HCL 38/2014 Băcani adoptată

ROMANIA JUDETUL VASLUI CONSILIUL LOCAL AL COMUNEI BACANI HOTARAREA NR. 38 DIN 30.06.2014 Privind aprobarea Regulamentului de organizare a evidenţei şi circulaţia actelor a aparatului de specialitate a primarului Având în vedere: - Referatul întocmit de primar şi secretarul comunei Bacani înregistrat sub nr. - Expunerea de motive a domnului primar - Luând în considerare Avizele favorabile ale Comisiilor de specialitate ale Consiliului local Bacani. - prevederile art.3 din Legea nr.544/2001 privind liberul acces la informatiile de interes public; - tinand cont de prevederile Hotararii Guvernului Romaniei Nr. 585 din 13 iunie 2002 pentru aprobarea Standardelor naţionale de protecţie a informaţiilor clasificate în România; - prevederile art.1,art.2,art,4,art.6 si art.12 din Ordonanta Guvernului Romaniei Nr. 27 din 30 ianuarie 2002 privind reglementarea activităţii de soluţionare a petiţiilor, aprobata cu modificari prin Legea nr.233/2002; - In temeiul art. 36 alin.1 , alin.2 lit. a , art. 45 alin.1 şi art.115 alin.1 lit.b din Legea nr.215/2001- rep. administraţiei publice locale Consiliul Local al Comunei Bacani HOTARASTE Art.1. Se aprobă Regulamentul de Organizare a evidenţei şi circulaţia actelor a aparatului de specialitate a primarului, ataşat prezentei hotărâri care face parte integrantă din prezenta. Art.2.Primarul şi secretarul comunei vor duce la îndeplinire prezenta hotărâre. Art.3.Câte un exemplar din prezenta hotărâre se comunică : -Instituţiei Prefectului judeţului Vaslui; primarului comunei Bacani; spre afişare. PREŞEDINTE DE ŞEDINŢĂ CONTRASEMNEAZĂ MITESCU GHEORGHE SECRETAR Negrescu Lenuta ROMANIA ANEXA JUDETUL VASLUI PRIMARIA COMUNEI BACANI REGULAMENTUL DE ORGANIZARE A EVIDENTEI SI CIRCULATIA ACTELOR Art.1. Primirea, distibuirea si expedierea corespondentei Primirea, si inregistrarea corespondentei se face de catre secretarul comunei , care o inaintează primarului pentru repartizare, urmand ca aceasta sa fie predată celor carora le-a fost repartizata pentru solutionarea in mod competent si in termenele legale. Expedierea corespondentei se face de catre fiecare persoana/ compartiment in parte, care a primit spre solutionare adresa. Toate actele care privesc aceeaşi problemă, se conexează la primul act înregistrat, numărul primului act fiind numărul de bază, care determină locul de arhivare al întregii lucrări. Documentele se înregistrează cronologic, incepand cu 1 ianuarie si terminând cu 31 decembrie al fiecărui an. Atat documentele care se înregistrează cat si răspunsurile si actele trimise din oficiu vor purta numărul de înregistrare al documentului si indicativul dosarului la care se păstrează. Dupa rezolvarea lor, documentele se grupează pe dosare conform nomenclatorului si se predau la Arhiva in al doilea an dupa constituire. Predarea documentelor la Arhiva se face pe baza de inventare întocmite in trei exemplare pentru documente nepermanente si in patru exemplare pentru documente permanente. Petitiile (intelegandu-se prin acestea in sensul dispozitiilor O.G.nr.27/2002 privind reglementarea activitatii de solutionare a petitiilor: cererea, reclamatia, sesizarea sau propunerea formulate in scris sau prin email, pe care un cetatean ori o organizatie legal constituita o poate adresa autoritatilor publice) se inregistreaza de secretarul comunei in registrul de evidenta a petitiilor si se repartizeaza personalului de specialitate caruia îi apartine pentru solutionare si formularea raspunsului in termen legal. In vederea solutionarii petitiilor personalul de specialitate le va solutiona in mod competent cu motivarea legala, iar in cazul in care termenul de solutionare este insuficient va putea solicita prelungirea acestuia cu inca cel mult 15 zile, conducatorului institutiei. Persoana careia i s-a repartizat petitia este direct raspunzatoare de solutionarea in termen, sens in care va deschide o condica de evidenta a corespondentei, cu termene de solutionare, in caz contrar, sa poata fi informat in timp util conducatorul institutiei. Actele elaborate de consiliul local, in special hotararile adoptate se vor inregistra de catre secretarul comunei, in registrul special de evidenta a hotararilor, urmand a fi comunicate Institutiei Prefrectului, primarului, persoanelor interesate, precum si afisate in termenele legale si postate pe site-ul primariei . Corespondenta adresata personal si nominal se prezinta persoanelor indicate fara a fi desfacuta, inregistrarea ei facandu-se conform instructiunilor 3476/1969.  Corespondenta de raspuns va purta numarul de inregistrare la primire iar cea intocmita in nume propriu cu numar “ din oficiu”. Actele adresate greşit se înregistrează şi se expediază imediat, spre rezolvare instituţiei competente, comunicându-se aceasta emitentului, respectiv petiţionarului. Primirea, expedierea şi păstrarea documentelor secrete se face conform dispoziţiilor din actele normative în vigoare, care reglementează această activitate. Personalul Primariei Comunei Bacani răspunde personal de evidenţa, păstrarea şi folosirea actelor Primariei Comunei Bacani. Este interzisă circulaţia actelor neînregistrate. Actele care se provin direct de la cetăţeni, se primesc, se înregistrează şi li se aplică, în colţul din drepta sus, numărul de înregistrare (ştampila) şi i se comunică pe loc, petiţionarului, numărul de înregistrare. Actele care vin prin poştă sau curieri se înregistrază în ordinea sosirii lor. In cazul în care în act nu se menţionează adresa emitentului, se anexează plicul, dacă acesta conţine adresa respectivă. Dacă lipsesc anexele menţionate în actul intrat, persoana din Primaria Comunei Bacani care l-a primit, înscrie menţiunea "lipsă anexe", în caz contrar fiind răspunzător de pierderea lor. După înregistrare actele se predau în mapă, spre a fi aplicata o rezoluţie de către Primarul Comunei Bacani şi apoi vor fi distribuite persoanelor din Primaria Comunei Bacani care au atribuţii legate de conţinutul acestora. Art. 2. Semnarea documentelor Persoanele din cadrul Primariei Comunei Bacani care întocmesc documentele poartă întreaga răspundere asupra datelor şi conţinutului acestora, iar în cazul inserării unor date sau informaţii eronate, vor răspunde civil, administrativ sau penal pentru aceastea, conform legii. Toate documentele intocmite de personalul Primariei Comunei Bacani pentru a fi transmise in exteriorul Institutiei, vor fi semnate de către Secretarul Primariei Comunei Bacani, de către către Primarulul Primariei Comunei Bacani precum şi numele si prenumele ,semnătura persoanei care a intcomit-o. Secretarul Primariei Comunei Bacani semnează actele prevăzute expres de lege şi formularele tipizate, care prevăd această semnătură. Secretarul Primariei Comunei Bacani asigura comunicarea către autorităţile, instituţiile publice si persoanele interesate a dispoziţiilor Primarulului Primaria Comunei Bacani, in condiţiile Legii 544:2001 privind liberul acces la informaţiile de interes public. Dispozitiile vor fi semnate de către primar si vizate pentru legalitate de catre secretarul comunei. Raspunsul la petitiile adresate autoritatilor locale va fi semnat de catre persoana careia i-a fost repartizata spre solutionare. Raspunsul va fi insotit de adresa de inaintare purtand semnatura primarului si a secretarului comunei. Corespondenta avand la baza formulare tipizate care prevad anumite semnaturi se semneaza de catre persoanele avand functiile respective. Delegatiile pentru deplasarile in judeţ şi în afara judetului ,in interes de serviciu se vor aproba , in toate cazurile, pentru toti salariatii, de catre primar.  Viza delegatiilor persoanelor venite in delegatie la primarie se vor face de catre primar, viceprimar si secretar. Art.3 Circuitul facturilor si celorlalte documente care angajează financiar Primaria Comunei Bacani Circuitul facturilor este definit de prevederile OMFP nr. 1850/2004 privind registrele şi formularele financiar - contabile, conform căruia "înregistrările în contabilitate se fac cronologic, prin respectarea succesiunii documentelor după data de întocmire sau de intrare a acestora în unitate şi sistematic, în conturi sintetice şi analitice". La înregistrarea facturilor se vor respecta următoarele prevederi: - toate facturile intrate în instituţie vor avea notat pe ele numărul de înregistrare alocat în registrul de evidenţă a documentelor intrate, - în cazul existenţei unei adrese de înaintare se va specifica că factura este anexă la (respectiva adresa) şi se va trece pe ea numărul de înregistrare respectiv; - este interzisă existenţa în instituţie a facturilor neînregistrate. Toate facturile si celelalte documente care implica financiar Primaria Comunei Bacani vor fi predate după înregistrare Şefului Serviciului Contabilitate care va dispune înregistrarea obligaţiei de plată faţă de terţii creditori în evidenţa contabilă. După înregistrarea obligaţie de plată, facturile vor fi predate Compartimentului de specialitate (administrativ). Compartimentul de specialitate va aplica pe toate toate facturile trimise spre plata viza de confirmare a realităţii si legalităţii. Facturile trimise spre plata vor avea anexate toate documentele justificative necesare - Contracte, Comenzi, PV de recepţie, Devize, Hotărâri ale Primaria Comunei Bacani, Convenţii, Hotărâri judecătoreşti, Titluri executorii, etc, precum si de Anexele ALOP. In caz contrar, se înapoiază Compartimentului de specialitate. Toate documentele care implica financiar Primaria Comunei Bacani, inainte de a fi trimise spre plata, se supun Controlului financiar preventiv propriu in urma căruia vor purta viza CFPP. Art. 4 RESPONSABILITĂŢI Primarul Primariei Comunei Bacani Primeşte corespondenta in mapa si o directioneaza către persoanele responsabile, cu rezoluţiile respective Asigura resursele necesare desfăşurării activităţile in cadrul procedurii Secretarul Organizează preluarea corespondentei repartizata, inregistrearea destinatarul Răspunde de menţinerea Registrului intrari-iesiri general; Inregistrează corespondenta in Registrul intrari-iesiri general si o transmite Primarulului Primaria Comunei Bacani; Difuzează corespondenta in cadrul secretariatului si o înregistrează in Registrul intrari- iesiri, având grija ca destinatarul sa semneze de primire. Confruntarea cu Registrul intrari-iesiri, o data pe luna, intre 1 si 5 ale fiecărei luni, luând masuri pentru completarea tuturor poziţiilor unde au fost înregistrate actele repartizate departamentului, in luna anterioara Răspunde de intocmirea proiectului de nomenclator propriu Ia masuri pentru respectarea nomenclatorului propriu. Şeful Serviciului Contabilitate Răspunde de respectarea circuitului facturilor si a celorlalte documente care implica plaţi din fondurile Primariei Comunei Bacani  Cooperează cu celelalte compartimente pentru respectarea legalităţii privind intocmirea, semnarea, aprobarea, confirmarea, avizarea si circuitul documentelor care angajează financiar Primaria Comunei Bacani Angajaţii Răspund de respectarea procedurii. Art. 5 Gestionarea stampilelor Gestionarea stampilelor Primariei BACANI, se face de catre secretar comuna si contabilul primariei: ,ştampila cu “COMUNA BACANI” 1 fără stemă este gestionată de PRIMARUL COMUNEI, ştampila cu “COMUNA BACANI” 2 fără stemă este gestionată de CONTABILUL COMUNEI, ştampila cu “COMUNA BACANI” 3 fără stemă este gestionată de SECRETARUL COMUNEI iar stampilele cu stemă ce se aplica pe dispozitiile primarului, hotararile consiliului local si pe actele de stare civilă sunt gestionate de secretarul comunei.Toate ştampilele se vor păstra în fişete metalice . Art.6. Folosirea stampilelor se face dupa cum urmeaza : a) Stampila cu inscriptia “ COMUNA BACANI”3 , fără stemă se aplica pe toata corespondenta Primariei – in relatiile cu persoanele fizice si juridice si este folosită de SECRETARUL COMUNEI . b) Stampila cu inscriptia “COMUNA BACANI” 2 fara stemă se aplica pe actele intocmite de Compartimentul contabilitate, impozite şi taxe, achiziţii publice şi resurse umane este folosită de contabilul cu atribuţii buget-contabilitate. c) Stampila cu inscriptia “Consiliul local al comunei BACANI si stema Romaniei “ se aplica pe hotararile consiliului local şi este folosită de către secretar d) Stampila cu inscriptia “Primaria comunei BACANI – Primar si Stema Romaniei “ se aplica numai pe dispozitiile emise de primar şi este folosită de către secretar e) – Stampila cu inscriptia “Primaria comunei BACANI – starea civila” se aplica numai de ofiţerul şi delegatul de stare civilă, este folosită de secretarul comunei care îndeplineşte şi funcţia de ofiţer delegat de stare civilă pe corespondenta referitoare la starea civila, iar în lipsa acestuia de delegatul de stare civilă numit să o înlocuiască . Art.7. Aplicarea stampilelor se face dupa cum urmeaza : - Stampila “ COMUNA BACANI” 3 pe corespondenta cu semnaturile primarului, viceprimarului si secretarului şi a referenţilor cu atribuţii asistenţă socială ,registrul agricol ,consilierul personal al primarului,referentului cu atribuţii bibliotecă şi cultură şi responsabil I.S.U. - Stampila “ COMUNA BACANI 2 ” fara stema pe corespondenta cu semnaturile primarului, a contabilului,inspectorului cu atribuţii achiziţii publice şi inspectorului cu atribuţii impozite şi taxe şi casierului .  - pe dispozitiile emise de primar se aplica stampila “Primar cu sigiliul Stema Romaniei “, pe semnatura primarului sau a persoanei delegate de acesta; - pe hotararile adoptate de consiliulul local se aplica stampila “ Consiliul local cu Stema Romaniei “, pe semnatura presedintelui de sedinta sau pe semnatura altor consilieri desemnati in situatii speciale; - stampila cu inscriptia “Starea civila” se aplica pe semnăturile ofiţerilor delegaţi de stare civila, desemnati de catre primar ; In cazuri justificate de lipsa a persoanelor din institutie (concedii, delegatii etc.) cărora le- au fost încredinţate ştampilele din institutie dreptul de semnatura si gestionarea stampilelor il are persoana desemnată de primar să o înlocuiască . Art.8. ARHIVAREA DOCUMENTELOR Actele intocmite in cadrul compartimentelor de specialitate din cadrul Primariei sunt grupate in dosare, de catre fiecare compartiment in parte, cu indicativul sau propriu, stabilit conform Nomenclatorului arhivistic, aprobat prin Dispozitia Primarului. La inceputul fiecerui an, actele anului precedent sunt indosariate in vederea depunerii lor la arhiva institutiei, prin legare si numerotare, fiind sigilate conform normelor de arhivare in vigoare. Pe copertele dosarelor, registrelor sau borderourilor astfel pregatite, sunt inscrise: compartimentul, indicativul dosarului, termenul de pastrare al actetor, anul ale carui acte le contine, precum si mentionarea pe scurt a continutului dosarului. La predarea - primirea dosarelor spre arhivare, se intocmeste un proces verbal, in care se mentioneaza numarul de dosare preluate, data prederii, compartimentul care le prede, precum si numele predatorului si primitorului precum si semnatura acestora. Accesul la dosarele depuse la arhiva institutiei se poate face doar prin intermediul persoanei desemnate prin Dispozitie a Primarului, cu atributii in acest sens, pe baza de semnatura in registrul de evidenta a arhivei. Evidenta actelor arhivate, pastrarea, selectionarea si scoaterea acestora din evidenta arhivei, se face cu respectarea stricta a normelor legate in vigoare. Art. 9 DISPOZITII FINALE Registrele de intrare - iesire a corespondentei ordinare sunt instrumente de proba in instanta. Orice inscriere neconforma cu realitatea este considerata infractiune si se pedepseste penal in cadrul infractiunilor de fals. Corespondenta, la nivelul fiecarui compartiment/serviciu, se pastreaza in dosare si bibliorafturi, pe actiuni/teme, in functie de specificul fiecarui compartiment, in conformitate cu Nomenclatorul arhivistic. Este interzisa expedierea unor acte intocmite in numele personalului din cadrul Primariei, toate actele emise sub antetul institutiei trebuind sa poarte semnatura unuia din membrii conducerii, cu stampila aferenta. Cererile de concediu de odihna si cele de compensare in zile libere a timpului lucrat suplimentar de catre angajatii institutiei vor fi aprobate conform programarii prealabile anuale de catre Primar, si de catre secretar, in functie de subordonare, conform organigramei primariei aprobata prin Hotarare a Consiliului local.  Certificatele si adeverintele se elibereaza numai la cererea scrisa a persoanei sau a persoanelor indreptatite ori a mandatarului acestora si numai in situatia in care confirmarea, respective atestarea dreptului sau faptului, le privesc in mod direct. Certificatele si adeverintele pot fi eliberate si mandatarului persoanei sau persoanelor indreptatite, urmand a fi retinute copii de pe documentele justificative. Numarul sigiliilor si stampilelor utilizate, precum si amprenta lor sigilara, persoanele care le au in gestiune proprie si sunt imputernicite a le folosi, sunt prevazute prin Dispozitie a Primarului. Se interzice aplicarea sigiliilor si stampilelor pe semnaturi neautorizate, sau in alb, fara a exista semnatura autorizata. Personalul aparatului de specialitate al Primarului are datoria sa pastreze integritatea si confidentialitatea actelor care circula in cadrul institutiei. Prezentele instructiuni se modifica si se complecteaza numai prin dispozitie a primarului si vor fi distribuite functionarilor publici de conducere care au obligatia prelucrarii, multiplicarii si distribuirii personalului din subordine. PRIMAR MATEI CONSTANTIN Avizat de legalitate SECRETAR delegat Negrescu Lenuta