor operative din M.A.., S.R.I., S.P.P., Justiţie, P) 9) x) y) Parchet, M.Ap.N. privind verificarea şi identificarea punctuală a persoanelor fizice, cu respectarea prevederilor legale; în colaborare cu structurile M.A.I. sau poliţia locală, desfășoară activităţi specifice pentru punerea în legalitate a persoanelor care nu au solicitat eliberarea unui act de identitate în termenul prevăzut de lege; acordă sprijin în vederea identificării operative a persoanelor internate în unităţi sanitare şi de protecţie socială, ce nu posedă asupra lor acte de identitate; formulează propuneri pentru îmbunătăţirea muncii, modificarea metodologiilor de lucru, etc.; întocmeşte situaţiile statistice şi analizele activităţilor desfăşurate lunar, trimestrial, semestrial (analiza petiţiilor şi audienţelor) şi anual în cadrul serviciului; completează, la cererea persoanelor fizice sau a instituțiilor cu atribuţii în domeniul asistenței sociale, Formularul E401; asigură gestiunea cărţilor de identitate provizorii şi întocmeşte procesele-verbale de scădere din gestiune; răspunde de activităţile de selecţionare, creare, folosire şi păstrare a arhivei specifice; organizează, asigură conservarea şi utilizează, în procesul muncii, evidenţele locale manuale; asigură protecţia datelor cu caracter personal şi a informaţiilor clasificate, precum şi securitatea documentelor Serviciului, în conformitate cu dispoziţiile legale; sesizează dispariţia, în alb, a tipizatelor înseriate pe linie de evidenţă a persoanelor şi raportează dispariţia acestora pe cale ierarhică; răspunde de aplicarea întocmai a dispoziţiilor legale, a ordinelor şi instrucţiunilor care reglementează activitatea pe linia regimului de evidenţă a persoanelor; constată contravenţiile şi aplică sancţiuni, în condiţiile legii; z) îndeplineşte şi alte atribuţii specifice activităţii de evidenţă a persoanelor, reglementate prin acte normative. ab) îndeplineşte atribuţiile stabilite prin Metodologia comună privind procedura de colectare, actualizare, consultare şi ştergere a datelor în/din R.P.1.D.; desfăşoară activităţile specifice în colaborare cu poliţiştii de ordine publică şi poliţiştii criminalişti, în scopul identificării persoanei şi înregistrarea acesteia, după caz în Registrul Persoanelor cu Identitate Declarată, denumit R.P.I.D., şi registrul Naţional de Evidenţă a Persoanelor- R.N.E.P.; răspunde de corectitudinea datelor preluate în R.P.I.D. şi R.N.E.P. Secţiunea II _ ATRIBUȚII PE LINIE DE STARE CIVILA Art. 16 - Pe linie de stare civilă, SPCLEP Lugoj are următoarele atribuţii principale: a) întocmeşte, la cerere sau din oficiu, potrivit legii, acte de naştere, de căsătorie şi de deces, în dublu exemplar şi eliberează persoanelor fizice îndreptăţite certificate/extrase multilingve doveditoare, privind actele şi faptele de stare civilă înregistrate; b) înscrie menţiuni pe marginea actelor de stare civilă aflate în păstrare şi trimite comunicări de menţiuni pentru înscriere în registrele de stare civilă exemplarul I sau, după caz, exemplarul II, în condiţiile Metodologiei cu privire la aplicarea unitară a dispoziţiilor în materie de stare civilă; c) eliberează, gratuit, la cererea autorităţilor publice, extrase pentru uz oficial de pe actele de stare civilă, precum şi fotocopii ale documentelor aflate în arhiva proprie, cu respectarea prevederilor Legii nr. 16/1996 a Arhivelor Naţionale, precum şi ale Regulamentului nr. 679 din 27 aprilie 2016 privind protecţia persoanelor fizice în ceea ce priveşte prelucrarea datelor cu caracter personal şi privind libera circulaţie a acestor date şi de abrogare a Directivei 95/46/CE; d) eliberează, la cererea persoanelor fizice, dovezi privind înregistrarea unui act de stare civilă; dovezile cuprind, după caz, precizări referitoare la menţiunile existente pe marginea actului de stare civilă; €) trimite structurii de evidenţă a persoanelor din cadrul SPCLEP, în termen de 10 zile de la data întocmirii actului de stare civilă sau a modificărilor intervenite în statutul civil, comunicări nominale pentru născuţii vii, cetățeni români, ori cu privire la modificările intervenite în statutul civil al cetăţenilor români, actele de identitate ale persoanelor decedate ori declaraţiile din care rezultă că persoanele decedate nu au avut act de identitate; f) trimite centrelor militare, până la data de 5 a lunii următoare înregistrării decesului, documentul de evidenţă militară aflat asupra cetăţenilor incorporabili sau recruţilor; 8) întocmeşte buletine statistice de naştere, de căsătorie şi de deces, în conformitate cu normele Institutului Naţional de Statistică, pe care le trimite, până la data de 5 a lunii următoare înregistrării, la Direcţia Judeţeană de Statistică; h) dispune măsurile necesare păstrării registrelor, certificatelor, și extraselor multilingve de stare civilă în condiţii care să asigure evitarea deteriorării sau a dispariţiei acestora şi asigură spaţiul necesar destinat desfăşurării activităţii de stare civilă; i) atribuie codurile numerice personale, denumite în continuare C.N.P., din listele de coduri precalculate, pe care le păstrează şi arhivează în condiţii de deplină securitate; j) propune necesarul de registre, certificate de stare civilă, formulare, imprimate auxiliare şi cerneală specială, pentru anul următor şi îl comunică, anual, structurii de stare civilă din cadrul DEP Timiş; k) reconstituie registrele de stare civilă pierdute ori distruse - parţial sau total -, prin copierea textului din exemplarul existent, certificând exactitatea datelor înscrise prin semnare şi aplicarea sigiliului şi parafei; 1) primeşte cererile de schimbare a numelui pe cale administrativă şi documentele prezentate în motivare; m) primeşte cererile de înscriere de menţiuni cu privire la modificările - intervenite în străinătate - în statutul civil al persoanei sau cu privire la nume, precum şi documentele ce susţin cererile respective, pe care le înaintează DEP Timiș în vederea aprobării înscrierii menţiunilor corespunzătoare; n) primeşte cererile de transcriere a certificatelor, extraselor de stare civilă procurate din străinătate, însoţite de actele ce le susţin, întocmesc referatul cu propunere de aprobare sau respingere a cererii de transcriere pe care îl înaintează, împreună cu întreaga documentaţie, în vederea avizării prealabile de către DEP Timiș; o) primeşte cererile de rectificare a actelor de stare civilă şi efectuează verificări pentru stabilirea [...]