HCL 9/2020 Leorda adoptată

ROMÂNIA JUDEŢUL BOTOŞANI COMUNA LEORDA CONSILIUL LOCAL AL COMUNEI LEORDA HOTĂRÂREA NR. 9 privind aprobarea Strategiei de achiziție publică și a Programului achiziţiilor publice pe anul 2020 Întrunit în şedinţa ordinară din 23.01.2020, urmare a raportului de specialitate nr. 6747/09.12.2019, analizând referatul de aprobare al iniţiatorului proiectului, în conformitate cu prevederile art. 11 alin. 2-6 și 12 alin. 1-6 din Normele metodologice din 2 iunie 2016 de aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea contractului de achiziţie publică/acordului-cadru din Legea nr. 98/2016 privind achiziţiile publice aprobate prin HG nr. 395/2016, Ordinul ANAP nr. 281/2016 privind stabilirea formularelor standard ale Programului anual al achiziţiilor publice şi Programului anual al achiziţiilor sectoriale, art. 15 alin. 2, art. 120 alin. 1 și art. 121 alin. 1 și alin. 2 din Constituția României, art. 7 alin. 2 din Codul civil, în temeiul art. 129 alin. 2 lit. b și 196 alin. 1 lit. a din OUG nr. 57/2019 privind Codul administrativ,, Consiliul local al comunei Leorda adoptă prezenta hotărâre. Art. 1 Se aprobă Strategia de achiziție publică și Programul achizițiilor publice ale Comunei Leorda pe anul 2020, prevăzute în anexele 1 și 2 care fac parte integrantă din prezenta hotărâre. Art. 2 Primarul comunei Leorda, prin aparatul de specialitate, va duce la îndeplinire prezenta hotărâre. Art. 3 Hotărârea se va aduce la cunoștință publică și se va comunica Instituţiei Prefectului - judeţul Botoşani, primarului comunei Leorda, biroului contabilitate, taxe și impozite locale, achiziții publice. PREȘEDINTE DE ȘEDINȚĂ P. SECRETAR GENERAL ANGHELUȘI CONSTANTIN DIAC-MILATINOVICI LUCIAN  Strategia anuală de achiziție publică pe anul 2020 a Primăriei Comunei Leorda, județul Botoșani 1. Noțiuni introductive În conformitate cu prevederile art.11, alin. (3) din HG nr. 395/2016 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea contractului de achiziție publică/acordului - cadru din Legea nr. 98/2016 privind achizițiile publice, ”Strategia anuală de achiziție publică se realizează în ultimul trimestru al anului anterior anului căruia îi corespund procesele de achiziție publică cuprinse în acestea, și se aprobă de către conducătorul autorității contractante.” Potrivit dispozițiilor art.11 alin. (2) din HG. Nr. 395/2016 pentru aprobarea Normelor metodologicede aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea contractului de achiziție publică/acordului-cadru din Legea nr. 98/2016 privind achizițiile publice. Comuna Leorda prin compartimentul Achiziții Publice, a elaborat strategia anuală de achiziție publică care cuprinde totalitatea proceselor de achiziție publică planificate a fi lansate pe parcursul anului bugetar 2020. Strategia anuală de achiziție publică la nivelul Comunei Leorda se poate modifica, actualiza și completa ulterior, modificări/completări care se aprobă conform prevederilor de mai sus. Introducerea modificărilor, actualizărilor și completărilor în prezenta Strategie sunt condiționate de identificarea surselor de finanțare. Compartimentul Achiziții Publice a procedat la întocmirea prezentei Strategii prin utilizarea informațiilor și a cel puțin următoarelor elemente estimative: - Nevoile identificate la nivelul Comunei Leorda ca fiind necesare a fi satisfăcute ca rezultat a unui proces de achiziție, așa cum rezulta acestea din solicitările transmise de toate compartimentele de specialitate din Primăria Comunei Leorda. - Valoarea estimată a achizițiilor corespunzătoare fiecărei nevoi. - Capacitatea profesională existentă la nivel de autoritate contractantă pentru derularea unui proces care să asigure beneficiile anticipate. - Resursele existente la nivel de primărie și după caz necesarul de resurse suplimentare externe, care pot fi alocate derulării proceselor de achiziții publice. În cadrul Strategiei anuale de achiziție publică la nivelul primăriei se va elabora Programul anual al achizițiilor publice și Anexa privind achizițiile directe, ca instrument managerial utilizat pentru planificarea si monitorizarea portofoliului de procese de achiziții la nivelul Primăriei comunei Leorda. 2. Etapele procesului de achiziție publică care vor fi parcurse în anul 2020 Atribuirea unui contract de achiziție publică/acord – cadru este rezultatul unui proces ce se derulează în mai multe etape. Primăria Comunei Leorda în calitate de autoritate contractantă, prin Compartimentul de Achiziții Publice trebuie să se documenteze și să parcurgă pentru fiecare proces de achiziție publică trei etape distincte: - Etapa de planificare/pregătire, inclusiv consultarea pieței - Etapa de organizare a procedurii și atribuirea contractului/acordului – cadru - Etapa post atribuire contract/acord – cadru, respectiv executarea și monitorizarea implementării contractului/acordului – cadru Etapa de planificare/pregătire a procesului de achiziție publică Se inițiează prin identificarea necesităților și elaborarea referatelor de necesitatea și se încheie cu aprobarea de către ordonatorul de credite a documentației de atribuire, inclusiv a documentelor suport, precum și a Strategiei de contractare pentru procedura respectivă. Strategia de contractare este un document al fiecărei achiziții cu o valoare estimată egală sau mai mare decât pragurile valorice stabilite la art.7 alin.5 din Legea nr.98/2016 privind achizițiile și este obiect de evaluare în condițiile stabilite la art. 23 din HG nr. 395/2016 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea contractului de achiziție publică/acordului - cadru din Legea nr.98/2016 privind achizițiile publice. Prin intermediul strategiei de contractare se documentează deciziile din etapa de planificare/pregătire a achizițiilor referitoare la: - Relația dintre obiectul, constrângerile asociate și complexitatea contractului, pe de o parte, si pe de alta parte resursele disponibile pentru derularea activităților din etapele procesului de achiziție publică. - Procedura de atribuire aleasă, precum și modalitățile speciale de atribuire a contractului de achiziție publică asociate, dacă este cazul. - Tipul de contract propus si modalitatea de implementare a acestuia. - Mecanismele de plată în cadrul contractului, alocarea riscurilor în cadrul acestuia, măsuri de gestionare a acestora, stabilirea penalităților pentru neîndeplinirea sau îndeplinirea defectuoasă a obligațiilor contractuale.  - Justificarea privind determinarea valorii estimate a contractului/acordului – cadru, precum si orice alte elemente legate de obținerea de beneficii pentru autoritatea contractantă și/sau îndeplinirea obiectivelor comunicate la nivelul sectorului administrației publice în care activează autoritatea contractantă. - Justificările privind alegerea procedurii de atribuire în situațiile prevăzute la art.69 alin. (2) – (5) din Legea nr. 98/2016 și, după caz, decizia de a reduce termenele în condițiile legii, decizia de a nu utiliza împărțirea pe loturi, criteriile de calificare privind capacitatea și, după caz, criteriile de selecție, criteriul de atribuire și factorii de evaluare utilizați. - Obiectivul din strategia locală/regională/națională de dezvoltare a cărei realizare contribuie contractul/acordul – cadru respectiv, dacă este cazul. - Orice alte elemente relevante pentru îndeplinirea necesităților autorității contractante. Etapa de organizare a procedurii și atribuirea contractului Etapa de organizare a procedurii și atribuire a contractului/acordului – cadru începe prin transmiterea documentației de atribuire în SEAP și se finalizează odată cu intrarea în vigoare a contractului de achiziție publică/acordului – cadru. Autoritatea contractantă are obligația de a realiza un proces de achiziție publică prin utilizarea uneia dintre următoarele abordări: - Cu resursele profesionale necesare celor trei etape mai sus identificate existente la nivel de autoritate contractantă, - Cu ajutorul unui furnizor de servicii de achiziție, selectat în condițiile legii, atunci când resurselor proprii nu permit întocmirea caietelor de sarcini/specificațiile tehnice. În aplicarea prevederilor art.2 alin.(3) din HG nr.395/2016, autoritatea contractantă prin compartimentul intern specializat în domeniul achizițiilor publice, are următoarele atribuții principale: a) întreprinde demersurile necesare pentru înregistrarea /reînnoirea/recuperarea înregistrării autorității contractante în SEAP sau recuperarea certificatului digital, dacă este cazul, b) elaborează și, după caz, actualizează, pe baza necesităților transmise de celelalte compartimente ale autorității contractante, strategia de contractare ți programul anual al achizițiilor publice, c) elaborează sau, după caz coordonează activitatea de elaborare a documentației de atribuire și a documentelor suport, în cazul organizării unui concurs de soluții, a documentației de concurs, pe baza necesităților transmise de compartimentele de specialitate, d) îndeplinește obligațiile referitoare la publicitate, astfel cum sunt acestea prevăzute de Lege, e) aplică și finalizează procedurile de atribuire, f) realizează achizițiile directe, g) constituie și păstrează dosarul achiziției publice. În conformitate cu prevederile art.2 alin.(4) și (5) din HG nr. 395/2016 celelalte compartimente ale autorității contractante au obligația de a sprijini activitatea compartimentului intern specializat în domeniul achizițiilor, în funcție de specificul și complexitatea obiectului achiziției. În sensul celor menționate mai sus, sprijinirea activității compartimentului intern specializat în domeniul achizițiilor publice se realizează, fără a se limita la acestea, după cum urmează: a) transmiterea referatelor de necesitatea care cuprind necesitățile de produse, servicii și lucrări, valoarea estimată a acestora, precum și informațiilor de care dispun, potrivit competențelor, necesare pentru elaborarea strategiei de contractare a respectivelor contracte/acorduri – cadru; b) transmiterea, dacă este cazul, a specificațiilor tehnice așa cum sunt acestea prevăzute la art. 155 din Legea nr.98/2016; c) în funcție de natura și complexitatea necesităților identificate în referatele prevăzute la lit. a), transmiterea de informații cu privire la prețul unitar/total actualizat al respectivelor necesități, în urma unei cercetări a pieței sau pe bază istorică; d) informarea cu privire la fondurile alocate pentru fiecare destinație, precum și poziția bugetară a acestora; e) informarea justificativă cu privire la eventualele modificări intervenite în execuția contractelor/acordurilor – cadru, care cuprinde cauza, motivele și oportunitatea modificărilor propuse; f) transmiterea documentului constatator privind modul de îndeplinirea a clauzelor contractuale.  3. Programul anual al achizițiilor publice Programul anual al achizițiilor publice al Comunei Leorda se elaborează pe baza referatelor de necesitate transmise de compartimentele autorității contractante și cuprinde totalitatea contractelor de achiziție publică/acordurilor – cadru pe care autoritatea contractantă intenționează să le atribuie în decursul anului 2020. La elaborarea programului anual al achizițiilor publice pe anul 2020, autoritatea contractantă are obligația de a ține cont de: a) necesitățile obiective de produse, servicii și lucrări; b) gradul de prioritate a necesităților prevăzute la lit.a); c) anticipările cu privire la sursele de finanțare ce urmează a fi identificate. După aprobarea bugetului propriu, precum ori de câte ori intervin modificări în bugetul Comunei Leorda, programul anual al achizițiilor publice pentru anul 2020 se va actualiza în funcție de fondurile aprobate. Programul anual al achizițiilor publice al Comunei Leorda pentru anul 2020 este prevăzut în anexă la prezenta strategieși cuprinde cel puțin informații referitoare la: - Obiectul contractului de achiziție publică/acordului – cadru; - Codul vocabularului comun al achizițiilor publice (CPV); - Valoarea estimată a contratului/acordului – cadru ce urmează a fi atribuit ca rezultat al derulării unui proces de achiziție, exprimată în lei, fără TVA; - Sursa de finanțare; - Procedura stabilită pentru derularea procesului de achiziție; - Data estimată pentru inițierea procedurii; - Data estimată pentru atribuirea contractului; - Modalitatea de derulare a procedurii de atribuire, respectiv online sau offline. - Codul unic de identificare a fiecărui obiect de contract pentru care se derulează o procedură de atribuire inclusă în programul anual al achizițiilor publice. După definitivarea programului anual al achizițiilor publice pentru anul 2020, Comuna Leorda, prin Compartimentul de Contabilitate, Buget – finanțe, Impozite și taxe locale, Achiziții Publice are obligația de a publica semestrial în SEAP extrase din acesta, precum și orice modificări asupra acestuia, în termen de 5 zile lucrătoare, extrase care se referă la: a) contractele/acordurile – cadru de produse și/sau servicii a căror valoare estimată este mai mare sau egală cu pragurile prevăzute la art. 7 alin.(1) din Legea nr.98/2016 privind achizițiile publice; b) contractele/acordurile – cadru de lucrări a căror valoare estimată este mai mare sau egală cu pragurile prevăzute la art.7 alin.(5) din Legea nr.98/2016 privind achizițiile publice. Având în vedere dispozițiile art.4 din H.G. nr. 395/2016 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea contractului de achiziție publică, acordului- cadru din Legea nr. 98/2016 privind achizițiile publice, conform căruia ”prin ordin al președintelui Agenției Naționale pentru Achiziții Publice (ANAP) se pot pune la dispoziția autorităților contractante și a furnizorilor de servicii auxiliare achziției un set de instrumente ce se utilizează pentru planificarea portofoliului de achiziții la nivelul autorității contractante, fundamentarea deciziei de realizare a procesului de achiziție și monitorizarea implementării contractului, precum și prevenirea, diminuarea riscurilor în achiziții publice.” Compartimentului Achiziții Publice va proceda la revizuirea Programului anual al achizițiilor publice pentru anul 2020 al primăriei în vederea punerii de acord cu actele normative ce se vor elabora/aproba în legătura cu prezenta strategie, în termen de cel 15 zile de la data intrării lor în vigoare, sau în termenul precizat în mod expres în actele normative ce se vor elabora/aproba. Program anual al achizițiilor publice pentru anul 2020 al Comunei Leorda se va publica în termen de 5 zile lucrătoare de la aprobare si pe pagina de internet www.primarialeorda.ro . 4. Sistemul de control intern Având în vedere noua legislație privind achizițiile publice, ca document de politică internă, sistemul propriu de control intern trebuie să acopere toate fazele procesului de achiziții publice de la pregătirea achiziției până la executarea contractului, iar cerințele efective trebuie diferențiate în funcție de complexitatea contractului de achiziție publică care urmează a fi atribuit. De asemenea, având în vedere standardele de control intern pentru gestionarea efectiva a procesului de achiziții publice controlul intern va trebui să includă cel puțin următoarele faze: - Pregătirea achizițiilor, - Redactarea documentației de atribuire, - Desfășurarea procedurii de atribuire, - Implementarea contractului. Sistemul de control intern trebuie să includă următoarele principii: a) Separarea atribuțiilor, cel puțin între funcțiile operaționale și funcțiile financiare/de plată, persoanelor responsabile cu achizițiile publice și compartimentele tehnice și economice, cerințe de separare a atribuțiilor care depind de alocarea cu personal, respectiv de resursele profesionale proprii. b) ”Principiul celor 4 ochi” care implică împărțirea clară a sarcinilor în doi pași : pe de o parte inițierea și pe de altă parte verificarea, efectuate de persoane diferite. 5. Excepții Prin excepție de la art. 12 alin. (1) din HG nr. 395/2016 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea contactelor de achiziție publică/acordului – cadru din Legea nr.98/2016 privind achizițiile publice, în cazul care autoritatea contractantă, Comuna Leorda va implementa proiecte finanțate din fonduri nerambursabile și/sau proiecte de cercetare-dezvoltare, va avea obligația de a elabora distinct pentru fiecare proiect în parte un program al achizițiilor publice aferent proiectului respectiv. Comuna Leorda va derula toate procedurile de achiziție numai prin sistemul electronic de achiziție publice (SEAP). Utilizarea altor mijloace (offline) se va putea realiza numai în condițiile legii și numai pentru situații expres reglementate prin lege. Astfel, în conformitate cu prevederile art.43 ”(1) Autoritatea contractantă are dreptul de a achiziționa direct produse, servicii sau lucrări, în măsura în care valoarea estimată a achiziției fără TVA, este mai mică decât pragurile valorice prevăzute la art.7 alin.(5) din Lege. (2) SEAP pune la dispoziția autorităților contractante posibilitatea tehnică de a achiziționa direct, prin intermediul catalogului electronic publicat în SEAP, produse, servicii sau lucrări a căror achiziționare intră sub incidența prevederilor alin. (1). (3) În cazul în care autoritatea contractantă nu identifică în cadrul catalogului electronic produsul, serviciul sau lucrarea care îi poate satisface necesitatea sau constată că prețul postat de operatorii economici pentru obiectul achiziției este mai mare decât prețul pieței sau din motive tehnice imputabil SEAP nu este posibil accesul la catalogul electronic, atunci autoritatea contractantă poate realiza achiziția de la orice operator economic, elaborând în acest sens o notă justificativă. (4) Achiziția prevăzută la alin. (1) se realizează pe bază de document justificativ” 6. Prevederi finale  Comuna Leorda, prin Compartimentul de Contabilitate, Buget-finanțe, Impozite și taxe locale și Achiziții publice va ține evidența tuturor achizițiilor de produse, servicii și lucrări. Prezenta strategie anuală de achiziții publice pe anul 2020 a Comunei Leorda se va aproba prin HCL și se va publica pe pagina de internet www.primarialeorda.ro Întocmit, Consilier Achiziții Publice Batcă Paula