HCL 103/2023 Aleșd adoptată

ORAȘUL ALEȘD CONSILIUL LOCAL ALEŞD, STR. BOBÂLNA, NR. 3, COD 415100 JUD. BIHOR C.I.F. 4348920 TEL: 0259-342539, FAX: 0259-342589 primaria.alesdQcjbihor.ro www.alesd.ro HOTARARE pentru modificarea Regulamentului privind organizarea și funcționarea serviciului public comunitar local de evidență a persoanelor al orașului Aleșd Consiliul Local al oraşului Aleşd, Luând act de referatul de aprobare al primarului orașului Aleșd, în calitatea sa de iniţiator, înregistrat sub nr. 7168 din 22.05.2023; raportul de specialitate al compartimentului de resort din cadrul aparatului de specialitate al primarului, înregistrat sub nr. 22.324 din 22.05.2023 şi de avizul comisiei juridice a Consiliului local Aleșd; În baza dispoziţiilor art. 9 alin(3) din O.G. nr. 84/2001, privind înființarea, organizarea și funcţionarea serviciilor publice comunitare de evidenţă a persoanelor, cu modificările și completările ulterioare; Văzând dispoziţiile HG nr. 2104/2004, pentru aprobarea Metodologiei privind criteriile de dimensionare a numarului de functii din aparatul serviciilor publice comunitare de evidenta a persoanelor, constituirea patrimoniului si managementul resurselor umane, financiare si materiale, cu modificările și completările ulterioare; În temeiul prevederilor art. 129 alin(1), alin (2) lit. "a”, alin(3) lit. "c" și art. 196 alin(1) lit. ”a” din O.U.G. nr. 57/2019, privind Codul administrativ, cu modificările și completările ulterioare, HOTĂRĂSTE Art. 1 Se aprobă modificarea Regulamentului privind organizarea și funcționarea serviciului public comunitar local de evidenţă a persoanelor al orașului Aleșd, conform anexei, parte integrantă din prezenta hotărâre. Art. 2 Cu ducerea la îndeplinire a prezentei hotărâri se încredințează serviciul SPCLEP Aleșd.. Art. 3 Prezenta hotărâre se comunică cu: -Instituția Prefectului judeţul Bihor -Primarul orașului Aleșd -SPCLEP Aleșd PREŞEDINTE PE ŞEDINŢ, CIPLEU SORIN LEONTIN Aleşd, 30 mai 2023 Nr. 103 | Hotărârea a fost adoptată cu 16 voturi “pentru” din 16 consilieri prezenți și 17 în funcţie ORAȘUL ALEȘD CONSILIUL LOCAL ALEȘD, STR. BOBÂLNA, NR. 3, COD 415100 Jup. BIHOR C.I.F. 4348920 TEL: 0259-342539, FAX: 0259-342589 primaria.alesdQcjbihor.ro www.alesd.ro Anexa la HCL nr. 103 din 30.05.2023 REGULAMENTUL PRIVIND ORGANIZAREA ŞI FUNCTIONAREA SERVICIULUI PUBLIC COMUNITAR LOCAL DE EVIDENTĂ A PERSOANELOR AL ORAȘULUI ALEȘD ACTUALIZAT CAPITOLUL 1 DISPOZIŢII GENERALE Art, 1 - Serviciul public comunitar local de evidenţă a persoanelor al orașului Aleşd, se organizează în subordinea consiliului local al oraşului Aleșd, în temeiul art. 1 alin. (1) din Ordonanța Guvernului nr. 84/2001 privind înfiinţarea, organizarea şi funcționarea serviciilor publice comunitare de evidența a persoanelor, aprobată cu modificări şi completări prin Legea nr. 372/2002, cu modificările şi completările ulterioare. Art. 2 — (1) Serviciul public comunitar local de evidenţă a persoanelor este constituit în conformitate cu prevederile art. 25 alin. (1) din Ordonanţa Guvernului nr. 84/2001. (2) Serviciul public comunitar local de evidenţă a persoanelor al orasului Alesd se constituie fără personalitate juridică, prin hotărâre a consiliului local. Art. 3 - (1) Scopul serviciului public comunitar local de evidenţă a persoanelor este acela de a exercita competențele ce îi sunt conferite prin lege pentru punerea în aplicare a prevederilor actelor normative care reglementează activitatea de evidenţă a persoanelor în sistem de ghișeu unic. (2) Activitatea serviciului public comunitar local de evidenţă a persoanelor se desfăşoară în interesul persoanei şi al comunităţii, în sprijinul instituţiilor statului, exclusiv pe baza şi în executarea legii. Art, 4 — Activitatea serviciului public comunitar local de evidenţă a persoanelor este coordonată şi controlată metodologic, în mod unitar, de Direcţia pentru Evidenţa Persoanelor şi Administrarea Bazelor de Date, denumită în continuare D.E.P.A.B.D., şi de Direcţia de Evidenţă a Persoanelor a Judeţului Bihor. Art. 5 — (1) Serviciul public comunitar local de evidenţă a persoanelor asigură întocmirea, păstrarea, evidenţa şi eliberarea actelor de stare civilă, a cărţilor de identitate, a cărţilor electronice de identitate şi a cărţilor de alegător, precum şi desfă, a cererilor şi de eliberare a paşapoartelor simple electronic certificatelor de înmatriculare a vehiculelor şi a plăcilor cu de ghişeu unic. tivităţilor de primire "de conducere, a sistem (2) În vederea îndeplinirii prerogativelor cu care este investit, serviciul public comunitar local de evidenţă a persoanelor colaborează cu celelalte structuri ale primăriei, ale Ministerului Administraţiei şi Internelor şi cooperează cu alte autorităţii publice, precum şi cu persoane fizice şi persoane juridice, pe probleme de interes comun, potrivit prevederilor actelor normative în vigoare. CAPITOLUL II ORGANIZAREA SERVICIULUI PUBLIC COMUNITAR LOCAL DE EVIDENȚĂ A PERSOANELOR Art. 6 - Structura organizatorică, statul de funcţii şi regulamentul de organizare şi funcţionare ale serviciului public comunitar local de evidenţă a persoanelor se stabilesc prin hotărâre a consiliului local al oraşului Aleşd, cu avizul prealabil al D.E.P.A.B.D şi al Agenţiei Naţionale a Funcţionarilor Publici. Art. 7 - Serviciul public comunitar local de evidenţă a persoanelor are atribuţii pe linie de: a) - evidenţă a persoanelor şi eliberare a actelor de identitate; b) - stare civilă; c) - eliberare a paşapoartelor simple electronice, a permiselor de conducere, a certificatelor de înmatriculare şi a plăcilor cu numere de înmatriculare a vehiculelor; d) - informatică; €) - analiză - sinteză, secretariat-arhivă şi relaţii publice. Art. 8 — (1) Serviciul public comunitar local de evidenţă a persoanelor exercită atribuţiile ce-i sunt conferite de lege pentru soluţionarea cererilor cetăţenilor care au domiciliul sau reşedinţa pe raza de competenţă. (2) În vederea atingerii obiectivelor stabilite, activitatea serviciului are la bază relaţii de autoritate (ierarhice, funcţionale), de cooperare, de coordonare şi de control, potrivit atribuţiilor stabilite pentru fiecare structură componentă în parte. (3) Relaţiile de autoritate ierarhică se stabilesc între conducerea serviciului public comunitar local de evidenţă a persoanelor şi compartimentele subordonate acestuia în scopul menţinerii, păstrării şi perfecţionării stării de funcţionalitate a serviciului. Acelaşi tip de relaţii se stabilesc între şef şi personalul subordonat acestuia. Art. 9 - (1) Serviciul public comunitar local de evidenţă a persoanelor este organizat la nivel de serviciu şi are în componenţă două compartimente, respectiv compartimentul de evidenţă a persoanelor şi compartimentul de stare civilă. (2) La nivelul serviciului public comunitar de evidenţă a persoanelor, activitatea de control şi coordonare este atributul conducerii şi se realizează prin intermediul şefului de serviciu. De asemenea, în activitatea de control, pe linii specifice de muncă, şeful de serviciu poate angrena şi alt personal specializat din cadrul structurilor proprii. (3) În cadrul compartimentelor, se stabilesc relaţii de autoritate funcţionale între şeful de serviciu şi restul personalului acestor structuri, în vederea îndrumării şi îmbinării în mod unitar a activităţii acestora, a echilibrării sarcinilor şi a armonizării eforturilor necesare pentru asigurarea unităţii de acţiune în vederea îndeplinirii obiectivelor propuse; Art. 10 - (1) Serviciul public comunitar local de evide soluţionează cererile cetăţenilor pe probleme specifice de e Aleşd în care funcţionează serviciul. anelb lo r primeşte şi isoă elor din orașul (2) Serviciul public comunitar local de evidenţă a persoanelor primeşte şi soluţionează şi cererile cetăţenilor pe probleme specifice de evidenţă a persoanelor din comunele arondate acestui serviciu respectiv, Aleşd, Aștileu, Auşeu, Borod, Bratca, Brusturi, Bulz, Lugaşu de Jos, Măgeşti, Șinteu şi Ţeţchea la care nu s-au constituit încă servicii publice comunitare locale. (3) Modificarea arondării actuale a serviciului public comunitar local de evidenţă a persoanelor se stabileşte prin hotărâre a consiliului judeţean, la propunerea serviciului public comunitar judeţean, cu avizul prealabil al Direcţiei pentru Evidenţa Persoanelor şi Administrare a Bazelor de Date. Art. 11 - (1) Conducerea serviciului public comunitar local de evidenţă a persoanelor este asigurată de şeful serviciului. (2) Şeful serviciului public comunitar local de evidenţă a persoanelor este numit sau eliberat din funcţie prin hotărâre a consiliului local, în condiţiile legii, cu avizul prealabil al Direcţiei pentru Evidenţa Persoanelor şi Administrare a Bazelor de Date în conformitate cu prevederile art. 9 alin. (2) din Metodologia privind criteriile de dimensionare a numărului de funcţii din aparatul serviciilor publice comunitare de evidenţă a persoanelor, constituirea patrimoniului şi managementul resurselor umane, financiare şi materiale, aprobată prin Hotărârea Guvernului nr. 2104/2004, cu modificările şi completările ulterioare. Art. 12 - (1) Şeful serviciului reprezintă serviciul public comunitar local de evidenţă a persoanelor în relaţiile cu şefii celorlalte structuri din cadrul primăriei, cu şefii (comandanții) unităţilor din Ministerul Administraţiei şi Internelor, cu instituţiile şi organismele din afara sistemului Ministerului Administraţiei şi Internelor, potrivit competenţelor legale. (2) În aplicarea ordinelor şi instrucţiunilor de nivel superior, şeful serviciului public comunitar local de evidenţă a persoanelor emite dispoziţii obligatorii pentru tot personalul din subordine, în conformitate cu prevederile legale. (3) În condiţiile legii şi reglementărilor specifice, şeful serviciului public comunitar local de evidenţă a persoanelor poate delega unele atribuţii din competenţa sa altor persoane din subordine. Art. 13 — (1) Şeful serviciului public comunitar local de evidenţă a persoanelor răspunde în faţa consiliului local de întreaga activitate pe care o desfăşoară, potrivit prevederilor fişei postului. (2) Personalul serviciului public comunitar local de evidenţă a persoanelor răspunde de întreaga activitate pe care o desfăşoară, în faţa şefului serviciului. CAPITOLUL III ATRIBUŢIILE SERVICIULUI PUBLIC COMUNITAR LOCAL DE EVIDENŢĂ A PERSOANELOR Art. 14 - Serviciul public comunitar local de evidenţă a persoanelor are următoarele atribuţii principale: a) întocmeşte, ţine evidenţa şi eliberează certificatele/extrasele ae e de stare civilă b) înregistrează actele şi faptele de stare civilă, precum Ții intervenite în statutul civil, în domiciliul şi reşedinţa persoafit c) întocmeşte şi păstrează registrele de stare civilă, în condiţiile ie d) întocmeşte, completează, rectifică, anulează sau reconsti menţiuni efectuate pe actele de stare civilă, în condiţiile le Noi e) constată desfacerea căsătoriei, prin divorţ pe cale administrativă, dacă soţii sunt de acord cu divorțul şi nu au copii minori, născuţi din căsătorie sau adoptați; f) actualizează Registrul naţional de evidenţă a persoanelor, cu datele de identificare şi adresele cetăţenilor care au domiciliul sau reşedinţa în raza de competenţă teritorială a serviciului public comunitar local de evidenţă a persoanelor; 8) utilizează şi valorifică Registrul naţional de evidenţă a persoanelor; h) furnizează, în cadrul Sistemului naţional informatic de evidenţă a populaţiei, denumit în continuare S.N.L.E.P., date necesare pentru actualizarea Registrului permanent de evidenţă a populaţiei; i) furnizează, în condiţiile legii, datele de identificare şi de adresă ale persoanei către autorităţile şi instituţiile publice centrale, judeţene şi locale, agenţii economici şi către cetăţeni, ]) primeşte, în sistem de ghişeu unic, cererile şi documentele necesare în vederea eliberării cărţilor de identitate, cărţilor de alegător, paşapoartelor simple, permiselor de conducere, certificatelor de înmatriculare şi a plăcilor cu numere de înmatriculare a vehiculelor şi le înaintează serviciului public comunitar judeţean de evidenţă a persoanelor, serviciul public comunitar pentru eliberarea şi evidenţa paşapoartelor simple, respectiv serviciul public comunitar regim permise de conducere şi înmatriculare a vehiculelor. k) primeşte de la structurile competente cărţile de identitate, cărţile de alegător, paşapoartele simple, permisele de conducere, certificatele de înmatriculare şi plăcile cu numere de înmatriculare a vehiculelor, pe care le eliberează solicitanţilor; 1) ţine registrele de evidenţă pentru fiecare categorie de documente eliberate; m) constată contravenţiile şi aplică sancţiuni, în condiţiile legii; n) îndeplineşte şi alte atribuţii specifice activităţii de evidenţă a persoanelor, reglementate prin acte normative. Secţiunea | ATRIBUȚII PE LINIE DE EVIDENȚĂ A PERSOANELOR ŞI ELIBERARE A ACTELOR DE IDENTITATE Art. 15 — În domeniul evidenţei persoanelor şi eliberării actelor de identitate, serviciul public comunitar local de evidenţă a persoanelor are următoarele atribuţii principale: a) primeşte, analizează şi soluţionează cererile pentru eliberarea actelor de identitate, cărţilor de alegător, stabilirea domiciliului, înscrierea în actul de identitate a menţiunii privind stabilirea reşedinţei şi înmânează solicitanţilor documentele în cauză; b) primeşte şi soluţionează cererile de eliberare a actelor de identitate pentru persoanele care îşi schimbă domiciliul din străinătate în România; c) primeşte şi soluţionează cererile pentru eliberarea actelor de identitate ale persoanelor internate în unităţi sanitare şi de protecţie socială, precum şi ale celor aflate în locurile de reţinere şi de arest preventiv din cadrul unităţilor de politie sau în penitenciar din zona de responsabilitate şi înmânează documentele solicitate; d) înregistrează toate cererile, în registrele corespunzătoare fiecărei categorii de lucrări, în conformitate cu prevederile metodologiei de lucru; e) răspunde de corectitudinea datelor preluate din documentele primare şi înscrise în formularele necesare eliberării actelor de identitate şi prelute în Registrul Naţional de Evidenţă a Persoanelor; Ei f) răspunde de corectitudinea datelor preluate din comunicări prevăzute de lege şi înscrise în Registrul Naţional de Evide 8) desfăşoară activităţi de primire, examinare şi rezolvare a pe h) furnizează, în condiţiile legii, datele de identificare şi de adresă ale persoanei către autorităţile şi instituţiile publice centrale, judeţene şi locale, agenţii economici şi către cetăţeni, cu respectarea prevederilor legale; i) efectuează verificări în Registrul naţional de evidenţă a persoanelor cu privire la schimbarea numelui pe cale administrativă, transcrierea certificatelor/extraselor emise în străinătate, înregistrarea tardivă a naşterii, CNP atribuit eronat, etc., în condiţiile în care lucrătorul de stare civilă nu are posibilitatea tehnică de a le efectua; j) identifică — pe baza menţiunilor operative — elementele urmărite, cele cu interdicţia prezenţei în anumite localităţi etc. şi anunţă unităţile de poliţie în vederea luării măsurilor legale ce se impun; k) colaborează cu unităţile de poliţie, participând la acţiunile şi controalele organizate de acestea la locurile de cazare în comun, hoteluri, moteluri, campinguri şi alte unităţi de cazare turistică, în vederea identificării persoanelor nepuse în legalitate pe linie de evidenţă a persoanelor, precum şi a celor urmărite în temeiul legii, precum şi cu poliţia locală potrivit atribuţiilor ce le revin pe linie de evidenţă a persoanelor; 1) asigură colaborarea şi schimbul permanent de informaţii cu unităţile operative ale M.AL., în scopul realizării operative şi de calitate a sarcinilor comune ce le revin, în temeiul legii; m) soluţionează cererile formațiunilor operative din M.A.J., S.R.I., S.P.P., Justiţie, Parchet, M.Ap.N, privind verificarea şi identificarea punctuală a persoanelor fizice; n) în colaborare cu structurile M.A.I. desfăşoară activităţi specifice pentru punerea în legalitate a persoanelor care nu au solicitat eliberarea unui act de identitate în termenul prevăzut de lege; 0) acordă sprijin în vederea identificării operative a persoanelor internate în unităţi sanitare şi de protecţie socială, ce nu posedă asupra lor acte de identitate; p) formulează propuneri pentru îmbunătăţirea muncii, modificarea metodologiilor de lucru etc.; q) întocmeşte situaţiile statistice şi analizele activităţilor desfăşurate lunar, trimestrial şi anual în cadrul serviciului; r) completează, la cererea persoanelor fizice sau a instituşiilor cu atribuţii în domeniul asistenţei sociale formularul E401, precum şi alte formulare europene după caz; s) asigură gestiunea cărţilor de identitate provizorii şi întocmeşte procesele-verbale de scădere din gestiune; t) răspunde de activităţile de selecţionare, creare, folosire şi păstrare a arhivei specifice; u) organizează, asigură conservarea şi utilizează, în procesul muncii, evidenţele locale manuale; v) asigură protecţia datelor cu caracter personal şi a informaţiilor clasificate, precum şi securitatea documentelor serviciului, în conformitate cu dispoziţiile legale; w) sesizează dispariţia, în alb, a tipizatelor înseriate pe linie de evidenţă a persoanelor şi raportează dispariţia acestora pe cale ierarhică; x) răspunde de aplicarea întocmai a dispoziţiilor legale, a ordinelor şi instrucţiunilor care reglementează activitatea pe linia regimului de evidenţă a persoanelor; y) constată contravenţiile şi aplică sancţiuni, în condiţiile legii; z) îndeplineşte şi alte atribuţii specifice activităţii de evidenţă a persoanelor, reglementate prin acte normative. aa) identifică şi actualizează, răspunde de corectitudinea datelor preluate bb) desfăşoară activităţi de identificare a persoanelor în REN-FEC; /< ce) primeşte şi soluţionează cererile persoanelor care solicită înscr; vizei de reşedinţă pentru cei aflaţi în locuri de cazare studenţeşti, instituţii de ocrotire şi protecţie socială); dentitate a campusuri dd)desfăşoară activităţi specifice pentru punerea în legalitate cu acte de identitate a elevilor din şcoli, a persoanelor netransportabile, prin deplasare cu staţia mobilă la solicitarea persoanelor fizice sau autorităţilor locale. Secţiunea II ATRIBUȚII PE LINIE DE STARE CIVILĂ Art. 16 — Pe linie de stare civilă, serviciul public comunitar local de evidenţă a persoanelor are următoarele atribuţii principale: a) întocmeşte, la cerere sau din oficiu, potrivit legii, acte de naştere, de căsătorie şi de deces, în dublu exemplar şi eliberează persoanelor fizice îndreptăţite certificate/extrasele multilingve doveditoare, privind actele şi faptele de stare civilă înregistrate; b) înscrie menţiuni pe marginea actelor de stare civilă aflate în păstrare şi trimite comunicări de menţiuni pentru înscriere în registrele de stare civilă exemplarul I sau, după caz, exemplarul II, în condiţiile metodologiei cu privire la aplicarea unitară a dispoziţiilor în materie de stare civilă; c) eliberează, gratuit, la cererea autorităţilor publice, extrase pentru uz oficial de pe actele de stare civilă, precum şi fotocopii ale documentelor aflate în arhiva proprie, cu respectarea prevederilor Legii nr. 16/1996 a Arhivelor Naţionale, precum şi ale Regulamentului UE nr. 679/2016 pentru protecţia persoanelor cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal şi libera circulaţie a acestor date; d) eliberează, la cererea persoanelor fizice, dovezi privind înregistrarea unui act de stare civilă; dovezile cuprind, după caz, precizări referitoare la menţiunile existente pe marginea actului de stare civilă; €) trimite, structurilor de evidenţă a persoanelor din cadrul serviciului public comunitar local de evidenţă a persoanelor, la care este arondată unitatea administrativ-teritorială, în termen de 10 zile de la data întocmirii actului de stare civilă sau a modificăril [...]