HCL 41/2021 Borca adoptată

ROMÂNIA JUDEŢUL NEAMT COMUNA BORCA GONSILIUL, LOCAL HOTĂRÂRE privind aprobarea nomenclatorului arhivistic al Primăriei comunei Borca şi Serviciile publice subordonate Consiliului Local Consiliul Local al comunei Borca, ] udețul Neamt; Avand in vedere: - referatul de aprobare nr. 290 / 13.01.2021 al Primarului Comunei Borca, d-l Petrica Ruscanu din care reiese necesitatea şi oportunitatea adoptării unei hotărâri privind aprobarea nomenclatorului arhivistic al Primăriei comunei Borca şi Serviciile publice subordonate Consiliului Local; - raportul de specialitate nr. 279 /12.01.2021 al Compartimentului Administrație Publică Locală din cadrul aparatului propriu al Primarului comunei Borca; - raportul favorabil al Comisiilor de specialitate al Consiliului local; Ținând cont de prevederile art.8, alin.(2) din Legea Arhivelor Naţionale nr.16/1996, republicată; În temeiul prevederilor art.129, alin.(1) și alin.(14), art. 139, alin.(1) şi ale art.196, alin.(1), lit.”a” din Ordonanţa de Urgenţă nr.57/2019 privind Codul administrativ, cu modificările şi completările ulterioare, HOTĂRĂȘTE: Art.1 - Se aprobă nomenclatorul arhivistic al Primăriei comunei Borca şi Serviciile publice subordonate Consiliului Local al comunei Borca, conform anexei care face parte integrantă din prezenta hotărâre. Art.2 - Cu data adoptării prezentei hotărâri orice dispoziție contrară se abrogă. Art:3 - Prezenta hotărâre poate fi atacată conform procedurii şi termenelor prevăzute de Legea nr.554/2004 a contenciosului administrativ, cu modificările şi completările ulterioare. Art.4 - Cu ducerea la îndeplinire a prezentei hotărâri se încredințează Primarul comunei Borca şi Compartimentul Administraţie Publică Locală. Art.5- Secretarul general al comunei Borca va comunica prezenta hotărâre autorităţilor şi persoanelor interesate. CONTRASEMNEAZĂ Secretarul general al Comunei Borca, Alecu Andries -u 09. P e ANDRE iRiuA Nr... Din..22:95......2021 Prezenta hotarare a fost adoptata astazi, cu un numar de Ju_ voturi pentru,voturi abtineri,_=_ voturi impotriva,_-_ din totalul de /4 consilieri prezenti. ROMÂNIA JUDEȚUL NEAMȚ PRIMĂRIA COMUNEI BORCA Se confirmă: ȘEFUL SERVICIULUI JUDEŢEAN AL ARHIVELOR NAȚIONALE NEAMŢ Prof. DANIEL PAVAL ENCLATORUL ARHIVISTIC Aprobat prin Hotărârea Consiliului Local nr. _b!_ din _28.05 2021 Denumirea 'Terierial Compartimentul dosarului (conţinutul pe scurt al problemei la care de pă Obs. e păstrare se refera documentul) 1. Acte decizionale, dispoziţii, norme tehnice, alte A. SECRETARIAT acte de dispoziție si corespondenta cu Instituția Permanent Prefectului, Consiliului Judeţean si ale organelor a o judeţene de specialitate ale administraţiei de stat 2. Registru de evidenta a Hotărârilor Consiliului Permanent Local 3. Lucrări ale şedinţelor Consiliului Local REIIE 4. Registru de evidenta a dispoziţiilor Point 5, Dispoziţiile ale primarului Fabia 6. Date si informaţii privind recensământul Permanent populaţiei si locuinţelor 7. Dosar arhiva ( nomenclatoare arhivistice, inventarele documentelor, procese verbale de indrumare si control, lucrari de selectionare a Permanent arhivei, si corespondenta aferenta cu Arhivele Naţionale 8. Registru pentru evidenta intrărilor — ieşirilor Permanent unităţilor arhivistice 9. Procese verbale privind consemnarea Permanent rezultatelor alegerilor si referendum-urilor 10. Studii, sinteze, programe si alte documente cu p A : si ia ermanent privire la perspectiva dezvoltarii economice si sociale a localităţii 11. Corespondenta speciala pentru primar (Guvern, Parlament, Prefectura, relatii cu alte state Permanent si institutii ale statului) 12. Registru de evidenta a stampilelor si sigiliilor Permanent 13. Regulament de organizare si funcţionare a Permanent aparatului de specialitate 14.Regulament de organizare si funcționare a Permanent Consiliului Local 15. Studii si propuneri cu privire la organizarea Permanent administrativ-teritoriala, schimbarea denumirii unor strazi, obiective istorice si turistice 16. Statutul localităţii. Monografia comunei Permanent 17. Documente si corespondenta pentru 30 ani c.s, deschiderea procedurii succesorale 18. Registru unic de control 30 ani C.$, 19.Registru de depozit arhiva 30 ani 20. Registru de intrare — iesire a corespondentei 15 ani 21. Declaraţii de avere 15 ani 22. Registru declaraţiilor de avere 15 ani 23. Declaraţii de interese 15 ani 24. Registru declaraţiilor de interese 15 ani 25. Adrese, comunicări, situaţii referitoare la incompatibilitatea aleșilor locali si funcționarilor A AȘ cae MN mi A i Ă 15 ani publici trimise si primite de la Organele ierarhice superioare si Agentia Nationala de Integritate 26. Dosare cu documentaţii depuse in vederea emiterii autorizaţiilor de funcţionare pentru 15 ani desfăşurarea activităţii de alimentaţie publica 27. Documente referitoare la organizarea si 3 3 A 15 ani desfăşurarea alegerilor/ referendum-urilor 28. Documente referitoare la organizarea 10 ani adunărilor publice, precum si lucrările acestora. 29. Cereri si răspunsuri cu privire la informaţii de 10 ani interes public Legea 554/2001 si Legea 52/2003 30. Registru informaţii de interes public 10 ani Legea 554/2001 si Legea 52/2003 31. Documente privind implementarea Strategiei 10 ani A A Ă ani Naţionale Anticorupţie 32. Corespondenta cu organizații, asociaţii, 10 ani fundaţii, instituţii, servicii publice, persoane juridice si persoane fizice privind activitatea de secretariat 33. Procese verbale de control privind activitatea 10 ani c.s de secretariat ai 34. Condica de corespondenta interna/externa 5 ani B. STARE CIVILA : Permanent După 1. Registrele acte de naştere 100 de ani se predau la 2. Registrele acte de căsătorie Permanent Arhivele 3. Registrele acte de deces Permanent Naţionale 4. Inventarul registrelor si actelor de stare civila Permanent Permanent După 50 ani se 5. Dosare certificate de divorţ ran Naţionale 6. Registru de evidenta a certificatelor de divorț Permanent 7. Situaţii statistice referitoare la activitatea de Permanent stare civila | 8. Coduri numerice personale 100 ani 9. Procese-verbale de predare primire a 50 ani registrelor si a actelor de stare civila 10. Acte primare pentru înregistrarea nașterii 50 ani (inclusiv sentințe de adopție, pentru înregistarea tardiva a naşterii, documentaţia pentru transcrieri sau reconstituiri de acte) si întocmirea actelor in situaţii speciale 11. Acte primare pentru înregistrarea căsătoriei 50 ani (inclusiv documentații pentru transcrieri sau reconstituiri de acte) si întocmirea actelor in situaţii speciale 12. Acte primare pentru înregistrarea decesului 50 ani (inclusiv documentații pentru transcrieri sau reconstituiri de acte) si întocmirea actelor in situaţii speciale 13. Documente primare care au stat la baza 50 ani înscrierii pe actele de stare civila a unor modificări in statutul civil al unei persoane (inclusiv acte referitoare la cetățenie 14. Evidenta reactualizata a certificatelor de stare 30 ani civila dispărute in alb 15. Registru de evidenta a certificatelor eliberate 30 ani 16. Instrucţiuni primite de la instituții 30 ani coordonatoare privind desfăsurarea activitătii de stare civila 17. Registru intrare - ieşire stare civila 15 ani C.S. 18. Registru intrare - ieşire a certificatelor de 15 ani C.S. divorţ 19. Corespondenta cu Direcția Judeţeana de 10 ani Evidenta Persoanelor, Primarii, Politia si alte instituţii referitoare la activitatea de stare civila 20. Registru de evidenta a livretelor de familie 10 ani 21. Procese verbale de control pe linie de stare 10 ani C.s. civila 22. Adrese privind predarea unor documente (buletine/cărți de identitate, buletine statistice livrete militare si certificate de stare civila anulate in timpul completării). Comunicări referitoare la statutul civil al persoanelor sub 14 ani 5 ani 23. Cereri si adrese pentru eliberarea duplicatelor 5 ani certificatelor de stare civila (inclusiv extrase entru uz oficial si alte anexe) 24, Adrese si comunicări de menţiuni 5 ani Permanent C. FOND FUNCIAR | 1. Documente referitoare la aplicarea legilor fondului funciar 2. Registre speciale privind evidenţa Permanent cererilor/solicitărilor la legile fondului funciar 3.Registru hotărâri ale comisiei comunale de Permanent stabilire a dreptului de proprietate privata asupra terenurilor 4. Registru de evidenţă a titlurilor de proprietate Permanent 5. Procese — verbale de punere in posesie a Permanent proprietarilor, titluri de proprietate. Tabele de parcelare . Hotarari ale comisiei comunale si judetene privind stabilire dreptului de proprietate privata asupra terenurilor. Cereri privind constituirea dreptului de proprietate, reconstituire 6.Cereri si documente privind acordarea de masuri 30 ani c.s reparatorii; Legea nr. 112/1995 i: 7. Corespondenta cu Comisia Judeţeana de stabilirea dreptului de proprietate, Instituţia Prefectului Judeţului Neamţ referitoare la 30 ani aplicarea legilor fondului funciar, reconstituirea dreptului de proprietate D. JURIDIC 1. Sentinţe judecătoreşti ramase definitive Permanent 2. Registru de cauze civile si penale 50 ani 3. Registrul cauze fond funciar 50 ani 4. Registru contracte avizate juridic (concesiune, 50 ani PE a ani achiziții) 5. Cereri de chemare in judecata, citaţii, întâmpinări si alte acte referitoare a litigii in care 30 ani A : ani comuna este parte si corespondenta cu instanțele de Judecata. 6. Corespondenta cu parchete, notari, instanţe, politie, birouri executori judecătoreşti, avocați 10 ani insolventa si alte organe 7. Mandate executare munca in folosul comunității 10 ani 8. Adeverinţe cu suprafețele de teren care nu se afla 10 ani in zona cooperativizata 9. Scrisori, sesizări, petiţii, propuneri ale cetățenilor 10 ani 10. Registru de evidenta scrisori, sesizări si petiţii 10 ani E. RESURSE UMANE 1. Structura organizatorica, state de funcţii pentru personalul din cadrul primăriei, _| organigrama _ i Permanent 2. Registru de evidenta a funcţionarilor publici Permanent Si in format electronic 3. Dosare profesionale ale funcţionarilor publici 70 ani 4. Dosare personale ale personalului contractual (contracte de muncă şi alte documente referitoare la angajare, modificarea, suspendarea, încetarea raportului de muncă) 70 ani 5. Corespondenta cu sindicatele privind acordul | colectiv si legislaţie referitoare la acestea 10 ani 6. Rapoarte, documente privind consiliere etica si monitorizare a respectării normelor de conduita 10 ani 7. Instrucţiuni proprii, tematici, masuri si fise de evaluare referitoare la activitatea de securitate si sănătate in munca 10 ani 8. Tematici, programe, grile pentru participarea la cursurile de pregătire si formare profesionala pentru funcționari publici si personal contractual, materiale informative cu privire la munca in străinătate 10 ani 9. Procese verbale, referate si alte documente referitoare la examene pentru promovarea in gradul profesional imediat superior si numire după perioada de stagiu 10 ani 10. Procese verbale, referate si alte documente referitoare la concursuri/examene pentru ocuparea unor funcţii publice sau contractuale 10 ani 11. Corespondenta, adese cu Agenţia Naţională a Funcţionarilor Publici, Consiliul Judeţean, Instituţia Prefectului cu privire la funcția publică, reorganizarea instituției sau autorităţii publice si cu privire la numărul maxim de posturi 10 ani 12. Procese verbale ale organelor de control 10 ani C. s. 13. Cereri, avize privind promovarea funcționarilor publici si personalului contractual 5 ani 14. Fise de aptitudini pentru salariați eliberate de medicina muncii 5 ani 15. Date si informaţii privind programarea si efectuarea concediilor de odihna, fără plată si recuperări. 5 ani 16. Condică de prezență 3 ani F. REGISTRUL 1. Registre agricole Permanent AGRICOL 2. Centralizatorul registrelor agricole Permanent 3. Recensământul general agricol | Permanent | | 4. Dosare privind masuri de reglementare a vânzării cumpărării terenurilor agricole situate in Permanent extravilan conform Legii 17/07.03.2014 5. Contracte arendare 30 ani IN 6. Registru de evidentă a contractelor de arendare 30ani | — 7. Certificate si procese verbale pentru atestare C.s. ca petentul este cunoscut ca proprietar, 30 ani Anexa 1 si 2 8. Declaraţii, cereri, comunicări şi alte documente 30 ani referitoare la înscrierea de date în registrele agricole, luare in spaţiu 9. Registru de evidenta a atestatelor de producător 30 ani 10. Registrul de evidentă a carnetelor de 30 ani comercializare a produselor din sectorul agricol | | ] 11. Declaraţii si adeverințe eliberate pentru Agenţia 10 ani [| | — de Plăti si Inspecţie pentru Agricultură (APIA) 12. Corespondenţă, adrese, norme metodologice, 10 ani ordonanțe de urgenţă primite şi trimise de | Direcţia Generală pentru Agricultură Neamţ rivind registrul agricol | 13. Evidenta certificatelor de producător agricol HE 5 ani | 14. Declaraţii date de cetăţeni pentru întocmirea | 5 ani | | registrului agricol 15. Adeverințe eliberate pe baza datelor din Sani registrele agricole 16. Cereri marcări material lemnos de pe 5 ani proprietăți G. URBANISM 1. Certificate de urbanism Permanent 2. Registrul de evidenta a certificatelor de Permanent urbanism 3. Autorizaţii de construcţii şi demolare (proiecte Permanent tehnice, acorduri, avize, fişe scrise şi desenate, declaratii pentru regularizarea taxelor) | 4. Registrul de evidenta a autorizaţiilor de | Permanent | ] construire 5. Schițe de sistematizare, studii de amplasament, avize, fişe scrise si desenate in legătura cu folosirea terenurilor 6. Planuri urbanistice generale (PUG), Planuri pm | Permanent | urbanistice de detaliu (PUD), Planuri urbanistice zonale (PUZ) 7. Procese verbale de recepție finala, cartea tehnică Permanent a construcţiei 8. Registru de evidenta a proceselor verbale de Permanent recepție finală construcţii 9. Avize emise de primar pentru certificate de Permanent urbanism si autorizații de construire eliberate de Consiliul Judeţean 10. Certificate de atestare construcţii | Permanent | 11. Documente referitoare la acordarea unor Permanent suprafeţe de teren tinerilor căsătoriți pentru construirea unei locuinţe proprietate personală în baza legii 15/2003 12. Dosare protocol de predare — primire de terenuri, schimburi si înstrăinări Permanent | LL ÎL |] 13. Registru cadastral al comunei si anexele sale Permanent hărți, planuri cadastrale). 14. Dări de seama statistice privind construcţiile Permanent | înaintate la Direcţia de Statistică 15. Situaţii statistice privind construcţiile înaintate la Inspectoratul Judeţean de Stat in Construcții 16. Note de inspecții si control întocmite de | Permanent Inspectoratul de Stat in Construcţii Neamţ. 17. Certificate neapartenență teren in domeniul 30 ani | C.$, ublic si privat 18. Situaţii, avize, adrese, statistici privind 15 ani ] C.$ urbanismul 19. Corespondenta cu Consiliul Judeţean, 15 ani C.s. Inspectoratul de Stat in Construcţii, Prefectura Judeţului Neamţ, persoane fizice si juridice referitoare Ia activitatea de urbanism 20. Certificate de nomenclatura stradala I0ani | Cs. 21. Adeverinţe construcții ( autodemolare) pentru 10 ani C. $. Oficiul de Cadastru si Publicitate Imobiliara H. | 1. Dări de seamă contabile şi situații statistice Permanent FINANCIAR — anuale CONTABIL 2. Buget aprobat Permanent | 3. Registrul inventar mijloace fixe Permanent | 4. State de plată si centralizatoare state de plata 50 ani 5. Rapoarte, fise de identificare si analiza, 50 ani rograme de audit [& Documente privind evidenţa şi mişcarea | 10 ani mijloacelor fixe şi a obiectelor de inventar. 7. Dări de seamă şi situaţii statistice semestriale, | 10 ani | trimestriale, lunare, balanţe de verificare juridice $; Corespondenţă privind masa impozabilă aflată sub sechestru 15 ani 8. Sistemul electronic de raportare a situaţiilor 10 ani financiare din sectorul public/FOREXEBUG (buget, raportări lunare, rapoarte de execuţie, financiare, extrase de cont, note contabile corecţii) 9. Documente privind întocmirea proiectului de | 10 ani | buget local și a planurilor de venituri şi cheltuieli. 10. Extrase de cont privind cheltuielile de personal, | 10 ani | 7 materiale, investiţii | 11. Contul de execuţie al bugetului local. | 10 ani ] _] 12. Declaratia 112 (privind obligatiile de plata a 10 ani contributiilor sociale, impozitul pe venit si evidenta nominala a persoanelor asigurate), 100 (privind obligatiile de plata la bugetul de stat). 13. Monitorizarea cheltuieli de personal 10 ani | _] E Planificări plaţi pe decade conform 10 ani | ] Ord. 2281/2009 15. Procese verbale verificări gestionare INI 10ani | _] 16. Corespondenta contabila cu Direcţia Generala a 10 ani ] Finanţelor Publice, Curtea de Conturi, Trezoreria | rivind cheltuielile 17. Registrul vize control financiar preventiv 10 ani | (C.F.P.) 18. Copii CEC - uri 5 ani I. TAXE SI 1. Documente privind înregistrarea, radierea si Permanent IMPOZITE evidenta vehiculelor care nu sunt supuse înmatriculării |_ 2. Contracte de concesiune/închiriere bunuri din | Permanent domeniul public/privat 3. Registrul de rol unic 30 ani | In format electronic 4. Matricola impozite si taxe persoane fizice si 30ani | Roman si cu alte primarii privind înstrăinarea/radierea vehiculelor supuse înmatriculării 9. Decizii de impunere persoane fizice si juridice 6. Declaraţii persoane fizice ] 10 ani 7. Declaraţii persoane juridice | 10 ani 8. Documente si corespondenta cu Registrul Auto 10 ani 10 ani 10. Documente executare silită (somaţii, titluri 10 ani executorii, popriri) 11. Liste de rămăşiţe debitori. 10 ani 12. Borderouri de debite si scăderi. 10 ani 13. Registre de casa si anexe 14. Contracte prestări servicii | | | esf — 8 15. Documente referitoare la taxe salubrizare 10 ani 16. Documente privind eliberarea autorizaţiei de 10 ani alimentaţie publica/acord de funcţionare 17. Corespondenta cu persoane fizice si juridice 10 ani rivind veniturile, adrese, comunicări _ _ 18. Corespondenta cu executori judecătorești, 10 ani Agenţia Naţională de Administrare Fiscala _referitoare la bunurile persoanelor fizice si juridice | | 19, Amenzi/imputaţii încasate 5 ani | 20. Amenzi transformate in munca in folosul Sani | comunităţii trimise la Judecătorie 21. Borderouri debit/scădere si confirmări amenzi 5 ani | 22. Înştiinţări de plata 5 ani | 23. Certificate de atestare fiscala si cereri pentru 5 ani eliberarea acestora 24. Cereri si documente scutiri impozite si taxe S ani | locale 25. Documente privind persoanele declarate Sani | insolvabile (adeverințe, declaraţii) 26. Documente aferente restituirilor compensărilor 5 ani | | si viramentelor interne [27, Facilităţi fiscale persoane fizice si juridice S ani = 28. Rapoarte audit intern, Curtea de Conturi si 5 ani alte acte de control 29. Ordine, instrucțiuni, regulamente » Proceduri si 5 ani | legislaţie referitoare la impozite si taxe | 30. Evidenta imprimatelor cu regim special 5 ani | Cotoare registre de casa, chitanţiere, bonuri de 5 ani consum, chitanțe calculator | 32. Foi de parcurs si evidenta combustibil 5 ani J. ACHIZITII 1. Contracte concesiune si inchiriere teren Permanent PUBLICE SI proprietate publica si folosinta gratuita IMPLEMENTARE |_____ PROIECTE E: Procese verbale — licitatii, bunuri apartinand Permanent domeniului public si privat. 3. Inventarul domeniului public si privat al Permanent comunei 4. Proiecte cu finanțare din fonduri europene, Permanent studii de fezabilitate 5. Proiecte guvernamentale cu finanţare din Permanent fonduri de la Guvernul României , studii de fezabilitate 6. Proiect cu finanțare din bugetul local, studii de Permanent | fezabilitate a L 7. Programe naţionale, studii de fezabilitate Permanent | — 8. Strategie - program anual al achiziţiilor publice Permanent si procedura achiziţiei prin cumpărare directă 9. Contracte vanzare-cumparare, concesiune şi 50 ani | închiriere t [...]