HCL 26/2017 Gănești adoptată

ROMÂNIA JUDEȚUL MUREŞ CONSILIUL LOCAL GĂNEŞTI HOTĂRÂREA NR.26 /11.07.2017 privind aprobarea Nomenclatorului arhivistic al aparatului de specialitate al primarului comunei Găneşti, judeţul Mureş Consiliul local al comunei Gănești, Jud. Mureş întrunit în şedinţa ordinară din data de 11.07.2013; Ținând cont de expunerea de motive întocmită de D-na [persoană fizică], inspector în cadrul aparatului de specialitate al primarului comunei; Având în vedere. proiectul de hotărâre iniţiat de conducerea primăriei comunei Gănești, privind aprobarea nomenclatorului arhivistic al aparatului de specialitate al primarului comunei Găneşti, judeţul Mureş; În conformitate cu prevederile art. 8, alin. 2, din Lega arhivelor naţionale nr. 16/1996 cu toate modificările şi completările ulterioare; În temeiul prevederilor art 36, alin. 9 şi art. 45, alin. 1 din Legea nr. 215/2001 privind administraţia publică locală, republicată cu toate modificările şi completările ulterioare; HOTĂRĂȘTE: Art.1. Se aprobă Nomenclatorul arhivistic al aparatului de specialitate al primarului comunei Găneşti, judeţul Mureş, conform Anexei care face parte integrantă din prezenta hotărâre. Ă Art.2. Compartimentul arhivă, informaţii publice va duce la îndeplinire prezenta hotărâre. Art.3. Prezenta hotărâre va fi comunicată prin grija secretarului UAT, Instituţiei Prefectului Judeţului Mureş, primarului comunei, compartimentului Arhivă şi D.J.A.N. PREŞEDINTE DE ŞEDINŢĂ, CONTRASEMNEAZĂ SECRETAR, Primăria Găneşti Str. Principală, nr. 548 Găneşti, jud. Mureş Aprob, Primar, Balog Elemer » NOMENCLATORUL ARHI Aprobat prin HCL Ganesti nr. 26 di Se confirmă, ANEXA Directorul Direcţiei jud. Mureş a Arhivelor Naţionale VISTIC h 11.07.2017 Direcţia Comparti- mentul Serviciul Nr, Crt . Denumire registrulu (conţinui care se re 2 dosarului, i etc, pe scurt a problemelor ră) Termenul | Obs. de păstrare I. Primar Dispoziţii actele care stau la baza emiterii acestora e emise de primar şi Permanent Registrul dispoziţii privind evidenţa pr primarului Permanent Registrul comunicarea dispoziţiilor primarulu special privind Permanent A. Consilier primar B. Stare civilă Registrele (naşteri, că cu acte de stare civilă isătoii, decese) Permanent Document! la atrib gestionare personal e şi evidențe cu privire hirea, înscrierea și a codului numeric Permanent Registru de evidenţă a livretelor de familie Permanent Lucrări cul cetăţenia domiciliul străinătate cetăţeniei cetăţeniei privire la renunţarea la română, stabilirea bi sau reşedinţei în cu menţinerea române, redobândirea omâne Permanent Situaţii statistice anuale privind activitatea de stare civilă Permanent Registrul îndrumare de stare civilă e procese verbale de şi control a activităţii Permanent Registrul de intrare-ieşire privind corespondenţa de stare civilă Permanent Corespondenţa privind soluționarda cererii de schimbare a numelui! şi/sau prenumelui pe cale administrativă de către preşedintele consiliului judeţean 50 ani Acte care stau Ja baza înregistrării naşterii 50 ani 10. Acte care stau la baza înregistrării 50 ani căsătoriei II. Acte care stau la baza înregistrării decesului 50 ani 12. Documente care stau la baza înscrierii pe actele de stare civilă a unor modificări în statutul civil al persoanelor în cauză 50 ani 13. Sentinţe judecătoreşti privind înscrierea divorțului, anulării ori încetării căsătoriei, privind anularea, completarea sau modificarea actelor de stare civilă şi a menţiunulor înscrise pe acestea. Documente privind rectificarea actelor de stare civilă şi a menţiunuilor înscise pe acestea prin dispoziţia primarului 100 ani 14. Cereri, decizii şi alte acte referitoare la transcrierea, reconstituirea sau întocmirea uiterioară a actelor de stare civilă 100 ani 15. Evidenţa certificatelor de stare civilă dispărute în alb 100 ani 16. Acte referitoare la completarea şi trimiterea comunicărilor de modificare de stare civilă 100 an: 17. Acte care stau la baza eliberării livretelor de familie 100 ani 18. Evidenţa registrelor de acte de stare civilă exemplarul 1 100 ani 19. Registru pentru înregistrarea cererilor de divorţ 50 ani 20. Registru de evidență a certificatelor de divorţ 50 ani 2. Cereri şi documente privind divorțul pe cate administrativă şi certificatele de divorţ 50 ani 22. Corespondenţă privind extrase de pe actele de stare civilă pentru uzul organelor de stat 30 ani 23. Borderou cu livrete militare, carte de identitate şi certificate de stare civilă anulate ca urmare a completării cu erori ce se trimit centrelor militare sau S.P.C.LE.P. 30 ani 24. Corespondenţă privind soluţionarea cererilor de acordare a dispensiei de vârstă sau grad de rudenie 30 ani 25. Registre privind gestionarea certificatelor de stare civilă 25 ani C.S. 26. Corespondenţă cu privire la transcrierea certificatelor de stare civilă procurate din străinătate 20 ani 27. Corespondenţă privind 20 ani CS. soluționari a menţiu numelui intervenit ea cererilor de înscriere mii de schimbare a si/sau a prenumelui ? în străinătate 28. pie pure circulare, precizări privind ac ivitarea de stare civilă 15 ani CS. 29. Cereri şi adrese privind eliberarea de certifi tate şi dovezi de stare civilă: naştere 5 ani 30. civilă: căs i adrese privind eliberarea tate şi dovezi de stare ătorie 5 ani 31. Cereri şi ddrese privind eliberarea de certific civilă: ded tate şi dovezi de stare es 32. Cereri şi ddrese privind eliberarea de extrase multilingve 33. Acte care stau la baza înregistării tardive a naşterii 50 34. Adrese şi comunicări de menţiuni 5 ani a. Compartiment Contabil financiar Bugetul lgcal Permanent Dări de seamă statistice anuale Permanent Lucrări mişcarea Inventare privind existenţa şi bunurilor de inventar. Permanent Contracte de închiriere, concesionare Permanent Strategii, prognoze, programe de dezvoltare a localităţii Permanent Registru rol 100 ani Declaraţii clădiri, terenuri 100 ani Registru unic de control 50 ani Evidenţa taxe şi im persoanelor scutite de bozite 50 ani Registu-câsă (procese verbale de control a dxecuţiei de casă) 50 ani ll. State de p aţă salarii 50 ani 12. Dări de seamă contabile 50 ani 13. Documente privind acordarea alocaţiei de stat pentre copii, i i de naştere, indemni familial, personali dizabilităţ ii pentru plasament plata asistenţilor ai persoanelor cu „ ajutoare sociale 30 ani 14. Documente privind investiţiile, deschideri! de finanţare 20 ani CS. 15. Proiecte privind finanţarea unor lucrări dih fonduri interne sau externe 20 ani C.S. 16. Evidenţa rmatricolă auto 20 ani 17. Evidenţa şi alte documente privind exlecutarea silită persoane fizice 20 ani 18. | Evidenţa şi alte documente 20 ani privind executarea silită persoane juridice 19. | Lucrări privind evidenţa tehnico- 15 ani materială, evidenţa consumului de energie, combustibil şi alte cheltuieli de întreţinere a bunurilor din domeniul public sau privat 20. | Instrucţiuni, circulare cu privire la 10 ani probleme financiar contabile 21. ț Contracte cu diverşi furnizori. 10 ani Corespondenţă 22. | Evidenţa bugetului de venituri şi 10 ani cheltuieli 23. | Fişe fiscale 10 ani CS. 24. | Declaraţii finanţe, sănătate, 10 ani CS. pensii, şomaj 25. | Acte justificative privind acțiuni 10 ani financiar contabile 26. | Balanţă de verificare, registru 10 ani jurnal, cartea mare 27. | Registru de casă 10 ani 28. | Extrase de cont 10 ani 29. | Deschideri de credite 10 ani 30. | Dări de seamă statistice lunare şi 10 ani trimestiale 31. | Incasări impozite şi taxe persoane 10 ani fizice-chitanţiere 32. | Încasări impozite şi taxe persoane 10 ani juridice-chitanţiere 33. | Borderouri scăderi, amenzi, sistări 10 ani auto 34. | Certificate fiscale 10 ani 35. | Registru extras de rol 10 ani 36. | Registru control financiar 10 ani preventiv (CFP) 37. | Liste inventare mijloace fixe 10 ani 38. | inştiinţări plată, somaţii, 5 ani corespondenţă restituită, adrese 39. | Adeverinţe eliberate salariaţilor. 5 ani Corespondenţă 40. | Procese verbale de de S ani contravenţie. Insţiinţări de plată şi contestaţii 41. | Foi de parcurs auto 3 ani b.Compartiment | 1. | Regulament de organizare şi! Permanent Resurse umane funcţionare a aparatului propriu, a Consiliului Local. Regulament de ordine interioară 2. | Statele de funcţii/personal, | Permanent organigrame, statele de plată ale funcţionarilor publici, personalul contractual al aparatului propriu şi a aleşilor locali 3. | Dosarele personale ale 70 ani funcţionaților publici şi ale personalului contractual Statistici | privind aparatul de specialitațe, locurile de muncă vacante. |Corespondenţă ANEP. Imstrucțiuhi, circulare 50 ani Registrul | de evidență al personalului 50 ani Sancţiuni transferuri şi desfacerea contractului de muncă 50 ani Documenţe privind activitatea comisiei de diciplină 50 ani Documenţe privind activitatea comisiei paritare 50 ani Documenţe privind organizarea şi desfăşurarea concursurilor pentru aparatul |propriu şi serviciile publice 30 ani 10. Dosar privind fişele posturilor din aparatul propriu 10 ani 1]. Adeverinţe, certificate eliberate ia cererea funcţionarilor publici şi a personalului contractual 10 ani 12. Fişe privind protecţia muncii 10 ani 13. Acte privind evidenţa recruţilor, încorporarea şi îndeplinirea serviciului militar. Rezervişti şi mobilizare la locul de muncă 10 ani 14. Planificare şi replanificare concedii |de odihnă; procese verbale ţie predare-primire a carnetelor|de muncă; programe de perfecţionkre profesională-oferte 5 ani 15. Condică de prezenţă 4 ani 16. Fişa de| prezenţă lunară a personalului (pontaj) 4 ani €. Compartiment Asistenţă socială Lucrări şi alte documente privind colaborarea cu organizaţiile revoluţionprilor din decembrie 1989. Evidenţa revoluţionarilor Permanent persoanelor ocrotite (minori, erau pentru evidența majori), ajtoritate tutelară 100 ani Documente privind executarea atribuţiilor de autoritate tutelară 100 ani Anchete sociale şi alte documente privind protecția persoabelor cu dizabilităţi. Hotărâri ale Comisiei Judeţene pentru Protecţia Drepturilor Copilului şi ale Comisiei | de Evaluare a Persoanelor cu Handicap pentru Adulţi. Evidenţa persoanelor cu handicap şi a asistenţilor personali 70 ani CS. Registrul |! de înregistrare a cererilor pentru ajutor social 30 ani Lucrări, statistici şi alte documente privind activitatea instituţiilor de învăţământ, cultură, sănătate, culte, asistenţă socială şi sport. Corespondenţă 30 ani C.S. Registrul de evidenţă a cererilor pentru alocaţii de stat pentru copii 10 ani Cereri şi documente privind acordarea tichetelor sociale pentru grădiniţă 10 ani Cereri, statistici şi alte documente privind acordarea ajutorului social, ajutorului pentru încălzirea locuinţei, alocaţii de stat pentru copii, alocaţiei complementare şi de susţinere pentru familia monoparentală. Corespondenţă 10 ani 10. Registru pentru înregistrarea cererilor privind alocaţia pentru susţinerea familiei 10 ani il. Cereri şi documente privind alocaţia pentru susţinerea familiei 10 ani 12. Registru de evidenţă a cererilor privind ajutorul pentru încălzirea locuinţei 10 ani 13. Registru de evidenţă a cererilor şi cererile privind acordarea indemnizaţiei creştere copil şi a stimulentului de inserţie 10 ani 14. Documente cu privire la distribuirea laptelui paraf pentru copii cu vârste cuprinse între 0-12 luni 15. Procese verbale de recepţie- distribuţie a produselor lactate şi de panificaţie conform programului guvernamentai lapte- corn. Corespondenţă 16. Registru privind situaţia persoanelor de etnie romă fără acte de identitate/stare civilă, nivel de şcolarizare etc. 5 ani 17. Documente privind situaţia persoanelor de etnie romă fără acte de identitate/stare civilă, nivel de şcolarizare etc. 5 ani 18. Documente privind activitatea mediatorului sanitar 5 ani 19. Adrese, corespondenţă asistenţă socială 5 ani 20. Documente privind planul anual pentru furnizarea de produse alimentare provenite din stocurile de intervenţie comunitare (POAD) 3 ani d.Compartimen Registrul _de intrare-ieşire a Permanent Relaţii cu publicul cererilor şi reclamaţiilor privind informaţiile publice Registrul | de intrare-ieşire a petiţiilor Permanent Registrul | de intrare-ieşire a corespondenţei 30 ani Situaţii statistice privind eliberarea autorizaţiilor de funcţionare eliberate pentru PF şi AF. Corespondenţă cu instituţiile publice pentru obţinerea avizelor prevăzute|de lege 20 ani CS. Lucrări şi! alte documente privind parteneri cu organizaţiile guvernamentale şi neguvernamentale 20 ani CS. Materiale referitoare la relaţia cu mass-media 15 ani CS. Corespondenţă cu autorităţi ale administrăţiei publice centrale, judeţene şi alte instituţii publice 15 ani Cereri cu privire la informaţiile de interes public 10 ani Cereri, | reclamaţii, sesizări, propuneri! adresate consiliului local. Răspunsurile privind soluţionarea lor. informări şi note privind adtivitatea de soluţionare a petiţiilor 10 ani 10. Registrul ţle audienţe 10 ani It. Evidenţa | documentelor primare pentru (eseniderea procedurii a succesorale 10 ani 12. executare pazei bunurilor şi Documente privind organizarea şi locuinţelo 10 ani 13. Raportul ânual privind accesul la informaţiile publice Sani 14. Adeverinţe şi certificate eliberate persoanelor fizice după documentele şi evidenţele existente în arhivă (inclusiv după registrul agricol) 15. Condici, borderouri de predare- primire şi expediere a corespondenţei 5 ani 16. Oferte şi abonamente publicaţii 17. Condica de prezenţă 5 ani 18. Condici şi borderouri de predare şi expediere a corespondenţei neclasificate Sani €. Şofer profesionist pentru deservire microbuz MS 69 UAG Foi de phrcurs, cereri şi alte document referitoare la activitatea microbuzului din dotare 10 ani f. Compatrimen Agricol Registrul agricol, centralizatorul registrului agricol Permanent Lucrări privind completarea şi conducerea registrului agricol. Situaţii statistice privind balanţa terenurilor agricole AGR-ul Permanent Procese verbale ale comisiei locale de aplicare a legilor fondului funciar şi alte documente privind activitatea comisiei Permanent Registrul cu lucrări privind aplicarea legilor fondului funciar Permanent Registrul privind evidenţa cererilor depuse pentru acordarea drepturilor în baza legilor fondului funciar Permanent Registrul de evidenţă a înmânării titlurilor de proprietate Permanent Contracte de arendare privind bunurile agricole Permanent Registrul de evidenţa contractelor de arendare a terenurilor agricole Permanent Registrul de evidenţa contractelor de închiriere şi concesionare a terenurilor agricole Permanent 10. Evidenţă cadastrală, folosirea terenurilor agricole şi evidenţa lucrărilor de îmbunătăţiri funciare Permanent Il. Evidenţa fondului silvic şi exploatarea masei lemnoase Permanent 12. Documente privind recensământul agricol Permanent 13. Statistici şi alte documente privind fondul funciar 50 ani 14. Registrul de evidenţă a atestatelor de producător 50 ani 15. Evidenţa subvenţiilor acordate agricultorilor 30 ani 16. Documente privind procedura de înstrăinare a terenului agricol din intravilan şi extravilan, a terenurilor cu vegetaţie forestieră, contract de vânzare-cumpărare 30 ani 17. Evidenţa lucrărilor de întreţinere şi amenajare a păşunilor, organizarea păşunatului 15 ani 18. Documente privind pagubele produse la culturile agricole de către fenomenele meteorologice şi animalele sălbatice 10 ani 19. Lucrări privind organizarea pieţelor, târgurilor şi oboarelor 10 ani 20. Cereri, procese verbale şi alte documente privind eliberarea certificatului de producător 10 ani 21. Lucrări privind prevenirea şi 10 ani combatere sănătate a epizodiilor, starea de a animalelor, loturi zootehnice, etc. 22. Dosar de evidență privind eliberarea adeverinţelor agricole 10 ani g. Compatriment Urbanism Planuri teritoriulu de amenajare a i, planuri urbanistice generale, lzonale, de detaliu, avize şi alte lIhcrări de amenajare a teritoriului Permanent Autorizaţi demolări, avize şi eliberareal i de contrmcţii, de certificate de urbanism, documentaţia privind acestora Permanent Registrul de evidenţă a certificatelor de urbanism, autorizaţi de demolare, autorizaţii de construcţii Permanent Înventaru domeniul localităţii bunurilor aparţinând hi public şi privat al Permanent Documen schimbarg instituții organizare unităţilor e privind acordarea şi a denumirilor de străzi, publice, localităţi, ţa administrativă a administrartiv-teritoriale Permanent Evidenţa lepea 112 şi cores administr alte inst! aplicarea imobilelor vândute la 1995. Notificări, situaţii ndenţă cu autorităţile ţiei publice judeţene şi tuţii publice privind egii 112/1995 Permanent Evidenţa la legea situaţii autorități] judeţene privind ap emobilelor retrocedate 10/2001. Notificări, Şi corespondență cu e administraţiei publice și alte instituţii publice licarea legii 10/2001 Permanent Evidenţa legea 550 şi corespl spaţiilor comerciale la 2002. Notificări, situaţii bndență cu autoritățile administrâţiei publice judeţene şi alte inst tuții publice privind aplicarea legii 550/2002 Permanent Evidenţa locale drumurilor şi podurilor Permanent 10. Evidenţa terenuri matricolă clădiri şi Permanent M. Cartea tehnică a construcțiilor din domeniul comunei public şi privat al extrase CF, schiţe RLV, documentaţii RK) Permanent 12. Contracte recepție p lucrări de şi procese verbale de Fivind investiţiile şi alte întreţinere 25 ani CS. 13. Statistici, studii, avize, proiecte şi 25 ani CS. urbanism şi teritoriului. alte iucrări de amenajarea Corespondenţă 14. Studii, programe de măsuri, rapoarte privind prevenirea şi combaterea poluării mediului, a degradării sau distrugerii terenurilor şi măsurile luate în acest sens. Corespondenţă 25 ani CS. 15. Proiecte tehnice, documente privind organizarea licitaţiilor, adjudecarea execuţiei lucrărilor 25 ani CS. 16. Evidenţa persoanelor beneficiare ale legii 15/2003 25 ani CS. 17. Instrucţiuni, circulare, precizări privind urbanismul şi amenajarea teritoriului 25 ani CS. g. Compatrimen Informatic i. Compatrimen Cultură Evidenţă activități culturale Permanent j. Achiziţii Proiecte tehnice, documente privind organizarea licitaţiilor, adjudecarea execuţiei lucrărilor 25 ani Corespondenţă, adrese achiziţii. Copii contracte, procese verbale, centralizatoare materiale, oferte achiziţii 10 ani C. Auditor Raportul anual al activităţii de audit public intern Permanent Rapoarte de audit intern, note de constatare 15 ani Plan de audit public intern 5 ani D. Consiliul Local E. Viceprimar Corespondenţă repartizată- evidenţă şi urmărire mandate a. Sofer b. Guard c. Muncitor