HCL 102/2018 Botoșani adoptată

 STRATEGIA DE OPERAŢIONALIZARE A INCUBATORULUI DE AFACERI BOTOŞANI Elemente de organizare şi management a activităţii Incubatorului de Afaceri Botoşani  INCUBATORUL DE AFACERI BOTOŞANI Cuprins: 1. SERVICIILE INCUBATORULUI DE AFACERI BOTOŞANI ...................................................3 2. BENEFICIARII INCUBĂRII INTRAMUROS ŞI GRUPUL ŢINTĂ ...........................................4 A. “IMM-URI NOU ÎNFIINŢATE” ............................................................................................4 B. „IMM-URI LOCALE DEJA EXISTENTE”............................................................................5 3. ETAPELE OPERAŢIONALIZĂRII INCUBATORULUI ............................................................7 A. PREGĂTIREA ACTIVITĂŢII INCUBATORULUI DE AFACERI .........................................7 B. SELECŢIA INIŢIATIVELOR INCUBATE............................................................................8 C. ADMISIA ÎN INCUBATOR .................................................................................................8 D. INCUBAREA ......................................................................................................................9 E. MONITORIZARE ŞI AFTERCARE ................................................................................. 10 4. ETAPELE SELECŢIEI FIRMELOR INCUBATE .................................................................. 11 B1. ÎNSCRIEREA ................................................................................................................ 12 B2. PRESELECŢIA ............................................................................................................. 12 B3. PREINCUBAREA.......................................................................................................... 12 B4. SELECŢIA ..................................................................................................................... 13 B1. ÎNSCRIEREA .................................................................................................................... 14 B1.1 INTERVIUL PRELIMINAR .......................................................................................... 15 B1.2 EVALUAREA ANTREPRENORIALĂ .......................................................................... 16 B1.3 TUTORIZAREA........................................................................................................... 16 B1.4 CENTRALIZARE DOSARE DE ÎNSCRIERE COMPLETATE .................................... 17 B2. PRESELECŢIA.................................................................................................................. 19 B2.1 EVALUAREA DOSARELOR DE ÎNSCRIERE ............................................................ 19 B2.2 ARBITRAREA DIFERENTELOR ................................................................................ 23 B2.3 INTOCMIREA LISTEI DE PROPUNERI PRESELECTATE ....................................... 24 ANEXE ..................................................................................................................................................................... 25 ANEXA 1 REGULAMENT DE ORGANIZARE ŞI FUNCŢIONARE ....................................................................... 25 ANEXA 2. ORGANIGRAMA INCUBATORULUI DE AFACERI BOTOŞANI.......................................................... 34 ANEXA 3. MODEL DE PLAN DE AFACERI......................................................................................................... 36 ANEXA 4. GRILA DE PRESELECŢIE PENTRU CATEGORIA “IMM-URI NOU ÎNFIINŢATE” .............................. 53 ANEXA 5. GRILA DE PRESELECŢIE PENTRU CATEGORIA “IMM-URI LOCALE DEJA EXISTENTE” .............. 57 2  INCUBATORUL DE AFACERI BOTOŞANI 1. SERVICIILE INCUBATORULUI DE AFACERI BOTOŞANI Prin specificul său Incubatorul de Afaceri Botoşani va putea oferi atât servicii de incubare intramuros cît şi extramuros. Serviciile de incubare intramuros reprezintă cea mai importantă axă de intervenţie a Incubatorului în vederea sprijinirii dezvoltării mediului de afaceri local (fiind şi subiectul principal al strategiei prezente) şi contau în facilităţile oferite de incubator firmelor cu care sunt încheiate contracte de incubare ce prevăd accesarea unui spaţiu în interiorul Incubatorului de Afaceri Botoşani. Acestea facilităţi vor fi oferite firmelor incubate intramuros (în interiorul Incubatorului) în cadrul unui preţ forfetar stabilit sub forma unui tarif unic de închiriere/m2 diferenţiat în funcţie de locaţia spaţiului închiriat (spaţiu de microproducţie sau administrativ). Principalele servicii de incubare intramuros pe care Incubatorul de Afaceri Botoşani le propune firmelor incubate cuprind trei mari tipuri de facilităţi: A. SERVICII LOGISTICE DE BAZĂ: a) Servicii de închiriere spatii administrative b) Servicii de închiriere spatii microproducţie c) Servicii centralizate de salubritate d) Servicii centralizate de pază e) Servicii centralizate de telefonie/ fax f) Servicii centralizate de fotocopiere g) Servicii de internet providing h) Servicii IT – întreţinere reţea i) Servicii web design j) Servicii de cleaning k) Servicii administrative şi de secretariat l) Servicii de manipulare mărfuri şi materii prime m) Servicii catering şi restaurant de incintă n) Serviciul de asistenţă financiară B. SERVICII EXPERT o) Servicii de asistenţă în administrarea afacerii (tutorizare) p) Servicii de contabilitate centralizată q) Servicii de informare, documentare şi organizare de evenimente C. SERVICII SPECIALIZATE r) Servicii de consultanţă s) Servicii de training Spre diferenţă de serviciile intramuros oferite exclusiv firmelor care sunt selectate în vederea închirierii unui spaţiu, Incubatorul de Afaceri Botoşani va putea oferi firmelor locale contracost în scopul dezvoltării calitative şi cantitative a resurselor financiare (altele decât cele incubate) servicii extramuros corespunzătoare setului de Servicii Specializate oferite firmelor incubate: a) Servicii de consultanţă b) Servicii de training 3  INCUBATORUL DE AFACERI BOTOŞANI 2. BENEFICIARII INCUBĂRII INTRAMUROS ŞI GRUPUL ŢINTĂ Având în vederea obiectivele specifice şi misiunea Incubatorului, beneficiarii incubării se vor încadra în două categorii majore: A. IMM-uri nou înfiinţate în municipiul Botoşani şi respectiv B. IMM-uri locale deja existente şi care nu au o vechime mai mare de 2 ani la data depunerii dosarului complet în etapa de selecţie A. “IMM-URI NOU ÎNFIINŢATE” BENEFICIARI Alegerea IMM-urilor nou înfiinţate ca membri ai grupului de beneficiari ai serviciilor intramuros ale Incubatorului are la bază considerente legate de misiunea principală a acestuia de stimulare a spiritului antreprenorial la nivel local. În accepţiunea specifică Incubatorului de Afaceri Botoşani vor fi definite ca IMM nou înfiinţate eligibile pentru a beneficia de serviciile intramuros ale Incubatorului agenţii economici nou constituiţi sub formă de IMM de către potenţiali antreprenori (persoane fizice fără personalitate juridică şi/sau agenţi instituţionali de genul IMM-uri, universităţi, institute de cercetare etc. – vezi prezentarea grupului ţintă corespondent) care în termen de două luni de la data selecţiei finale prezintă dovada obţinerii înregistrării şi autorizării societăţii comerciale (Certificatul Constatator de la Oficiul registrului Comerţului, Certificatele de Înmatriculare/Codul Unic pentru societăţile comerciale etc.) cu respectarea criteriilor de conformitate (eligibilitate) administrativă detaliate ulterior în cadrul documentaţiei de faţă şi care se referă în principal la: a) forma de organizare a întreprinderii (vor fi admise numai proiecte ce propun incubarea activităţilor agenţilor economici constituiţi sub forma de IMM cu respectarea criteriului independenţei cf. art. 3, alin. 2 şi 3 din legea 346/2004 ref. la privind stimularea înfiinţării şi dezvoltării întreprinderilor mici şi mijlocii1. b) obiectul de activitate, în acest sens fiind excluse proiecte ce propun incubarea de activităţi care aparţin unuia dintre următoarele coduri CAEN:  159 – Fabricarea băuturilor (cu excepţia clasei 1599 – Fabricarea băuturilor nealcoolice)  296 – Fabricarea armamentului şi muniţiei  505 – Comerţ cu amănuntul al carburanţilor pentru autovehicule  51 – Comerţ cu ridicata  52 – Comerţ cu amănuntul (cu excepţia 527 – Reparaţii de articole personale şi gospodăreşti) 1 (2) Sunt considerate independente întreprinderile mici şi mijlocii care nu sunt deţinute în proporţie de peste 25% din capitalul social sau din drepturile de vot de către o altă întreprindere sau de mai multe întreprinderi împreună, care nu fac parte din categoria întreprinderilor mici şi mijlocii. (3) Prin excepţie de la prevederile alin.(2), este considerată independentă o întreprindere aflată într-una din următoarele situaţii: a) întreprinderea este deţinută de societăţi publice de investiţii, de societăţi cu capital de risc, investitori instituţionali, universităţi sau centre de cercetare non- profit, cu condiţia ca aceştia să nu exercite, în mod individual sau împreună, controlul asupra întreprinderii; b) capitalul este divizat de aşa natură încât deţinătorii nu pot fi identificaţi, întreprinderea declară cu bună-credinţă, pe propria răspundere, că este în măsură să presupună că nu este deţinută în proporţie de 25% sau mai mult de o altă întreprindere sau de mai multe întreprinderi împreună care nu fac parte din categoria întreprinderilor mici şi mijlocii. 4  INCUBATORUL DE AFACERI BOTOŞANI  55 – Hoteluri şi restaurante  927 Alte activităţi recreative Restrângerea arealului domeniilor de activitate susceptibile să facă subiectul incubării are la bază considerente legate de evitarea dezvoltării în cadrul Incubatorului a unor activităţi care ar putea aduce atingere eticii şi moralităţii publice (jocuri de noroc, producţie de băuturi alcoolice etc.), legislaţiei comerciale în vigoare (producţia armamentului) sau principiului de specializare a incubatorului în activităţile de interes maxim la nivel local (activităţile de comerţ care nu fac parte din aceste domenii). GRUPUL ŢINTĂ Potenţialii antreprenori aferenţi categoriei de beneficiari „IMM-uri nou înfiinţate” pot fi de două tipuri: 1. Antreprenori care nu dispun de personalitate juridică la momentul încheierii acordului cadru de tutorizare şi/sau de experienţă antreprenorială anterioară a. Tineri absolvenţi de studii medii sau superioare (producţie software, producţie obiecte promo etc.) b. Şomeri care pot desfăşura activităţi de mici dimensiuni (atelier foto, croitorie etc.) c. Artizani care desfăşoară activităţi independente d. Angajaţi (în special cei aflaţi sub spectrul restructurării industriale, dar şi profesori sau cercetători care doresc să pună în aplicare o invenţie etc.) e. Alte categorii de persoane cu spirit antreprenorial care nu dispun de personalitate juridică la momentul depunerii cererii de incubare şi sunt dispuşi să creeze în municipiul Botoşani un IMM în cazul selecţiei pentru incubare 2. Antreprenori care dispun de personalitate juridică la momentul depunerii cererii de incubare a. AF-uri, PF-uri deja existente care doresc să îşi extindă activitatea şi vor angaja personal suplimentar (în acest sens fiind necesară constituirea unei societăţi comerciale) b. Start-upurile aparţinând investitorilor străini şi care vor crea în municipiul Botoşani un IMM în cazul selecţiei pentru incubare c. Alţi antreprenori care doresc să înfiinţeze o nouă firmă cu respectarea criteriilor de eligibilitate ale Incubatorului (de ex. proiectele de spin-off – un IMM nou2 înfiinţat şi derivat fie dintr-o entitate publică de genul universitate, institut de cercetare, fie dintr-o întreprindere mare şi care în general folosesc know-how-ul şi experienţa entităţii emitente în vederea testării fezabilităţii unor noi produse) B. „IMM-URI DEJA EXISTENTE” BENEFICIARI Selecţia categoriei secunde a beneficiarilor serviciilor intramuros ale Incubatorului – cea a IMM-urilor locale deja existente - are în vedere misiunea asumată a Incubatorului de a contribui la ameliorarea calitativă a mediului de afaceri local, de a sprijini procesul de inovare şi progresul tehnologic la nivel local şi de a crea noi locuri de muncă în economia locală. 2 http://www.spice-group.com/abc/?id=21 5  INCUBATORUL DE AFACERI BOTOŞANI Similar IMM-urilor nou constituite prezentate anterior, pentru a putea accesa serviciile de incubare intramuros IMM-urile deja existente vor fi nevoite să respecte aceleaşi criterii de conformitate administrativă la care se vor adăuga 2 categorii suplimentare de criterii care vizează aspecte legate de: a) Origine: vor fi admise numai firmele înregistrate pe raza judeţului Botoşani şi care au cel puţin un punct de lucru în municipiul Botoşani. Acest criteriu survine ca urmare nevoii de stimulare a dezvoltării economice locale prin maximizarea şanselor ca delocalizarea firmelor după ieşirea din Incubator să se facă în zona municipiului sau judeţului Botoşani. b) Vechime - vor fi admise IMM-urile care indiferent de vechimea de funcţionare doresc să- şi dezvolte în continuare afacerea în Incubatorul de Afaceri. c) Situaţia financiară - nu vor fi admise IMM-urile care prezintă datorii la bugetul de stat d) Statut - nu vor fi admise IMM-urile care sunt în stare de faliment ori lichidare, au afacerile administrate de un judecător sindic şi/sau au activităţile comerciale suspendate GRUPUL ŢINTĂ Tipologia grupului ţintă aferent “IMM-urilor deja existente” potenţiali subiecţi ai incubării include: 1. Firmele care doresc diversificarea obiectului de activitate (dinspre comerţ spre producţie) 2. Firmele care doresc lansarea unui produs nou şi/sau unei tehnologii noi de producţii şi care trebuie să facă faţă unor riscuri comerciale sporite în condiţiile unor cheltuieli R&D sporite 3. Firmele care doresc extinderea cantitativă a activităţii şi pentru care nu există alternative disponibile de spaţii la nivelul municipiului 6  INCUBATORUL DE AFACERI BOTOŞANI 3. ETAPELE OPERAŢIONALIZĂRII INCUBATORULUI Operaţionalizarea Incubatorului de afaceri Botoşani cuprinde o succesiune de 5 activităţi majore: ETAPELE OPERAŢIONALIZĂRII INCUBATORULUI A. PREGĂTIREA ACTIVITĂŢII INCUBATORULUI DE AFACERI B. SELECŢIA INIŢIATIVELOR CICLU DE INCUBATE C. ADMISIA ÎN INCUBATOR INCUBARE D. INCUBAREA E. MONITORIZARE şi AFTERCARE A. PREGĂTIREA ACTIVITĂŢII INCUBATORULUI DE AFACERI Aceasta activitate se referă propriu-zis la etapa anterioară demarării efective a procesului de selecţie a iniţiativelor spre incubare şi are în vedere acţiunile pregătitoare în vederea asigurării principalele elemente necesare pentru activitatea de incubare: a) Nominalizarea personalului Incubatorului şi formarea acestuia b) Amenajarea şi dotarea birourilor şi spaţiilor destinate personalului Incubatorului c) Implementarea acţiunilor de promovare ale Incubatorului CICLUL DE INCUBARE Noţiunii de ciclu de incubare este relevantă vorbind din punct de vedere al unei iniţiative incubate. Astfel procesul de incubare al unei firme va cuprinde o succesiune de etape care reunite formează un ciclu de incubare. Pe de altă parte activitatea Incubatorului cuprinde o succesiune de mai multe serie de cicluri de incubare sincrone sau nu ale iniţiativelor incubate. 7  INCUBATORUL DE AFACERI BOTOŞANI Pentru iniţiativa antreprenorială un ciclu de incubare efectiv se referă la perioada timp care se scurge din momentul în care o firmă este admisă în Incubator (accesează spaţiile de microproducţie şi / sau administrative ale Incubatorului) şi momentul părăsirii Incubatorului. Aceasta poate interveni în 3 cazuri:  Voluntar - la solicitarea firmei Incubate, în cazul în care firma doreşte părăsirea Incubatorului ca urmare a găsirii unei alternative spaţiale mai bune  Involuntar - la solicitarea conducerii Incubatorului în cazul în care firma incubată se apropie de durata maximă de incubare, ca urmare a nerespectării obligaţiilor contractuale, sau datorită intrării în incapacitate de plată. Pentru Incubator un ciclu de incubare al unei iniţiative antreprenoriale debutează odată cu organizarea procesului de selecţie şi se încheie odată cu finalizarea serviciilor de monitorizare şi aftercare a antreprenorului din etapa de post-absolvire. Dacă pentru o iniţiativă antreprenorială durata medie normală a unui ciclu de incubare al unei firme este de maxim 4 ani, la solicitarea beneficiarilor contractelor, durata de incubare va fi prelungită numai firmelor care au achitat la zi toate taxele şi impozitele la bugetul de stat şi local şi nu au datorii la chiria aferentă spaţiului închiriat. În consecinţă fiecare iniţiativă incubată are propriul ciclu de incubare care poate fi mai scurt sau mai lung decât al altei firme din incubator. Din punct de vedere al Incubatorului ciclu de incubare cuprinde o succesiune de 3 activităţi majore: B. SELECŢIA INIŢIATIVELOR INCUBATE Procesul de selecţie are ca principal obiectiv identificarea şi invitarea în vederea populării Incubatorului a unor iniţiative antreprenoriale a căror incubare să răspundă superior principiilor şi misiunii asumate de către Incubatorul de afaceri Botoşani. Din punct de vedere cronologic, etapa B. SELECŢIA INIŢIATIVELOR INCUBATE este al doilea pas din cadrul celor 5 activităţi care marchează încheierea cu succes a unui ciclu de incubare, urmându-i etapei A. PREGĂTIREA ACTIVITĂŢII INCUBATORULUI DE AFACERI şi precedând etapei C. ADMISIA ÎN INCUBATOR. C. ADMISIA ÎN INCUBATOR În cadrul acestei etape antreprenorii selectaţi şi identificaţi în cadrul etapei anterioare vor fi invitaţi să semneze contractele de incubare. Înaintea semnării contractelor antreprenorii vor trebui să depună setul de documente care să teste eligibilitatea finală a acestora, respectiv documentele care să ateste personalitatea juridică pentru firmele nou create (cu respectarea criteriilor de eligibilitate menţionate), iar pentru cele înscrise în categoria afacerilor deja existente dovada îndeplinirii obligaţiilor de plată la bugetul de stat şi fondurile asociate. 8  INCUBATORUL DE AFACERI BOTOŞANI În vederea obţinerii şi depunerii acestor acte antreprenorii vor avea la dispoziţie un termen de maxim de 3 luni, în caz contrar în locul firmei care nu a reuşit să depună în termen documentaţia [...]