HCL 300/2019 adoptată

Municipiul Iaşi Consiliul Local HOTĂRÂRE privind aprobarea Organigramei, Statului de Funcţii şi Regulamentului de Organizare şi Funcţionare ale Direcţiei Locale de Evidenţă a Persoanelor Iaşi Consiliul Local al Municipiului Iaşi, întrunit în şedinţa ordinară în data de 29.08.2019; Având în vedere iniţiativa Primarului Municipiului Iaşi prin expunerea de motive la proiectul de hotărâre; Având în vedere avizul favorabil întocmit de Comisia Economica si Financiara a Consiliului Local al Municipiului Iaşi; Având în vedere avizul favorabil întocmit de Comisia Juridică şi De Disciplină a Consiliului Local al Municipiului Iaşi; Având în vedere avizul favorabil întocmit de Comisia De Munca si Protectie Sociala a Consiliului Local al Municipiului Iaşi; Având în vedere referatul de specialitate al Direcţiei Locale de Evidenţa Persoanelor Iaşi; Având în vedere avizul Direcţiei pentru Evidenţa Persoanelor şi Administrarea Bazelor de Date nr. 3519099/24.05.2019; Având în vedere Răspunsul Agenţiei Naţionale a Funcţionarilor Publici nr. 30866/2019; Având în vedere prevederile H.C.L. nr. 572/2004 privind înfiinţarea Direcţiei Locale de Evidenţă a Persoanelor Iasi; 1 / 21 la H.C.L. nr. 300 din 29 august 2019  Având în vedere prevederile O.G. nr. 84/2001 privind înfiinţarea, organizarea şi funcţionarea serviciilor publice comunitare de evidenţă a persoanelor, cu modificările şi completările ulterioare; Având în vedere prevederile H.G. nr. 2104/2004, pentru aprobarea Metodologiei privind criteriile de dimensionare a numărului de funcţii din aparatul serviciilor publice comunitare de evidenţa apersoanelor, constituirea patrimoniului şi managementul resurselor umane, financiare şi materiale, cu modificările şi completările ulterioare; Având în vedere prevederile O.U.G. nr. 63/2010 pentru modificarea si completarea Legii nr.273/2006 privind finantele publice locale, precum si pentru stabilirea unor masuri financiare, cu modificările și completările ulterioare; Având în vedere adresa Instituției Prefectului - Judeţul Iaşi nr. 7071/11.04.2019 prin care se comunică numărul maxim de posturi, potrivit dispoziţiilor art.III alin.(8) din O.U.G. nr. 63/2010; Având în vedere prevederile Legii nr. 52/2003 privind transparenta decizionala in administratia publica, republicata ; Având în vedere dispoziţiile Legii privind normele de tehnică legislativă nr. 24/2000 cu modificările şi completările ulterioare; Având în vedere prevederile art. 129 si art. 196 alin. (1) lit. a, din Ordonanta de Urgenta nr. 57/03.07.2019, privind Codul Administrativ; HOTĂRĂŞTE: Art. 1. Se aprobă Organigrama, Statul de Funcţii şi Regulamentul de Organizare şi Funcţionare ale Direcţiei Locale de Evidenţă a Persoanelor Iaşi, conform anexelor 1 - 3 ce fac parte integrantă din prezenta hotărâre. Art. 2. Copie după prezenta hotărâre va fi comunicată: Primarului Municipiului Iași; Direcţiei Locale de Evidenţă a Persoanelor Iaşi și Instituției Prefectului Județului Iași. Art. 3. (1) Punerea în aplicare a prevederilor prezentei hotărâri va fi asigurată intotdeauna cu respectarea cadrului legal incident de Direcţia Locala de Evidenţă a Persoanelor Iaşi. 2 / 21 la H.C.L. nr. 300 din 29 august 2019  (2) Aducerea la cunoştinţa publică a prezentei hotărâri va fi asigurată de către Centrul de Informaţii pentru Cetăţeni. PREŞEDINTE DE ŞEDINŢĂ, Contrasemneaza pentru legalitate, Gabriel Mihai Surdu Secretar, Denisa Liliana Ionascu Consilier local, Nr. 300 din 29 august 2019 Total consilieri 27 locali Prezenţi 19 Pentru 19 Împotrivă 0 Abţineri 0 3 / 21 la H.C.L. nr. 300 din 29 august 2019  Anexa nr. 3 la H.C.L. Nr. 300/29.08.2019 REGULAMENTUL DE ORGANIZARE ŞI FUNCŢIONARE A DIRECŢIEI LOCALE DE EVIDENŢĂ A PERSOANELOR IAŞI 2019 CAPITOLUL I DISPOZIŢII GENERALE Art.1. Direcţia Locală de Evidenţă a Persoanelor Iaşi (D.L.E.P.Iaşi), personalitate juridică, s-a înfiinţat în subordinea Consiliului Local al municipiului Iaşi, în temeiul art.1 alin.(1) din Ordonanţa Guvernului nr.84/2001 privind înfiinţarea, organizarea şi funcţionarea serviciilor publice comunitare de evidenţă a persoanelor, cu modificările şi completările ulterioare. Art.2. (1) Scopul Direcţiei Locale de Evidenţă a Persoanelor Iaşi este acela de a exercita competenţele ce îi sunt conferite prin lege pentru punerea în aplicare a prevederilor actelor normative care reglementează activitatea de evidenţă a persoanelor, starea civilă, precum şi de eliberare a documentelor, în sistem de ghişeu unic. (2) Activitatea Direcţiei Locale de Evidenţă a Persoanelor Iaşi se desfăşoară în interesul persoanei şi a comunităţii, în sprijinul instituţiilor statului, exclusiv pe baza şi în executarea legii. Art.3. Direcţia Locală de Evidenţă a Persoanelor Iaşi asigură întocmirea, păstrarea, evidenţa şi eliberarea actelor de stare civilă și a actelor de identitate. Art.4. Conducerea Direcţiei Locale de Evidenţă a Persoanelor Iaşi este asigurată de către Directorul executiv, numit sau eliberat din funcţie prin Hotărâre de Consiliu Local, în condiţiile legii, cu avizul prealabil al Direcţiei pentru Evidenţa Persoanelor şi Administrarea Bazelor de Date şi cu avizul Agenţiei Naţionale a Funcţionarilor Publici. Art.5. În îndeplinirea prerogativelor cu care este investită, Direcţia Locală de Evidenţă a Persoanelor cooperează cu celelalte structuri ale municipiului Iași, ale M.A.I., ale Direcţiei Judeţene de Evidenţă a Persoanelor şi colaborează, pe probleme de interes comun potrivit prevederilor actelor normative în vigoare, cu autorităţile şi instituţiile publice centrale, judeţene şi locale, cu agenţi economici şi cetăţeni. CAPITOLUL II ORGANIZAREA DIRECŢIEI LOCALE DE EVIDENŢĂ A PERSOANELOR IAȘI Art.6. (1) Structura organizatorică, Statul de funcţii şi Regulamentul de organizare şi funcţionare ale Direcţiei Locale de Evidenţa Persoanelor Iaşi se stabilesc prin Hotărâre a Consiliului Local al municipiului Iaşi, cu avizul prealabil al D.E.P.A.B.D. şi al A.N.F.P. 4 / 21 la H.C.L. nr. 300 din 29 august 2019  (2) Organigrama Direcţiei Locale de Evidenţă a Persoanelor Iaşi este prevăzută în Anexa nr.1 la prezentul Regulament. (3) Statul de funcţii al Direcţiei Locale de Evidenţa Persoanelor Iaşi este prevăzut în Anexa nr.2 la prezentul Regulament. (4) Direcţia Locală de Evidenţă a Persoanelor Iași are atribuţii în domeniile: a) evidenţa informatizată a persoanelor şi eliberarea actelor de identitate, b) stare civilă; c) informatic; d) resurse umane, financiar-contabilitate şi buget, juridic, achiziţii publice, secretariat, logistică. Art.7. Direcţia Locală de Evidenţă a Persoanelor Iași este formată din următoarele structuri: a) Serviciul Evidenţa Persoanelor:  Biroul Actualizare Date  Biroul Acte Identitate  Compartimentul Verificări, Furnizări Date, Secretariat a)Serviciul Stare Civilă:  Biroul Acte Speciale b) Compartimentul Informatic c) Compartimentul Resurse Umane, Administrativ d)Compartimentul Juridic, Achiziţii Publice e)Compartimentul Financiar- Contabil şi Buget Art.8. În vederea atingerii obiectivelor stabilite, activitatea Direcţiei are la bază relaţii de autoritate (ierarhice și funcţionale), de cooperare, de coordonare şi control, potrivit atribuţiilor stabilite pentru fiecare structură componentă în parte. Art.9. (1) Relaţiile de autoritate ierarhice sunt stabilite între conducerea Direcţiei şi structurile subordonate acesteia în scopul menţinerii, păstrării şi perfecţionării stării de funcţionalitate a serviciului. Acelaşi tip de relaţii sunt între şefii structurilor componente şi personalul subordonat acestora. (2) În cadrul compartimentului unde nu sunt prevăzute funcţii de conducere, sunt stabilite relaţii de autoritate funcţionale între angajatul cu funcţia cea mai mare şi restul personalului acestor structuri, în vederea îndrumării şi îmbinării în mod unitar, în conformitate cu scopurile şi obiectivele propuse, a activităţii acestora şi a echilibrării sarcinilor, armonizării eforturilor necesare şi asigurării unităţii de acţiune în îndeplinirea obiectivelor. Art.10. La nivelul Direcţiei Locale de Evidenţă a Persoanelor Iași, activitatea de control şi coordonare este atributul conducerii şi se realizează direct, ori prin intermediul şefului de serviciu, birou sau coordonatorului de compartiment. Art.11. (1) Direcţia Locală de Evidenţă a Persoanelor Iaşi primeşte şi soluţionează cererile cetăţenilor pe probleme specifice de evidenţă a persoanelor din Municipiul Iaşi şi din comunele arondate acestui serviciu la care nu s-au constituit încă servicii publice comunitare locale, respectiv: Andrieşeni, Aroneanu, Bârnova, Bivolari, Ciurea, Golăieşti, 5 / 21 la H.C.L. nr. 300 din 29 august 2019 Holboca, Horleşti, Leţcani, Miroslava, Mogoşeşti, Movileni, Popricani, Probota, Roşcani, Rediu, Schitu – Duca, Ţigănaşi, Tomeşti, Trifeşti, Ţuţora, Ungheni, Valea Lupului, Victoria, Vlădeni, Voineşti. (2) Modificarea arondării actuale a Direcţiei Locale de Evidenţa Persoanelor Iaşi se stabileşte prin Hotarâre a Consiliului Judeţean, la propunerea serviciului public comunitar judeţean, cu avizul prealabil al Direcţiei pentru Evidenţa Persoanelor şi Administrare a Bazelor de Date. CONDUCEREA INSTITUȚIEI Art.12. Conducerea Direcţiei Locale de Evidenţă a Persoanelor Iași este asigurată de Directorul executiv. Art.13. (1) Directorul executiv reprezintă Direcţia Locală de Evidenţă a Persoanelor Iași în relaţiile cu structuri din cadrul Primăriei, cu structuri din cadrul M.A.I., cu instituţii şi organisme interne şi internaţionale, potrivit competenţelor legale. (2) În exercitarea atribuţiilor conferite de lege, Directorul executiv emite dispoziţii obligatorii pentru tot personalul din subordine, în conformitate cu prevederile legale. (3) În condiţiile legii şi reglementărilor specifice, Directorul executiv poate delega atribuţii din competenţa sa către alți salariaţi din subordine. Art.14. Directorul executiv răspunde faţă de Consiliul Local şi Primarul municipiului Iaşi referitor la întreaga activitate pe care o desfăşoară, potrivit Fişei de post. (1) Conducerea structurilor din cadrul Direcţiei Locale de Evidenţă a Persoanelor Iași este exercitată de şefii acestora, iar în lipsa acestora de către un salariat desemnat. (2) Şefii structurilor din cadrul Direcţiei Locale de Evidenţă a Persoanelor Iași răspund de întreaga activitate pe care o desfăşoară faţă de Directorul executiv. (3) Şefii structurilor Direcţiei Locale de Evidenţă a Persoanelor Iași conduc întreaga activitate pe liniile lor de competenţă şi reprezintă instituţia în relaţiile cu celelalte structuri din cadrul Primăriei, ale D.J.E.P., alte structuri ale M.A.I., conform delegării şi dispoziţiilor primite. (4) Personalul Direcţiei Locale de Evidenţă a Persoanelor Iași răspunde de întreaga activitate pe care o desfăşoară faţă de Directorul executiv. CAPITOLUL III ATRIBUŢIILE DIRECŢIEI LOCALE DE EVIDENŢĂ A PERSOANELOR IAȘI Art.15. Direcţia Locală de Evidenţă a Persoanelor Iași are următoarele atribuţii principale: a) întocmirea, ţinerea evidenţei şi eliberarea certificatelor de stare civilă; b) înregistrarea actelor şi faptelor de stare civilă, precum şi înscrierea menţiunilor şi modificărilor intervenite în statutul civil, în domiciliul şi reşedinţa persoanei, în condiţiile legii; c) întocmirea şi păstrarea registrelor de stare civilă, în condiţiile legii; d) întocmirea, completarea, rectificarea, anularea sau reconstituirea actelor de stare civilă şi oricăror menţiuni efectuate pe actele de stare civilă, în condiţiile legii; 6 / 21 la H.C.L. nr. 300 din 29 august 2019 e) constatarea desfacerii căsătoriei, prin divorţ, dacă soţii sunt de acord cu divorţul şi nu au copii minori, născuţi din căsătorie sau adoptaţi; f) actualizarea Registrului Naţional de Evidenţă a Persoanelor cu datele de identificare şi adresele cetăţenilor care au domiciliul în raza de competenţă teritorială a serviciului public comunitar respectiv; g) furnizarea, în cadrul Sistemului naţional informatic de evidenţă a persoanelor, a datelor necesare pentru actualizarea Registrului Naţional de Evidenţă a Persoanelor; h) utilizarea şi valorificarea Registrului Naţional de Evidenţă a Persoanelor; i) furnizarea, în condiţiile legii, a datelor de identificare şi de adresă ale persoanelor, a actelor de identitate pentru aceştia; j) actualizarea Registrului Naţional de Evidenţă a Persoanelor cu datele privind persoana fizică în baza comunicărilor înaintate de ministere şi alte autorităţi ale administraţiei publice centrale şi locale, precum şi a documentelor prezentate de către autorităţile şi instituţiile publice centrale, judeţene şi locale, agenţi economici şi de către cetăţeni; k) stabilirea, în funcţie de necesităţi, aunor regulamente specifice de desfăşurare ale activităților pentru derularea în condiţii optime a acestora și a unor module de programare online; l) primirea de la structurile competente a cărţilor de identitate, pe care le eliberează solicitanţilor; m) primirea cererilor şi documentelor necesare în vederea eliberării actelor de identitate şi pentru aplicarea vizei de reşedinţă pe actele de identitate pentru cetăţenii care au domiciliul/reşedinţa pe raza de competenţă; n) eliberarea actelor de identitate ale solicitanţilor; o) gestionarea şi asigurarea protecţiei informaţiilor clasificate ”secret de serviciu”, asigurarea relaţiei cu S.R.I. în acest domeniu; p) asigurarea accesului la informaţiile de interes public, conform Legii nr. 544/2001 privind liberul acces la informaţiile de interes public, cu modificările şi completările ulterioare, cu respectarea prevederilor procedurilor interne ; q) întocmirea raportului privind aplicarea Legii nr.544/2001 privind liberul acces la informaţiile de interes public, cu modificările şi completările ulterioare ; r) asigurarea cadrului, a căilor şi mijloacelor pentru dezvoltarea şi eficientizarea circuitelor de comunicare între instituţie şi cetăţean ; s) colaborarea cu purtătorii de cuvânt şi structurile funcţionale de comunicare din autorităţile şi instituţiile publice în vederea gestionării acţiunilor de imagine, când situaţia o impune ; t) constatarea contravenţiilor şi aplicarea sancţiunilor care se impun, în condiţiile legii; u) asigurarea evidenţei prin registre pentru fiecare categorie de documente eliberate v) elaborarea/ actualizarea documentaţiei necesare dezvoltării Sistemului de control intern managerial, conform O.S.G.G.nr.600/2018 pentru aprobarea Codului controlului intern managerial al entităţilor publice. Secţiunea I ATRIBUŢIILE PE LINIE DE EVIDENŢĂ A PERSOANELOR 7 / 21 la H.C.L. nr. 300 din 29 august 2019 Art.16. Atribuţiile Direcţiei Locale de Evidenţă a Persoanelor Iași pe linie de evidenţă a persoanelor sunt realizate prin Serviciul Evidenţa Persoanelor, serviciu de specialitate organizat în subordinea Directorului executiv al instituției şi condus de un şef de serviciu. Art.17. Serviciul Evidenţa Persoanelor are în componenţă :  Biroul Actualizare Date;  Biroul Acte Identitate;  Compartimentul Verificări, Furnizări Date, Secretariat. Aceste departamente sunt subordonate direct şefului Serviciului Evidenţa Persoanelor. Art.18. În vederea atingerii obiectivelor stabilite, Biroul Acte Identitate, Biroul Actualizări Date şi Compartimentul Verificări, Furnizări Date, Secretariat vor avea relaţii de colaborare şi sprijin reciproc. I.1. Atribuţiile Biroului Acte Identitate Art.19. Biroul Acte Identitate este subordonat şefului Serviciului Evidenţa Persoanelor şi este condus de un şef de birou. Art.20. Principalele atribuţii ale Biroului Acte Identitate sunt următoarele: a) primirea şi verificarea documentelor prezentate de cetățeni și corectitudinea datelor înscrise de cetățeni pe cererile pentru eliberarea cărţilor de identitate, a cărţilor de identitate provizorii, precum şi pentru înscrierea menţiunii de stabilire a reşedinţei, în conformitate cu prevederile legale; b) înregistrarea cererilor în registrele corespunzătoare fiecărei categorii de lucrări, în conformitate cu prevederile metodologiei de lucru; c) preluarea imaginilor cetăţenilor care solicită eliberarea actelor de identitate şi verificarea fizionomiei solicitanților; d) efectuarea verificărilor prevăzute în metodologiile de lucru în scopul soluționării cererilor; e) întocmirea cărţilor de identitate provizorii; f) aplicarea pe actele de identitate a etichetei pe care se înscrie menţiunea privind reşedinţa; g) preluarea cărţilor de identitate produse de la B.J.A.B.D. pe baza fişelor de însoţire a loturilor; h) eliberarea actelor de identitate către solicitanţi; i) participarea, în colaborare cu autorităţile administraţiei publice locale, la organizarea activităţilor de preluare a imaginilor şi primire documentelor necesare eliberării actelor de identitate persoanelor netransportabile, internate în unităţi sanitare ori de ocrotire socială, reţinute, arestate sau care locuiesc în localităţi izolate sau aflate la distanţe mari, la solicitarea instituţiilor sau persoanelor interesate; j) colaborarea cu structurile de poliţie în organizarea în comun de acţiuni şi controale la locuri de cazare în comun, hoteluri, moteluri, pensiuni, campinguri şi alte unităţi de cazare turistică, în vederea identificării persoanelor nepuse în legalitate pe linie de evidenţă a populaţiei, precum şi a celor urmărite în temeiul legii; k) identificarea - pe baza menţiunilor operative – a elementelor urmărite, cele cu interdicţia prezenţei în anumite localităţi, etc. şi anunţarea unităţilor de poliţie în vederea luării măsurilor legale ce se impun; l) asigurarea colaborării şi schimbului permanent de informaţii cu unităţile operative 8 / 21 la H.C.L. nr. 300 din 29 august 2019  ale M.A.I. în scopul realizării sarcinilor comune ce le revin, în temeiul legii; m) acordarea sprijinului în vederea identificării operative a persoanelor internate în unităţi sanitare şi de protecţie socială, precum şi celor aflate în arestul unităţilor de poliţie ori în unităţi de detenţie din zona de responsabilitate, la solicitarea instituţiilor sau persoanelor interesate; n) efectuarea activităţilor prevăzute în Planul de Măsuri pentru punerea în legalitate a persoanelor care nu au solicitat acte de identitate în termenul prevăzut de lege; o) efectuarea controalelor şi instruirilor în unităţi sanitare, de protecţie socială și în şcoli pentru identificarea şi punerea în legalitate a persoanelor fără acte de identitate; p) desfăşurarea acţiunilor în vederea punerii în legalitate, pe linie de evidenţă a persoanelor, a cetăţenilor de etnie romă; q) constatarea şi aplicarea sancţiunilor pe linie de evidenţă a persoanelor; r) întocmirea situaţiilor statistice, a analizelor ce conţin activităţile desfăşurate lunar, trimestrial şi anual în cadrul serviciului; s) asigurarea securității documentelor produse şi gestionate; t) desfășurare [...]