HCL 550/2022 București Sectorul 3 adoptată

MUNICIPIUL BUCUREȘTI CONSILIUL LOCAL AL SECTORULUI 3 Calea Dudești nr. 191, Sector 3, București www.primarie3.ro HOTĂRÂRE privind desemnarea auditorului statutar pentru exerciţiile financiare 2022, 2023, 2024 și 2025 la societatea Administrare Active Sector 3 SRL Consiliul Local al Sectorului 3 al Municipiului București, ales în condiţiile stabilite de Legea nr. 115/2015 pentru alegerea autorităților administraţiei publice locale, pentru modificarea Legii administraţiei publice locale nr. 213/2001, precum și pentru modificarea şi completarea Legii nr. 393/2004 privind Statutul aleşilor locali, întrunit în şedinţă ordinară, azi 15.12.2022 Având în vedere: - Referatul de aprobare nr.290089/CP/07.12.2022 al Primarului Sectorului 3; - Raportul de specialitate nr.288592/07.12.2022 al Direcţiei Corp Control - Compartiment Guvernanţă Corporativă; - Adresa nr.288600/07.12.2022 a Direcţiei Corp Control - Compartiment Guvernanţă Corporativă. În conformitate cu prevederile: - Art. 191 alin. (1) din Legea societăţilor nr. 31/1990, republicată?, cu modificările şi completările ulterioare; - Art. 3 alin. (1) din Legea nr. 162/2017 privind auditul statutar al situaţiilor financiare anuale şi al situaţiilor financiare anuale consolidate şi de modificare a unor acte normative, cu modificările ulterioare. - Art. 47 din OUG 109/2011 privind guvernanţa corporativă a întreprinderilor publice, cu modificările şi completările ulterioare; - Ordinului nr. 3781/2019 privind principalele aspecte legate de întocmirea şi depunerea situaţiilor financiare anuale şi a raportărilor contabile anuale ale operatorilor economici la unităţile teritoriale ale Ministerului Finanţelor Publice şi pentru reglementarea unor aspecte contabile; - Art. 12.1 lit. n) din Actul Constitutiv al societăţii Administrare Active Sector 3 S.R.L. aprobat prin HCLS 3 nr. 281/07.12.2012, cu modificările şi completările ulterioare; Luând în considerare: - Avizul Comisiei de buget, finanţe, servicii publice, alte activităţi economice și relația cu mediul de afaceri; - Avizul Comisiei juridice, de disciplină, apărarea ordinii publice, fond locative și respectarea drepturilor cetăţenilor; În temeiul prevederilor art. 139 alin. (1) şi art. 166 alin. (4) din OUG nr. $7/2019 privind Codul Administrativ, cu modificările şi completările ulterioare, HOTĂRĂȘTE: Art.1. (1) Se aprobă desemnarea societăţii Benta Competent Audit SRL în calitate de auditor statutar pentru exerciţiile financiare 2022, 2023, 2024 şi 2025 la societatea Administrare Active Sector 3 SRL. (2) Se ia act de termenii și condiţiile contractului de prestări servicii între societatea Administrare Active Sector 3 SRL şi societatea Benta Competent Audit SRL având ca obiect servicii de audit financiar, prevăzut în Anexa care face parte integrantă din prezenta hotărâre. Art.2. Societatea Administrare Active Sector 3 SRL va duce la îndeplinire prevederile prezentei hotărâri. PREȘEDINTE DE ȘEDINȚĂ OZAV ALEXANDRU - CRISTIAN 4 4 CONTRASEMNEAZĂ SECRETAR GENERAL NR. 550 DIN 15.12.2022 ANEXA a VI0S3 0450 oliu 152.044 CONTRACT DE PRESTĂRI SERVICII AUDIT FINANCIAR Nr, caoeoesessasseese Societatea ADMINISTRARE ACTIVE SECTOR 3 S.R.L., avand codul fiscal RO 31012790, inregistrata la Registru Comertului sub numarul J40/14752/2012, cu sediul social Mun. Bucuresti, Sector 3, Calea Vitan, nr. 242 E, reprezentata de .....cceecceceee » in calitate de beneficiar, Şi Societatea BENTA COMPETENT AUDIT SRL, inregistrata in registrul comertului sub nr. J40/12170/23.09.2020, cod inregistrare fiscala 43086642, cu sediul in Bucuresti, Sector 5, Aleea Posada, nr. 4, biroul nr. 2, Bl. 33, Sc. A, Et. 3, Ap. 10, cont nr. RO72BTRLRONCRT0567062301, deschis la banca Transilvania — Suc. Margeanului, reprezentata legal prin Auditor Financiar Benta Constantin Adrian, mobil 0723.530.139, tel/fax 021.776.90.18, in calitate de prestator, Articolul | OBIECTUL CONTRACTULUI 1 Prezentul contract are ca obiect prestarea pe durata acestui contract, pe teritoriul României, de către PRESTATOR, a următoarelor servicii: 1.1 Audit financiar asupra situatiilor financiare anuale ale beneficiarului aferente anilor 2022-2025, conform standardelor internationale de audit ISA, adoptate de camera auditorilor financiari din Romania. Articolul 2 DURATA PRESTĂRII SERVICIILOR 2.1 Prestatorul va preda Beneficiarului Raportul de audit financiar asupra situaţiilor financiare anuale ale societăţii ADMINISTRARE ACTIVE SECTOR 3 S.R.L. aferente anilor 2022-2025. 2.2 Articolul 7.9 va continua să producă efecte şi în cazul expirării duratei prestării serviciilor menţionate la articolul 2.1, precum şi în cazul rezilierii sau anulării prezentului contract pentru orice motive. Articolul 3 DESCRIEREA AUDITULUI FINANCIAR ŞI RAPOARTE 3.1 Obiectivul unui audit financiar este efectuarea unei verificări a situaţiilor financiare, pe bază de. elemente probante, care trebuie puse la dispoziţia PRESTATORULUI de către BENEFICIAR, în vederea obţinerii unei asigurări rezonabile conform căreia situaţiile financiare nu conţin erori semnificative cauzate prin eroare sau fraudă şi asigurarea aplicării corecte a normelor metodologice privind elaborarea situaţiilor financiare aferente anului 2022. 3.2 PRESTATORUL va analiza sistemele contabile şi de control financiar intern, astfel încât să poată evalua dacă acestea sunt potrivite pentru a fi folosite ca bază pentru întocmirea situaţiilor financiare şi pentru păstrarea unei evidențe contabile corecte. 3.3 În funcţie de concluziile trase de PRESTATOR din documentele analizate, raportul de audit financiar poate fi nemodificat (fără rezerve) sau modificat (cu rezerve, de imposibilitate de exprimare a unei opinii sau de dezacord cu situaţiile financiare). 3.4 Dacă, pentru orice motiv ce nu ţine de vina Prestatorului, PRESTATORUL nu este în măsură să finalizeze auditul financiar, acesta nu va emite un raport de audit financiar, anunțând BENEFICIARUL, în scris, de acest lucru. În acest caz, BENEFICIARUL nu va mai datora PRESTATORULUI tariful prevăzut la articolul 5 din prezentul contract, urmând a se stabili de comun acord cu BENEFICIARUL modalitatea de plată a contravalorii lucrărilor deja prestate. 3.5 Dacă Prestatorul nu este în masură să finalizeze auditul financiar din vina acestuia, BENEFICIARUL nu va mai datora PRESTATORULUI tariful prevăzut la articolul 5 din prezentul contract, Prestatorul fiind obligat faţă de Beneficiar la plata unei sume de 500 euro cu titlu de despagubiri. 3.6 PRESTATORUL va furniza BENEFICIARULUI următoarele: 3.6.1 Raport de audit financiar asupra situaţiilor financiare anuale ale societății ADMINISTRARE ACTIVE SECTOR 3 S.R.L. aferente anilor 2022-2025. 3.7 Acestea vor fi întocmite în limba română. Articolul 4 UTILIZAREA RAPORTULUI DE AUDIT FINANCIAR 4.1 Raportul de audit financiar este realizat pentru a fi utilizat în mod exclusiv pentru informarea BENEFICIARULUI. 4.2 BENEFICIARUL va trebui să obţină acordul verbal prealabil al PRESTATORULUI pentru utilizarea raportului de audit financiar, a unei/unor părţi din acesta sau a unor menţiuni referitoare la denumirea PRESTATORULUI, pentru publicarea sau transmiterea către terţi a raportului de audit financiar, în orice ofertă publică, în documente întocmite ori depuse conform legislaţiei privind valorile mobiliare, în orice tranzacţii cu acţiunile BENEFICIARULUI sau in relatia cu banca. Articolul 5 TARIFUL PRESTATORULUI ŞI PLATA ACESTUIA 5.1 Tariful PRESTATORULUI se calculează în funcţie de timpul petrecut de personalul implicat în auditul financiar, precum şi de nivelul de pregătire şi gradul de răspundere al acestora. 5.2 În baza celor de mai sus, tariful este de 9.800 lei/an, preț la care se adaugă TVA în procent de 19%. Acesta se plateste in termen de 15 zile de la emiterea facturii. 5.3 Tariful va fi facturat şi plătit la predarea raportului de audit 5.4 Facturile se vor emite în lei, la cursul BNR din ziua emiterii. 5.6 Tariful are în vedere accesul şi cooperarea deplină a conducerii şi personalului BENEFICIARULUI, existenţa unor evidențe contabile corespunzătoare, precum şi întreaga disponibilitate a conducerii BENEFICIARULUI la cererile de prezentare detaliată de informaţii solicitate la anumite date, necesare pentru finalizarea auditului financiar în termenul stabilit. 5.7 În cazul în care conducerea şi personalul BENEFICIARULUI nu dau curs solicitărilor PRESTATORULUI sau au loc evenimente nefireşti, cum ar fi o întârziere importantă în furnizarea informaţiilor, acces limitat la conducerea şi personalul BENEFICIARULUI sau dificultăți în obţinerea unor documente necesare desfăşurării auditului financiar, PRESTATORUL va discuta de îndată cu BENEFICIARUL consecinţele, în ceea ce priveşte termenul şi tariful. 5.8 Orice activităţi efectuate de PRESTATOR la solicitarea BENEFICIARULUI, legate de alte obiective decât cele menţionate în prezentul contract, vor fi plătite de BENEFICIAR după tarifele obişnuite ale PRESTATORULUI, în funcţie de poziţia şi experiența personalului implicat. Termenii de referință specifici, precum şi tariful pentru aceste activităţi vor fi convenite anterior, prin act adiţional sau contract distinct (dacă este cazul) cu respectarea principiului independenţei. Articolul 6 OBLIGAȚIILE PĂRŢILOR 6.1 Obligaţiile PRESTATORULUI 6.1.1 PRESTATORUL va efectua auditul financiar în concordanţă cu prevederile Legii nr. 82/1991 privind contabilatatea, OMFP nr. 1802/2014 privind contabilitatea conforma cu directivele europene eligibile si standardele internationale de audit ISA. Acestea cer ca PRESTATORUL să obţină o asigurare rezonabilă şi nu absolută asupra faptului că situaţiile financiare nu conţin erori semnificative rezultate din erori sau fraude. Ca urmare, erori sau fraude cu impact semnificativ asupra situaţiilor financiare pot să rămână nedetectate de PRESTATOR. 6.1.2 PRESTATORUL va numi un şef de proiect / persoană însărcinat/ă cu ansamblul relaţiilor dintre reprezentanţii BENEFICIARULUI şi ai PRESTATORULUI. 6.1.3 PRESTATORUL va utiliza personal calificat, angajaţi sau colaboratori, cu nivelul de experienţă cerut de obiectul misiunii, precum şi cu o bună cunoaştere a sistemului economic românesc şi a activităţii BENEFICIARULUI. 6.1.4 PRESTATORUL poate utiliza serviciile prestate de sub-contractori, în situaţia în care acest lucru este considerat necesar de către PRESTATOR. 6.1.5 PRESTATORUL va respecta programul de lucru şi datele şedinţelor care vor fi convenite împreună cu reprezentanţii BENEFICIARULUI. Acestea vor putea fi modificate cu acordul ambelor părți. 6.1.6 PRESTATORUL va întocmi rapoartele menţionate la articolul 3 din prezentul contract. 6.1.7 PRESTATORUL va analiza rapoartele anuale ale BENEFICIARULUI, precum şi alte documente care cuprind raportul său de audit financiar sau referiri la acesta, în vederea verificării concordanţei dintre rapoartele anuale şi situaţiile financiare ale BENEFICIARULUI. PRESTATORUL nu are obligaţia de a verifica informaţiile cuprinse în rapoartele anuale şi în alte documente care cuprind raportul său de audit financiar sau referiri la acesta, cu excepţia celor prevăzute în legislaţia în vigoare 6.2 Obligaţiile BENEFICIARULUI 6.2.1 BENEFICIARUL se obligă să plătească tariful în condiţiile prevăzute la articolul 5 al prezentului contract. 6.2.2 BENEFICIARUL va pune la dispoziţia PRESTATORULUI documente şi alte informaţii relevante considerate de către PRESTATOR suficiente pentru efectuarea auditului financiar. În acest sens BENEFICIARUL se obligă să pună la dispoziţia PRESTATORULUI, la solicitarea acestuia, toate documentele sale contabile, orice alte documente şi acte ale BENEFICIARULUI, incluzând toate procesele verbale ale tuturor Adunărilor Generale ale Acţionarilor, ale Consiliului de Administraţie şi ale Comitetului de Direcţie, precum şi informaţiile şi explicaţiile necesare, solicitate de către PRESTATOR, în scopul realizării obiectului prezentului contract. BENEFICIARUL se obligă să permită accesul PRESTATORULUI la toate documentele sau declaraţiile care însoțesc situaţiile financiare. BENEFICIARUL se obligă să permită PRESTATORULUI să discute în mod liber cu orice persoană aflată în subordinea sa sau sub controlul său care ar putea furniza informaţii în vederea realizării obiectului prezentului contract. 6.2.3 BENEFICIARUL va pune la dispoziţie spaţii adecvate de lucru pentru personalul PRESTATORULUI pe toată durata efectuării auditului financiar. 6.2.4 BENEFICIARUL este responsabil pentru ţinerea unor înregistrări contabile şi întocmirea unor situaţii financiar - contabile în conformitate cu cerinţele legale, în principal în conformitate cu prevederile Legii nr. 82/1991 6.2.5 BENEFICIARUL este responsabil pentru proiectarea, implementarea şi întreţinerea unor proceduri de control care să asigure un nivel corespunzător de protecţie a activelor şi care să asigure înregistrarea corectă a fiecărei tranzacţii. De asemenea, BENEFICIARUL este responsabil pentru definirea de nivele de protecţie adecvate, pentru identificarea obiectivelor de control corespunzătoare acestora şi pentru asigurarea realizării acestor obiective prin procedurile de control existente. 6.2.6 BENEFICIARUL se obligă ca, în termen de 5 zile calendaristice de la data primirii rapoartelor finale, să notifice în scris PRESTATORULUI îndeplinirea de către acesta din urmă a obligaţiilor pe care le are conform acestui contract. 6.2.7 BENEFICIARUL se obligă să numească un responsabil însărcinat cu coordonarea ansamblului de relaţii între reprezentanţii PRESTATORULUI şi ai BENEFICIARULUI. 6.2.8 BENEFICIARUL se obligă să respecte programul de lucru şi datele şedinţelor care vor fi convenite împreună cu reprezentanţii PRESTATORULUI. Acestea vor putea fi modificate cu acordul ambelor părţi. 6.2.9 BENEFICIARUL va informa PRESTATORUL asupra oricăror evenimente care au loc între data emiterii situaţiilor financiare şi data raportului şi care ar putea afecta aceste situaţii, chiar şi după data emiterii raportului. Articolul 7 LIMITAREA RĂSPUNDERII PRESTATORULUI 7.1 PRESTATORUL nu răspunde pentru conformitatea sau neconformitatea raportului față de interesele generale sau specifice (legate de o anumită tranzacţie) ale vreunui terţ. Activitatea PRESTATORULUI nu va fi planificată sau desfăşurată din perspectiva aşteptărilor sau planurilor vreunei terțe persoane ori a unei tranzacţii specifice planificate de BENEFICIAR. 7.2 În nici un caz, partile nu se pot invoca despagubiri altele decat cele generate de acest contract. 7.3 PRESTATORUL nu va fi ţinut răspunzător pentru eventuale daune cauzate BENEFICIARULUI sau oricărui ter ca urmare a folosirii informaţiilor cuprinse în rapoartele întocmite de PRESTATOR în baza prevederilor prezentului contract. În nici un caz, sumele ce urmează a fi plătite cu titlu de despăgubire nu pot depăşi suma ce urmează a fi plătită cu titlu de tarif pentru serviciile prestate, suma menţionată în articolul 5 al prezentului contract. 7.4 Răspunderea PRESTATORULUI va fi angajată numai în caz de culpă gravă sau dol. De asemenea, PRESTATORUL nu va fi obligat la plata despăgubirilor atunci când nu şi-a putut executa obligaţiile datorită intervenirii unui caz fortuit sau de forţă majoră. 7.5 În nici un caz, PRESTATORUL nu va răspunde pentru pierderi, costuri sau cheltuieli determinate de ori în legătură cu neglijenţa sau omisiunea, frauda ori de interpretări greşite sau greşeli intenţionate ale BENEFICIARULUI, ori ale conducerii acestuia sau ale oricărei alte entităţi conexe sau rezultând din orice documente frauduloase sau prezentări eronate ce provin din partea BENEFICIARULUI sau reprezentanţilor săi şi care sunt puse la dispoziţia PRESTATORULUI în vederea auditului financiar. 7.6 Activitatea desfăşurată de PRESTATOR pentru întocmirea rapoartelor de audit financiar va include eşantioane statistice ale tranzacţiilor şi ale soldurilor semnificative. Semnificativ se defineşte ca fiind „un eveniment sau tranzacţie care ar putea influența deciziile economice ale beneficiarilor”. Prin urmare, testarea ar putea să nu identifice toate erorile existente în evidenţele contabile ale BENEFICIARULUI. 7.7 Un audit financiar nu este în mod necesar conceput să identifice deficienţele semnificative ale sistemului de control financiar intern al BENEFICIARULUI. Totuşi, PRESTATORUL va raporta conducerii BENEFICIARULUI, în scris, după finalizarea auditului financiar, acele deficienţe semnificative din sistemele de control financiar intern ale BENEFICIARULUI sau alte aspecte pe care PRESTATORUL le-a identificat în timpul activităţii normale de auditare şi care, în opinia PRESTATORULUI, necesită atenţia conducerii BENEFICIARULUI. 7.8 Analiza sistemelor de control financiar intern se realizează doar în contextul efectuării auditului financiar al situaţiilor financiare ale BENEFICIARULUI şi, prin urmare, comentariile PRESTATORULUI legate de aceste sisteme nu abordează în mod necesar toate îmbunătățirile posibile ce se pot sugera ca urmare a unei examinări speciale, mai extinse a acestora. 7.9 BENEFICIARUL este pe deplin răspunzător de achitarea oricăror despăgubiri şi/sau penalizări care rezultă din erorile existente în evidenţele contabile şi acceptă faptul că PRESTATORUL nu poate fi ţinut răspunzător în această privință. Această obligaţie persistă şi după terminarea prezentului contract. Articolul 8 RĂSPUNDEREA BENEFICIARULUI 8.1 Informaţiile folosite de conducere la întocmirea situaţiilor financiare vor include în mod invariabil fapte sau aprecieri care nu sunt evidenţiate în contabilitate. Ca parte a procedurilor obişnuite de audit financiar ale PRESTATORULUI, se va solicita conducerii BENEFICIARULUI să confirme în scris, în fiecare an, acele fapte sau aprecieri, precum şi orice alte informaţii verbale pe care PRESTATORUL le primeşte de la aceştia pe timpul auditului financiar privind aspecte care au un efect important asupra situaţiilor financiare. În acea scrisoare BENEFICIARUL va fi solicitat să confirme că toate informaţiile importante şi relevante au fost aduse la cunoştinţa PRESTATORULUI, precum şi responsabilitatea BENEFICIARULUI pentru situaţiile financiare. 8.2 BENEFICIARUL va răspunde pentru întocmirea situaţiilor financiare şi pentru modul de înregistrare a operaţiunilor în contabilitate în conformitate cu reglementările aplicabile pentru exerciţiul financiar respectiv şi Legea nr. 82/1991 si OMEP nr. 1802/2014 privind contabilitatea. Efectuarea de către PRESTATOR a auditului financiar nu înlătură răspunderea BENEFICIARULUI în ce priveşte modalităţile şi conţinutul înregistrărilor contabile şi întocmirea situaţiilor financiare. Articolul 9 LIMITĂRI ALE AUDITULUI FINANCIAR 9.1 Procedurile de audit financiar efectuate în legătură cu obiective specifice de control implică limitări inerente deoarece se efectuează pe eşantioane statistice şi, în consecinţă, pot exista erori sau nereguli care să nu fie detectate. Procedurile de control nu pot garanta depistarea asocierii ilegale sau improprii, în special a unor reprezentanți ai BENEFICIARULUI deţinând funcţii de conducere sau răspundere. 9.2 PRESTATORUL nu îşi asumă nici o obligaţie în ce priveşte efectuarea unor proceduri de verificare a informaţiilor cuprinse în rapoartele anuale sau în alte documente care cuprind raportul său de audit financiar sau referiri la acesta. 9.3 Responsabilitatea păstrării în siguranţă a activelor BENEFICIARULUI, a existenţei unor controale interne corespunzătoare, precum şi prevenirea şi detectarea fraudelor, erorilor şi a neconformităţii cu legislația şi reglementările revine BENEFICIARULUI. PRESTATORUL va planifica auditul financiar astfel încât să existe o probabilitate rezonabilă de a fi detectate erorile materiale din situaţiile financiare sau din evidenţele contabile, dar examinarea PRESTATORULUI nu va putea detecta toate acele greşeli, fraude sau erori ori cazuri de neconformitate semnificative, ce pot exista. 9.4 Asistenţa la întocmirea situaţiilor financiare nu face parte din auditu [...]