HCL 49/2024 adoptată

ROMÂNIA JUDEŢUL VRANCEA MUNICIPIUL FOCȘANI CONSILIUL LOCAL HOTĂRÂRE privind aprobarea Regulamentului de organizare și funcționare al Serviciului Public Comunitar de Evidență a Persoanelor al Municipiului Focşani Consiliul Local al Municipiului Focșani, județul Vrancea, întrunit în ședință ordinară, Analizând proiectul de hotărâre iniţiat de Primarul Municipiului Focşani, prin care se propune aprobarea Regulamentului de organizare și funcționare al Serviciului Public Comunitar de Evidență a Persoanelor al Municipiului Focşani, referatul de necesitate nr. 5872/18.01.2024 al Serviciului resurse umane, managementul calității, referatul de aprobare al acestuia înregistrat la nr. 5931/18.01.2024, precum și raportul Serviciului resurse umane, managementul calității înregistrat la nr. 5936/ 18.01.2024; - având în vedere adresa Serviciului Public Comunitar de Evidență a Persoanelor al Municipiului Focşani nr. 20127/16.01.2024 înregistrată la Primăria Municipiului Focșani la nr. 5689/18.01.2024; -văzând avizul Direcției Generale pentru Evidența Persoanelor comunicat prin adresa nr. 2991633/06.02.2024 înregistrată la Primăria Municipiului Focșani la nr. 13247/08.02.2024; - în conformitate cu prevederile art. 9 alin. (3) din Ordonanța Guvernului nr. 84/2001 privind înfiinţarea, organizarea şi funcţionarea serviciilor publice de evidenţă a persoanelor, cu modificările şi completările ulterioare și ale Hotărârii Guvernului nr. 2104/2004 pentru aprobarea Metodologiei privind criteriile de dimensionare a numărului de funcţii din aparatul serviciilor publice comunitare de evidenţă a persoanelor, constituirea patrimoniului şi managementul resurselor umane, financiare şi materiale, cu modificările și completările ulterioare; - văzând Hotărârea Consiliului Local al Municipiului nr. 504/2023 privind aprobarea organigramei, statului de funcţii şi numărului de personal ale Serviciului Public Comunitar de Evidență a Persoanelor al Municipiului Focşani, ca urmare a reorganizării, și Hotărârea Consiliului Local al Municipiului Focşani nr. 276/2014 privind aprobarea Regulamentului de organizare și funcționare, organigramei, statului de funcţii și numărului de personal ale Serviciului Public Comunitar de Evidență a Persoanelor al Municipiului Focşani, cu modificările și completările ulterioare; - văzând Hotărârea Consiliului Local al Municipiului nr. 11/2005 privind înființarea Serviciului Public Comunitar de Evidență a Persoanelor al Municipiului Focşani; - văzând avizul favorabil al Comisiei de buget și administrație publică;  -2- - în baza art. 129 alin. (2) lit. a) și alin. (3) lit. c) și în temeiul art. 139 alin. (1) din Ordonanța de urgență a Guvernului nr. 57/2019 privind Codul administrativ, cu modificările și completările ulterioare; HOTĂRĂȘTE: Art. 1. Aprobarea Regulamentului de organizare și funcționare al Serviciului Public Comunitar de Evidență a Persoanelor al Municipiului Focşani, conform anexei care face parte integrantă din prezenta hotărâre. Art. 2. Abrogarea Hotărârii Consiliului Local al Municipiului Focşani nr. 276/2014, cu modificările şi completările ulterioare. Art. 3. Prezenta hotărâre va fi comunicată de către Serviciului juridic și administraţie publică locală, compartimentelor, serviciilor şi Primarului Municipiului Focşani, care va asigura executarea acesteia prin Serviciului juridic și administraţie publică locală, Serviciul resurse umane, managementul calității și de către Serviciul Public Comunitar de Evidență a Persoanelor al Municipiului Focşani. PREŞEDINTE DE ŞEDINŢĂ, Victor Dumitru Contrasemnează, SECRETAR GENERAL AL MUNICIPIULUI FOCȘANI Marta Carmen Ghiuță Municipiul Focșani, 29 februarie 2024 Nr. 49  ROMÂNIA Anexă la JUDEŢUL VRANCEA Hotărârea nr. 49 CONSILIUL LOCAL AL din 29 februarie 2024 MUNICIPIUL FOCȘANI REGULAMENTUL DE ORGANIZARE ŞI FUNCŢIONARE AL SERVICIULUI PUBLIC COMUNITAR DE EVIDENŢĂ A PERSOANELOR AL MUNICIPIULUI FOCŞANI CAPITOLUL I DISPOZIŢII GENERALE Art.1. (1) Serviciul Public Comunitar de Evidenţă a Persoanelor al Municipiului Focşani s-a înfiinţat prin Hotărârea Consiliului Local al Municipiului Focşani nr.11/2005, în subordinea Consiliului Local al Municipiului Focşani, în temeiul art.1 alin.(1) din Ordonanţa Guvernului nr. 84/2001 privind înfiinţarea, organizarea şi funcţionarea serviciilor publice comunitare de evidenţă a persoanelor, cu modificările şi completările ulterioare şi are personalitate juridică. (2) Sediul Serviciul Public Comunitar de Evidenţă a Persoanelor al Municipiului Focşani se află în Municipiul Focşani, strada Cuza -Vodă nr.56, Judeţul Vrancea. (3) Oficierea căsătoriilor se realizează în următoarele locații din Municipiul Focşani, aprobate prin Hotărârea Consiliului Local Focșani nr.173/2021: a. sediul Serviciului Public Comunitar de Evidenţă a Persoanelor al Municipiului Focşani, situat în Municipiul Focşani, strada Cuza-Vodă nr.56, Judeţul Vrancea; b. Foișorul Central din Gradina Publică; c. incinta Teatrului Municipal Focșani ,,Mr. Gheorghe Pastia,, - situat în Municipiul Focșani, strada Republicii nr.77, Județul Vrancea; d. parcuri, muzee, alte locuri în aer liber în limita timpului disponibil al ofițerului de stare civil. Art.2. (1) Scopul Serviciul Public Comunitar de Evidenţă a Persoanelor al Municipiului Focşani este acela de a exercita competenţele ce îi sunt conferite prin lege pentru punerea în aplicare a prevederilor actelor normative care reglementează activitatea de evidenţă a persoanelor, stare civilă precum şi de eliberare a documentelor, în sistem de ghişeu unic. (2) Serviciul Public Comunitar de Evidență a Persoanelor cooperează cu instituţiile abilitate din domeniul ordinii publice, siguranţei şi apărării naţionale, conform legii. (3) Activitatea Serviciului Public Comunitar de Evidenţă a Persoanelor al Municipiului Focşani se desfăşoară în interesul persoanei şi al comunităţii, în sprijinul instituţiilor statului, exclusiv pe baza şi în executarea legii. Art.3. Serviciul Public Comunitar de Evidenţă a Persoanelor al Municipiului Focşani asigură întocmirea, păstrarea, evidenţa şi eliberarea actelor de stare civilă, a cărţilor de identitate, a cărţilor electronice de identitate. Art.4. Conducerea Serviciului Public Comunitar de Evidenţă a Persoanelor al Municipiului Focşani este asigurată de Directorul executiv, numit în funcţie prin Dispoziţia Primarului, în urma ocupării postului prin concurs, în condiţiile legii. Art.5. În îndeplinirea prerogativelor cu care este investit, Serviciul Public Comunitar de Evidenţă a Persoanelor al Municipiului Focşani cooperează cu celelalte structuri ale Primăriei, ale Ministerului Afacerilor Interne, Serviciul Public Comunitar Judeţean de Evidenţă a 1 Persoanelor Vrancea şi colaborează, pe probleme de interes comun, potrivit prevederilor actelor normative în vigoare, cu autorităţile şi instituţiile publice centrale, judeţene, locale, agenţi economici şi cu cetăţenii. CAPITOLUL II ORGANIZAREA SERVICIULUI PUBLIC COMUNITAR DE EVIDENŢĂ A PERSOANELOR AL MUNICIPIULUI FOCŞANI Art.6. (1) Structura organizatorică şi numărul de personal al Serviciului Public Comunitar de Evidenţă a Persoanelor al Municipiului Focşani sunt stabilite şi aprobate prin Hotărâre a Consiliului Local al Municipiului Focşani, potrivit prevederilor legale în vigoare. (2) Serviciul Public Comunitar de Evidenţă a Persoanelor al Municipiului Focşani are atribuţii pe linie de: a) evidenţă a persoanelor şi eliberare a actelor de identitate, informatică; b) stare civilă; c) resurse umane, financiar-contabilitate, juridic, achiziţii publice, arhivă-secretariat, administrativ. Art.7. În vederea atingerii obiectivelor stabilite, activitatea Serviciului are la bază relaţii de autoritate (ierarhice, funcţionale), de cooperare, de coordonare şi control, potrivit atribuţiilor stabilite pentru fiecare structură componentă în parte. Art.8. (1) Relaţiile de autoritate ierarhice se stabilesc între conducerea Serviciului şi structurile subordonate acesteia în scopul menţinerii, păstrării şi perfecţionării stării de funcţionalitate a instituției. Acelaşi tip de relaţii se stabilesc între şefii structurilor componente şi personalul subordonat acestora. (2) În cadrul compartimentului unde nu sunt prevăzute funcţii de conducere, se stabilesc relaţii de autoritate funcţionale între personalul cu funcţia cea mai mare şi restul personalului acestor structuri, în vederea îndrumării şi îmbinării în mod unitar, în conformitate cu scopurile şi obiectivele propuse, a activităţii acestora şi a echilibrării sarcinilor, armonizării eforturilor necesare şi asigurării unităţii de acţiune în îndeplinirea obiectivelor. Art.9. (1) Serviciul Public Comunitar de Evidenţă a Persoanelor al Municipiului Focşani este organizat la nivel de direcţie. (2) La nivelul Serviciului Public Comunitar de Evidenţă a Persoanelor al Municipiului Focşani, activitatea de control şi coordonare este atributul conducerii şi se realizează prin intermediul Directorului executiv. De asemenea, în activitatea de control, pe linii specifice de muncă, Directorul executiv poate implica şi alt personal specializat din cadrul structurilor proprii. Art.10. În exercitarea atribuţiilor pe linie de evidenţă a persoanelor şi eliberare a actelor de identitate, Serviciul Public Comunitar de Evidenţă a Persoanelor al Municipiului Focşani primeşte şi soluţionează cererile cetăţenilor din Municipiul Focşani şi din cele 20 comune arondate, la care nu s-au constituit încă serviciile publice comunitare locale, conform prevederilor O.G. nr.84/2001, cu modificările şi completările ulterioare (Băleşti, Bilieşti, Ciorăşti, Cîmpineanca, Cîrligele, Coteşti, Goleşti, Gologanu, Măicaneşti, Milcovul, Năneşti, Poiana Cristei, Popeşti, Răstoaca, Slobozia Ciorăşti, Suraia, Tătăranu, Urecheşti, Vînători, Vulturu) . 2  CONDUCEREA SERVICIULUI PUBLIC COMUNITAR DE EVIDENŢĂ A PERSOANELOR FOCȘANI Art.11. Conducerea Serviciului Public Comunitar de Evidenţă a Persoanelor al Municipiului Focşani este asigurată de Directorul executiv. Art.12. (1) Directorul executiv reprezintă Serviciul Public Comunitar de Evidenţă a Persoanelor al Municipiului Focşani în relaţiile cu structuri din cadrul Primăriei, cu structuri din cadrul Ministerului Afacerilor Interne, cu instituţii şi organisme interne şi internaţionale, potrivit competenţelor legale. (2) În exercitarea atribuţiilor conferite de lege, Directorul executiv emite dispoziţii obligatorii pentru tot personalul din subordine, în conformitate cu prevederile legale. (3) În condiţiile legii şi reglementărilor specifice, Directorul executiv poate delega atribuţii din competenţa sa altor salariaţi din subordine. Art.13.(1) Directorul executiv răspunde în faţa Consiliului Local de întreaga activitate pe care o desfăşoară, potrivit fişei postului. (2) Conducerea structurilor din cadrul Serviciului este exercitată de şeful acestora, iar în lipsă, de către un salariat desemnat. (3) Şeful structurilor din cadrul Serviciului Public Comunitar de Evidenţă a Persoanelor al Municipiului Focşani răspunde de întreaga activitate pe care o desfăşoară în faţa Directorului executiv. (4) Şeful structurilor Serviciului Public Comunitar de Evidenţă a Persoanelor al Municipiului Focşani conduce întreaga activitate pe liniile lui de competenţă şi reprezintă instituţia în relaţiile cu celelalte structuri din cadrul Primăriei Municipiului Focșani, ale Serviciului Public Comunitar Judeţean de Evidenţă a Persoanelor, alte structuri ale Ministerului Afacerilor Interne, conform delegării şi dispoziţiilor primite. (5) Personalul Serviciului Public Comunitar de Evidenţă a Persoanelor al Municipiului Focşani răspunde de întreaga activitate pe care o desfăşoară în faţa Directorului executiv. CAPITOLUL III ATRIBUŢIILE SERVICIULUI PUBLIC COMUNITAR DE EVIDENŢĂ A PERSOANELOR Art.14. Serviciul Public Comunitar de Evidenţă a Persoanelor al Municipiului Focşani are următoarele atribuţii principale: a) întocmeşte, ţine evidenţa şi eliberează certificatele de stare civilă, cartea de identitate a persoanelor, cartea de identitate electronică a persoanelor, precum şi cartea de identitate provizorie; b) înregistrează actele şi faptele de stare civilă, precum şi menţiunile şi modificările intervenite în statutul civil, în domiciliul şi reşedinţa persoanei, în condiţiile legii; c) întocmeşte şi păstrează registrele de stare civilă, în condiţiile legii; d) întocmeşte, completează, rectifică, anulează sau reconstituie actele de stare civilă şi orice menţiuni efectuate pe actele de stare civilă, în condiţiile legii; e) desface şi constată desfacerea căsătoriei, prin divorţ pe cale administrativă, dacă soţii sunt de acord cu divorţul şi nu au copii minori, născuţi din căsătorie sau adoptaţi; 3 f) actualizează Registrul Naţional de Evidenţă a Persoanelor cu datele de identificare şi adresele cetăţenilor care au domiciliul sau reşedinţa în raza de competenţă teritorială a Serviciul Public Comunitar de Evidenţă a Persoanelor al Municipiului Focşani; g) utilizează şi valorifică Registrul Naţional de Evidenţă a Persoanelor; h) furnizează, în cadrul Sistemului Naţional Informatic de Evidenţă a Populaţiei, date necesare pentru actualizarea Registrului Naţional de Evidenţă a Persoanelor; i) furnizează, în condiţiile legii, datele de identificare şi de adresă ale persoanei către autorităţile şi instituţiile publice centrale, judeţene şi locale, agenţii economici şi către cetăţeni; j) primeşte, în sistem de ghişeu unic, cererile şi documentele necesare în vederea eliberării cărţilor de identitate, cartii de identitate electronice, carții de identitate provizorii, certificate naştere, certificate căsătorie, certificate deces precum şi transcrierea, rectificarea şi anularea acestora; k) primeşte de la structurile competente cărţile de identitate, carţile de identitate electronice, pe care le eliberează solicitanţilor; l) ţine registrele de evidenţă pentru fiecare categorie de documente eliberate; m) constată contravenţiile şi aplică sancţiuni, în condiţiile legii; n) îndeplineşte şi alte atribuţii specifice activităţii de evidenţă a persoanelor, reglementate prin acte normative; o) Serviciul Public Comunitar de Evidenţă a Persoanelor al Municipiului Focşani cooperează cu instituţiile din domeniul ordinii publice, siguranţei şi apărării naţionale; p) formulează propuneri pentru îmbunătăţirea muncii, modificarea metodologiilor de lucru, etc. r) întocmeşte situaţii statistice, sintezele ce conţin activităţile desfăşurate lunar, trimestrial şi anual, în cadrul structurilor, precum şi procese verbale de scădere din gestiune a cărţilor de identitate, cărţilor de identitate provizorii; s) asigură securitatea documentelor; ş) coordonează şi controlează modul de gestionare şi întocmire a registrelor de stare civilă; t) deserveşte, prin staţia mobilă, cele 20 de comune arondate Serviciului, precum şi centrele de plasament a copiilor cu deficienţe din cadrul Direcţiei Generale de Asistenţă Socială şi Protecţia Copilului Vrancea, Penitenciarului Focşani, precum şi a persoanelor cu dizabilităţi de pe raza Municipiului Focşani; ţ) desfăşoară activităţi de primire, examinare şi rezolvare a petiţiilor cetăţenilor; u) colaborează cu formaţiunile de poliţie, organizând în comun acţiuni şi controale la locuri de cazare în comun, hoteluri, moteluri, campinguri şi alte unităţi de cazare turistică, în vederea identificării persoanelor nepuse în legalitate pe linie de evidenţă a persoanelor, precum şi a celor urmărite în temeiul legii; v) acordă sprijin în vederea identificării operative a persoanelor internate în unităţile sanitare, ce nu posedă asupra lor acte de identitate; w) sesisează dispariţia, în alb, a tipizatelor înseriate pe linie de evidenţă a persoanelor; x) îndeplineşte şi alte atribuţii dispuse, în limita legii, de conducerea Serviciului. 4  SERVICIUL EVIDENȚĂ PERSOANE, ARHIVĂ- SECRETARIAT, JURIDIC Secţiunea I ATRIBUŢIILE PE LINIE DE EVIDENŢĂ A PERSOANELOR Art.15. Principalele atribuţii pe linie de evidenţă a persoanelor şi eliberarea actelor de identitate sunt: a) primeşte, analizează, actualizează şi soluţionează cererile pentru eliberarea actelor de identitate, stabilirea domiciliului, înscrierea în actul de identitate a menţiunii privind stabilirea reşedinţei şi înmânează solicitanţilor documentele în cauză; b) primeşte, analizează, actualizează şi soluţionează cererile de eliberare a actelor de identitate pentru persoanele care îşi schimbă domiciliul din străinătate în România, precum şi a persoanelor ce dobândesc cetăţenia română; c) primeşte şi soluţionează cererile pentru eliberarea actelor de identitate ale persoanelor internate în unităţi sanitare şi de protecţie socială, precum şi ale celor aflate în locurile de reţinere şi de arest preventiv din cadrul unităţilor de poliţie sau în Penitenciar din zona de responsabilitate şi înmânează documentele solicitate; d) preia în sistem informatizat imaginea cetăţenilor care solicită eliberarea actelor de identitate sau care solicită înscrierea menţiunii de stabilire a reşedinţei în buletinul de identitate; e) înmânează actele de identitate titularilor care au solicitat eliberarea acestora; f) operează în Registrul Naţional de Evidenţă a Persoanelor data înmânării cărţilor de identitate şi a cărţilor de identitate provizorii, g) înregistrează in Registrul Naţional de Evidenţă a Persoanelor pe baza comunicărilor primite de la serviciile de stare civilă, cetăţenii români nou născuţi cu domiciliul în raza de competenţă a Serviciului, h) introduce, actualizează, exploatează şi valorifică datele din Registrul Naţional de Evidenţă a Persoanelor, i) actualizează Registrul Naţional de Evidenţă a Persoanelor cu orice modificare intervenită în statutul civil al persoanelor în baza comunicărilor primite de la serviciile de stare civilă sau de la Ministerul Afacerilor Externe pentru evenimentele de stare civilă intervenite în străinătate, j) actualizează Registrul Naţional de Evidenţă a Persoanelor cu menţiunile primite de la Autoritatea Naţională pentru Cetăţenie, pentru cei care dobândesc sau pierd cetăţenia română, k) înregistrează toate cererile, în registrele corespunzătoare fiecărei categorii de lucrări, în conformitate cu prevederile metodologiei de lucru; l) răspunde de corectitudinea datelor preluate din documentele primare şi înscrise în formularele necesare eliberării act [...]