HCL 11/2018 Băișoara adoptată

ROMANIA COMUNA BAISOARA -Consiliul local — HOTARAREA nr._//_ din 16.02.2018 privind aprobarea nomenclatorului arhivistic pentru documentele create de compartimentele din cadrul aparatului de specialitate al primarului Comunei Baisoara . Consiliul Local al Comunei Baisoara, intrunit in sedinta ordinara din data de 16 februarie 2018, Analizand prioiectul de hotarare privind aprobarea nomenclatorului arhivistic ; avand in vedere : - Expunerea de motive a viceprimarului comunei Baisoara inregistrata sub nr. 449 din 15 februarie 2018. -referatul intocmit de d-na Tehei Liliana , referent , inregistrat sub numarul 450 din 15.02.2018. -avizul favorabil al comisiei de specialitate nr. 3 a consiliului local; -prevederile art.8 alin (2) din Legea nr. 16/1996 privind Arhivele Nationale cu modificarile si completyarile ulterioare . In baza art. 36 alin (9) din Legea nr. 215/2001, Legea administratiei publice locale cu modificarile si completarile ulterioare ; In temeiul art.45 alin (1) si (2) coroborat cu art 115, lit. "b” al Legii nr. 215/2001, Legea administratiei publice locale modificata si completată ; HOTARASTE: Art.. Se aprobă nomenclatorul pentru documentele create in cadrul Primariei Comunei Baisoara conform anexei nr. 1 , care face parte integranta din prezenta hotarare . Art. 2. Cu ducerea la indeplinire a prezentei hotărâri se încredinţează secretarul comunei si d-na Tehei Liliana referent, responsabil arhiva . Art.3. Prezenta se comunica , prin grija secretarului comunei , Institutiei Prefectului Judetului Cluuj , Directiei Judetene a Arhivelor Nationale si-va fi adusa la cunostiinta publica . Cpt N CSA Consilieri in exercitiu: 11; Consilieri prezenti: / (4) Contrasemneaza , Secretar loan ROSA 4 ROMANIA Anexa nr...... ] eee ARN JUDETUL CLUJ | COMUNA BAISOARA HCL-ar. 44 al 44 309:.2079 CONSILIUL LOCAL NOMENCLATOR ARHIVISTIC AL DOCUMENTELOR CREATE DE COMPARTIMENTELE DIN CADRUL PRIMARIEI COMUNEI BAISOARA SI SERVICIILE PUBLICE DIN SUBORDINEA CONSILIULUI LOCAL Aprobat prin Hotararea Consiliului Local nr... nene COMPAR- Denumirea dosarului(continutul pe scurt | Termenul | Observa- TIMENTE al problemelor la care se refera) de tii pastrare A. 1.Registrul unic de control. Permanent SECRETARIAT, ADMINISTRA- TIE LOCALA DE STAT 2.Monitor (buletin) oficial Permanent 3.Hotarari,decizii,ordine,dispozitii ale Permanent Consiliului Judetean si Prefecturii precum si alte organe centrale si judetene „alte precizari cu character normative. 4.Documente referitoare la organizarea si Permanent desfasurarea alegerilor generale si locale si constituirea Consiliului Local. 5.Lucrari privind organizarea de Permanent referendum, liste electorale permanente,date si informatii referitoare la recensamantul populatiei si al locuintelor. 6.Dosare speciale ale sedintelor Consiliului | Permanent Local. 7.Activitatea comisiilor de specialitate. Permanent 8.Dosarele hotararilor Consiliului Permanent Local,procese verbale si alte materiale prezentate in sedintele Consiliului Local. 9.Dosarul dispozitiilor primarului si actele | Permanent care stau la baza emiterii acestora. 10.Registru de evidenta si numerotare hotarari si dispozitii. Permanent 11.Regulament de functionare al Consiliului Local si statutul unitatii administrative-teritoriale. Permanent 12.Lucrari si alte documente privind parteneriatul cu organizatiile guvernamentale si neguvernamentale. 20 ani CS 13.Monografia unitatii administrativ- teritoriale si documente privind organizarea administrativ- teritoriala. Permanent 14.Registru de intrare- iesire documente secrete. 35 ani 15.Documente referitoare la organizarea si desfasurarea adunarilor publice. 16.Documente privind organizarea si functionarea sistemului de paza si ordine publica. 5 ani 17.Corespondenta privind organizarea,functionarea si sprijinirea activitatii de invatamant,cultura,sanatate, sport,agreement,culte. Permanent 18.Reclamatii,sesizari,propuneri,cereri ale cetatenilor,corespondenta si raspunsuri in legatura cu aceasta,audiente. 10 ani 19.Inventarele documentelor intocmite pe termene de pastrare, predate la arhiva si procesele verbale aferente. Permanent 20.Registru pentru evidenta stampilelor si sigiliilor. Permanent 21.Documente intocmite de organele de control si indrumare. 10 ani 22.Documente privind organizarea si functionarea sistemului PSI. 5 ani 23.Adeverinte,certificate,dovezi eliberate cetatenilor,corespondenta in legatura cu situatia economica si materiala a unor persoane. 5 ani 24.Situatii si dari de seama. Diverse. Permanent 25.Registrul de intrare si iesire al documentelor. 20 ani CS 26.Corespondenta cu autoritati ale administratiei publice centrale judetene,alte institutii publice,agenti economicisi personae fizice. 10 ani B. 1.Dispozitii si ordine ale institutiilor Permanent PROTECTIE statului in legatura cu activitatea de SOCIALA SI asistenta sociala. ASISTENTA MEDICALA COMUNITARA 2.Evidenta persoanelor cu handicap si a 70 ani CS asistentilor personali. 3.Dosare anchete ajutor social. 10 ani 4.Dosar ajutor de incalzire. 10 ani 5.Dosar anchete grad de 10 ani CS handicap,rapoarte. 6.Alocatie complementara. 10 ani 7.Borderouri,alocatie de stat si 10 ani indemnizatie copil. 8.D.G.A.S.P.C.-fisa de 10 ani CS monitorizare,rapoarte. 9.Registru evidenta. 10 ani Dupa incheiere 10.Pontaje. Sani 11.Corespondenta in legatura cu 5 ani activitatea de asistenta sociala. 12.Dosare pentru acordarea ajutorului de | 5 ani urgenta,acordare sprijin financiar pentru constituire familie si trusou nou-nascuti. 13.Documente privind exercitarea Permanent atributiilor de autoritate tutelara. 14.Inventarele dosarelor intocmite pe Permanent termene de pastrare, predate la arhiva si procesele verbale aferente. 15.Corespondenta asistenta medicala 10 ani comunitara. 16.Studiu sociologic,planuri de activitate | 10 ani practice si socializare. 17.Registru tratament,consultatii,de 10 ani Dupa evidenta a starii de sanatate si educatie incheiere sanitara. 18.Referate,adrese,avize,statistici. 3 ani c; 1.Instructiuni,ordine si dispozitii care 15 ani STARE CIVILA. | reglementeaza activitatea de stare civila 2.Corespondenta stare civila,proces verbal | 10 ani de predare-primire a registrelor si actelor de stare civila,extrase pentru uzul organelor de stat. 3. Acte care au stat la baza inregistrarii Permanent nasterii.Certificate medicale constatatoare de nastere,sentinte judecatoresti de inregistrare tardiva a nasterii,sentinte de adoptie,declaratii de recunoastere sau cu privire la nume,transcriere acte de nastere. 4. Acte care stau la baza inregistrarii casatoriei,declaratii de casatorie si transcriere. Permanent 5.Acte care stau la baza inregistrarii decesului,certificate madicale constatatoare a decesului,sentinte judecatoresti de declarare a mortii prezumate si transcriere. Permanent 6.Cereri si adrese privind eliberarea de certificate si dovezi de stare civila (nastere,casatorie si decese). Sani 7.Dispozitii si acte care au stat la baza rectificarii actelor de stare civila. Permanent 8.Documente care au stat la baza desfacerii casatoriei pe cale administrative. Permanent 9.Documente care au stat la baza inscrierii pe actele de stare civila a unor modificari in statutul civil al persoanelor in cauza;sentinte judecatoresti si certificate | de desfacere a casatoriei,declaratii de recunoastere ulterioare inregistrarii nasterii,sentinte judecatoresti de tagada a paternitatii,de stabilire a filiatiei,de incuviintare a purtarii numelui,de desfacere a adoptiei,dispozitii de schimbare a numelui,adrese de renuntare de retragere sau dobandire a cetateniei,sentinte judecatoresti de completare si anulare a actelor de stare civila. Permanent 10.Documente si evidente cu privire la atribuirea, inscrierea si gestionarea CNP. Permanent 11.Registrele actelor de stare civila(nasteri,casatorii,decese). Permanent 12.Registrul de evidenta al certificatelor de stare civila. Permanent 13.Registrul de intrari-iesiri privind corespondenta de stare civila. Permanent 14.Opisuri alfabetice ale actelor de stare civila. Permanent 15.Registrul de procese verbale de indrumare si control si situatii statistice privind activitatea de stare civila. 10 ani 16.Borderouri cu predarea buletinelor statistice, a buletinelor de identitate a celor decedati,a livretelor militare ce se depun la Evidenta Populatiei,centre militare si Directia de Statistica.Certificate de stare civila anulate. 5 ani 17.Inventarele dosarelor intocmite pe termene de pastrare, predate la arhiva si procesele verbale aferente. Permanent D. ACTIVITATE JURIDICA 1.Documentatia privind cauzele civile,penale,economice,de munca si contencios administrativ in care Consiliul Local si Primaria au calitate de parte in litigiu.Corespondenta. 30 ani CS 2.Hotarari definitive ale instantelor de judecata. Permanent 3.Cereri pentru intocmirea actelor notariale ce sunt in competenta primariilor. 10 ani 4.Registrul de evidenta al actelor notariale. Permanent 5.Succesiuni. Permenent 6.Documente privind exercitarea drepturilor si obligatiilor ce revin comunei in calitate de persoana juridica. Permenent 7.Evidenta documentelor primare pentru deschiderea procedurii succesorale. 10 ani 8.Inventarele dosarelor intocmite pe termene de pastrare, predate la arhiva si procesele verbale aferente. Permanent E. PROGRAMA- REA SI COORDONA- REA ACTIVITATII ECONOMICO- SOCIALE, ACTE DE COMERT SI PRESTARI SERVICII 1.Dosarele proiectelor de investitii din fonduri nerambursabile. Permanent 2.Studii,strategii,prognoze,programe de Permanent dezvoltare a localitatii. 3.Documentatii privind obtinerea de fonduri (nerambursabile) pentru dezvoltarea economica si sociala a comunei. Permanent 4.Documentatii tehnice si alte acte privind investitiile,intretinerea si dezvoltarea lucrarilor de gospodarire comunala:apa,canal,energie electrica,salubrizare etc. Permanent 5.Plan anual de achizitii publice(inclusiv note justificative sau note interne)privind actualizarea P.A.A.P. Permanent 6.Achizitii publice.Dosarul achizitiei privind atribuirea contractelor (organizarea licitatiilor,adjudecarea executiei lucrarilor,facturi „contracte de lucrari,servicii). 10 ani CS 7.Dosarul achizitiei privind executia lucrarilor(proces verbal de receptie). 10 ani CS 8.Dosarul achizitiei de furnizare de produse. 10 ani 9.Actele Asociatiei de Dezvoltare Intercomunitara. 10 ani CS 10Corespondenta cu organele centrale(A.N.A.P. ,S.E.A.P.),locale si operatori economici. 5 ani 11.Situatii,rapoarte privind achizitiile publice. 5 ani CS 12.Inventarele documentelor intocmite pe termene de pastrare, predate la arhiva si procesele verbale aferante. Permanent F. ACTIVITATE DE PERSONAL 1.Registrul de evidenta al angajatilor primariei. 70 ani 2.Dosare personale, Legea 76/2002 70 ani 3.Documente privind activitatea de personal,state de functii,dispozitii,adrese ANAF,numire si eliberare din functie a personalului aparatului propriu al primarului. 70 ani 4.Regulamentul de functionare al serviciilor publice. Permanent 5.Dosar contract colectiv de munca. Permanent 6.Documentatia concursurilor pentru 10 ani ocuparea posturilor vacante,dosarele candidatilor si promovare grad. 7.Adeverinte,certificate eliberate la cerere functionarilor publici si a personalului contractual. 10 ani 8.Planificarea si replanificarea concediilor de odihna. Sani 9. Condica de prezenta si pontajul. 4 ani 10.Inventarele dosarelor intocmite pe termene de pastrare, predate la arhiva si procesele verbale aferente. Permanent G. ACTIVITATE DE URBANISM AMENAJAREA TERITORIULUI GOSPODARIE COMUNALA SI PROTECTIA MEDIULUI 1.Studii,avize,acorduri,proiecte si alte documente referitoare la organizarea teritoriului. Permanent 2.Cartea tehnica a constructiilor din domeniul public si privat. Permanent 3.Documentatii si acte privind denumirea de locuri publice,strazi,institutii. Permanent 4.Certificate de urbanism,avize si documentatia privind eliberarea acestora,autorizatii pentru executarea si desfiintarea acestora. Permanent 5.Planuri de amenajare a teritoriului,planuri urbanistice generale,zonale,de detaliu,avize si alte lucrari de amenajare a teritoriului. Permanent 6.Registrul de evidenta al certificatelor de urbanism si al autorizatiilor. Permanent 7.Evidenta matricola cladiri si terenuri. Permanent 8.Program, studii si alte documente privind protectia mediului,salubrizarea si buna gospodarire a comunei,date si informatii privind constructia si intretinerea drumurilor,strazilor precum si amenajarea cursurilor de apa. 25 ani 9.Date si informatii(corespondenta) privind prevenirea efectelor fenomenelor meteorologice periculoase si dezastrelor. 25 ani 10.Evidenta spatiilor comerciale la Legea nr. 550/2003 .Notificari,situatii si Permanent corespondenta cu autoritatile administratiei publice judetene si alte institutii privind aplicarea Legii nr.550/2003. 11.Inventarele dosarelor intocmite pe termene de pastrare, predate la arhiva si procesele verbale aferente. Permanent H. ACTIVITATE DE AGRICULTU- RA,SILVICUL- TURA SI FOND FUNCIAR 1.Registrul cadastral al comunei,evidenta cadastrala,folosirea terenurilor agricole si evidenta lucrarilor de imbunatatiri funciare. Permanent 2.Lucrari privind completarea si conducerea registrului agricol,situatii statistice privind balanta teranurilor agricole A.G.R.-ul,dari de seama privind registrul agricol. Permanent 3.Registrul de evidenta al contractelor de inchiriere si concesionare al terenurilor agricole. Permanent 4.Evidenta suprafetelor si a proprietarilor de padure si pasune,personae fizice,date informatii si evidenta terenurilor intravilane,proprietatea Consiliului Local si proprietate publica a statului. Permanent 5.Recensamantul general agricol si al animalelor.Dari de seama. Permanent 6.Evidenta fondului silvic si exploatarea masei lemnoase. Permanent 7.Evidenta beneficiarilor de material lemons,administrare paduri,documente privind circulatia materialului lemons. 10 ani CS 8.Procese verbale ale comisiei locale de aplicare a legii fondului funciar si alte documente privind activitatea comisiei,procese verbale de punere in posesie,parcelari(copii),harti si documente privind limita intravilanelor si hotararilor administrative. Permanent 9.Documentatii privind reconstituirea dreptului de proprietate asupra terenurilor(Legea 18/1991). Permanent 10.Registrul de intrare-iesire a cererilor depuse pentru reconstituirea si Permanent constituirea drepturilor de proprietate asupra terenurilor arabile in baza legii fondului funciar. 11.Registrul de evidenta al inmanarii titlurilor de proprietate. Permanent 12.Cereri impreuna cu documentatia aferenta pentru aplicarea Legii fondului funciar. Permanent 13.Anexe intocmite in baza Legii fondului funciar. Permanent 14.Situatii si corespondenta privind aplicarea Legii fondului funciar. Permanent 15.Hotarari si referate ale Consiliului Judetean de fond funciar. Permanent 16.Statistici si alte documente privind fondul funciar. 50 ani 17.Registrul de evidenta al certificatului de producator. 50 ani 18.Evidenta subventiilor acordate agricultorilor. 30 ani CS 19.Documente privind procedura de instrainare a terenului agricol din intravilan si extravilan,a terenurilor cu vegetatie forestiera. 30 ani 20.Evidenta lucrarilor de intretinere si amenajare a pasunilor,organizarea pasunatului si a padurilor. 15 ani CS 21.Dosare,cereri certificate de producator,contracte de pasunat. 10 ani 22.Programe,prognoze,studii privind agricultura inclusiv agricultura ecologica si documente privind pagubele produse la culturile agricole de catre fenomenele meteorologice si animale salbatice. 10 ani CS 23.Bilete de adeverire a proprietatii si sanatatii animalelor si adeverinte cu date din registrul agricol. 5 ani 24.Inventarele dosarelor intocmite pe termene de pastrare, predate la arhiva si procesele verbale aferente. Permanent IL. ACTIVITATE DE EVIDENTA MILITARA, PROTECTIE CIVILA, 1.Plan de aparare si de organizare a protectiei civile(plan de analiza si acoperire a riscurilor,de evacuare,de interventie in cazul producerii unor dezastre naturale,etc.) Permanent SERVICIUL VOLUNTAR SITUATII DE URGENTA SI POLITIE LOCALA 2.Evidenta recrutilor incorporabili,corespondenta cu Comandamentul Militar Judetean,exercitarea atributiilor pe linia organizarii apararii nationale. Permanent 3.Evidenta veteranilor de razboi,a invalizilor,vaduvelor si orfanilor de razboi,corespondenta in legatura cu acestia,eroi ai revolutiei. Permanent 4.Corespondenta,note,informari pe linie de protectie civila. 10 ani Ș.Planuri de interventie,sinteze,rapoarte operative,acte de verificare si constatare. 10 ani 6.Corespondenta,informari SVSU. 10 ANI 7.Plan de interventie,documente de planificare,coordonare si conducerea formatiunilor SVSU.Documente de gestiune,stingatoare,hidranti,alte materiale. 10 ani 8.Procese verbale de control,rapoarte de interventie. 10 ani 9.Documente privind politia locala. 50 ani CS 10.Inventarele dosarelor intocmite pe termene de pestrare, predate la arhiva si procesele verbale aferente. Permanent J. BUGET, FINANTE,CON- TABILITATE 1.Instructiuni,precizari,privind activitatea financiara,corespondenta. Permanent 2.Inventarul si documentele privind administrarea si valorificarea bunurilor si valorilor din domeniul public si privat al comunei. Permanent 3.Dari de seama statistice cu privire la activitatea economico-sociala din comuna,date si informatii privind forta de munca si salarizarea aparatului propriu sau a unitatilor de subordonare locala | (situatii privind monitorizarea cheltuielilor Permanent 10 de personal). 4.Bugetul anual,proiectul de buget si bugetul propriu aprobat,contul de executie si rectificari bugetare. Permanent 5.Bilanturi anuale,dari de seama contabile anuale. Permanent 6.Plan de venituri si cheltuieli,mijloace de autofinantare si din alte fonduri legal constituite. Permanent 7.State de plata. 50 ani 8.Documente privind auditul financiar al Camerei de Conturi Cluj-Napoca. 10 ani 9.Registrul jurnal,inventar,Cartea Mare,de rol unic,de evidenta a veniturilor,cheltuielilor si imprimatelor cu regim special. 10 ani 10.Acte de banca(incasari si plati curente,plati restante),acte trezorerie(extras de cont,dispozitii de incasare,ordine de plata). 10 ani 11.Note de receptie,fise de magazine, lista inventar annual. 10 ani 12.Balante de verificare(sintetice si analitice). 10 ani 13..Acte de casa,registru de casa,cecuri,chitante,deconturi deplasari,cheltuieli gospodaresti,dispozitii de plata,borderouri,referate,foi de varsamant,facturi furnizori,bonuri de consum. 10 ani 14.Bilanturi trimestriale si lunare,dare de seama contabila trimestriala. 5 ani 15.Dosare corespondenta,raspunsuri,adrese legate de impozit,referate pentru materiale si consumabile,adeverinte. 5 ani 16.Dispozitii bugetare,cereri,borderouri,note justificative privind deschiderea/retragerea creditelor bugetare. 10 ani 17.Declaratii(sanatate,somaj,etc.),fise fiscale. 10 ani 18.Amenzi,confirmari debite,adrese,instiintari de plata,somatii,extrase de rol.Evidenta debitelor si creditelor. Sani li 19.Dosar pentru radiere/impunere taxe mijloace de transport personae fizice,declaratii impunere,scutiri impozite. 10 ani 20.Dosare cheltuieli materiale. 10 ani 21.Situatii cu privire la incasarea veniturilor proprii si din alte surse de finantare(venituri,subventii)). 10 ani 22.Fise contabile si sintetice,note contabile note justificative,ordonantari de plata.Situatia angajamentelor din care rezulta cheltuieli pentru investitii publice si a creditelor bugetare aferente si alte situatii. 10 ani 23.Lista cu platile pentru incalzire etc. 10 ani 24.Proces verbal de control. 10 ani 25.Evidenta matricola auto,cladiri. 20 ani 26.Copii contracte prestari servicii si contracte reparatii curente,reparatii capitale. 5 an [...]