HCL 236/2022 Lugoj adoptată

Anexa la H.C.L. nr. 236 din 31.05.2022 Procedură privind modalitatea de atribuire a contractelor către și între întreprinderile publice la care Municipiul Lugoj este unic acționar, precum și serviciilor publice cu personalitate juridică din subordinea Consiliului Local I. Scop Prezenta instrucțiune de lucru internă se aplică în vederea stabilirii modalității și a etapelor necesare atribuirii de către Municipiul Lugoj şi unitățile subordonate (conform anexa A) a contractelor de lucrări/servicii/furnizare către entităţile juridice controlate de către Municipiul Lugoj şi între entitățile juridice cu condiţia ca ambele să fie controlate de Municipiul Lugoj în sensul condiţiei prevăzute la art. 31, alin. 1 și alin. 3 din Legea 98/2016 privind achizițiile publice. II. Domeniul de aplicare Prezenta instrucțiune de lucru internă prevede încheierea de contracte între Municipiul Lugoj sau unități subordonate (conform Anexa A) care au calitatea de autoritate/entitate contractantă, conform art. 4 din legea 98/2016 privind achizițiile publice, și entitățile juridice controlate de către Municipiul Lugoj cu condiţia ca ambele să fie controlate de Municipiul Lugoj în sensul condiției prevăzute la art. 31, alin. 1 și alin. 3 din legea 98/2016 privind achiziţiile publice. III. Baza legală Art. 31 alin 1 şi alin 3 din Legea 98/2016 privind achiziţiile publice, care prevăd: (1) Prezenta lege nu se aplică contractelor de achiziție publică/acordurilor-cadru atribuite de o autoritate contractantă unei persoane juridice de drept privat sau de drept public în cazul în care sunt îndeplinite cumulativ următoarele condiţii: a) autoritatea contractantă exercită asupra persoanei juridice în cauză un control similar celui pe care îl exercită asupra propriilor departamente sau servicii; b) mai mult de 80% din activităţile persoanei juridice controlate sunt efectuate în vederea îndeplinirii sarcinilor care îi sunt încredințate de către autoritatea contractantă care o controlează sau de către alte persoane juridice controlate de respectiva autoritate contractantă; c) nu există participare privată directă la capitalul persoanei juridice controlate, cu excepția formelor de participare a capitalului privat care nu oferă controlul sau dreptul de veto, dar a căror existență este necesară potrivit dispoziţiilor legale, în conformitate cu Tratatele, și care nu exercită o influență determinantă asupra persoanei juridice controlate. (3) Excepţia de la aplicarea prezentei legi prevăzută la alin 1 se aplică și atunci când o persoană juridică controlată care are calitatea de autoritate contractantă atribuie un contract autorităţii contractante care o controlează sau unei alte persoane juridice controlate de aceeaşi autoritate contractantă, cu condiţia să nu existe participare privată directă la capitalul persoanei juridice căreia i se atribuie contractul, cu excepția formelor de participare a capitalului privat care nu oferă controlul sau dreptul de veto, dar a căror existență este necesară potrivit dispozițiilor legale, în conformitate cu Tratatele, şi care nu exercită o influență determinantă asupra persoanei juridice controlate. Hotărârile Consiliului Local al Municipiului Lugoj de înființare a entităților juridice unde municipiul este unic acționar, precum şi serviciilor publice cu personalitate juridică din subordinea Consiliului Local. IV. Dispoziţii generale Instrucţiunea de lucru internă reglementează, în principal aspecte precum: - procedura proprie - invitaţia de participare - dreptul de a solicita clarificări - data-limită pentru depunerea ofertei - documentaţia de atribuire - evaluarea ofertei depuse - comisia de negociere - negocierea preţului - încheierea contractului Aplicarea prezentei instrucțiuni de lucru interne se va face în scopul achiziţionării de lucrări/servicii/produse de către Municipiul Lugoj / unităţile subordonate care au calitatea de autoritate/entitate contractantă, conform art. 4 din Legea98/2016 privind achiziţiile publice, de la entități juridice la care municipiul este acționar majoritar (conform Anexa A) a contractelor de lucrări/servicii/furnizate și între entităţi juridice cu condiţia ca ambele să fie controlate de Municipiul Lugoj în sensul condiţiei prevăzute la art. 31, alin. | șialin 3 din Legea 98/2016 privind achiziţiile publice. V. Obiectul achiziţiei Obiectul achiziţiei va fi stabilit în funcţie de necesităţile Municipiului Lugoj sau a unităților subordonate (conform Anexa A) a contractelor de lucrări/servicii/furnizare către entitățile juridice la care Municipiul Lugoj este unic acţionar şi între entități juridice cu condiția ca ambele să fie controlate de Municipiul Lugoj în sensul condiției prevăzute la art. 31 alin 1 şi alin. 3 din legea 98/2016 privind achiziţiile publice și va consta în atribuirea execuției de lucrări/prestări de servicii/furnizări de produse necesare realizării obiectivelor asumate. VI. Descrierea procedurii Procedura privind atribuirea contractelor care fac obiectul prezentei Instrucţiuni de lucru este o procedură proprie a autorităţii contractante care stabileşte etapele de parcurs pentru derularea acesteia în condiţii optime. 1. Documente care stau la baza iniţierii procedurii proprii Documentele care stau la baza iniţierii procedurii proprii sunt: a) Referatul de necesitate întocmit de direcţia/compartimentul solicitant, aprobat de ordonatorul de credite, care va cuprinde în mod obligatoriu informaţiile din Anexa B; b) Nota justificativă privind determinarea valorii estimate a achiziţiei, semnată de conducătorul direcţiei/compartimentului solicitant, întocmită conform Anexei C, aprobat de ordonatorul de credite; c) Propunere de angajare a unei cheltuieli şi angajament bugetar, vizate de către CFP, biroul Buget - Contabilitate şi aprobat de ordonatorul de credite; d) Caietul de sarcini; e) Draft contract. 2. Invitaţia la participare Autoritatea/entitatea contractantă prin direcția/compartimentul solicitant va transmite o invitație de participare, care va cuprinde cel puțin următoarele informaţii: a. EL = 0 ai denumirea, adresa, numărul de telefon și de fax, adresa de e-mail ale autorității/entității contractante obiectul achiziţiei valoarea estimată a achiziţiei data limită de transmitere a ofertei şi modalitatea de transmitere a acesteia. perioada de timp în care oferta trebuie să fie valabilă Invitaţia de participare va fi însoţită de documentația de atribuire aferentă (caietul de sarcini, instrucțiuni privind modul de elaborare şi de prezentare a propunerii tehnice şi financiare, daca e cazul, întocmite în conformitate cu cerințele caietului de sarcini și a valorii estimate, formularele, dacă acestea există, şi draft-ul de contract). 3. Dreptul de a solicita clarificări a. Entitatea juridică căreia i se adresează invitația de participare însoţită de documentația de atribuire are dreptul de a solicita clarificări cu privire la documentele primite. Autoritatea contractantă are dreptul de a răspunde oricărei solicitări de clarificare, într-o perioadă ce nu trebuie să depășească, de regulă, 1 zi lucrătoare de la primirea solicitării, dar numai în cazul solicitărilor primite cu cel puţin 2 zile lucrătoare înainte de data-limită pentru depunerea ofertei. Autoritatea contractantă are obligaţia de a transmite răspunsul la solicitările de clarificare cu cel puțin 1 zi lucrătoare înainte de data-limită stabilită pentru depunerea ofertei. 4. Termenul limită pentru depunerea ofertelor a. Termenul limită pentru depunerea ofertei se stabileşte de către direcţia/compartimentul solicitant din cadrul autorității contractante, în invitația de participare, în funcție de complexitatea lucrărilor/serviciilor/produselor ce urmează a îi executate/prestate/furnizate și de cerințele specifice, astfel încât entitatea juridică ce va executa lucrările/presta serviciile/furniza produsele să beneficieze de un interval de timp adecvat și suficient pentru elaborarea ofertei şi a documentelor solicitate. Termenul limită pentru depunerea ofertei nu poate fi mai mic de 3 zile de la data transmiterii invitaţiei de participare. 5. Documentaţia de atribuire Autoritatea contractantă, prin direcția/compartimentul solicitant, are obligaţia de a preciza în cadrul documentației de atribuire orice cerință, regulă și alte informaţii necesare pentru a asigura o informare completă, corectă și explicită cu privire la modul de aplicare a normei procedurale proprii. Documentaţia de atribuire trebuie să cuprindă, fără a se limita la cele ce urmează, cel puţin: a. b. b) caietul de sarcini; instrucțiuni privind modul de elaborare şi de prezentare a propunerii tehnice şi financiare, daca e cazul, întocmite în conformitate cu cerințele caietului de sarcini şi a valorii estimate; formularele, dacă acestea există; draft-ul de contract. Caietul de sarcini Direcţia/compartimentul solicitant întocmește caietul de sarcini Instrucţiuni privind modul de elaborare și de prezentare a propunerii tehnice și financiare, întocmite în conformitate cu cerinţele caietului de sarcini și a valorii estimate Direcţia/compartimentul solicitant întocmește instrucţiunile privind modul de elaborare şi de prezentare a propunerii tehnice și financiare, întocmite în conformitate cu cerințele caietului de sarcini şi a valorii estimate, acolo unde este cazul. Formularele În cazul unor oferte complexe, direcția / compartimentul solicitant va elabora modele de formulare ce vor fi completate de către contractant. d) Draft-ul de contract agreat de autoritatea contractantă Direcţia/compartimentul solicitant un draft-ul de contract ce va fi prezentat contractantului şi va sta la baza negocierii. Documentaţia de atribuire va fi transmisă împreună cu invitația de participare entității juridice care execută lucrările/prestează serviciile/furnizează produsele care fac obiectul contractului. 6. Depunerea ofertei Oferta va fi depusă conform celor menţionate în invitația de participare, ce va fi înregistrată de către autoritatea contractantă. Oferta financiară va fi însoțită de următoarele documente: - dovada activării codului CAEN pentru tipul de lucrării ce urmează a fi executată în baza contractului de achiziție publică - declarație pe proprie răspundere a furnizorului pe propria răspundere cu privire la încadrarea în art. 31 alin 1 lit. (b) - deviz, acolo unde este cazul. 7. Evaluarea ofertei depuse și constituirea comisiei de evaluare și negociere Fiecare direcţie/compartiment sau entitate juridică va propune spre constituire o comisie de evaluare şi negociere aprobată prin dispoziția primarului. Comisia va fi formată din minim 3 membri, ce pot fi reprezentaţi ai autorității contractate la care se pot adăuga experţi cooptați din alte instituții subordonate, entități juridice controlate sau extern. Aceeaşi comisie poate fi folosită pentru mai multe contracte. Comisia de negociere evaluează oferta depusă şi întocmeşte un proces verbal şi o invitaţie la negociere. Evaluarea ofertelor se va face prin raportare la cerințele impuse prin caietul de sarcini, de către Direcţia/Compartimentul solicitant. Responsabilitățile comisiei de evaluare şi negociere a ofertei sunt: - deschiderea ofertei; - verificarea îndeplinirii de către ofertanți a cerințelor prevăzute în caietul de sarcini; - verificarea propunerilor tehnice prezentate de ofertant, din punct de vedere al modului în care acestea corespund cerințelor din caietul de sarcini; - verificarea propunerilor financiare prezentate de ofertanți, din punctul de vedere al modului în care acestea corespund cerințelor din caietul de sarcini, inclusiv preţul; - verificarea listei documentelor depuse de entitatea juridică; - solicitarea clarificărilor şi/sau a documentelor suplimentare; - solicitarea de negociere a preţului final; - întocmirea raportului de evaluare a ofertei depuse şi înaintarea acestuia, spre aprobare, ordonatorului principal de credite. 8. Negocierea Comisia de negociere va trimite o invitație de participare la negociere unde vor fi specificate minim următoarele: - Data, ora şi locaţia în care negocierea va avea loc În urma negocierii directe se va întocmi un raport de evaluare, semnat de ambele părți, ce va transmis spre aprobare ordonatorului principal de credite, la care va fi ataşat noua propunere financiară, cât și alte documente de justificare ale preţului, dacă e cazul. 9. Încheierea contractului După parcurgerea conform prezentei instrucțiuni de lucru a pașilor prevăzuţi la punctele 1 — 8, se poate încheia contractul. VII. Dispoziţii finale Direcţia/Compartimentul solicitant are obligația de a comunica rezultatul de atribuire a contractului de achiziţie, de a încheia contractul de lucrări/servicii/produse şi de al înregistra în Registrul Unic de Contracte. VIII. Transparenţa Pentru transparență, rezultatul procedurii de atribuire a contractului de achiziţie (exceptate de prevederile art. 31 din Legea 98/2016 privind achiziţiile publice efectuate de către Municipiul Lugoj şi unitățile subordonate care au calitatea de autoritate/entitate contractantă, conform art. 4 din Legea 98/2016 privind achizițiile publice) se va publica pe site-ul www.primarialugoj.ro şi va fi însoțit de următoarele informaţii: - denumire ofertant câștigător; - denumire contract executare lucrări/prestare servicii/furnizare produse atribuite; - valoare contract atribuit; - durata contractului atribuit. ANEXA A Societatea „TRANSPORT LOCAL LUGOJ” S.R.L. Societatea „APA — CANAL LUGOJ” S.R.L. Societatea „ADMINISTRARE PATRIMONIU LUGOJ” S.R.L. S.C. „Meridian 22” S.A. Lugoj — în insolvenţă, in insolvency, en procedure colective Serviciul Salubrizare al Municipiului Lugoj ANEXA B REFERAT DE NECESITATE a achiziţiei, cumenzee ananas ceata sas Necesitatea și oportunitatea achiziţiei de produse/servicii/lucrări (evidenţierea scopului pentru care sunt necesare produsele/serviciile/Jucrările) Cod CPV potrivit regulamentului CE nr.213/2008 al comisiei din 28 noiembrie 2007 - care asigură descrierea cât mai exactă a obiectivelor contractului... Cantitatea estimată a produselor/serviciilor/lucrărilor (preţul unitar/total al necesităților) ........mc eee eee eee aaa Sursa de finanțare cu documentele justificative anexate (copie filă buget, angajament bugetar şi propunere de angajare a cheltuielilor) Modalitatea de achiziţionare a produselor, serviciilor sau lucrărilor, care poate lua forma unui contract, document fiscal sau a unei comenzi. SERVICIUL ... cena enanee ne eeneneneeeeeoneaeace ŞEF SERVICIU «names cect ia ca citita înaaunaa oua oo emae ee (conducătorul Direcţiei/Serviciului care solicită demararea achiziției) Întocmit, ANEXA C Direcţia/Serviciul ........nnoanoneeeeeeeneneeeeeeee eee Notă justificativă privind determinarea valorii estimate a achiziției... nana eee eeeeeeeeeneeoeeeeee 1. Obiectul achiziției ....... eee nau 2. Valoarea estimată a achiziţiei a fost determinată în urma unei cercetări a pieţei, a devizului general sau pe bază istorică, utilizând una sau mai multe elemente, astfel: - Costurile stabilite prin devizul general necesare realizării obiectivului de investiţii, sau - Preţuri de catalog utilizând cataloagele adresate publicului larg pentru produse vândute în cantități substanţiale, sau - Preţuri de piaţă. Preţul pieţei este un preţ curent stabilit în cursul obișnuit sau normal de afaceri între cumpărători şi vânzători pe piaţa liberă. Aceste prețuri trebuie să fie aferente contractelor dintre cumpărători și vânzători care sunt independenţi de ofertant, sau - Oferte anterioare ale ofertanților potențiali, dar numai în cazul în care ofertele anterioare au fost prezentate în condiţii de concurență suficientă, sau - Prin comparaţie cu valoarea estimată a contractelor atribuite de alte autorități contractante pentru achiziţia de produse/servicii/lucrări similare. - Valorile estimate din achiziţiile de produse/servicii/ lucrări similare din anii anteriori efectuate de PML şi actualizate cu factorul de inflație. 3. Valoarea estimată a achiziţiei de produse/servicii/lucrări este de TVA, fiind determinată pe baza calculării şi însumării tuturor sumelor ce vor fi plătite pentru îndeplinirea scopului şi necesității achiziției, astfel: 4. Ataşat se vor prezenta documentele care au stat la baza determinării valorii estimate, respectând pct. 2 din Notă. SERVICIUL... ee neeenenenene eee nano eee ȘEF SERVICIU ...... ne ewnnaeana ass eua a oiţiee aiaaaiee datiesitasă (conducătorul Direcţiei/Serviciului care solicită demararea achiziției) Întocmit,